Si su organización se encuentra entre las que aspiran a obtener mejores rendimientos mediante la gestión de procesos empresariales (BPM), no está solo. En aproximadamente una cuarta parte de las organizaciones que aplican herramientas de minería de procesos en todo el mundo, y un 29% que está estudiando la posibilidad de utilizar esta tecnología, las organizaciones pueden estar buscando un mejor retorno de la inversión (ROI).
Es posible que se haya dado cuenta de que los rendimientos de su BPM son difíciles de medir. A menudo, los equipos pueden fijarse en la optimización antes de conocer todos los pormenores de sus procesos. Lo más preocupante es que la dirección puede considerar que esto demuestra una falta de rendimiento, lo que les lleva a apartarse de la gestión de procesos y a realizar esfuerzos alternativos.
Si su organización no conoce el estado real de sus procesos, podría estar pasando por alto los beneficios inmediatos de saber exactamente lo que se hace en sus procesos, y lo que no se hace. Después de todo, no se puede "optimizar" lo que no se conoce.
Desgranemos cómo la minería de procesos y el descubrimiento de procesos añaden transparencia a su BPM para ofrecer un valor de siguiente nivel.
1. Aprenda sus procesos "tal cual" sin el sesgo
El éxito de la gestión de los procesos empresariales empieza por conocer de nuevo los flujos de trabajo de su organización. La minería de procesos le permite acceder a sus sistemas empresariales digitales para revelar automáticamente un registro imparcial de cuando y qué ocurre en sus procesos.
Es posible que tenga suposiciones sobre el funcionamiento de un determinado proceso y que descubra zonas grises en las que los empleados participan de forma diferente. Para combatir esto, necesitas una lente honesta y basada en hechos para ver exactamente lo que sucede y lo que no sucede.
Afortunadamente, la minería de procesos extrae de sus sistemas existentes los datos necesarios para construir un historial real de sus flujos de trabajo. Muchas empresas complementan estos datos con entrevistas al personal y otros métodos de recopilación de información para construir una imagen precisa y fiel a la realidad de sus procesos "tal cual".
Oportunidad de retorno de la inversión: Sin los puntos ciegos de la parcialidad, su equipo puede ver la frecuencia de los resultados no ideales, y utilizarlos como migas de pan para respaldar la solución de problemas más profundos en los flujos de trabajo de su organización.
Por ejemplo, el proceso de incorporación de su banco puede dedicar mucho tiempo a responder a preguntas básicas. Sin embargo, la minería de procesos puede revelar exactamente la frecuencia con la que su equipo envía esos correos electrónicos de soporte redundantes.
Podría presentar estos datos a la alta dirección para impulsar la creación de un portal de conocimientos de soporte en línea de alto ROI. Demuestre a la dirección que este tiempo perdido podría suponer un ahorro de costes, mediante la reducción de las necesidades de personal o incluso más tiempo y atención a los casos de clientes de alto valor.
2. Revelar soluciones e irregularidades no descubiertas en sus procesos
Donde la minería de procesos descubrió lo que ocurre en sus procesos digitales del mundo real, el descubrimiento de procesos proporciona el contexto para cómo ocurre.
Su lista de eventos de interacción con el sistema puede no ser suficiente para decidir si los procesos se están ejecutando según lo previsto. A menudo, es necesario entender cómo alguien navega por un sistema determinado para llegar al resultado.
Por ejemplo, si las cuentas por pagar introducen los detalles de las facturas en un sistema, la minería rastreará cada vez que ocurra y le dirá cuándo ocurrió. El descubrimiento de procesos puede ir más allá y registrar cada clic del ratón y cada pulsación del teclado en los sistemas de su empresa que conducen a la entrada de cada factura.
Oportunidad de retorno de la inversión: Aprenda automáticamente cómo se desvía el personal de sus procesos ideales para descubrir y abordar problemas poco frecuentes y de alto coste que podrían pasar desapercibidos.
En lugar de pensar en "minería de procesos frente a descubrimiento de procesos"considere la posibilidad de utilizar ambas cosas a la vez. Rastrear el hilo entre los eventos del sistema conduce inevitablemente a una mejor comprensión de cómo su personal completa sus ciclos de flujo de trabajo. Puede rastrear cuando un resultado no se produce con la suficiente frecuencia, pero también cuando los pasos intermedios pueden variar o ser omitidos.
3. Limpie y supervise fácilmente sus procesos para cumplir con la normativa
Cuando organiza sus operaciones, les da la estructura que esperan los organismos reguladores. El cumplimiento de la normativa es el resultado de unos flujos de trabajo limpios y documentados.
Los equipos que no cumplen las normas suelen buscar la preparación para la auditoría en tiempo de crisis en lugar de incorporarla a su trabajo. Estar frenético, agotado y con poco tiempo no es un estado de conciencia de costos para su personal. Sin embargo, es posible que los controles de cumplimiento predecibles no aparezcan en el radar de su empresa hasta que sea imposible ignorarlos.
