Wir vergöttern die Präsenz der Technologie in allen Ecken und Winkeln unseres Alltags - und wenn wir mit einem Problem konfrontiert werden, kommt unser Leben zum Stillstand.
Niemand leidet mehr unter technologischem Kopfzerbrechen als Hochschulstudenten, die inzwischen an scharfe, flotte digitale Erlebnisse gewöhnt sind. Sie sind so technikaffin, dass sich die Studenten der Generation Z wahrscheinlich nicht einmal die Mühe machen, sich bei Schulen zu bewerben, deren Prozesse kompliziert aussehen.
Im Folgenden finden Sie sechs Bereiche, in denen Sie die Automatisierung nutzen können, um ansprechende Online-Erlebnisse zu schaffen, die die Zahl der Studenten an Ihrer Hochschule oder Universität erhöhen.
Wie ein erstklassiges Online-Erlebnis die Zahl der Studierenden erhöhen kann
Studierende investieren viel Vertrauen in ihre Schule - ganz zu schweigen von Zeit und Geld. Sie wollen das Gefühl haben, dass die Hochschule oder Universität ihrer Wahl diese Verantwortung ernst nimmt. Im Jahr 2022 wird die Art und Weise, wie Sie Ihre Website und Ihre Online-Prozesse verwalten, sowohl von aktuellen als auch von potenziellen Studierenden stark gewichtet.
- Eine Studie von DocuSign ergab, dass 79 % der Interessenten die Erfahrung einer Schule auf dem Campus anhand des Online-Bewerbungsverfahrens beurteilen.
- Fast 70 % der Bewerber gehen so weit, dass sie ihre erste Wahl der Universität zu überdenken wenn sie einen schwierigen Kontakt mit der Zulassungsstelle haben.
- Unattraktive Websites mit umständlichen Prozessen mindern die Attraktivität einer Schule. Satte 100 % der Studenten, die in einer Studie des Research in Higher Education Journal befragten Studenten gaben an, dass das Design der Website einer Universität einen großen Einfluss ihren Auswahlprozess.
Mühsame, schwerfällige Online-Prozesse können selbst das bemerkenswerteste Campusleben überschatten. Die Erfahrung, die Sie online anbieten, muss zu Ihrer hochwertigen Studentenerfahrung passen. Nehmen Sie die CUNY Law Schooleine Institution, die für ihre herausragenden Dienstleistungen für Studenten hoch angesehen ist. Durch die Automatisierung konnten zeitaufwändige Hin- und Herbewegungen und papierintensive Arbeitsabläufe vermieden werden. Die mehr als 10 Tage an Produktivität, die sie durch jeden modernisierten Arbeitsablauf zurückgewinnen konnten, gaben ihnen mehr Zeit, sich auf den Aufbau eines noch angeseheneren Studentenlebens zu konzentrieren.
Hier sind sechs Möglichkeiten Automatisierung und Digitalisierung können Ihre Schule dabei unterstützen, ihre Schüler besser zu betreuen und die Zahl der Einschreibungen zu erhöhen.
Steigern Sie die Zahl der Studienanfänger durch Automatisierung und Digitalisierung dieser 6 Schlüsselbereiche
Ihre Website sollte das gleiche Qualitätsniveau an Dienstleistungen bieten, das Studenten erhalten, wenn sie in der Schlange vor der Registratur, dem Amt für finanzielle Unterstützung oder der Zulassungsstelle stehen. Durch den Einsatz von Automatisierungs- und anderen digitalen Technologien können Sie diesen Service auch dann anbieten, wenn sich die Studierenden in ihrem Wohnheim auf dem Campus oder auf einer Auslandsreise befinden.
1. Zulassungen
Zulassungsanträge haben in den letzten zehn Jahren einen digitalen Wandel durchlaufen, wobei hochentwickelte CRM- und Online-Bewerbungsplattformen zum Einsatz kamen. Diese anfängliche Erfahrung weckt bei den Studenten die Erwartung, dass sie bei allen Interaktionen eine nahtlose und schnelle Antwort erhalten. Wenn die Bewerbung jedoch erst einmal im Gange ist und sie Abteilungen und andere Systeme durchlaufen müssen, ist die Erfahrung nicht mehr ganz so automatisiert, was dazu führt, dass sie von manuellen, langsamen Prozessen frustriert sind. Hier erfahren Sie, wie die Digitalisierung Ihre gesamten Zulassungsprozesse rationalisieren kann, um ein Online-Erlebnis zu schaffen, das die Studenten lieben werden:
- Umwandlung aller Formulare in ein Online-Erlebnis: Bieten Sie den Studierenden ein digitales Erlebnis für jeden Punkt der Informationssammlung. Das Zulassungserlebnis sollte nicht mit der Automatisierung beginnen und sich dann in manuellen Prozessen erschöpfen. Da Studenten mit ihren Smartphones leben, können Sie Formulare sogar in ein SMS-Erlebnis mit 2-Wege-Dialog verwandeln.
