10 caractéristiques de votre système de gestion des flux de travail

Qu'est-ce qu'un système de gestion des flux de travail ?

Un système de gestion des flux de travail (WMS) aide votre entreprise à réduire les processus répétitifs ou à simplifier un ensemble de tâches. Il s'agit d'une infrastructure pour un ensemble de tâches qui passeront automatiquement de l'une à l'autre jusqu'à ce que le processus (un workflow) soit effectué de la manière la plus efficace possible.

Pour mettre en place un flux de travail, votre équipe doit d'abord définir la tâche telle qu'elle doit être effectuée. Ensuite, il faut définir les défis qui se posent et supprimer les processus redondants. Enfin, déterminez quels membres de l'équipe ou quels services doivent être impliqués. Ce travail ne doit pas se concentrer sur qui ou comment les choses sont faites maintenant. Pour économiser du temps et de l'argent, les entreprises se tournent vers des logiciels de gestion des flux de travail pour automatiser leurs processus et mieux rendre compte de leurs indicateurs clés de performance.

Dans d'autres scénarios, un nouveau système de gestion des flux de travail peut être mis en place autour de l'optimisation des flux de travail. Souvent après qu'une organisation a effectué une analyse du flux de travail.

Il existe de nombreux outils qui vantent les avantages d'un système de gestion des flux de travail, c'est pourquoi nous avons fourni un guide de 10 éléments importants à rechercher pour obtenir un système de la plus haute qualité. 

10 caractéristiques d'un système de gestion des flux de travail

1. Conception facile des formulaires

Un système de gestion des flux de travail doit permettre aux utilisateurs de créer très facilement de nouveaux formulaires sans l'aide d'un ingénieur système. La mise en page doit être de type glisser-déposer et rapide à construire ou à modifier. L'interface doit être intuitive pour ajouter différents types de champs tels que des champs de texte, des champs de nombres, des listes déroulantes, des sélections multiples, des calculs, des téléchargements de fichiers, etc. 

L'interface devrait également permettre de pré-remplir facilement les formulaires. Ainsi, cette fonction de gain de temps permet à l'utilisateur de saisir les données une seule fois et de les utiliser sur plusieurs formulaires différents. 

2. Communication intégrée

Lorsque les employés doivent attribuer un formulaire, une tâche ou une requête à une autre personne, ils doivent pouvoir le faire directement dans l'outil de gestion des flux de travail. Le fait de devoir envoyer un courrier électronique depuis l'extérieur du système avec des liens vers l'endroit où le travail doit être effectué peut devenir encombrant et constituer une perte de temps. Un excellent système permet à votre équipe de discuter des processus, de marquer les autres membres de l'équipe, d'ajouter des documents, des fichiers et des images directement dans l'interface.

3. Processus automatisés

Votre WMS devrait permettre de créer facilement des processus automatisés et reproductibles que plusieurs membres de l'équipe peuvent utiliser. Un exemple est le processus d'intégration d'un nouvel employé qui commence par une évaluation préalable à l'embauche. Le système envoie ensuite un courriel au candidat pour fixer les dates d'entretien et l'invite à remplir les documents nécessaires à l'embauche. Enfin, il informe votre service informatique de créer un nouveau compte et un ordinateur portable pour le premier jour. En outre, ces informations seront partagées entre plusieurs services, et votre processus automatisé pourra notifier à chaque membre de l'équipe les étapes du flux de travail correspondant à ses fonctions et lui envoyer des rappels si nécessaire.

4. Intégration aisée avec d'autres outils

Un outil de gestion des flux de travail bien conçu pourra aider votre équipe au-delà des simples tâches ou des processus automatisés. Idéalement, il pourra fonctionner avec d'autres outils que vous utilisez comme votre CRM, votre logiciel de proposition, votre système de comptabilité, vos calendriers ou même les courriels de vos employés.

L'outil doit inclure une intégration intégrée avec des applications populaires ou permettre une intégration via API ou des outils tels que Zapier pour connecter vos systèmes. Vérifiez auprès de votre équipe d'intégration que l'outil que vous choisissez s'intègre à toutes vos applications existantes.

5. Rapports personnalisables

Les rapports sont un outil essentiel pour savoir dans quelle mesure votre équipe et le WMS fonctionnent bien. Il doit être facile de créer des rapports de nombreux types : graphiques, camemberts, rapports financiers et indicateurs de performance clés dans l'interface. Vous devez pouvoir exécuter automatiquement les rapports selon un calendrier défini et mettre en place un système de distribution afin qu'ils soient partagés avec les membres appropriés de l'équipe. Il devrait être facile pour tout utilisateur de modifier des rapports existants, d'en faire de nouvelles versions ou de changer un ensemble de données pour répondre à ses besoins.

Vous devez également vérifier que les niveaux d'autorisation sont faciles à définir pour les rapports, de sorte que vous fixez une limite aux rapports et aux données que tous les employés peuvent voir (ceci est particulièrement important pour les informations relatives aux ressources humaines et à la comptabilité).

