6 formas de aumentar la matriculación de estudiantes

Idolatramos la presencia de la tecnología en todos los rincones de nuestro día, y cuando nos enfrentamos a un obstáculo, nuestra vida se detiene. Nadie siente el dolor de cabeza de la tecnología más que los estudiantes de educación superior, que ahora están totalmente acostumbrados a experiencias digitales nítidas y ágiles. Son tan fieles a la tecnología que los estudiantes de la Generación Z probablemente ni siquiera se molesten en solicitar plaza en centros educativos cuyos procesos parezcan complicados. Aquí hay seis áreas en las que puede comenzar a utilizar la automatización para crear experiencias en línea encantadoras que aumenten la inscripción de los estudiantes en su colegio o universidad.

Cómo una experiencia en línea de primera categoría puede aumentar la inscripción de los estudiantes

Los estudiantes invierten mucha confianza en su centro educativo, por no hablar del tiempo y el dinero. Quieren sentir que la universidad que han elegido se toma en serio esta responsabilidad. En 2022, la gestión de tu sitio web y de los procesos en línea tiene un gran peso tanto para los estudiantes actuales como para los futuros. 

• Un estudio de DocuSign reveló que el 79% de los candidatos juzgan la experiencia en el campus de una escuela por el proceso de solicitud en línea.
• Casi el 70% de los solicitantes llegarán a reconsiderar su primera elección de universidad si tienen una interacción difícil con la Oficina de Admisiones.
• Los sitios web poco atractivos con procesos enrevesados disminuyen el atractivo de una escuela. La friolera del 100% de los estudiantes entrevistados en un estudio realizado por Research in Higher Education Journal declaró que el diseño del sitio web de una universidad influye mucho en su proceso de selección.

Los procesos en línea engorrosos y tenues pueden eclipsar incluso la vida universitaria más notable. La experiencia que se ofrece en línea tiene que estar a la altura de la experiencia de alta calidad de los estudiantes. Por ejemplo, la Facultad de Derecho de la CUNYuna institución muy respetada por sus excelentes servicios a los estudiantes. Al aprovechar la automatización, pudieron eliminar las largas idas y venidas y los flujos de trabajo intensivos en papel. Los más de 10 días de productividad que ganaron con cada flujo de trabajo que modernizaron les dieron más tiempo para centrarse en crear una experiencia de vida estudiantil aún más venerada.

He aquí seis formas la automatización y la digitalización pueden ayudar a su centro a prestar un mejor servicio a los estudiantes e impulsar un aumento de las inscripciones.

Aumente la matriculación de estudiantes automatizando y digitalizando estas 6 áreas clave

Su sitio web debe ofrecer el mismo nivel de servicios de calidad que los estudiantes pueden recibir haciendo cola en la oficina de registro, de ayuda financiera o de admisiones. Mediante el uso de la automatización y otras tecnologías digitales, se puede imitar este mismo servicio de guante blanco tanto si el estudiante está en su residencia en el campus como si está de viaje en el extranjero. 

Admisión

Las solicitudes de admisión se han transformado digitalmente en la última década utilizando sofisticadas plataformas de CRM y de solicitud en línea. Esta experiencia inicial crea la expectativa de que los estudiantes reciban la misma respuesta rápida y fluida en todas sus interacciones. Pero una vez que la solicitud está en marcha y tienen que cruzar departamentos y otros sistemas, la experiencia no está tan automatizada, lo que hace que se sientan frustrados con procesos manuales y lentos. He aquí cómo la digitalización puede agilizar todos los procesos de admisión para crear una experiencia en línea que los estudiantes adoren:

