3 avantages de la gestion du flux de travail

Les organisations utilisent gestion des flux de travail pour décomposer les processus en une séquence définie de tâches. Les membres de l'équipe et les systèmes automatisés cochent les bonnes tâches dans l'ordre optimal pour atteindre leur vision du succès. La gestion du flux de travail élimine les approximations : les employés n'ont pas besoin de faire appel à leur mémoire pour se rappeler comment un processus a été exécuté dans le passé. Elle élimine également les nuances : les membres de l'équipe suivent une manière prescrite de faire les choses. Grâce à la gestion du flux de travail, les organisations peuvent établir un codex de tâches à toute épreuve qu'elles peuvent continuellement corriger et faire évoluer vers une plus grande efficacité.

Les principaux avantages de l'automatisation des flux de travail 

Quels sont donc les principaux avantages qui poussent à cette tendance explosive ? Plongeons dans les trois principaux avantages qui encouragent le plus les chefs d'entreprise à se concentrer sur la gestion des flux de travail. 

Réduction des coûts

Les organisations utilisent la gestion des flux de travail pour aider les travailleurs à forte valeur ajoutée à se concentrer sur les projets à forte valeur ajoutée. Les experts du secteur estiment que les entreprises gaspillent jusqu'à 5 000 milliards de dollars par an en tâches répétitives sans aucune productivité. Si les membres de l'équipe passent moins de temps à s'occuper de tâches administratives subalternes comme la demande d'un nouveau clavier, la soumission d'un remboursement ou le calcul des jours de vacances, ils peuvent se concentrer sur des objectifs plus importants comme la création d'une expérience client mémorable. La gestion du flux de travail libère les bureaux des tâches fastidieuses afin que les employés puissent se consacrer à des projets plus importants et plus rentables.

Amélioration de la conformité

Un système puissant de gestion des flux de travail est une sentinelle de la conformité réglementaire. Voici comment il aide des organisations comme la banque et les soins de santé à conserver des dossiers infaillibles : 

• Génère un enregistrement d'audit étape par étape montrant précisément comment un processus a été réalisé.
• Élimine le risque de manquer une étape essentielle du processus. Les tâches sont planifiées, exécutées automatiquement et suivies, ce qui rend presque impossible l'omission d'une étape critique. 
• Réduit l'erreur humaine. Presque 90% des feuilles de calcul contiennent des erreursce qui oblige les équipes à passer des heures (parfois des semaines !) à rechercher la seule cellule défectueuse. La gestion du flux de travail élimine les erreurs coûteuses telles que les frappes et les calculs erronés.
• Réduit le copier-coller pour remplir les formulaires et les bases de données. Les systèmes échangent automatiquement les données, créant ainsi une "source unique de vérité" non entachée par les risques des transferts manuels. 

Les systèmes de gestion des flux de travail sont toujours sur leurs gardes et détectent les erreurs qui pourraient facilement passer inaperçues si vos opérations ne sont pas à la hauteur.

Une plus grande collaboration

Contrairement aux équipes qui passent leur temps à essayer de retrouver des informations enfouies dans des diapositives, des canaux Slack ou des feuilles de calcul, les organisations qui se concentrent sur la gestion des flux de travail engagent des conversations plus réfléchies. Les membres de l'équipe n'ont pas besoin de passer des heures à vérifier les approbations, mais peuvent réfléchir à de nouvelles fonctionnalités d'application ou à des moyens créatifs de remédier aux pertes de revenus. Grâce à la gestion du flux de travail, chaque étape est définie, les bonnes technologies sont liées et les bonnes personnes sont mises à contribution - toujours. 

C'est aussi un extraordinaire stimulant pour le moral. La gestion du flux de travail permet de déterminer exactement comment chaque tâche, même la plus mineure, s'inscrit dans les objectifs généraux de l'entreprise. Les gens aiment les emplois où ils comprennent comment leur contribution sur le succès de l'organisation, et la gestion des flux de travail permet de brosser ce tableau précis. Vous pouvez utiliser ces données pour effectuer analyse du flux de travail et découvrir des moyens d'améliorer continuellement les processus et de renforcer la collaboration.

Pourquoi le moment est venu de mettre en œuvre des pratiques de gestion du flux de travail dans votre organisation

La gestion des flux de travail n'est pas une nouveauté - les industriels l'ont déployée pour la première fois dans les années 1900 pour documenter les moyens les plus efficaces de fabriquer des roulements à billes en métal. Au milieu du siècle, elle a contribué à la rédaction du manuel dogmatique pour le câblage manuel des systèmes de guidage Apollo. Aujourd'hui, la gestion du flux de travail a connu une renaissance. Grâce à l'automatisation, c'est un marché mondial de 6,85 milliards de dollars et un outil essentiel pour presque tous les secteurs : vente au détail, pétrole et gaz, développement de logiciels, enseignement supérieur et banque.

L'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique et la magie de l'IoT font rapidement entrer dans le giron des stratégies encore plus automatisées. Les experts du marché prévoient que le domaine se développer de 30,6 % supplémentaires d'ici 2028. Il n'a jamais été aussi facile, efficace et pratique de se lancer dans la gestion des flux de travail.