Les 5 clés d'une mise en œuvre réussie du BPM
La gestion des processus d'entreprise (BPM) est un grand concept. Il intègre l'analyse des processus d'entreprise, l'automatisation, l'optimisation, la conception des flux de travail et la stratégie commerciale. Il est essentiel de comprendre le BPM et de concevoir un plan au préalable pour réussir la mise en œuvre du BPM, mais une fois qu'il a été correctement mis en œuvre, les avantages peuvent être énormes.
Les organisations de toutes tailles et de tous types utilisent la BPM pour améliorer les processus d'entreprise de bout en bout. Une mise en œuvre de BPM particulière commence généralement par la définition des étapes d'un processus de travail afin que vous puissiez déterminer ce qui peut être amélioré, ce qui peut être automatisé et comment il peut être suivi. Avec la bonne solution logicielle de BPM, le BPM peut être entièrement personnalisé, ce qui est essentiel car aucune organisation ne fonctionne exactement de la même manière et les facteurs de différenciation sont les clés de la compétitivité. Voici les 5 clés d'une mise en œuvre réussie de la BPM.
1. Qualifiez vos objectifs au préalable
Avant de mettre en œuvre le BPM, vous devez vous demander : "Pourquoi faisons-nous cela ? La réponse devrait couvrir des choses comme :
- Sur quel(s) processus nous concentrons-nous ?
- Qu'est-ce qui devrait découler de ce processus ?
- Le processus atteint-il ses objectifs ?
- Quels sont les aspects du processus qui doivent être améliorés ?
- Quels changements permettraient d'améliorer ces aspects du processus ?
De nombreuses organisations choisissent de commencer petit, avec un processus qu'elles savent pouvoir maîtriser. Réussir une mise en œuvre pilote du BPM donne confiance et courage pour étendre le BPM à d'autres processus.
2. Obtenir l'adhésion de l'organigramme de haut en bas
Il est évident que l'adhésion et l'approbation de la direction et des cadres sont importantes. Mais l'adhésion des utilisateurs de première ligne qui s'occuperont du processus au quotidien est également importante. Toutes les personnes impliquées doivent comprendre les objectifs de la gestion des processus de production et se sentir à l'aise pour fournir un retour d'information pendant la planification et la mise en œuvre. Éduquer et communiquer. Certains peuvent être dissuadés de recourir à la gestion des processus de production parce qu'elle menace le statu quo. Renseignez-vous sur leurs préoccupations et expliquez clairement les avantages que la BPM est censée apporter. Communiquez avec votre équipe informatique dès le début. Même si elle n'est pas directement responsable de la conception des flux de travail, elle doit savoir si des modifications de l'infrastructure informatique seront nécessaires.
3. Choisissez avec soin votre logiciel BPM
En fin de compte, vous et votre équipe êtes les seuls à pouvoir déterminer quelle solution logicielle de BPM est la mieux adaptée à vos besoins. Tout comme de nombreuses personnes extérieures ont une opinion sur le type de voiture que vous devriez conduire, il y a beaucoup de gens prêts à vous dire de quel logiciel de gestion des processus métier vous avez besoin. Votre logiciel doit permettre une collaboration et une communication aisées, et il doit vous permettre de définir des flux de travail sans avoir à engager un programmeur ou à faire appel à un membre de votre équipe informatique. Il doit également vous offrir des options de personnalisation étendues, car vos processus sont uniques et votre solution de BPM doit être mise en œuvre de manière unique en fonction de ceux-ci.
4. Contrôler et mesurer après la mise en œuvre
Le BPM est fondé sur un engagement à l'amélioration continue. Cela signifie donc que vous ne pouvez pas simplement mettre en œuvre la BPM et partir. Comprenez votre performance de base avant de mettre en œuvre la BPM afin d'avoir un point de repère pour mesurer votre performance par la suite. Prévoyez dès le début de documenter la mise en œuvre de la BPM. Sachez exactement qui est concerné par quelle étape d'un processus et demandez-lui son avis. Si vous surveillez, mesurez et ajustez de manière tactique et gérable, vous améliorez itérativement votre processus de BPM et préparez l'organisation à étendre la BPM à d'autres processus.
5. Ne considérez pas le BPM comme un "projet".
Enfin, ne considérez pas le BPM comme un projet ayant un début et une fin bien définis. Oui, il y a des étapes définissables, mais la BPM est plutôt un voyage vers l'optimisation des processus et une approche pour y parvenir. Un "projet" est trop limitatif pour ce qu'est réellement la BPM, qui est un système permettant d'anticiper et de gérer les changements en fonction de l'évolution des circonstances ou de la technologie. La mise en œuvre du BPM nécessite de la planification, de la communication et un travail acharné, mais une fois que les gens verront leurs idées prendre vie et que les processus seront optimisés, ils comprendront pourquoi le BPM existe et ce qu'il fait réellement.
Conclusion
Le BPM est conçu pour aider votre organisation à gagner en valeur commerciale et à affiner son avantage concurrentiel. Elle exige un travail et une planification acharnés, mais la plupart des efforts qui en valent la peine le font. ProcessMaker est un logiciel BPM open source qui permet à votre équipe de définir les processus de manière intuitive en gardant vos objectifs à l'esprit. Il comprend une collection impressionnante d'outils intégrés et, parce qu'il est open-source et qu'il est suivi par une communauté d'utilisateurs actifs, il peut être parfaitement adapté à votre cas commercial. Nous vous encourageons à tester la ProcessMaker Enterprise Edition. Vous pouvez également télécharger gratuitement l'édition communautaire de ProcessMaker. C'est un premier pas formidable vers une mise en œuvre réussie du BPM.
