Qu'est-ce que la gestion du flux de travail ?

La gestion du flux de travail est une discipline éprouvée qui aide les organisations prospères à gérer efficacement leur flux de travail depuis plus d'un siècle. Pourtant, elle a fait l'objet d'une attention accrue ces dernières années suite à la prolifération de systèmes innovants qui permettent aux organisations d'automatiser facilement les tâches.

En 2019, le marché de l'automatisation des flux de travail a atteint une valeur de 8,07 milliards de dollars et devrait atteindre... 39,49 milliards de dollars d'ici 2027, avec un taux de croissance annuel composé de 23,68 % entre 2020 et 2027.

Qu'est-ce que la gestion du flux de travail ?

Un flux de travail est une séquence de tâches qui font partie d'une tâche plus importante. Un flux de travail est destiné à aider à atteindre un objectif commercial prédéfini. Les organisations utilisent la gestion des flux de travail pour produire de meilleurs résultats en fonction d'un ensemble d'objectifs précis.

De nombreuses organisations utilisent des systèmes de flux de travail pour automatiser les tâches en conjonction avec les principes de gestion. Outre l'automatisation des tâches, les systèmes de gestion des flux de travail aident les parties prenantes à cartographier facilement les flux de travail afin d'identifier les tâches répétitives, les goulets d'étranglement et les possibilités d'amélioration.

Gartner décompose la gestion des flux de travail en deux catégories interdépendantes :

  1. Intégration des processus internes et externes. Une approche qui prévoit la "définition de processus d'affaires qui s'étendent sur plusieurs applications" et qui "nécessite généralement un environnement commercial de développement de flux de travail basé sur des normes".
  2. Événements ou processus automatisés. Une approche qui "permet d'exécuter des tâches automatisées...".

Les avantages de la gestion du flux de travail

La gestion du flux de travail offre aux organisations de tous les secteurs un large éventail d'avantages, notamment :

Une plus grande collaboration

La gestion du flux de travail établit des canaux de communication clairs. Les employés savent à qui s'adresser pour obtenir des réponses. De plus, un système de gestion du flux de travail permet une communication et un accès aux données en temps réel dans toute l'organisation, ce qui conduit à un environnement de travail plus collaboratif et à un service client de qualité supérieure.

Amélioration de la conformité

Un flux de travail comporte de nombreuses pièces mobiles. Pour les organisations qui continuent à s'appuyer sur des processus manuels, s'assurer qu'elles restent conformes peut s'avérer difficile. Avec la gestion des flux de travail, les organisations peuvent améliorer la conformité en rationalisant les processus, en réduisant les erreurs humaines grâce à l'automatisation et en augmentant la responsabilité.

Une plus grande transparence

Le partage des flux de travail avec les employés permet à ces derniers de comprendre quelles tâches sont impliquées dans un processus, qui est responsable de leur réalisation et quelles sont les prochaines étapes. Ce niveau de transparence améliore le moral et la satisfaction au travail, ce qui peut également stimuler la productivité.

Réduction des coûts

La pandémie a entraîné des mesures de réduction des coûts à grande échelle qui perdureront pendant un certain temps. Deloitte fait référence Deloitte appelle ces mesures de réduction des coûts généralisées COVID-19 "Save-to-Thrive" (économiser pour prospérer), notant que la pandémie a mis en lumière "le levier des talents et accéléré les actions de transformation clés telles que l'automatisation et le travail à distance qui peuvent aider les entreprises à prospérer une fois le virus maîtrisé et la nouvelle normalité apparue".

La gestion du flux de travail joue un rôle essentiel dans la réduction des coûts. Les organisations peuvent mettre en œuvre des technologies d'automatisation pour rationaliser les processus de travail et améliorer la flexibilité opérationnelle grâce à une planification minutieuse.

Exemples courants

Il existe un nombre potentiellement illimité de cas d'utilisation de la gestion des flux de travail. Voici deux exemples qui peuvent vous donner une meilleure idée de ce qui est possible :

Embarquement des employés

L'intégration des employés est un processus fastidieux mais essentiel pour de nombreuses organisations. Un processus d'intégration efficace joue un rôle crucial dans la fidélisation des nouvelles recrues. Les tâches initiales d'un workflow d'intégration impliquent un nombre important de communications internes et externes. Grâce à la gestion des flux de travail, l'achèvement de chaque tâche peut déclencher des notifications et des approbations automatiques, éliminant ainsi le besoin d'un va-et-vient constant.

Une fois que l'employé a satisfait à la vérification de ses antécédents et aux autres conditions d'embauche, le flux de travail passe à la phase suivante. Cela pourrait déclencher automatiquement d'autres tâches, telles que la répartition des actifs et l'octroi d'un accès au courrier électronique.

Demandes d'assistance

La plupart des organisations ont besoin d'un système pour gérer les demandes d'assistance informatique. Sans flux de travail établis, les demandes d'assistance informatique sont souvent mal gérées. Les utilisateurs doivent souvent assurer un suivi continu et risquent de subir de longues périodes d'indisponibilité, ce qui nuit à la productivité. Les organisations peuvent facilement acheminer les demandes informatiques en fonction de règles prédéfinies. Les utilisateurs peuvent facilement suivre leurs demandes et la direction peut surveiller les performances pour accroître la responsabilité.

Systèmes de gestion des flux de travail

Un système de gestion des flux de travail est une solution logicielle qui facilite l'automatisation et l'exécution des flux de travail. Il existe de nombreux systèmes de gestion de flux de travail parmi lesquels choisir. Si chacun d'entre eux offre des fonctionnalités uniques, la plupart comprennent les caractéristiques suivantes :

  • La capacité de cartographier et de définir les flux de travail.
  • Notifications personnalisées et automatisées aux parties prenantes.
  • Capacités d'intégration avec d'autres solutions.
  • La possibilité de créer des formulaires pour recueillir des données structurées sur les flux de travail.
  • Capacités de gestion des documents.
  • Des fonctions de rapport avancées qui donnent un aperçu des performances.
  • La possibilité d'accorder des autorisations d'accès aux parties prenantes externes.

Les systèmes de gestion des flux de travail sont souvent confondus avec les plateformes BPM. Il existe pourtant des différences importantes. La différence la plus significative concerne leur portée. Les systèmes de gestion de flux de travail se concentrent sur le niveau des tâches, tandis que le BPM peut aider les organisations à améliorer un seul processus ou un ensemble complet de processus d'entreprise.

ProcessMaker est une plateforme low-code primée de gestion des processus métier (BPM) et d'automatisation des flux de travail. ProcessMaker a reçu le prix "Système de gestion de conception de l'année" en 2020 par Remote Breakthrough, une importante organisation indépendante d'intelligence économique.

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