5 façons de dégager un retour sur investissement grâce à la gestion des processus d'entreprise
Si votre entreprise fait partie de celles qui cherchent à obtenir de meilleurs rendements grâce à la gestion des processus métier (BPM), vous n'êtes pas seul. Avec près d'un quart des organisations ont mis en place des outils d'exploration des processus - et 29 % envisagent d'utiliser cette technologie - les entreprises cherchent peut-être à obtenir un meilleur retour sur investissement (ROI).
Vous avez peut-être constaté que les rendements de votre BPM sont difficiles à mesurer. Souvent, les équipes se fixent sur l'optimisation avant de connaître tous les tenants et aboutissants de leurs processus. Ce qui est troublant, c'est que la direction peut trouver que cela prouve un manque de rendement, ce qui l'amène à se détourner de la gestion des processus pour se tourner vers d'autres efforts.
Si votre organisation ne connaît pas l'état réel de ses processus, vous pourriez négliger les avantages immédiats qu'il y aurait à apprendre exactement ce qui est fait dans vos processus - et ce qui ne l'est pas. Après tout, vous ne pouvez pas "optimiser" ce dont vous n'avez pas conscience.
Découvrons comment l'exploration et la découverte des processus ajoutent de la transparence à votre BPM pour offrir une valeur ajoutée de premier ordre.
1. Apprenez vos processus "tels quels" sans préjugés.
Une gestion réussie des processus d'entreprise commence par une nouvelle prise de connaissance des flux de travail de votre organisation. L'exploration des processus vous permet de puiser dans vos systèmes d'entreprise numériques pour révéler automatiquement un journal impartial des éléments suivants quand et quoi ce qui se passe dans vos processus.
Vous pouvez avoir des hypothèses sur le fonctionnement d'un processus donné - pour découvrir ensuite des zones d'ombre où les employés s'engagent différemment. Pour lutter contre cela, vous avez besoin d'un regard honnête, basé sur les faits, pour voir exactement ce qui se passe et ce qui ne se passe pas.
Heureusement, l'exploration de processus extrait de vos systèmes existants les données nécessaires pour construire un historique réel de vos flux de travail. De nombreuses entreprises complètent ces données par des entretiens avec le personnel et d'autres méthodes de collecte d'informations afin de dresser un tableau précis et fidèle à la réalité de vos processus "tels quels".
Opportunité de retour sur investissement : Sans les angles morts de la partialité, votre équipe peut voir la fréquence des résultats non idéaux - et les utiliser comme des pistes factuelles pour approuver la résolution de problèmes plus profonds dans les flux de travail de votre organisation.
Par exemple, le processus d'accueil de votre banque peut passer des tonnes de temps à répondre à des questions de base. Cependant, l'exploration des processus peut révéler exactement la fréquence à laquelle votre équipe envoie ces e-mails d'assistance redondants.
Vous pourriez présenter ces données à la haute direction afin d'inciter à la création d'un portail de connaissances de support en ligne à fort ROI. Prouvez à la direction que ce temps perdu pourrait permettre d'économiser des coûts - en réduisant les besoins en personnel ou en consacrant davantage de temps et d'attention aux dossiers des clients à forte valeur ajoutée.
2. Révéler les contournements et les irrégularités non découverts dans vos processus
Où le processus d'exploitation minière a-t-il été découvert ? ce que ce qui se passe dans vos processus numériques du monde réel, découverte de processus donne un contexte pour comment cela se produit.
Votre liste d'événements d'interaction avec le système peut ne pas suffire pour déterminer si les processus se déroulent comme prévu. Souvent, vous devrez comprendre comment quelqu'un navigue dans un système donné pour arriver au résultat.
Par exemple, si les comptes fournisseurs saisissent les détails d'une facture dans un système, l'exploration minière suivra chaque fois que cela se produit et vous dira quand cela s'est produit. La découverte des processus peut aller plus loin en enregistrant chaque clic de souris et chaque frappe de touche dans vos systèmes d'entreprise qui mènent à la saisie de chaque facture.
Opportunité de retour sur investissement : Apprenez automatiquement comment le personnel s'écarte de vos processus idéaux afin de découvrir et de traiter les problèmes rares et coûteux qui pourraient passer sous votre radar.
Plutôt que de penser "exploration de processus ou découverte de processus"envisagez d'utiliser les deux en tandem. Tracer le fil entre les événements du système conduit inévitablement à une meilleure compréhension de la façon dont votre personnel accomplit ses cycles de travail. Vous pouvez savoir quand un résultat ne se produit pas assez souvent, mais aussi quand les étapes intermédiaires peuvent varier ou être omises.
3. Nettoyez et contrôlez facilement vos processus pour en assurer la conformité.
Lorsque vous organisez vos opérations, vous leur donnez la structure que les organismes de réglementation attendent. La conformité est le résultat de flux de travail propres et documentés.
Les équipes non conformes cherchent souvent à se préparer aux audits en période de crise plutôt que de l'intégrer dans leur travail. Le fait que votre personnel soit frénétique, épuisé et à court de temps n'est pas un état conscient des coûts. Pourtant, les contrôles de conformité prévisibles peuvent ne pas apparaître sur le radar de votre entreprise jusqu'à ce qu'il devienne impossible de les ignorer.