- Optimieren Sie diese Online-Formulare durch Hinzufügen von Workflows: Sobald ein Formular eingereicht wurde, leiten Sie es automatisch für Überprüfungen, Genehmigungen oder andere Aktionen an verschiedene Abteilungen und Systeme weiter. Senden Sie automatische E-Mails für Bestätigungen und Erinnerungen.
- Erfassen Sie Informationen per Smartphone: 9 von 10 Menschen auf der Welt haben ein Gerät zum Scannen von Dokumenten in der Tasche.-Die Hochschulen brauchen nur die richtige Technologie, um sie zu nutzen. Lassen Sie die Schüler ihr Smartphone nutzen, um Fotos von Dokumenten zu machen und sie direkt von ihrer Kamera in ein Formular hochzuladen.
Vor allem aber ermöglicht die Automatisierung den Studierenden einen Echtzeit-Einblick in den Bewerbungsprozess. A Automatisierung von Geschäftsprozessen Plattform bündelt alle Bewerbungsschritte in einem Portal. Jede Aufgabe ist wie ein Tor bei einem Skislalom - Sie wissen genau, wann eine Aufgabe abgeschlossen ist und welche als nächstes ansteht. Anstatt im Dunkeln zu tappen und zu hoffen, dass die Lehrkräfte der Schule wichtige Formulare erhalten haben, können Sie ihnen genau zeigen, wie ihre Bewerbung, die Prüfung von Studienleistungen oder die Aufnahme neuer Studenten den Prozess durchläuft.
2. Anträge auf vorübergehenden Aufenthalt und Versetzung
Studierende bezeichnen Überweisungsanträge als einen der frustrierendsten Prozesse im Hochschulbereich. Bei eingehenden Anträgen kann die Prüfung Wochen oder Monate dauern. Das kann dazu führen, dass sich ein Studierender nicht mehr für einen Kurs anmelden kann oder dass ihm nicht mehr die richtige Höhe der Studienbeihilfe gewährt wird. Und es kann sich auf die Entscheidung eines Bewerbers für ein Studium auswirken, wenn Sie nicht zu den Ersten gehören, die ihm die gewünschten Antworten liefern. Ein ineffizientes Verfahren zur Anrechnung von Studienleistungen kann die Wahrscheinlichkeit verringern, dass ein neuer Student sein Studium bei Ihnen beginnt. Studierende, die für Kurse, die sie an einer anderen Hochschule belegt haben, nur begrenzte Credits erhalten, sind 2,5 Mal weniger wahrscheinlich, dass sie an Ihrer Hochschule bleiben und einen Abschluss machen.
Verwandeln Sie Ihr Verfahren zur Beantragung von Übertritten und Quereinschreibungen in ein automatisiertes Verfahren. Auf diese Weise wissen die Studierenden immer, dass der Kurs, den sie woanders belegen, an Ihre Einrichtung zurückübertragen wird. Die Studenten reichen den Antrag online ein, die Genehmigungen werden automatisch an die entsprechenden Stellen weitergeleitet, und der Student wird per E-Mail über die Entscheidung informiert. Alle Vorgänge werden im System protokolliert, und bei Bedarf können über den Workflow Erinnerungen versandt werden.
Sobald die Abschriften bei Ihrer Einrichtung eingereicht sind, intelligente Dokumentenerfassung Technologie die Kurse aus der Abschrift in ein Formular übertragen, so dass ein Benutzer die Daten validieren und für eine Bewertung der Transferleistungen vorbereiten kann. Hier können Sie auch die Vorteile von maschinelles Lernen. Software-Engines lernen, unterschiedliche Transkriptformate zu lesen, wodurch sich der manuelle Aufwand für die Durchsicht der Dokumente verringert. Wenn Sie das System mit genügend Zeugnisformaten füttern, kann es lernen, Daten aus PDFs, Bildern und anderen unstrukturierten Dateitypen intelligent zu extrahieren.
Verwendung von Automatisierung von Geschäftsprozessenkönnen Sie mit Hilfe einer Geschäftsregel-Engine automatisch einen Abgleich mit den Kursen an Ihrer Einrichtung vornehmen. Ausnahmen oder nicht übereinstimmende Kurse können automatisch an die entsprechende akademische Abteilung zur Bewertung weitergeleitet werden. Schließen Sie Ihr Abonnement für ein Transfer-Evaluierungssystem an, um Kursbeschreibungen abzurufen und sie den Entscheidungsträgern der Fakultät in einem benutzerfreundlichen Format zur Verfügung zu stellen.
Sobald Sie eine Kursäquivalenz ermittelt haben, laden Sie sie in Ihre Äquivalenz-Datenbank damit die Systeme beim nächsten Mal unabhängig voneinander dieselbe Entscheidung treffen können. Dies verkürzt die Zeit, die Studierende auf eine Entscheidung warten müssen, verbessert Ihre Entscheidungsgenauigkeit und stärkt das Vertrauen der Studierenden in Ihre Einrichtung.
