Organisationen nutzen Workflow-Management um Prozesse in eine definierte Abfolge von Aufgaben zu unterteilen. Teammitglieder und automatisierte Systeme haken die richtigen Aufgaben in der optimalen Reihenfolge ab, um ihre Vision des Erfolgs zu erreichen. Workflow-Management macht Schluss mit dem Rätselraten: Die Mitarbeiter müssen sich nicht auf ihr Gedächtnis verlassen, um sich daran zu erinnern, wie ein Prozess in der Vergangenheit durchgeführt wurde. Außerdem werden Nuancen eliminiert: Die Teammitglieder befolgen eine vorgeschriebene Arbeitsweise. Unternehmen können mit Hilfe des Workflow-Managements einen eisernen Kodex von Aufgaben aufstellen, den sie kontinuierlich anpassen und zu mehr Effizienz führen können.
Die wichtigsten Vorteile der Workflow-Automatisierung
Was sind also die wichtigsten Vorteile, die diesen explosiven Trend vorantreiben? Sehen wir uns die drei wichtigsten Vorteile an, die Unternehmensleiter dazu bewegen, sich auf das Workflow-Management zu konzentrieren.
Kostensenkung
Unternehmen nutzen das Workflow-Management, um hochqualifizierte Mitarbeiter dabei zu unterstützen, sich auf hochwertige Projekte zu konzentrieren. Branchenexperten schätzen, dass Unternehmen bis zu 5 Billionen Dollar pro Jahr für sich wiederholende Aufgaben die unproduktiv sind. Wenn Teammitglieder weniger Zeit mit unbedeutenden Verwaltungsaufgaben wie dem Beantragen einer neuen Tastatur, dem Einreichen von Kostenerstattungen oder dem Beantragen von Urlaubstagen verbringen, können sie sich auf wichtigere Ziele wie die Schaffung eines unvergesslichen Kundenerlebnisses konzentrieren. Das Workflow-Management befreit die Schreibtische von viel Arbeit, so dass sich die Mitarbeiter auf wichtige Projekte konzentrieren können, die sich positiv auf das Endergebnis auswirken.
Verbesserte Compliance
Ein leistungsfähiges Workflow-Management-System ist ein Wächter über die Einhaltung von Vorschriften. Hier erfahren Sie, wie es Organisationen wie Banken und Gesundheitseinrichtungen dabei hilft, unfehlbare Aufzeichnungen zu führen:
- Erzeugt ein schrittweises Auditprotokoll, das genau zeigt, wie ein Prozess durchgeführt wurde.
- Die Gefahr, einen wichtigen Prozessschritt zu verpassen, ist gebannt. Aufgaben werden zugewiesen, automatisch ausgeführt und nachverfolgt, so dass es fast unmöglich ist, einen wichtigen Schritt zu übergehen.
- Verringert menschliche Fehler. Fast 90% der Tabellenkalkulationen enthalten Fehlerund zwingen Teams dazu, Stunden (manchmal Wochen!) damit zu verbringen, die eine fehlerhafte Zelle aufzuspüren. Workflow-Management verhindert kostspielige Fehltritte wie fehlerhafte Tastenanschläge und Berechnungen.
- Weniger Kopieren und Einfügen beim Ausfüllen von Formularen und Datenbanken. Die Systeme tauschen automatisch Daten aus und schaffen eine "einzige Quelle der Wahrheit", die nicht durch die Risiken manueller Übertragungen beeinträchtigt wird.
Workflow-Management-Systeme sind immer auf der Hut und fangen Fehler auf, die bei unzureichenden Abläufen leicht unter den Tisch fallen würden.
Verstärkte Zusammenarbeit
Im Gegensatz zu Teams, die ihre Zeit damit verbringen, Informationen aufzuspüren, die in Folien, Slack-Kanälen oder Tabellenkalkulationen vergraben sind, führen Unternehmen, die sich auf das Workflow-Management konzentrieren, durchdachtere Gespräche. Die Teammitglieder müssen nicht stundenlang nach Genehmigungen suchen, sondern können neue App-Funktionen oder kreative Wege zur Behebung von Umsatzeinbußen entwickeln. Mithilfe des Workflow-Managements wird jeder Schritt festgelegt, die richtigen Technologien werden eingebunden und die richtigen Personen werden mit einbezogen - immer.
Es ist auch ein außerordentlicher Moralschub. Das Workflow-Management zeigt genau auf, wie sich jede Aufgabe - selbst die kleinste - in die Gesamtziele des Unternehmens einfügt. Menschen Menschen arbeiten gerne dort, wo sie wissen, wie ihr Beitrag zum Erfolg des Unternehmens beiträgt, und das Workflow-Management hilft dabei, dieses anschauliche Bild zu zeichnen. Sie können diese Daten nutzen, um Analyse der Arbeitsabläufe und Wege zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und zur Förderung der Zusammenarbeit aufzeigen.
Warum es jetzt an der Zeit ist, Workflow-Management-Verfahren in Ihrem Unternehmen einzuführen
Workflow-Management ist nicht neu - die Industriellen setzten es erstmals in den 1900er Jahren ein um zu dokumentieren, wie man Kugellager aus Metall am effizientesten herstellt. Mitte des Jahrhunderts trug es dazu bei, das dogmatische Handbuch für die manuelle Verkabelung von Apollo-Leitsystemen zu schreiben. Jetzt erlebt das Workflow-Management eine Renaissance. Dank der Automatisierung ist es ein 6,85 Milliarden Dollar Weltmarkt und ein unverzichtbares Werkzeug für fast alle Branchen: Einzelhandel, Öl- und Gasindustrie, Softwareentwicklung, Hochschulwesen und Banken.
Künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und die Magie des Internet der Dinge (IoT) sorgen dafür, dass immer mehr automatisierte Strategien zum Einsatz kommen. Marktexperten sagen voraus, dass der Bereich bis 2028 um weitere 30,6 % wachsen. Nie war es einfacher, effizienter und praktischer, mit dem Workflow-Management zu beginnen.