5 Wege zur Erschließung des ROI mit Geschäftsprozessmanagement

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Wenn Ihr Unternehmen zu denjenigen gehört, die eine bessere Rendite durch Geschäftsprozessmanagement (BPM) anstreben, sind Sie nicht allein. Mit Etwa ein Viertel der Unternehmen weltweit Process-Mining-Tools implementieren - und 29 % den Einsatz dieser Technologie in Erwägung ziehen - suchen Unternehmen möglicherweise nach einem besseren Return-on-Investment (ROI).

Vielleicht haben Sie festgestellt, dass Ihre BPM-Erträge schwer zu messen sind. Oftmals konzentrieren sich die Teams auf die Optimierung, bevor sie ihre Prozesse in- und auswendig kennen. Beunruhigend ist, dass die Geschäftsleitung dies als Beweis für mangelnde Rentabilität ansieht, was sie dazu veranlasst, sich vom Prozessmanagement abzuwenden und andere Maßnahmen zu ergreifen. 

Wenn Ihr Unternehmen den tatsächlichen Zustand seiner Prozesse nicht kennt, könnten Sie die unmittelbaren Vorteile übersehen, die sich daraus ergeben, dass Sie genau wissen, was in Ihren Prozessen getan wird - und was nicht getan wird. Schließlich kann man nicht "optimieren", was man nicht kennt. 

Lassen Sie uns herausfinden, wie Process Mining und Process Discovery Ihrem BPM zu mehr Transparenz verhelfen, um einen höheren Wert zu erzielen.

1. Lernen Sie Ihre "Ist"-Prozesse ohne Voreingenommenheit

Erfolgreiches Geschäftsprozessmanagement beginnt damit, sich mit den Arbeitsabläufen in Ihrem Unternehmen vertraut zu machen. Prozessanalyse können Sie Ihre digitalen Geschäftssysteme anzapfen, um automatisch ein unverfälschtes Protokoll darüber zu erstellen wann und was was in Ihren Prozessen passiert.

Sie haben vielleicht Annahmen darüber, wie ein bestimmter Prozess funktioniert - nur um dann festzustellen, dass es Grauzonen gibt, in denen sich die Mitarbeiter unterschiedlich engagieren. Um dem entgegenzuwirken, brauchen Sie eine ehrliche, faktenbasierte Sichtweise, um genau zu sehen, was passiert und was nicht.

Glücklicherweise werden beim Process Mining die vorhandenen Systeme genutzt, die bereits über die erforderlichen Daten verfügen, um ein realistisches Bild Ihrer Arbeitsabläufe zu erstellen. Viele Unternehmen ergänzen diese Daten durch Mitarbeiterbefragungen und andere Methoden der Informationsbeschaffung, um ein genaues, realitätsgetreues Bild Ihrer Prozesse "wie sie sind" zu erstellen. 

ROI-Möglichkeit: Ohne die blinden Flecken der Voreingenommenheit kann Ihr Team die Häufigkeit von nicht idealen Ergebnissen erkennen - und sie als faktische Anhaltspunkte nutzen, um die Behebung tiefer liegender Probleme in den Arbeitsabläufen Ihres Unternehmens zu unterstützen.

Zum Beispiel kann der Onboarding-Prozess Ihrer Bank viel Zeit mit der Beantwortung grundlegender Fragen verbringen. Die Prozessanalyse kann jedoch genau aufzeigen, wie oft Ihr Team diese überflüssigen Support-E-Mails verschickt.

Sie könnten diese Daten der oberen Führungsebene vorlegen, um auf die Einrichtung eines Online-Support-Wissensportals mit hohem ROI hinzuwirken. Weisen Sie der Geschäftsleitung nach, dass diese verlorene Zeit in Kosteneinsparungen umgewandelt werden kann - durch geringeren Personalbedarf oder mehr Zeit und Aufmerksamkeit für hochwertige Kundenfälle.

2. Unentdeckte Umgehungsmöglichkeiten und Unregelmäßigkeiten in Ihren Prozessen aufdecken

Wo Process Mining aufgedeckt wurde was was in Ihren realen digitalen Prozessen passiert, Prozessentdeckung einen Kontext für wie wie es geschieht.

