6 façons d'augmenter l'inscription des étudiants

Nous idolâtrons la présence de la technologie dans tous les coins et recoins de notre journée - et lorsque nous sommes confrontés à un accroc, notre vie s'arrête net. Personne ne ressent plus la douleur des maux de tête technologiques que les étudiants de l'enseignement supérieur, qui sont désormais totalement habitués à des expériences numériques nettes et rapides. Ils sont tellement fidèles à la technologie que les étudiants de la génération Z ne se donneront probablement même pas la peine de postuler dans des écoles dont les procédures semblent compliquées. Voici six domaines dans lesquels vous pouvez commencer à utiliser l'automatisation pour créer des expériences en ligne agréables qui augmenteront le nombre d'inscriptions d'étudiants dans votre établissement.

Comment une expérience en ligne de premier ordre peut augmenter les inscriptions d'étudiants

Les étudiants investissent beaucoup de confiance dans leur école - sans parler du temps et de l'argent. Ils veulent sentir que l'école ou l'université de leur choix prend cette responsabilité au sérieux. En 2022, la façon dont vous gérez votre site Web et vos processus en ligne est très importante pour les étudiants actuels et potentiels. 

• Une étude réalisée par DocuSign a révélé que 79 % des prospects jugent l'expérience sur le campus d'une école en fonction du processus de candidature en ligne.
• Près de 70% des candidats iront jusqu'à reconsidérer leur premier choix d'université s'ils ont une interaction difficile avec le bureau des admissions.
• Les sites web peu attrayants et les processus alambiqués diminuent l'attrait d'une école. La totalité des étudiants interrogés dans le cadre d'une étude menée par le Research in Higher Education Journal ont déclaré que la conception du site web d'une université influence fortement leur processus de sélection.

Des processus en ligne fastidieux et ténus peuvent éclipser la vie de campus la plus remarquable. L'expérience que vous offrez en ligne doit être à la hauteur de la qualité de votre expérience d'étudiant. Prenez l'exemple de la CUNY Law Schoolune institution très respectée pour l'excellence de ses services aux étudiants. En tirant parti de l'automatisation, elle a pu éliminer les allers-retours fastidieux et les flux de travail à forte intensité de papier. Chaque flux de travail modernisé leur a permis de regagner plus de 10 jours de productivité, ce qui leur a donné plus de temps pour se concentrer sur la création d'une expérience de vie étudiante encore plus respectée.

Voici six façons l'automatisation et la numérisation peuvent aider votre école à mieux servir les étudiants et à augmenter le nombre d'inscriptions.

Augmenter le nombre d'inscriptions d'étudiants en automatisant et en numérisant ces 6 domaines clés

Votre site Web doit offrir le même niveau de qualité de services que celui que les étudiants peuvent obtenir en faisant la queue au bureau de l'état civil, de l'aide financière ou des admissions. En utilisant l'automatisation et d'autres technologies numériques, vous pouvez imiter ce même service de qualité, que l'étudiant soit dans sa résidence sur le campus ou en voyage à l'étranger. 

Admissions

Les demandes d'admission ont connu une transformation numérique au cours de la dernière décennie grâce à des plateformes sophistiquées de gestion de la relation client et de demande en ligne. Cette première expérience crée une attente chez les étudiants, qui souhaitent obtenir la même réponse rapide et transparente dans toutes leurs interactions. Mais une fois que la demande est en cours et qu'ils doivent traverser les départements et d'autres systèmes, l'expérience n'est pas aussi automatisée, ce qui les laisse frustrés par des processus manuels et lents. Voici comment la numérisation peut rationaliser l'ensemble de vos processus d'admission pour créer une expérience en ligne que les étudiants vont adorer :

