Qu'est-ce que l'automatisation des processus d'entreprise (APB) ?

Que feriez-vous avec 2,5 heures de plus dans votre journée de travail ? Pour la plupart des gens, la question est sans objet. "Trouver plus de temps" est un exploit presque impossible.

Mais il existe une stratégie que les meilleurs chefs d'entreprise utilisent pour revenir en arrière et commencer à regagner des heures de productivité perdues. Il s'agit de l'automatisation des processus d'entreprise (BPA).

Des chercheurs ont mené une étude sur 2 000 travailleurs. L'étude a révélé qu'en moyenne, les travailleurs consacrent plus de 142 minutes par jour à des tâches administratives, à la paperasserie et à la saisie de données.

Nous sommes tellement occupés par notre travail que 90 % d'entre nous n'ont pas le temps de se concentrer sur des idées commerciales créatives. Et cela coûte cher aux entreprises. L'inaction se traduit par des pertes de plus de 534 milliards de dollars par an.

L'automatisation des processus d'entreprise nous permet de transférer à la technologie la responsabilité de ces tâches qui grèvent la productivité. Au lieu de consacrer 15 semaines par an à des tâches banales, nous pouvons utiliser des logiciels pour les réaliser à notre place.

Non seulement les organisations augmentent simplement leur productivité, mais grâce à l'automatisation intelligente des processus et à l'hyperautomatisation, les entreprises sont en mesure d'accomplir leurs tâches plus rapidement et mieux que jamais.

Qu'est-ce que l'automatisation des processus d'entreprise ?

L'automatisation des processus d'entreprise (BPA) est une méthode permettant aux organisations de simplifier leurs processus de base à l'aide d'une plateforme. Grâce à l'APB et à l'automatisation intelligente, les organisations peuvent réduire leur dépendance à l'égard de l'intervention humaine en automatisant une série de tâches répétitives.

Au fur et à mesure que les organisations grandissent, il y a plus de personnes, d'équipes, de départements et de tâches à coordonner. Le fait de s'appuyer sur des personnes et de les contrôler ultérieurement entraîne des problèmes et amplifie les petites erreurs. Cela peut entraîner des problèmes importants.

Par rapport à une simple plateforme de gestion des tâches, BPA vous aide à créer, contrôler et gérer des flux de travail complexes à l'échelle. Elle centralise tous les processus qui se déroulent dans votre organisation dans un seul portail.

Voici quelques tâches couramment automatisées dans un flux de travail :

• Approbations du marketing de contenu
• Embarquer les nouveaux employés ou quitter le personnel qui part.
• Examen des demandes de congés
• Préparation des contrats de vente
• Remplissage automatique des accords et autres documents avec les informations de votre CRM
• Remplir des feuilles de calcul
• Préparation des rapports
• Soumettre une requête à une base de données en ligne
• Validation des données
• Assignation des tâches

Selon McKinsey, l'automatisation peut contribuer à libérer le potentiel inexploité des meilleurs membres de votre équipe dans le cadre de la transformation numérique. En les libérant des tâches manuelles, ils peuvent se concentrer sur des activités plus génératrices de revenus qui stimulent la croissance de l'entreprise. Les chercheurs de McKinsey prévoient que l'automatisation des tâches peut augmenter la productivité de 20 à 25 % dans votre organisation.

Comment ? En général, l'automatisation des processus d'entreprise aide les organisations :

• Accélérer les opérations quotidiennes
• Prendre plus rapidement des décisions en connaissance de cause
• Éliminer les goulets d'étranglement des processus
• Réduire les risques réglementaires
• Éliminer les processus manuels ou sur papier

Gartner prévoit que l'automatisation permettra d'automatiser entièrement 69 % des tâches routinières d'ici à 2024, compte tenu de ses nombreux avantages.

Comment fonctionne l'automatisation des processus d'entreprise ?

L'APB permet à plusieurs applications de "parler" entre elles. Par exemple, un membre de l'équipe marketing peut assembler quelques applications pour rationaliser certaines parties d'un flux de travail. Il peut s'agir d'une nouvelle adresse électronique dans le CRM et d'une plateforme de marketing par courriel distincte.

Une stratégie BPA efficace ne se résume pas à une poignée d'automatismes exécutant des tâches dispersées dans l'entreprise. Il s'agit d'une initiative à l'échelle de l'entreprise qui étend les avantages de l'automatisation à chaque rôle et à chaque équipe. Près de la moitié des travailleurssont trop occupés par des tâches administrativespour faire leur travail. Cela souligne l'importance de donner à chaque employé la possibilité d'utiliser l'automatisation.

Pour gérer un programme d'APP à grande échelle, les organisations se tournent vers la gestion des processus d'entreprise.

BPA contre BPM : Quelle est la différence ?

Pour mieux comprendre l'automatisation des processus d'entreprise, examinons son cousin plus ou moins éloigné : la gestion des processus d'entreprise (BPM). L'APB consiste à numériser et à automatiser les tâches, tandis que la GPA consiste à gérer et à contrôler les flux de travail du début à la fin.

