Gestión de procesos empresariales o Software BPM ha permitido a organizaciones de cualquier vertical, industria y sector automatizar procesos manuales, reducir tasas de error, recortar gastos y mejorar ingresos. Cuando los directivos de las empresas se enteran de los resultados positivos que otros han obtenido con el uso del software BPM, muchos de ellos quieren participar.
Lo bueno del BPM es que es lo suficientemente flexible como para funcionar en empresas de todos los tamaños, pero existe el peligro de pensar que el software de BPM por sí solo puede resolver los problemas de las empresas. De hecho, hay una serie de errores comunes que las empresas cometen con el software BPM, pero todos son evitables. Aquí hay 5 de ellos.
1. Tratar el BPM como un proyecto en lugar de una forma de hacer negocios
Uno de los errores más comunes que las compañías cometen con el software BPM es tratar el BPM como un proyecto y no como una forma integral de hacer las cosas. Si usted piensa en BPM como un proyecto discreto y autocontenido, o como "un proyecto de TI" (una variación común de este error), entonces en el mejor de los casos no obtendrá los máximos resultados de sus esfuerzos, y en el peor, habrá perdido tiempo y dinero. El software de BPM apoya una forma de hacer negocios, no una sola iniciativa.
2. 2. No prestar suficiente atención a la adopción de los usuarios finales y a la gestión del cambio
Puede que tengas una estupenda solución de software BPM, pero simplemente desplegarla y asumir que todo el mundo la adoptará es un error. Cuando empiezas a usar software BPM, aunque sólo puedas empezar automatizando y optimizando un proceso, tienes que tener en cuenta a los usuarios finales desde el primer día. Los principios de gestión del cambio deben aplicarse cuando se implementa BPM, de modo que los usuarios estén preparados, educados y animados cuando una iniciativa de BPM se pone en marcha.
3. No tener suficientes o demasiados controles y equilibrios
Si un ejecutivo de alto nivel impone el software de BPM a los trabajadores de primera línea sin consultar a otros jefes de departamento, empleados y partes interesadas, el BPM puede ser una pérdida de tiempo. Por el contrario, cuando la implementación de un software de BPM se ve limitada por innumerables aprobaciones, comprobaciones y revisiones, el progreso puede ser insoportablemente lento, llevando la productividad también a un arrastre. El apoyo ejecutivo y los controles y equilibrios deben alcanzar un feliz equilibrio para maximizar el éxito del BPM.
4. Falta de acuerdo sobre las funciones y responsabilidades
Cuando las tareas y responsabilidades de los participantes no están claramente definidas, se puede esperar confusión y falta de comunicación. Con la implementación de su software de BPM, es necesario acordar cuáles son los roles de las personas, ante quiénes son responsables y cómo se debe medir el progreso. Sólo entonces tendrá el nivel de definición y responsabilidad necesario para mantener a las personas en el camino y medir el progreso de manera significativa.
5. No molestarse en revisar la eficacia de su implementación deBPM
Hablando de medir el progreso, BPM no es un evento de una vez por todas. Si bien no debe estar constantemente jugando con su implementación de BPM, tiene que revisar los resultados que obtiene y medir dónde ha tenido éxito y dónde se ha quedado corto. El software BPM y la mejora continua van de la mano, por lo que es necesaria una revisión periódica de los resultados, junto con un cierto grado de ajuste en el camino.
Conclusión
El software de BPM puede marcar una diferencia apreciable en un solo proceso o en un flujo de trabajo compuesto por múltiples procesos. Pero simplemente pensar que el despliegue de software BPM resolverá problemas es un error. BPM es más que un proyecto - es una forma de hacer negocios, y puede afectar significativamente el trabajo diario de los usuarios finales, por lo que deben ser considerados en cada paso. Definir los roles y medir el progreso una vez que una iniciativa se pone en marcha son también esenciales para el éxito del BPM.
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