5 erreurs courantes que les entreprises commettent avec les logiciels de BPM
Gestion des processus d'affaires ou Logiciel BPM a permis aux organisations de tous les secteurs, verticaux et industriels d'automatiser les processus manuels, de réduire les taux d'erreur, de diminuer les dépenses et d'améliorer les revenus. Lorsque les chefs d'entreprise apprennent les résultats positifs que d'autres ont obtenus grâce aux logiciels de BPM, ils sont nombreux à vouloir en faire autant.
L'avantage du BPM est qu'il est suffisamment flexible pour fonctionner dans des entreprises de toutes tailles, mais il y a un danger à penser que le logiciel de BPM peut à lui seul résoudre les problèmes des entreprises. En fait, il y a un certain nombre d'erreurs courantes que les entreprises font avec les logiciels de BPM, mais toutes sont évitables. En voici 5.
1. Traiter la BPM comme un projet plutôt que comme une façon de faire des affaires
L'une des erreurs les plus courantes que les entreprises commettent avec les logiciels de BPM est de traiter le BPM comme un projet et non comme une façon globale de faire les choses. Si vous considérez le BPM comme un projet discret et autonome, ou comme un "projet informatique" (une variante courante de cette erreur), vous n'obtiendrez pas, au mieux, les résultats maximums de vos efforts, et au pire, vous aurez perdu du temps et de l'argent. Les logiciels de BPM soutiennent une façon de faire des affaires, et non pas une simple initiative.
2. Ne pas accorder suffisamment d'attention à l'adoption par l'utilisateur final et à la gestion du changement
Vous avez peut-être une solution logicielle BPM formidable, mais le simple fait de la déployer et de supposer que tout le monde l'adoptera est une erreur. Lorsque vous commencez à utiliser un logiciel de BPM, même si vous ne commencez qu'en automatisant et en optimisant un processus, vous devez garder à l'esprit les utilisateurs finaux dès le premier jour. Les principes de gestion du changement doivent s'appliquer lors de la mise en œuvre du BPM, afin que les utilisateurs soient préparés, formés et encouragés lorsqu'une initiative BPM est mise en œuvre.
3. Ne pas avoir assez ou trop de contrôles et de bilans
Si un cadre supérieur impose un logiciel de BPM aux travailleurs de première ligne sans consulter les autres chefs de service, les employés et les parties prenantes, le BPM peut être une perte de temps. À l'inverse, lorsque la mise en œuvre d'un logiciel de BPM est limitée par d'innombrables signatures, vérifications et examens, les progrès peuvent être terriblement lents, ce qui réduit également la productivité. Le soutien de la direction et les contrôles doivent trouver un équilibre heureux pour maximiser le succès du BPM.
4. Absence d'accord sur les rôles et les responsabilités
Lorsque les tâches et les responsabilités des participants ne sont pas clairement définies, vous pouvez vous attendre à une confusion et à une mauvaise communication. Lors de la mise en œuvre de votre logiciel BPM, vous devez vous mettre d'accord sur les rôles des personnes, les personnes auxquelles elles doivent rendre des comptes et la manière dont les progrès doivent être mesurés. Ce n'est qu'alors que vous disposerez du niveau de définition et de responsabilité nécessaire pour maintenir les gens sur la bonne voie et pour mesurer les progrès de manière significative.
5. Ne pas prendre la peine d'évaluer l'efficacité de votre mise en œuvre du BPM
En ce qui concerne la mesure des progrès, le BPM n'est pas un événement à faire une fois pour toutes. Même si vous ne devez pas modifier constamment votre mise en œuvre du BPM, vous devez examiner les résultats que vous obtenez et évaluer ce que vous avez réussi et ce que vous n'avez pas réussi. Les logiciels de BPM et l'amélioration continue vont de pair, de sorte qu'un examen régulier des résultats est nécessaire, ainsi qu'un certain nombre d'ajustements en cours de route.
Conclusion
Les logiciels de BPM peuvent faire une différence appréciable dans un processus unique ou un flux de travail composé de plusieurs processus. Mais c'est une erreur de penser que le déploiement d'un logiciel de BPM va résoudre les problèmes. La BPM est plus qu'un simple projet - c'est une façon de faire des affaires, et elle peut affecter de manière significative le travail quotidien des utilisateurs finaux, c'est pourquoi il faut les prendre en compte à chaque étape. La définition des rôles et la mesure des progrès réalisés une fois l'initiative lancée sont également essentielles à la réussite de la BPM.
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