Die von Ihnen erstellte Liste von Systeminteraktionsereignissen reicht möglicherweise nicht aus, um zu entscheiden, ob Prozesse wie vorgesehen ablaufen. Oft müssen Sie verstehen, wie jemand durch ein bestimmtes System navigiert, um zu einem Ergebnis zu kommen.

Wenn z. B. die Kreditorenbuchhaltung Rechnungsdetails in ein System eingibt, wird Mining jedes Mal aufzeichnen, wenn dies geschieht, und Ihnen sagen, wann dies geschehen ist. Die Prozessermittlung kann noch weiter gehen und jeden Mausklick und Tastenanschlag in Ihren Geschäftssystemen protokollieren, der zur Eingabe einer Rechnung führt.

ROI-Möglichkeit: Sie erfahren automatisch, inwieweit die Mitarbeiter von Ihren idealen Prozessen abweichen, und können so seltene, kostenintensive Probleme aufdecken und beheben, die unter Ihrem Radar bleiben könnten.

Anstatt zu denken "Process Mining vs. Process Discovery" zu denken, sollten Sie beides zusammen verwenden. Die Verfolgung des Fadens zwischen den Systemereignissen führt unweigerlich zu einem besseren Verständnis dafür, wie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitsabläufe abschließen. Sie können verfolgen, wann ein Ergebnis nicht oft genug auftritt, aber auch, wann Zwischenschritte variieren oder ausgelassen werden.

3. Einfaches Bereinigen und Überwachen Ihrer Prozesse zur Einhaltung der Vorschriften

Wenn Sie Ihre Abläufe organisieren, geben Sie ihnen die Struktur, die die Aufsichtsbehörden erwarten. Die Einhaltung der Vorschriften ist das Ergebnis von sauberen, dokumentierten Arbeitsabläufen.

Teams, die die Vorschriften nicht einhalten, versuchen oft, sich erst in der heißen Phase auf die Prüfung vorzubereiten, anstatt dies in ihre Arbeit einzubauen. Hektik, Erschöpfung und Zeitknappheit sind für Ihre Mitarbeiter kein kostenbewusster Zustand. Dennoch werden vorhersehbare Compliance-Prüfungen möglicherweise erst dann auf dem Radar Ihres Unternehmens erscheinen, wenn sie nicht mehr zu ignorieren sind.

Management von Geschäftsprozessen macht aus dem nachträglichen Gedanken an die Einhaltung von Vorschriften die Grundlage für Ihr Tagesgeschäft. Vielen Teams fällt es leichter, die Vorschriften einzuhalten, wenn sie die versteckten Mechanismen ihrer Prozesse beleuchten und die Unvorhersehbarkeit aus der Arbeit nehmen. Wenn Sie ein System haben, mit dem Sie Ihre Prozesse gut verfolgen und vorhersehbar gestalten können, wird es einfacher.

ROI-Chance: Beseitigen Sie die Angst vor Bußgeldern wegen Nichteinhaltung von Vorschriften und vor einem schlechten Ruf Ihres Unternehmens.

Das Gefüge eines vorschriftsmäßigen Unternehmens hängt davon ab, dass man weiß, wie jeder Teil jedes Prozesses zusammenhängt. Strafen und ein negatives Unternehmensimage können die harte Arbeit Ihres Teams zunichte machen, aber sie können vermieden werden. Wenn Sie alle Ihre Aktivitäten ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand protokollieren, sind Sie der nahtlosen Berichterstattung ein gutes Stück näher gekommen - selbst in stark regulierten Branchen.

4. Verringerung der Kosten versteckter Risiken für mehr Widerstandsfähigkeit

Die Qualität hängt von der Vorhersehbarkeit ab, ebenso wie die Einhaltung der Vorschriften. Das Risikomanagement trägt schwankender Qualität Rechnung, um einen zuverlässigen Rhythmus am Arbeitsplatz zu schaffen. Wenn die unvermeidliche Störung eintritt, sollten Sie sicher sein, dass Sie darauf vorbereitet sind, sie so gering wie möglich zu halten.

