Problème
L'Université nationale de Colombie a mis en place ProcessMaker dans sa division des ressources humaines afin d'intégrer les processus d'affaires de 5 différents domaines de l'Université d'une manière plus agile et plus simple.
L'Université nationale de Colombie est un leader dans l'enseignement supérieur en Colombie avec 8 branches, plus de 45 000 étudiants et un personnel important de professeurs et d'employés administratifs. Au sein de l'université, il existe un service des ressources humaines qui a la responsabilité de gérer tout ce qui a trait aux ressources humaines (enseignants et personnel) de l'université. Cette division reçoit environ 20 demandes par jour de différents types tels que les certificats de travail, les demandes d'absence, les rapports de gestion et les processus liés à l'embauche et à l'intégration de nouveaux membres du personnel.
Jusqu'en 2009, la division RH gérait ces demandes à l'aide de documents imprimés et les contrôlait à l'aide de documents Word et de tableurs ; elle comptait 5 bureaux et plus de 30 personnes qui traitaient ces documents en même temps, ce qui faisait perdre au département le contrôle des demandes et lui faisait perdre du temps à rechercher les documents physiques. Elle recevait également des plaintes constantes de ses clients (professeurs, personnel administratif et entités externes) qui n'étaient pas satisfaits des délais de réponse associés à leurs demandes.
- Des activités qui ont pris beaucoup de temps, comme la recherche de documents physiques et d'archives historiques.
- Risques pour la sécurité et l'intégrité des informations en raison du nombre de participants jouant un rôle dans le processus et de la méthode de stockage des feuilles de calcul.
- Des plaintes constantes des clients en raison des délais de réponse et des informations précises concernant leurs demandes.
- Informations ambiguës concernant la productivité de la division pour les superviseurs et les chefs de bureau.
Solution
Fin 2009, l'université a lancé un projet avec Landsoft, S.A. à Medellin, en Colombie, dans le but d'améliorer les processus RH au sein de l'université. Après avoir analysé les processus des 5 domaines, il a été décidé que l'université commencerait par appliquer ProcessMaker aux processus de gestion des demandes, d'embauche des nouveaux employés et d'intégration des nouveaux employés. Vu les besoins de la division des RH, il a également été décidé que les processus seraient intégrés à KnowledgeTree® afin de fournir un stockage et un contrôle de version plus avancés des documents qui seraient téléchargés et générés au cours des processus de flux de travail.
- Processus de demande : Tant le personnel interne que les départements universitaires et les entités externes génèrent des demandes via ProcessMaker pour des besoins tels que les demandes de vacances, les certificats de travail, les demandes de congés maladie, les demandes d'absence, les procédures disciplinaires et autres. Dans le cadre du processus, de nombreux formulaires et documents d'appui sont générés, tels que des procès-verbaux officiels, des accords, des contrats, des mémorandums, des notifications automatiques, des rapports et des résolutions officielles. Les documents générés sont stockés directement depuis ProcessMaker dans KnowledgeTree®.
- Processus d'embauche et d'intégration des nouveaux employés pour le personnel administratif : Le processus d'embauche et d'intégration permet au département des ressources humaines d'automatiser le processus d'embauche étape par étape à partir du moment où un poste vacant est annoncé en interne jusqu'à ce que le nouvel employé signe son contrat et soit officiellement intégré à l'université.
La valeur créée
- Contrôle accru des processus grâce au fait qu'à tout moment, tous les acteurs connaissent le statut d'une demande et savent qui est chargé de s'en occuper.
- Sécurité et intégrité accrues des informations grâce au fait que tous les utilisateurs disposent de connexions séparées et sécurisées, et que le système tient un journal détaillé de toutes les actions entreprises par chaque utilisateur dans chaque cas.
