Problème
Le Tulsa Community College (TCC) est un établissement à campus multiples, qui dépendait fortement des demandes et des formulaires de demande sur papier. Avant de se tourner vers ProcessMaker, son personnel avait du mal à obtenir des approbations en temps voulu. Leurs formulaires papier doivent aller d'un campus à l'autre pour obtenir diverses signatures et autorisations.
"[Le personnel] devait deviner", dit Craig Cook, l'administrateur de la base de données du collège. "Un destinataire peut être en déplacement lorsque nous envoyons des formulaires, mais vous ne le sauriez pas si vous n'étiez pas sur ce campus précis. De plus, nous aurions facilement pu avoir une personne différente sur un autre campus qui aurait pu approuver le formulaire".
Cela a rendu ses tâches administratives très fastidieuses. Les processus du collège étaient 100% manuels, ce qui rendait la paperasserie fastidieuse et le processus d'approbation long.
Solution
Le TCC s'appuyait sur un système de courrier interne qui fonctionnait deux fois par jour, ce qui signifiait que les formulaires avaient un délai de quatre à cinq heures au mieux. L'organisation multicampus de Tulsa, ses départements, sa faculté et l'administration de sa base de données avaient besoin d'une solution de flux de travail suffisamment puissante pour alimenter toute son entreprise. Avec ProcessMaker, Tulsa a pu conserver ses solutions existantes tout en tirant parti des capacités de sa solide plateforme de gestion des flux de travail. Mieux encore, ProcessMaker a permis à Tulsa d'intégrer de manière transparente ses systèmes existants à la nouvelle plateforme pour coordonner davantage de mouvements dans ses flux de travail, une dynamique qui est primordiale pour la réussite inter-départementale.
"ProcessMaker est instantané", dit Craig. "Maintenant, les notifications vont directement sur les téléphones des gens. Du point de vue de l'efficacité, ProcessMaker a considérablement réduit notre charge de travail, a diminué le temps nécessaire pour les approbations et les retours d'information sur les documents, et il a fini par nous convenir parfaitement".
ProcessMaker s'intègre de manière transparente aux nombreux systèmes de TCC, notamment :
- Finance
- Comptes à recevoir
- Bureau de l'avancement
- Ressources humaines
- Aide financière
- Avis aux étudiants
- Inscription des étudiants
La valeur créée
Avant de mettre en œuvre ProcessMaker, les étudiants devaient se rendre dans différents bureaux du campus et rechercher des signatures. Aujourd'hui, le processus actuel d'approbation des diplômes est électronique et se déroule simultanément, ce qui permet d'approuver les demandes infiniment plus rapidement. En ce qui concerne le processus de demande d'accès au système, il était également entièrement basé sur le papier avant la mise en œuvre de ProcessMaker. Au moment où le service informatique a finalement reçu la demande, les formulaires ne comportaient pas les signatures nécessaires ou contenaient des informations incorrectes en raison d'une erreur humaine. Une fois que TCC a commencé à utiliser ProcessMaker, les éléments pré-remplis ont considérablement réduit les informations incorrectes des formulaires. L'un des avantages les plus importants est que TCC peut prendre les entrées dans les formulaires web de ProcessMaker et les transmettre automatiquement au système demandé pour accès. Avec ProcessMaker, tout est saisi sur un seul écran où les informations pertinentes de la bannière ont déjà été pré-remplies. Les informations sont ensuite transmises dans l'ordre correct de personne à personne jusqu'à ce que toutes les signatures et les informations nécessaires soient sécurisées. Pour les demandes de congé, le personnel devait remplir un formulaire papier et l'envoyer à son superviseur, puis aux RH. En raison des retards, les employés ont eu du mal à déterminer leurs indemnités de congé réelles. En utilisant ProcessMaker, les employés du TCC peuvent vérifier leur propre solde de congés et toute demande de congé en attente.
Enfin, ProcessMaker a innové les processus de la faculté dans les centres d'examen des étudiants de Tulsa. À l'origine, un instructeur remplissait manuellement des informations telles que les numéros de cours et les numéros d'identification des étudiants. Comme les centres n'avaient pas de moyen de communication entre eux, les étudiants changeant de lieu de test à la dernière minute ne permettaient pas aux instructeurs de récupérer les formulaires nécessaires pour les tests. Depuis lors, ProcessMaker a numérisé tous les formulaires, de sorte que les examens peuvent désormais être récupérés n'importe où, quel que soit le centre d'examen visité par l'étudiant.
