Qu'est-ce que l'automatisation des processus d'entreprise (APB) ?

Que feriez-vous avec 2,5 heures de plus dans votre journée de travail ? Pour la plupart des gens, la question est inutile. "Trouver plus de temps" est un exploit presque impossible. Mais il existe une stratégie que les grands chefs d'entreprise utilisent pour remonter le temps et commencer à regagner les heures de productivité perdues. Entrez : l'automatisation des processus d'entreprise.

Dans une étude portant sur plus de 2 000 travailleurs, les chercheurs ont découvert que nous passons généralement plus de 142 minutes par jour à effectuer des tâches administratives, de la paperasse et à saisir des données. Nous sommes tellement occupés par ce travail que 90% d'entre nous n'ont pas le temps dans leur journée pour se concentrer sur des idées commerciales créatives. Et cela coûte cher aux organisations. La paperasserie s'accumule en pertes de plus de 534 milliards de dollars par an.

L'automatisation des processus d'entreprise nous permet de transférer à la technologie la responsabilité de ces tâches qui réduisent la productivité. Au lieu de gaspiller plus de 15 semaines par an à des activités banales et répétitives, nous pouvons faire appel à un logiciel pour les exécuter à notre place.

Qu'est-ce que l'automatisation des processus d'entreprise ?

L'automatisation des processus métier (BPA) est un moyen pour les organisations de rationaliser leurs processus de base de bout en bout par le biais d'une plateforme. Avec la BPA, les organisations peuvent réduire leur dépendance à l'égard de l'intervention humaine en automatisant une série de tâches répétitives. 

À mesure que les organisations se développent, le nombre de personnes, d'équipes, de services et de tâches à coordonner ne cesse d'augmenter. Le recours à l'exécution et au suivi manuels crée des goulots d'étranglement et laisse le champ libre à des erreurs mineures qui peuvent se transformer en obstacles désastreux. 

Par rapport à une simple plateforme de gestion des tâches, BPA vous aide à créer, contrôler et gérer des flux de travail complexes à l'échelle. Elle centralise tous les processus qui se déroulent dans votre organisation dans un seul portail.

Voici quelques tâches couramment automatisées dans un flux de travail :

• Approbations du marketing de contenu
• Embarquer les nouveaux employés ou quitter le personnel qui part.
• Examen des demandes de congés
• Préparation des contrats de vente
• Remplissage automatique des accords et autres documents avec les informations de votre CRM
• Remplir des feuilles de calcul
• Préparation des rapports
• Soumettre une requête à une base de données en ligne
• Validation des données
• Assignation des tâches

McKinsey cite l'automatisation comme un outil de transformation numérique clé, prêt à libérer le potentiel inexploité des membres les plus forts de votre équipe. En les libérant des tâches manuelles, ils peuvent se concentrer sur des activités plus génératrices de revenus qui favorisent la croissance de l'entreprise. En fait, les chercheurs de McKinsey prévoient que l'automatisation de tâches comme celles mentionnées ci-dessus peut permettre un gain de productivité de 20 à 25 % dans l'ensemble de votre organisation.

Comment ? En général, l'automatisation des processus d'entreprise aide les organisations :

• Accélérer les opérations quotidiennes
• Prendre plus rapidement des décisions en connaissance de cause
• Éliminer les goulets d'étranglement des processus
• Réduire les risques réglementaires 
• Éliminer les processus manuels ou sur papier

Compte tenu de ces avantages, il n'est pas surprenant que Gartner prévoie que 69 % des travaux de routine seront entièrement automatisés. travaux de routine seront entièrement automatisés d'ici 2024.

Comment fonctionne l'automatisation des processus d'entreprise ?      

L'APB se produit chaque fois qu'une organisation automatise un processus, mais les solutions de flux de travail ne sont pas créées de manière égale.

Le BPA permet à plusieurs applications de "parler" entre elles. Par exemple, un membre de l'équipe de marketing peut assembler quelques applications pour rationaliser certaines parties d'un flux de travail, comme l'ajout d'une nouvelle adresse électronique dans le CRM et dans une plateforme de marketing par courriel distincte. 

Une stratégie BPA efficace ne se limite pas à une poignée d'automatisations exécutant des tâches dispersées dans votre organisation. Il s'agit d'une initiative à l'échelle de l'entreprise qui étend les avantages de l'automatisation à chaque rôle et à chaque équipe. Lorsque 45 % des travailleurs déclarent qu'ils sont trop occupés par des tâches administratives pour effectuer les tâches pour lesquelles ils ont été embauchés, vous pouvez comprendre à quel point il est important d'accorder le pouvoir de l'automatisation à chaque employé.

Pour gérer un programme BPA à grande échelle, les organisations se tournent vers la gestion des processus d'affaires.

BPA contre BPM : Quelle est la différence ?

Pour mieux comprendre le BPA, examinons son cousin pas si lointain : la gestion des processus métier (BPM). Alors que le BPA fait référence à la numérisation et à l'automatisation d'une séquence de tâches, le BPM concerne la gestion et le suivi de ces flux de travail de bout en bout.