• Transformer tous les formulaires en une expérience en ligne : Offrez aux étudiants une expérience numérisée pour chaque point de collecte d'informations. L'expérience d'admission ne doit pas commencer par l'automatisation, puis s'engorger de processus manuels. En fait, comme les étudiants vivent sur leurs smartphones, vous pouvez même transformer les formulaires en une expérience textuelle avec un dialogue bidirectionnel.
• Renforcez ces formulaires en ligne en ajoutant des flux de travail : Une fois qu'un formulaire a été soumis, acheminez-le automatiquement vers des révisions, des approbations ou d'autres actions à travers les départements et les systèmes. Envoyez des e-mails automatiques pour les confirmations et les rappels.
• Capturez les informations via votre smartphone : 9 personnes sur 10 sur la planète possèdent un un appareil capable de numériser des documents dans leur poche arrière.-Les établissements d'enseignement supérieur doivent simplement disposer de la technologie adéquate pour l'utiliser. Laissez les étudiants faire appel à leur smartphone pour prendre des photos de documents et les télécharger directement de leur appareil photo vers un formulaire.

Plus important encore, l'automatisation donne aux étudiants un aperçu en temps réel du processus de candidature. A plateforme d'automatisation des processus d'entreprise regroupe toutes les étapes de la candidature sur un seul portail. Chaque tâche est comme une porte sur une piste de slalom : vous savez précisément quand elle est terminée et quelle est la suivante. Au lieu que les étudiants attendent dans le noir, en espérant que les professeurs de l'école reçoivent les formulaires essentiels, vous pouvez leur montrer exactement comment leur demande, l'examen des crédits de transfert ou l'accueil des nouveaux étudiants progressent dans le processus.

Demandes de transit et de transfert

Les étudiants considèrent les demandes de transfert comme l'un des processus les plus frustrants de l'enseignement supérieur. La vérification des demandes entrantes peut prendre des semaines, voire des mois. Cela peut retarder l'inscription d'un étudiant à un cours ou l'attribution du bon montant d'aide aux étudiants. Et cela peut avoir un impact sur la décision d'un candidat de s'inscrire si vous n'êtes pas l'un des premiers à lui fournir les réponses qu'il recherche. Un processus de transfert de crédits inefficace peut réduire les chances d'un nouvel étudiant de commencer son cursus chez vous. Les étudiants qui reçoivent des crédits limités pour les cours qu'ils ont suivis dans une autre école ont 2,5 fois moins susceptibles de rester dans votre établissement et d'y obtenir un diplôme.

Transformez votre processus de demande de transfert et d'inscription croisée en un processus automatisé. Ainsi, les étudiants sauront toujours que le cours qu'ils suivent ailleurs sera transféré dans votre établissement. Les étudiants soumettent la demande en ligne, les approbations sont automatiquement acheminées pour les autorisations appropriées, et l'étudiant est notifié par e-mail de la décision. Tout est enregistré dans le système et des rappels peuvent être envoyés à partir du flux de travail, si nécessaire. 

Une fois les relevés de notes soumis à votre institution, capture intelligente de documents peut transcrire les cours du relevé de notes dans un formulaire, permettant à un utilisateur de valider et de préparer les données pour une évaluation de transfert de crédits. Ici, vous pouvez également tirer parti de apprentissage automatique. Les moteurs logiciels apprennent à lire les différents formats de relevés de notes, ce qui réduit le travail manuel nécessaire pour les passer en revue. Introduisez suffisamment de types de relevés de notes dans le système et il pourra apprendre à extraire intelligemment les données des PDF, des images et d'autres types de fichiers non structurés.

Utilisation de l'automatisation des processus d'entrepriseGrâce à l'automatisation des processus d'entreprise, vous pouvez établir automatiquement des correspondances avec les cours de votre établissement à l'aide d'un moteur de règles commerciales. Les exceptions, ou les cours non appariés, peuvent être automatiquement acheminés vers le département académique approprié pour évaluation. Branchez votre abonnement à un système d'évaluation des transferts pour consulter les descriptions de cours et les fournir aux décideurs de la faculté dans un format facile à utiliser.

Une fois que vous avez déterminé une équivalence de cours, téléchargez-la dans votre base de données d'équivalences afin que les systèmes puissent prendre indépendamment la même décision la prochaine fois. Cela réduit le temps que les étudiants passent à attendre une résolution, améliore la précision de vos décisions et renforce la confiance des étudiants dans votre établissement..