Eine Risikovorhersage erfordert ein umfassendes Bewusstsein dafür, was Sie kontrollieren können. Dieser Grad an Transparenz ist schwer zu halten, wenn die Teams weltweit verteilt sind. Natürlich sind es die punktuellen, unregelmäßigen Probleme, die erst erkannt werden, wenn sie zu kostspielig sind, um sie zu ignorieren. 

Effizientes Management von Geschäftsprozessen versetzt Sie in die Lage, spontan die Perspektive zu wechseln, um präzise Schwankungspunkte zu finden. Bei den seltenen Qualitätsproblemen, die Sie leicht übersehen können, helfen Ihnen Process Mining und Discovery, Ihre Arbeitsabläufe zu vereinheitlichen.

ROI-Möglichkeit: Polstern Sie Ihr Budget für Notfälle mit Kosteneinsparungen durch stabilere Arbeitsabläufe. BPM vereinfacht Ihre Aufgabe, Wertverluste aufzuspüren und zu beheben, um langfristig stabil zu bleiben.

Wenn Sie mit der Messung der Qualitätskosten nach einem Zwischenfall warten, befinden Sie sich in einer prekären Lage. Überlegen Sie stattdessen, was instabile Arbeitsabläufe Sie kosten, wenn Sie sie nicht verbessern. Die eingesparten Kosten tragen wesentlich dazu bei, dass Sie auch bei den größten Störungen stabil bleiben.

5. Agilität durch Standardisierung für bessere Automatisierung

BPM wird oft als Mittel zur besseren Automatisierung eingesetzt, indem manuelle Prozesse in bot-freundliche Modelle umgewandelt werden. Standardisierte Prozesse sind ausschlaggebend dafür, dass Ihre Automatisierung mit den gewünschten Ergebnissen übereinstimmt, da die Arbeitsabläufe vorhersehbar und skalierbar bleiben.

Vorhersehbare Prozesse sind jedoch auch hier nicht leicht zu erreichen, wenn man die Varianten nicht sieht. Wenn Sie Unbekanntes übersehen, bleiben Teile Ihrer Arbeitsabläufe im Dunkeln, auch solche, die in Ihre Automatisierung eingebunden werden sollten. Schlimmer noch, Sie könnten standortspezifische Patchwork-Lösungen einbauen, die Ihren Fortschritt aufhalten.

Bessere Verwaltung von Geschäftsprozessen durch Mining und Prozesserkennung lässt jeden Schritt, jede Aufgabe und jede Methode offen. Sie können die zuverlässigsten Wege zu Ihren Lösungen finden und diese standortübergreifend zur Verfügung stellen.

ROI-Potenzial: Legen Sie Prozessstandards fest, um Ihre Abläufe zu automatisieren und flexibler zu gestalten. Standardisierte Prozesse bieten Ihnen die Grundlage, um die Automatisierung je nach Bedarf zu erweitern oder zu reduzieren.

Ihre Vorstellungen von der Automatisierung können sich von denen anderer Teams und Abteilungen in Ihrem Unternehmen stark unterscheiden. In der heutigen Wirtschaftslage strebt das Management vielleicht erst einige Pilotprojekte an, bevor es expandiert. Andere wiederum streben eine vollständige, mehrstufige digitale Transformation an. Der Kontext von Mining und Process Discovery unterstützt Sie dabei, Ihr Unternehmen zu vereinheitlichen, um diese flexible Priorisierung zu ermöglichen.

Ausschöpfung des ROI-Potenzials des Geschäftsprozessmanagements

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Zeit- und Geldersparnis durch die verbesserte Transparenz Ihrer Geschäftsprozessmanagement ROI weiter. Process Mining und Discovery liefern Ihnen ein vollständiges Bild Ihrer Prozesse und helfen Ihnen bei der Entscheidungsfindung:

  • Was sollte optimiert werden?
  • Wie kann man sich verbessern?
  • Welche Erträge sind zu erwarten?

Letztendlich zeigt die Transparenz alle Ihre Prozesse und deren reale Ausführung auf - und sammelt alle bekannten, unbekannten und abweichenden Teile für eine bessere Optimierung und Automatisierung. Mit einer intelligenten Business Process Management Software (iBPMS) wie ProcessMaker verfügen Sie über eine fertige Plattform, die Sie bei der Erforschung von Mining- und Discovery-Tools unterstützt.

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