D'un point de vue logiciel, le BPA réalise l'automatisation. Une plateforme BPA offre l'architecture complète nécessaire à une organisation pour gérer systématiquement chaque processus qu'elle automatise. Elle aide à acheminer les tâches à travers les différents individus, départements et outils logiciels. Les plates-formes BPA vous donnent également la possibilité de suivre de manière cohérente leur progression à partir d'un point central. 

Une plateforme d'automatisation des processus doit être à faible codece qui signifie que des travailleurs de tous les niveaux de compétence peuvent la manipuler. En utilisant des applications de type glisser-déposer qui ressemblent plus à un tableau blanc qu'à un environnement de codage, les directeurs des ventes et les représentants du service clientèle peuvent collaborer à la conception du flux de travail. Ces "développeurs citoyens" peuvent facilement faire appel à des technologies avancées telles que l'automatisation des processus robotisés ou l'intelligence artificielle pour étendre l'automatisation au-delà des simples extractions de données. Également connues sous le nom d'automatisation des processus numériques, ces plateformes infusées d'IA :

• Connecter les systèmes existants à des logiciels tiers pour améliorer l'automatisation des processus
• Exploiter les intégrations d'IA tierces, l'apprentissage automatique et l'automatisation des processus robotiques (RPA) pour effectuer des tâches plus complexes comme la lecture et l'extraction d'informations de documents.
• Donner un sens aux données non structurées
• Apprendre et améliorer à partir de l'expérience
• Améliorer l'expérience des clients et des employés
• Réduire les coûts opérationnels et augmenter les revenus

L'automatisation des processus numériques injecte de l'IA dans tous vos systèmes afin de minimiser le traitement manuel des données. En utilisant des logiciels plus efficaces et rapides comme l'éclair pour effectuer ces tâches à la place, vous pouvez augmenter considérablement la vitesse de prise de décision et de traitement des informations au sein de votre organisation. 

L'automatisation des processus d'entreprise en action

Les commerciaux consacrent traditionnellement une part importante de leur journée de travail à des tâches administratives, qu'il s'agisse de compiler des rapports, de créer des listes ou de générer des contrats. Lorsque des détails fastidieux et manuels inondent leurs listes de tâches, les travailleurs ne consacrent que 25 % de leur temps à des activités à forte valeur ajoutée.. Examinons un scénario courant, la génération de contrats pour les équipes de vente, pour voir comment le BPA peut libérer un temps précieux.

Avant l'automatisation :

• Transfert manuel de l'information
• Saisie intensive de données
• Manœuvrer entre plusieurs applications
• Renvoi d'e-mails aux responsables pour vérifier les approbations.

Après l'automatisation :

• Distribution automatique des informations aux bonnes parties
• Le contrat est acheminé vers un responsable de l'approbation
• Saisie autonome des données

Génération de contacts sans automatisation :

• Les commerciaux préparent manuellement l'accord final lorsqu'il s'agit de clôturer un nouveau compte. Ce processus en plusieurs étapes nécessite de se connecter à leur CRM, de copier les données du client et de les coller dans un document préformaté.
• Les représentants des ventes contactent le service comptable pour lui faire part des conditions du contrat. Une autre personne saisit ensuite les données pertinentes dans plusieurs champs différents.
• Les commerciaux envoient le contrat à leur responsable pour approbation avant de retourner au service comptable, où ils créent les comptes nécessaires au traitement des paiements des clients.
• Enfin, l'équipe commerciale transmet les informations à l'équipe du service clientèle. Malheureusement, quelqu'un a mal saisi le numéro de compte, si bien que l'équipe de support passe beaucoup de temps et d'efforts à localiser son compte lorsqu'elle appelle pour une question.            

Génération de contrats avec automatisation :

• En cliquant sur un bouton, un représentant commercial extrait des données dans un modèle pré-formaté pour créer un contrat.
• Cela déclenche une séquence de tâches qui se déroulent en parallèle : un nouveau profil est automatiquement créé dans les logiciels de comptabilité et de service à la clientèle.
• Le contrat est automatiquement envoyé en haut de l'échelle d'approbation. Les gestionnaires peuvent approuver le contrat dans le corps d'un courriel sans quitter leur client de messagerie. 
• Le système ajoute aussi automatiquement une étape qui alerte le gestionnaire de compte si le client contacte le service clientèle. Il peut intervenir et traiter tout problème avec la plus grande attention. 

En utilisant le BPA, les organisations ne se contentent pas de réduire le nombre d'étapes manuelles nécessaires à l'accomplissement des tâches. Elles intègrent également divers systèmes disparates pour former une machine bien connectée et hautement efficace.

Comment démarrer avec l'automatisation des processus d'entreprise

Adopter l'automatisation des processus métier peut être décourageant. Pour donner le coup d'envoi de la transformation numérique, nous vous recommandons de suivre trois étapes : commencer petit à petit avec un seul processus, définir votre logique métier et choisir une plateforme d'automatisation capable de répondre aux besoins de l'entreprise non seulement telle qu'elle est, mais aussi telle qu'elle se développe.