Demandes de gestion de cours

De nombreuses variables peuvent entrer en conflit lorsque vous organisez votre emploi du temps pour le semestre. Il est peu probable que l'emploi du temps initialement proposé fonctionne tel quel. Vous aurez probablement besoin d'une stratégie pour examiner les demandes de changement. 

Au lieu d'utiliser des feuilles de calcul et des dossiers de boîte de réception pour faire le travail, demandez l'aide de l'automatisation pour traiter les demandes de gestion de cours. Vous pouvez recueillir les demandes de changement d'affectation des salles, de modification des horaires et d'ajout de sections. Intégrez votre système de gestion des cours pour mettre automatiquement à jour le catalogue une fois qu'un membre du corps enseignant a approuvé le changement. 

Inscription et dossiers des étudiants

Établir règles de gestion afin que les systèmes puissent automatiquement approuver ou refuser les modifications apportées aux inscriptions et aux dossiers des étudiants.

• Demandes d'ajout et de suppression: Toute demande jugée douteuse peut être envoyée à un membre du corps enseignant pour un examen plus approfondi. Des systèmes étroitement intégrés peuvent alerter les étudiants si le changement souhaité entre en conflit avec une autre classe de leur emploi du temps ou s'ils ne remplissent pas les conditions préalables pour s'inscrire à un certain cours.
• Déclarer ou modifier un programme d'études : Permettez aux étudiants de changer ou de déclarer leur majeure ou leur mineure. Vous pouvez définir des exigences, comme un nombre de crédits à obtenir, ou demander aux étudiants de télécharger ou de remplir leur plan trimestriel d'obtention du diplôme. Chaque soumission est ensuite envoyée au conseiller approprié ou au conseiller des services d'orientation professionnelle pour examen.
• Abandon tardif de cours : Grâce à l'automatisation, vous pouvez définir des règles pour rejeter les demandes tardives, ou les faire acheminer vers le membre du personnel approprié pour évaluation.
• Changements à l'initiative de la faculté : Concevez un flux de travail entièrement automatisé pour gérer les changements de notes ou les appels.

Avec ces automatisations en place, vous pouvez réduire considérablement les 20% de temps que les professeurs à plein temps consacrent actuellement aux tâches administratives.

Mettre en œuvre des stratégies de libre-service pour augmenter l'inscription des étudiants

Ajoutez des formulaires en ligne à vos portails étudiants qui permettent aux étudiants authentifiés de changer leur nom, leurs pronoms, de mettre à jour leurs données biographiques/démographiques et d'initier d'autres demandes avec une stratégie de libre-service. Permettez-leur de télécharger des documents justificatifs depuis leur téléphone. Les demandes de changement sont envoyées au département approprié pour examen et approbation avant que le changement ne soit validé dans le système. 

Cela permet à vos élèves d'effectuer facilement des changements de là où ils sont, quand ils sont prêts à le faire. Il soulage votre bureau des lignes, des appels téléphoniques, des courriels, etc.   

Demandes quotidiennes

Les interruptions de travail peuvent vous coûter six heures par jour. Et une fois que vous avez pris la tangente, il vous faut 23 minutes et 15 secondes pour vous recentrer sur votre tâche initiale. L'un des services les plus exposés à ces pertes de temps est le service informatique, qui doit constamment répondre à de simples demandes d'identifiants WiFi et à des mots de passe perdus. L'automatisation peut prendre en charge la charge de ces demandes mineures et effectuer le travail sans distraire un membre du personnel. Votre équipe informatique a ainsi plus de temps pour se concentrer sur ce qui compte le plus, à savoir développer des expériences en ligne attrayantes pour les étudiants, qui stimulent les inscriptions.

Une expérience enrichissante pour les étudiants est l'un des avantages concurrentiels les plus précieux pour les universités modernes. Les étudiants attendent des universités qu'elles les préparent à l'avenir, et vous pouvez utiliser des processus modernes et avant-gardistes pour prouver que vous êtes un précurseur.