La gestión de procesos empresariales convierte la idea tardía del cumplimiento en la base de su negocio diario. Muchos equipos cumplen más fácilmente cuando iluminan los engranajes ocultos de sus procesos y engrasan la imprevisibilidad del trabajo. Mantener los procesos bien trazados y predecibles es más fácil cuando se dispone de un sistema que lo hace posible.
Oportunidad de retorno de la inversión: Elimine el miedo a las multas por incumplimiento y la mala reputación de su empresa.
El tejido de una empresa que cumple las normas depende de que se sepa cómo se integra cada parte de cada proceso. Las sanciones y la imagen negativa de la empresa pueden echar por tierra el duro trabajo de su equipo, pero pueden evitarse. Registre todas sus actividades sin ningún tipo de trabajo adicional, y estará mucho más cerca de obtener informes sin fisuras, incluso en sectores intensamente regulados.
4. Reducir el coste de los riesgos ocultos para mejorar la resistencia
La calidad depende de la previsibilidad, al igual que el cumplimiento. La gestión de riesgos tiene en cuenta las fluctuaciones de la calidad para establecer un ritmo fiable en el lugar de trabajo. Cuando se produzcan las inevitables interrupciones, querrá estar seguro de que está preparado para que tengan el menor impacto posible.
La previsión del riesgo requiere una plena conciencia de lo que se puede controlar. Este grado de visibilidad es difícil de mantener cuando los equipos están distribuidos globalmente. Naturalmente, son los problemas irregulares y puntuales los que no se detectan hasta que son demasiado costosos para ignorarlos.
Una gestión eficaz de los procesos empresariales le permite cambiar de perspectiva sobre la marcha para encontrar puntos precisos de fluctuación. Para esos problemas de calidad poco frecuentes que puede pasar por alto fácilmente, la minería de procesos y el descubrimiento dan a su BPM para conseguir que sus flujos de trabajo sean consistentes.
Oportunidad de retorno de la inversión: Acompañe su presupuesto contra las emergencias con ahorros de costes a través de flujos de trabajo más estables. El BPM simplifica su misión de detectar y reparar cualquier pérdida de valor para una resiliencia a largo plazo.
Esperar a medir los costes de calidad después de un incidente le sitúa en un lugar vulnerable. En su lugar, considere si está mirando lo que le cuestan los flujos de trabajo inestables si no mejora. Los costes ahorrados contribuyen en gran medida a mantener la solidez durante los mayores trastornos.
5. Agilizar mediante la estandarización para una mejor automatización
El BPM se utiliza a menudo como un vehículo para mejorar la automatización, esculpiendo los procesos manuales en modelos aptos para los robots. Los procesos estandarizados son fundamentales para mantener la automatización alineada con los resultados deseados al mantener los flujos de trabajo predecibles y escalables.
Sin embargo, una vez más, los procesos predecibles no son fáciles de lograr cuando no se pueden ver las variantes. Pasar por alto cualquier incógnita deja en la sombra trozos de sus flujos de trabajo, incluidos los que deberían estar conectados a su automatización. Y lo que es peor, es posible que incluya soluciones de parcheo específicas para cada sitio que frenan su progreso.
Permitir una mejor gestión de los procesos empresariales a través de la minería y el descubrimiento de procesos deja al descubierto cada paso, tarea y método. Puede encontrar las rutas más fiables para sus soluciones y hacer que estas sean las más utilizadas en todos los sitios.
Potencial de retorno de la inversión: Establezca estándares de procesos para automatizar y escalar sus operaciones con mayor agilidad. Los procesos estandarizados le proporcionan la base para ampliar o reducir la automatización según sea necesario.
Su visión de la automatización puede ser muy diferente de la de otros equipos y departamentos de su organización. En el clima económico actual, la dirección puede aspirar a realizar algunos esfuerzos piloto antes de crecer. Otros pueden tener como objetivo una transformación digital completa en varias fases. El contexto de la minería y el descubrimiento de procesos apoya la uniformización de su negocio para permitir esta priorización flexible.
Aprovechar el potencial de retorno de la inversión de la gestión de procesos empresariales
En resumen, el tiempo y el dinero que se ahorra con una mayor visibilidad hacen que su gestión de procesos empresariales ROI más allá. La minería de procesos y el descubrimiento desvelan la imagen completa de sus procesos para ayudarle a decidir:
- ¿Qué hay que optimizar?
- ¿Cómo mejorar?
- ¿Qué rendimientos cabe esperar?
En última instancia, la visibilidad revela todos sus procesos y su ejecución en el mundo real, reuniendo todas las partes conocidas, desconocidas y variantes para una mejor optimización y automatización. Con un software inteligente de gestión de procesos de negocio (iBPMS) como ProcessMaker, tendrá una plataforma lista para ayudarle a explorar las herramientas de minería y descubrimiento.