D'un point de vue logiciel, le BPA réalise l'automatisation. Une plateforme BPA offre l'architecture complète nécessaire à une organisation pour gérer chaque processus qu'elle automatise. Elle permet d'acheminer les tâches entre les différentes personnes, les différents services et les différents outils logiciels. Les plates-formes d'APB vous permettent également de suivre de manière cohérente leur progression à partir d'un point central.

Une plateforme d'automatisation des processus doit être à code bas, ce qui signifie que des travailleurs de tous niveaux de compétence peuvent la manipuler. En utilisant des applications simples de type "glisser-déposer", les responsables des ventes et les représentants du service clientèle peuvent collaborer à la conception des flux de travail. Ces "développeurs citoyens" peuvent facilement faire appel à des technologies avancées telles que le traitement intelligent des documents (TID) ou l'intelligence artificielle pour étendre l'automatisation au-delà de l'extraction de données de base. Également connues sous le nom d'automatisation des processus numériques, ces plateformes infusées par l'IA :

• Connecter les systèmes existants à des logiciels tiers pour améliorer l'automatisation des processus
• Tirer parti des intégrations d'IA tierces, de l'apprentissage automatique et de l'automatisation des processus robotiques (RPA) pour effectuer des tâches plus complexes telles que la lecture et l'extraction d'informations à partir de documents.
• Donner un sens aux données non structurées
• Apprendre et améliorer à partir de l'expérience
• Améliorer l'expérience des clients et des employés
• Réduire les coûts opérationnels et augmenter les revenus

L'automatisation des processus numériques injecte de l'IA dans tous vos systèmes afin de minimiser le traitement manuel des données. L'utilisation de logiciels plus rapides peut accélérer la prise de décision et le traitement de l'information dans votre organisation.

L'automatisation des processus d'entreprise en action

Les commerciaux consacrent traditionnellement une grande partie de leur journée de travail à des tâches administratives, qu'il s'agisse de compiler des rapports, de créer des listes ou de générer des contrats. Examinons un scénario courant, la génération de contrats pour les équipes de vente, pour voir comment l'APB peut libérer un temps précieux.

Avant l'automatisation :

• Transmission manuelle d'informations
• Saisie intensive de données
• Manœuvrer entre plusieurs applications
• Renvoi d'e-mails aux responsables pour vérifier les approbations.

Après l'automatisation :

• Distribution automatique des informations aux bonnes parties
• Le contrat est acheminé vers un gestionnaire chargé de l'approbation.
• Saisie autonome des données

Génération de contacts sans automatisation :

• Les commerciaux préparent manuellement l'accord final lorsqu'il s'agit de clôturer un nouveau compte. Ce processus en plusieurs étapes nécessite de se connecter à leur CRM, de copier les données du client et de les coller dans un document préformaté.
• Les représentants des ventes contactent le service comptable pour lui faire part des conditions du contrat. Une autre personne saisit ensuite les données pertinentes dans plusieurs champs différents.
• Les commerciaux envoient le contrat à leur supérieur pour approbation. Ils se rendent ensuite au service comptable pour créer des comptes clients en vue du traitement des paiements.
• Enfin, l'équipe de vente transmet les informations à l'équipe du service clientèle. L'équipe d'assistance a dû consacrer beaucoup de temps et d'efforts à cause d'un numéro de compte erroné. Elle a dû rechercher le compte de l'appelant.

Génération de contrats avec automatisation :

• En cliquant sur un bouton, un représentant commercial extrait des données dans un modèle pré-formaté pour créer un contrat.
• Cela déclenche une séquence de tâches qui s'exécutent en parallèle. Par exemple, un nouveau profil est automatiquement créé dans les logiciels de comptabilité et de service à la clientèle.
• Le contrat est automatiquement envoyé en haut de l'échelle d'approbation. Les gestionnaires peuvent approuver le contrat dans le corps d'un courriel sans quitter leur client de messagerie.
• Le système ajoute une étape pour alerter le gestionnaire de compte lorsque le client contacte le service clientèle. Il peut alors intervenir et traiter tout problème avec doigté.

En utilisant le BPA, les organisations ne se contentent pas de réduire le nombre d'étapes manuelles nécessaires à l'accomplissement des tâches. Elles intègrent également divers systèmes disparates pour former une machine bien connectée et hautement efficace.

Comment démarrer avec l'automatisation des processus d'entreprise

L'automatisation des processus d'entreprise peut s'avérer décourageante. Nous recommandons trois étapes : commencez par un seul processus, définissez votre logique d'entreprise et choisissez une plate-forme d'automatisation capable de répondre aux besoins de l'entreprise, non seulement telle qu'elle est, mais aussi au fur et à mesure de sa croissance.

Discutez avec l'un de nos experts en automatisation intelligente pour commencer votre parcours d'automatisation dès aujourd'hui.