6. Accès mobile

Vos employés doivent pouvoir accéder au système de gestion des flux de travail à tout moment et depuis n'importe quel appareil. Il doit être optimisé pour être facile à utiliser sur une tablette ou un smartphone. Il devrait également fonctionner correctement sur les appareils Android et iOS. La vitesse de chargement sur un appareil mobile et la quantité de données sur la page doivent être prises en considération, de sorte que la version réactive de votre interface peut intentionnellement avoir moins de fonctionnalités que la version complète de bureau. Assurez-vous de tester l'apparence du WMS sur un smartphone avant de vous engager dans l'outil.

7. Contrôle des autorisations

Il est important de faciliter l'accès au bon groupe de personnes dans votre entreprise. Les dossiers RH ou financiers sensibles doivent avoir un accès très limité pour les consulter ou les modifier. Bien que des données telles que les informations sur les clients et les contrats puissent être accessibles à tous vos employés, il est important que ceux-ci puissent les consulter. Vous devez également pouvoir limiter les processus et les actions auxquels les différents services ont accès. 

Il est particulièrement important d'avoir quelques administrateurs système de haut niveau qui peuvent modifier rapidement ces autorisations, y compris la possibilité de couper tout accès au système pour un employé lorsqu'il quitte l'entreprise.

8. Mises à jour automatiques du système

Peu d'entreprises disposent d'une flotte de personnel informatique capable d'effectuer des mises à jour du système ou de réparer les ordinateurs. Les membres de l'équipe doivent être formés à la réalisation de mises à jour, aux procédures de sécurité et à l'obtention d'une assistance. Le partenaire idéal assurera la formation et le soutien continu d'un certain nombre de membres de votre équipe, au cas où la première personne formée serait en vacances ou quitterait votre entreprise. 

Lorsque vous avez besoin de l'aide de l'équipe de soutien du WMS, elle devrait être disponible pour vous aider en quelques heures, au lieu d'attendre jusqu'à un jour pour obtenir une réponse ou une assistance.

9. Hébergement en nuage

Il existe de nombreuses raisons bien connues pour héberger des logiciels ou des applications sur le cloud. L'hébergement dans le nuage est évolutif, permet un accès facile depuis n'importe quel endroit en dehors de votre bureau physique, permet des sauvegardes redondantes et coûte généralement moins cher que l'hébergement sur site.

10. Une tarification facile à comprendre

Avant de vous engager dans un système de gestion des flux de travail, assurez-vous de bien comprendre tous les coûts liés à cet outil. Y a-t-il des frais d'hébergement ? Par utilisateur ? Par le processus d'automatisation? Comment les coûts évolueront-ils si la taille de votre entreprise s'accroît ou se réduit considérablement ? S'agit-il d'un forfait spécifique ?

Le fournisseur avec lequel vous choisissez de vous associer doit être en mesure de répondre à toutes vos questions sur les prix et de vous donner une idée précise de ce que vous obtenez pour votre niveau de prix. Dans l'idéal, le plan sera mensuel et vous pourrez adapter le niveau de service si la taille de votre entreprise ou vos besoins changent.

Éléments à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de gestion des flux de travail

1. Complexité du flux de travail

Prenez en compte la complexité de vos processus qui doivent être automatisés et la taille de votre entreprise. Il se peut que vous ayez besoin d'un système pouvant s'appliquer à des milliers d'employés. Il se peut aussi que vous n'ayez besoin que d'une solution légère pour les processus moins complexes.

2. Caractéristiques indispensables

La plupart des systèmes de gestion des flux de travail sont similaires, mais leurs caractéristiques et leur évolutivité varient considérablement. L'organisation a-t-elle besoin d'un BPM dans le nuage ou sur place ? Quel niveau de reporting ? Y a-t-il certaines formes et fonctionnalités dont l'organisation a absolument besoin ?

3. Nombre d'utilisateurs

Combien d'utilisateurs et de services peuvent utiliser le logiciel de gestion des flux de travail ? N'oubliez pas de calculer dans ce prix. Certaines sociétés de logiciels seront gratuites, mais le nombre d'utilisateurs sera plus élevé en amont.

4. Vitesse de mise en œuvre

La vitesse de mise en œuvre est essentielle lorsque les processus touchent l'ensemble de l'organisation. Certains anciens BPM sur site seront lourds et fastidieux à mettre en œuvre, mais ProcessMaker est conçu pour être rapide dans le nuage.

Soyons réalistes. Le choix d'un outil de gestion des flux de travail pour votre entreprise n'est pas facile. Vous devez prendre en compte de nombreux facteurs qui pourraient vous échapper. Comme nous l'avons mentionné plus haut, il y a tant de caractéristiques qui peuvent vous embrouiller et rendre la décision difficile.

Dernières réflexions sur les systèmes de gestion des flux de travail

Lorsque vous envisagez un nouveau système de gestion des flux de travail pour votre entreprise, tenez compte des caractéristiques énumérées ci-dessus. L'outil les inclut-il toutes, ou certains éléments sont-ils manquants et pourquoi ? Les flux de travail sont conçus pour faire gagner du temps et de l'argent à votre entreprise. Assurez-vous que vous dépensez le vôtre judicieusement lorsque vous prenez cette importante décision.