Comment créer des flux de travail pour la procédure d'approbation

Les solutions d'automatisation permettent aux organisations de remplacer les processus manuels inefficaces. Parmi les plus longs et les plus coûteux d'entre eux figurent les processus d'approbation. Il s'agit de tâches communes à tous les secteurs d'activité, comme la facturation et les commandes, ainsi que de tout processus d'approbation propre à l'entreprise.

Non seulement ces processus d' approbation sont inefficaces, mais ils entraînent des coûts cachés importants. Dans cet article de blog, nous allons explorer plus en détail certains des coûts des processus d'approbation manuels. Nous examinerons ensuite les éléments importants d'un flux de travail de processus automatisé, comment les créer, et nous fournirons quelques conseils pour choisir un logiciel de processus d'approbation.  

Les coûts réels (et cachés) d'un processus d'approbation manuel

Les coûts réels des processus d'approbation manuels se composent de trois types de dépenses différentes : directes, indirectes et cachées. Les dépenses directes sont des coûts fixes comme les fournitures de bureau (c'est-à-dire les stylos, le toner), les frais d'expédition et même les frais de stockage pour la sécurisation des documents volumineux. Les dépenses indirectes sont les dépenses intangibles du processus d'approbation. Elles comprennent des éléments tels que le soutien administratif pour le remplissage des enveloppes et la saisie des données.

Et puis il y a les coûts cachés d'un processus d'approbation. Par exemple, il n'est pas rare que les clients paient des factures manuelles en retard ou que les bons de commande soient retenus pendant des jours ou des semaines sans l'approbation d'un superviseur. Dans l'intervalle, les organisations peuvent avoir des problèmes de trésorerie et être incapables de payer d'autres factures. Un projet peut également être retardé parce que la comptabilité n'a pas pu obtenir l'autorisation de payer un fournisseur.

De nombreuses organisations ne comprennent pas les coûts réels de leurs processus d'approbation. La raison en est qu'il peut être difficile de déterminer les coûts, même les plus élevés. Prenons par exemple le cas d'un employé de bureau qui effectue plusieurs tâches. Pour calculer les coûts, il faudrait connaître le pourcentage de son temps consacré à un processus d'approbation spécifique.

Nous pouvons nous faire une idée générale des coûts moyens de certaines procédures d'approbation en examinant quelques statistiques. Considérez cela :

• Selon les données de l'APQC, le coût médian des comptes fournisseurs par facture traitée est de 7,75un chiffre fortement biaisé par les organisations les plus performantes. Les entreprises les moins performantes dépensent en moyenne 12,44 dollars par facture traitée.
• Selon les données du Centre pour la stratégie d'approvisionnement avancée (CAPS)le coût moyen par commande se situe entre 50 et 1 000 dollars, selon le secteur d'activité et le secteur vertical.

En regardant ces chiffres, il est facile de voir comment des processus manuels inefficaces rongent les résultats d'une organisation. Heureusement, en automatisant les processus d'approbation, les organisations peuvent réduire considérablement leurs coûts.

Éléments importants

Chaque organisation a des besoins et des défis qui lui sont propres. Il existe plusieurs composantes essentielles d'un processus d'approbation automatisé :

• Soumissions. Le processus d'approbation commence par une certaine forme de demande ou de soumission (par exemple, un bon de commande).
• Gamme d'approbation. Décidez qui est responsable de la signature de la demande et que les soumissions lui soient automatiquement acheminées.
• Permissions. Attribuez des niveaux d'autorité à chaque utilisateur et décidez qui peut modifier ou approuver les soumissions.
• Dates d'échéance et notifications. Il convient de fixer des dates limites d'approbation et d'envoyer automatiquement des notifications/rappels pour accroître l'efficacité d'un flux de travail.
• Enregistrements et journaux. Grâce à l'automatisation, les organisations peuvent conserver des traces du processus d'approbation, améliorant ainsi la transparence et la conformité grâce à une piste d'audit.

Comment concevoir un processus d'approbation

La première étape de la conception d'un processus d'approbation consiste à le cartographier entièrement. La cartographie des processus d'entreprise est utilisée pour créer des représentations visuelles d'un processus spécifique, détailler les responsabilités pour des tâches spécifiques et inclure des indications sur la manière de mesurer les progrès.

Notez que pour les processus d'approbation, il n'y a généralement que deux points finaux : l'approbation ou le rejet. Cependant, il y a généralement de nombreuses étapes à franchir pour se rendre du point A au point B. Énumérez et incluez chaque étape dans votre carte entre la soumission et l'approbation ou le rejet. Identifiez les parties prenantes et leurs responsabilités. Précisez la partie prenante ayant le pouvoir d'approuver chaque étape.

Examiner si les approbations ou les rejets automatisés sont autorisés si une demande entre dans le cadre de paramètres définis. Les décisions qui nécessitent une interaction humaine doivent suivre des voies bien définies. Par exemple, les demandes d'achat inférieures à un certain montant peuvent ne nécessiter que l'approbation d'un responsable de section. Pour les demandes dépassant ce montant, vous pourriez automatiquement acheminer la demande à un autre superviseur ou service.  

Enfin, examinez comment votre processus d'approbation s'intègre aux autres processus. En d'autres termes, comment une demande est-elle exécutée une fois qu'elle a été approuvée ? Logiciels de gestion des processus d'entreprise (BPM) permet aux organisations d'avoir une vue d'ensemble et d'optimiser tous leurs processus.

Automatiser le processus d'approbation avec un logiciel de flux de travail

Le moyen le plus efficace de concevoir, tester et mettre en œuvre un processus d'approbation est de recourir à un logiciel de workflow. Pour tirer le meilleur parti de votre logiciel de processus d'approbation, assurez-vous qu'il offre les fonctionnalités suivantes :

• Personnalisation. La conception d'un processus nécessite des étapes définies et reproductibles. Votre logiciel doit avoir une conception intuitive qui permet de créer facilement un nombre illimité d'étapes.
• Essais. Avant de déployer le flux de travail de votre processus d'approbation, votre logiciel doit vous permettre de valider le processus afin d'identifier les chemins brisés ou les boucles logiques sans fin.
• Routage basé sur l'approbation. Achemine les demandes vers la partie prenante appropriée.
• Gabarits. Les modèles permettent de créer facilement des flux de travail pour des cas d'utilisation spécifiques sans devoir partir de zéro.
• Approbation du courrier électronique. Permet aux parties prenantes de prendre des décisions rapides pour accélérer le processus d'approbation.
• Notifications par e-mail. Notifie les parties prenantes d'une nouvelle demande ou de l'approbation/refus d'une soumission pour permettre une action immédiate.
• Tenue de registres. Créez une piste d'audit en conservant des enregistrements détaillés des demandes d'approbation.

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