3. Anträge zur Kursverwaltung
Bei der Zusammenstellung Ihres akademischen Stundenplans für das Semester gibt es zahlreiche Variablen, die aufeinandertreffen können. Es ist unwahrscheinlich, dass der ursprünglich vorgeschlagene Stundenplan so bleibt, wie er ist - Sie brauchen wahrscheinlich eine Strategie für die Überprüfung von Änderungswünschen.
Anstatt Tabellenkalkulationen und Posteingangsordner zu verwenden, sollten Sie bei der Bearbeitung von Kursverwaltungsanfragen die Hilfe der Automatisierung in Anspruch nehmen. Sie können Anfragen für die Änderung von Raumzuweisungen, Zeitänderungen und das Hinzufügen von Abschnitten sammeln. Integrieren Sie Ihr Kursverwaltungssystem, um den Katalog automatisch zu aktualisieren, sobald ein Fakultätsmitglied die Änderung genehmigt hat.
4. Studentenregistrierung und -unterlagen
einrichten Geschäftsregeln damit die Systeme Änderungen an der Studentenregistrierung und den Datensätzen automatisch genehmigen oder ablehnen können.
- Anträge hinzufügen/absetzen: Jeder Antrag, der als fragwürdig erachtet wird, kann an ein Fakultätsmitglied zur weiteren Prüfung weitergeleitet werden. Eng integrierte Systeme können Studierende warnen, wenn die gewünschte Änderung mit einem anderen Kurs auf ihrem Stundenplan kollidiert oder wenn sie die Voraussetzungen für die Teilnahme an einem bestimmten Kurs nicht erfüllen.
- Einen Studiengang zu erklären oder zu ändern: Erlauben Sie Studierenden, ihr Haupt- oder Nebenfach zu wechseln oder zu deklarieren. Sie können Anforderungen festlegen, wie z. B. eine bestimmte Anzahl von Credits, oder die Studierenden auffordern, ihren vierteljährlichen Plan für den Studienabschluss hochzuladen oder auszufüllen. Jede Einreichung wird dann zur Überprüfung an den zuständigen Berater oder den Career Services-Berater weitergeleitet.
- Verspäteter Kursabbruch: Mithilfe der Automatisierung können Sie Regeln festlegen, um verspätete Anfragen abzulehnen oder sie an den zuständigen Mitarbeiter zur Bewertung weiterzuleiten.
- Von der Fakultät veranlasste Änderungen: Entwerfen Sie einen vollautomatischen Arbeitsablauf für die Bearbeitung von Notenänderungen oder Einsprüchen.
Mit diesen Automatisierungen können Sie die 20 % der Zeit, die Vollzeitmitglieder des Lehrkörpers derzeit für Verwaltungsaufgaben aufwenden, deutlich reduzieren. derzeit für Verwaltungsaufgaben aufwenden.
5. Umsetzung von Selbstbedienungsstrategien zur Steigerung der Schülerzahlen
Fügen Sie Ihren Studentenportalen Online-Formulare hinzu, die es authentifizierten Studenten ermöglichen, ihren Namen und ihre Pronomen zu ändern, ihre biografischen/demografischen Daten zu aktualisieren und andere Anfragen im Rahmen einer Selbstbedienungsstrategie zu stellen. Erlauben Sie ihnen, unterstützende Dokumente von ihrem Telefon aus hochzuladen. Änderungsanträge werden zur Überprüfung und Genehmigung an die zuständige Abteilung weitergeleitet, bevor die Änderung im System übernommen wird.
So können Ihre Schüler und Studenten ganz einfach von ihrem Platz aus Änderungen vornehmen, wenn sie dazu bereit sind. Es entlastet Ihr Büro von Warteschlangen, Telefonanrufen, E-Mails und vielem mehr.
6. Alltägliche Anfragen
Wiederholte Arbeiten und Unterbrechungen können bis zu 50% der Zeit jeden Tag. Wenn man sich einmal verirrt hat, kann es 23 Minuten und 15 Sekunden dauern, bis man sich wieder auf die ursprüngliche Aufgabe konzentrieren kann. Eine Abteilung, die für diese Zeitverluste besonders anfällig ist, ist die IT-Abteilung - sie muss ständig einfache Anfragen nach WiFi-Anmeldedaten beantworten und verlorene Passwörter wiederherstellen. Die Automatisierung kann die Last dieser kleinen Anfragen übernehmen und die Arbeit erledigen, ohne die Mitarbeiter abzulenken. So hat Ihr IT-Team mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Entwicklung von Online-Erlebnissen, die für Studenten attraktiv sind und die Anmeldezahlen in die Höhe treiben.
Eine lohnende Erfahrung für Studierende ist einer der wertvollsten Wettbewerbsvorteile für moderne Universitäten. Die Studierenden erwarten von den Hochschulen, dass sie sie auf die Zukunft vorbereiten, und Sie können mit modernen, vorausschauenden Prozessen beweisen, dass Sie zu den Spitzenreitern gehören.