• Transformar todos los formularios para que sean una experiencia en línea: Ofrezca a los estudiantes una experiencia digitalizada para cada punto de recogida de información. La experiencia de las admisiones no debería comenzar con la automatización y luego con un cuello de botella en los procesos manuales. De hecho, dado que los estudiantes viven en sus smartphones, puedes incluso convertir los formularios en una experiencia de mensajes de texto con un diálogo bidireccional.
• Potencie esos formularios en línea añadiendo flujos de trabajo: Una vez que se haya enviado un formulario, diríjalo automáticamente para revisiones, aprobaciones u otras acciones a través de los departamentos y sistemas. Envíe correos electrónicos automáticos para confirmaciones y recordatorios.
• Captura de información a través del smartphone: 9 de cada 10 personas en el planeta tienen un dispositivo capaz de escanear documentos en su bolsillo.-las universidades sólo necesitan la tecnología adecuada para utilizarlo. Deja que los estudiantes utilicen su smartphone para hacer fotos de los documentos y cargarlos directamente en un formulario desde el rollo de la cámara.

Y lo que es más importante, la automatización ofrece a los estudiantes una visión en tiempo real del proceso de solicitud. A plataforma de automatización de procesos de procesos empresariales reúne todos los pasos de la solicitud en un portal. Cada tarea es como una puerta en una carrera de eslalon de esquí: se sabe exactamente cuándo se ha completado una y cuál es la siguiente. En lugar de que los estudiantes esperen en la oscuridad, con la esperanza de que la facultad de la escuela haya recibido los formularios esenciales, usted puede mostrarles exactamente cómo su solicitud, la revisión de créditos de transferencia o la incorporación de nuevos estudiantes se está moviendo a través del proceso.

Solicitudes de tránsito y traslado

Los estudiantes califican las solicitudes de traslado como uno de los procesos de educación superior más frustrantes. Las solicitudes entrantes pueden tardar semanas o meses en verificarse. Esto puede retrasar que un estudiante se matricule en las clases o que se le conceda la cantidad correcta de ayuda estudiantil. Además, puede influir en la decisión de un solicitante de asistir si usted no es uno de los primeros en proporcionarle las respuestas que busca. Un proceso de transferencia de créditos ineficaz puede hacer fracasar la posibilidad de que un nuevo estudiante comience su carrera con usted. Los estudiantes que reciben créditos limitados por las clases que tomaron en otra escuela son 2,5 veces menos propensos a quedarse y graduarse en la tuya.

Transforme su proceso de solicitud de transiciones y matrículas cruzadas en uno automatizado. De este modo, los estudiantes siempre sabrán que el curso que están realizando en otro lugar se transferirá a su institución. Los estudiantes envían la solicitud en línea, las aprobaciones se dirigen automáticamente a las autorizaciones correspondientes y el estudiante recibe una notificación por correo electrónico con la decisión. Todo queda registrado en el sistema y se pueden enviar recordatorios desde el flujo de trabajo, según sea necesario. 

Una vez que las transcripciones son enviadas a su institución, la tecnología de captura inteligente de documentos puede transcribir los cursos de la transcripción en un formulario, lo que permite al usuario validar y preparar los datos para una evaluación de los créditos de transferencia. Aquí también se puede aprovechar el aprendizaje automático. Los motores de software aprenden a leer los distintos formatos de los expedientes académicos, lo que reduce el trabajo manual necesario para examinarlos. Si se introducen suficientes tipos de expedientes académicos en el sistema, éste puede aprender a extraer datos de forma inteligente de los PDF, las imágenes y otros tipos de archivos no estructurados.

Utilización de automatización de procesos empresarialespuede establecer automáticamente correspondencias con los cursos de su institución utilizando un motor de reglas de negocio. Las excepciones o los cursos no coincidentes pueden enviarse automáticamente al departamento académico adecuado para su evaluación. Conecte su suscripción a un sistema de evaluación de transferencias para buscar descripciones de cursos y proporcionarlas a los responsables de la toma de decisiones del profesorado en un formato fácil de usar.

Una vez que haya determinado la equivalencia de un curso, cárguelo en su base de datos de equivalencias para que los sistemas puedan tomar esa misma decisión de forma independiente la próxima vez. Esto reduce la cantidad de tiempo que los estudiantes pasan esperando una resolución, mejora la precisión de su toma de decisiones y aumenta la confianza de los estudiantes en su institución.