La gestion des processus d'entreprise transforme la réflexion sur la conformité en un travail de fond pour votre activité quotidienne. De nombreuses équipes se conforment plus facilement lorsqu'elles mettent en lumière les rouages cachés de leurs processus et huilent l'imprévisibilité du travail. Il est plus facile de garder vos processus bien tracés et prévisibles lorsque vous disposez d'un système pour y parvenir.
Opportunité de retour sur investissement : Éliminez la crainte des amendes pour non-conformité et la mauvaise réputation de votre entreprise.
Le tissu d'une entreprise conforme dépend de la connaissance de la manière dont chaque partie de chaque processus s'articule. Les pénalités et l'image négative de l'entreprise peuvent anéantir le dur labeur de votre équipe, mais elles peuvent être évitées. Enregistrez toutes vos activités sans travail supplémentaire, et vous serez bien plus près d'un reporting transparent, même dans les secteurs intensément réglementés.
4. Réduire le coût des risques cachés pour une meilleure résilience
La qualité dépend de la prévisibilité, tout comme la conformité. La gestion des risques tient compte des fluctuations de la qualité pour établir un rythme fiable sur le lieu de travail. Lorsque l'inévitable perturbation surviendra, vous voudrez être sûr d'être prêt à en limiter l'impact autant que possible.
Prévoir votre risque nécessite une pleine conscience de ce que vous pouvez contrôler. Ce degré de visibilité est difficile à conserver lorsque les équipes sont réparties dans le monde entier. Naturellement, ce sont les problèmes ponctuels et irréguliers qui ne sont détectés que lorsqu'ils sont trop coûteux pour être ignorés.
Une gestion efficace des processus d'entreprise vous permet de changer de perspective à la volée pour trouver les points précis de fluctuation. Pour ces problèmes de qualité peu fréquents que vous pouvez facilement négliger, l'exploration et la découverte des processus permettent à votre BPM de rendre vos flux de travail cohérents.
Opportunité de retour sur investissement : Protégez votre budget contre les urgences en réalisant des économies grâce à des flux de travail plus stables. Le BPM simplifie votre mission de repérage et de réparation des pertes de valeur pour une résilience à long terme.
Attendre de mesurer les coûts de la qualité après un incident vous place dans une situation vulnérable. Réfléchissez plutôt à ce que les flux de travail instables vous coûtent si vous ne vous améliorez pas. Les coûts économisés vous aideront grandement à rester solide pendant les plus grandes perturbations.
5. Devenir agile en standardisant pour une meilleure automatisation
Le BPM est souvent utilisé comme un moyen d'améliorer l'automatisation en transformant les processus manuels en modèles adaptés aux robots. Les processus normalisés sont essentiels pour que votre automatisation reste alignée sur les résultats souhaités, en maintenant les flux de travail prévisibles et évolutifs.
Cependant, une fois encore, il n'est pas facile d'obtenir des processus prévisibles lorsque l'on ne voit pas les variantes. En négligeant les inconnues, vous laissez dans l'ombre des pans entiers de vos flux de travail, y compris ceux qui devraient être connectés à votre automatisation. Pire, il se peut que vous incluiez des solutions patchwork spécifiques à votre site qui freinent votre progression.
Permettre une meilleure gestion des processus métier grâce à l'exploration et à la découverte des processus, chaque étape, tâche et méthode est exposée. Vous pouvez trouver les voies d'accès les plus fiables à vos solutions et les rendre incontournables sur tous les sites.
Potentiel de retour sur investissement : Définissez des normes de processus pour automatiser et faire évoluer vos opérations avec plus d'agilité. Les processus normalisés vous donnent les bases nécessaires pour étendre ou réduire l'automatisation selon les besoins.
Votre vision de l'automatisation peut être très différente de celle des autres équipes et départements de votre organisation. Dans le climat économique actuel, la direction peut viser quelques efforts pilotes avant de se développer. D'autres peuvent viser une transformation numérique complète en plusieurs phases. Le contexte de l'exploitation minière et de la découverte de processus soutient l'uniformisation de votre entreprise pour permettre cette hiérarchisation flexible.
Exploiter le potentiel de retour sur investissement de la gestion des processus d'entreprise
En résumé, le temps et l'argent économisés grâce à une meilleure visibilité permettent de prendre en charge la gestion des processus d'entreprise ROI de la gestion des processus d'entreprise. L'exploration et la découverte de processus permettent d'obtenir une image complète de vos processus pour vous aider à prendre des décisions :
- Qu'est-ce qui doit être optimisé ?
- Comment s'améliorer ?
- Quels sont les retours à attendre ?
En fin de compte, la visibilité révèle tous vos processus et leur exécution dans le monde réel - en rassemblant toutes les parties connues, inconnues et variantes pour une meilleure optimisation et automatisation. Avec un logiciel intelligent de gestion des processus métier (iBPMS) comme ProcessMaker, vous disposerez d'une plateforme prête à l'emploi pour vous aider à explorer les outils d'exploration et de découverte.
