Geschäftsprozessmanagement oder BPM-Software hat es Unternehmen in allen Branchen und Sektoren ermöglicht, manuelle Prozesse zu automatisieren, Fehlerquoten zu reduzieren, Kosten zu senken und den Umsatz zu steigern. Wenn Unternehmensleiter von den positiven Ergebnissen erfahren, die andere durch den Einsatz von BPM-Software erzielt haben, möchten viele von ihnen daran teilhaben.
Das Tolle an BPM ist, dass es so flexibel ist, dass es in Unternehmen jeder Größe eingesetzt werden kann. Es besteht jedoch die Gefahr, dass man glaubt, dass BPM-Software allein Geschäftsprobleme lösen kann. Tatsächlich gibt es eine Reihe von häufigen Fehlern, die Unternehmen beim Einsatz von BPM-Software machen, die aber alle vermeidbar sind. Hier sind 5 davon.
1. BPM als Projekt und nicht als Geschäftsmodell behandeln
Einer der häufigsten Fehler, den Unternehmen beim Einsatz von BPM-Software begehen, besteht darin, BPM wie ein Projekt und nicht wie eine umfassende Vorgehensweise zu behandeln. Wenn Sie BPM als ein einzelnes, in sich geschlossenes Projekt oder als "ein IT-Projekt" (eine häufige Variante dieses Fehlers) betrachten, werden Sie im besten Fall nicht die maximalen Ergebnisse aus Ihren Bemühungen erzielen und im schlimmsten Fall Zeit und Geld verschwenden. BPM-Software unterstützt eine Art und Weise der Geschäftsabwicklung, nicht nur eine einzelne Initiative.
2. Nicht genügend Aufmerksamkeit für die Akzeptanz durch die Endbenutzer und das Änderungsmanagement
Auch wenn Sie eine hervorragende BPM-Softwarelösung haben, ist es ein Fehler, sie einfach einzuführen und davon auszugehen, dass sie von allen angenommen wird. Wenn Sie mit dem Einsatz von BPM-Software beginnen, müssen Sie vom ersten Tag an die Endbenutzer im Auge behalten, auch wenn Sie vielleicht nur einen Prozess automatisieren und optimieren. Bei der Einführung von BPM sollten die Grundsätze des Änderungsmanagements Anwendung finden, damit die Benutzer vorbereitet, geschult und ermutigt werden, wenn eine BPM-Initiative in Betrieb genommen wird.
3. Nicht genügend oder zu viele Kontrollen und Abgleiche
Wenn eine hochrangige Führungskraft den Mitarbeitern an der Front eine BPM-Software aufzwingt, ohne andere Abteilungsleiter, Mitarbeiter und Stakeholder zu konsultieren, kann BPM eine Zeitverschwendung sein. Umgekehrt kann eine BPM-Softwareimplementierung, die durch zahllose Abnahmen, Kontrollen und Überprüfungen behindert wird, zu einem quälend langsamen Fortschritt führen, der auch die Produktivität zum Erliegen bringt. Um den Erfolg von BPM zu maximieren, müssen die Unterstützung der Geschäftsleitung und die Kontrollen ein ausgewogenes Gleichgewicht finden.
4. Fehlende Vereinbarung über Rollen und Zuständigkeiten
Wenn die Aufgaben und Zuständigkeiten der Beteiligten nicht klar definiert sind, kann es zu Verwirrung und Missverständnissen kommen. Bei der Implementierung Ihrer BPM-Software müssen Sie sich darauf einigen, welche Rollen die Mitarbeiter haben, wem gegenüber sie rechenschaftspflichtig sind und wie der Fortschritt gemessen werden soll. Nur dann haben Sie das Maß an Definition und Verantwortlichkeit, das notwendig ist, um die Mitarbeiter auf dem richtigen Weg zu halten und den Fortschritt auf sinnvolle Weise zu messen.
5. Die Effektivität Ihrer BPM-Implementierungnicht zu überprüfen
Apropos Messung des Fortschritts: BPM ist keine einmalige Angelegenheit, die erledigt ist. Sie sollten zwar nicht ständig an Ihrer BPM-Implementierung herumschrauben, aber Sie müssen die erzielten Ergebnisse überprüfen und feststellen, wo Sie erfolgreich waren und wo Sie versagt haben. BPM-Software und kontinuierliche Verbesserung gehören zusammen, daher ist eine regelmäßige Überprüfung der Ergebnisse und ein gewisses Maß an Feinabstimmung auf dem Weg dorthin notwendig.
Schlussfolgerung
BPM-Software kann einen einzelnen Prozess oder einen Arbeitsablauf, der aus mehreren Prozessen besteht, spürbar verändern. Es ist jedoch ein Irrtum zu glauben, dass der Einsatz von BPM-Software die Probleme lösen wird. BPM ist mehr als nur ein Projekt - es ist eine Art und Weise, Geschäfte zu machen, und es kann die tägliche Arbeit der Endbenutzer erheblich beeinflussen, so dass diese bei jedem Schritt berücksichtigt werden müssen. Auch die Festlegung von Rollen und die Messung des Fortschritts nach der Einführung einer Initiative sind für ein erfolgreiches BPM unerlässlich.
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