Solicitudes de gestión de cursos

Hay una gran cantidad de variables que pueden chocar cuando se organiza el horario académico para el semestre. Es poco probable que el horario propuesto inicialmente funcione tal cual, por lo que es probable que necesites una estrategia para revisar las solicitudes de cambio. 

En lugar de utilizar hojas de cálculo y carpetas de entrada para hacer el trabajo, recurra a la ayuda de la automatización para gestionar las solicitudes de cursos. Puede recopilar las solicitudes de cambios de asignación de salas, cambios de horario y adiciones de secciones. Intégrese con su sistema de gestión de cursos para actualizar automáticamente el catálogo una vez que un miembro del profesorado apruebe el cambio. 

Inscripción y registro de estudiantes

Establecer reglas de negocio para que los sistemas puedan aprobar o denegar automáticamente los cambios en la matrícula y los expedientes de los estudiantes.

• Solicitudes de alta/baja: Cualquier solicitud que se considere dudosa puede enviarse a un miembro del profesorado para que la revise. Los sistemas estrechamente integrados pueden alertar a los estudiantes si el cambio deseado entra en conflicto con otra clase de su horario o si no cumplen los requisitos previos para apuntarse a un determinado curso.
• Declarar o cambiar un programa de estudios: Permita que los estudiantes cambien o declaren su programa de estudios. Puede establecer requisitos como un número de créditos completados, o pedir a los estudiantes que suban o rellenen su plan de graduación trimestre a trimestre. Cada presentación se envía al asesor o al consejero del Servicio de Carreras Profesionales correspondiente para su revisión.
• Baja tardía del curso: Utilizando la automatización, puede establecer reglas para rechazar las solicitudes tardías, o hacer que se dirijan al miembro del personal apropiado para su evaluación.
• Cambios iniciados por el profesorado: Diseñe un flujo de trabajo totalmente automatizado para gestionar los cambios de calificación o las apelaciones.

Con estas automatizaciones, se puede reducir el 20% del tiempo que los profesores a tiempo completo dedican actualmente a las tareas administrativas. que dedican actualmente a las tareas administrativas.

Aplicar estrategias de autoservicio para aumentar la inscripción de los estudiantes

Añada formularios en línea a sus portales de estudiantes que permitan a los estudiantes autentificados cambiar su nombre, pronombres, actualizar sus datos bio/demográficos e iniciar otras solicitudes con una estrategia de autoservicio. Permita que suban la documentación de apoyo desde su teléfono. Las solicitudes de cambio se envían al departamento correspondiente para que las revise y apruebe antes de que el cambio se comprometa en el sistema. 

Esto permite a sus alumnos realizar cambios fácilmente desde donde están, cuando están preparados para hacerlo. Libera a su oficina de colas, llamadas telefónicas, correos electrónicos y mucho más.   

Solicitudes cotidianas

Las interrupciones del trabajo pueden costar seis horas al día. Y una vez que te sales por la tangente, puedes tardar 23 minutos y 15 segundos en volver a centrarte en tu tarea original. Un departamento muy susceptible de sufrir estas pérdidas de tiempo es el de TI: están constantemente respondiendo a simples solicitudes de credenciales de WiFi y facilitando contraseñas perdidas. La automatización puede asumir la carga de estas consultas menores y realizar el trabajo sin distraer a un empleado humano. De este modo, su equipo de TI tendrá más tiempo para centrarse en lo que más importa: desarrollar las experiencias en línea atractivas para los estudiantes que impulsan las inscripciones.

Una experiencia estudiantil gratificante es una de las ventajas competitivas más valiosas que deben adoptar las universidades modernas. Los estudiantes esperan que las universidades les preparen para el futuro, y usted puede utilizar procesos modernos y con visión de futuro para demostrar que está a la vanguardia.