3 ventajas de la gestión del flujo de trabajo

Las organizaciones utilizan gestión de flujos de trabajo para desglosar los procesos en una secuencia definida de tareas. Los miembros del equipo y los sistemas automatizados marcan las tareas adecuadas en el orden óptimo para alcanzar su visión del éxito. La gestión de flujos de trabajo elimina las conjeturas: los empleados no tienen que recurrir a la memoria para recordar cómo se realizó un proceso en el pasado. También elimina los matices: los miembros del equipo siguen una forma prescrita de hacer las cosas. Gracias a la gestión de flujos de trabajo, las organizaciones pueden establecer un códice de tareas a prueba de fallos que pueden revisar y mejorar continuamente para aumentar su eficacia.

Las principales ventajas de la automatización del flujo de trabajo 

¿Cuáles son las principales ventajas que impulsan esta tendencia explosiva? Analicemos las tres principales ventajas que animan a los líderes empresariales a centrarse en la gestión del flujo de trabajo. 

Reducción de costes

Las organizaciones utilizan la gestión del flujo de trabajo para ayudar a los trabajadores de alto valor a mantener su atención en los proyectos de alto valor. Los expertos del sector estiman que las empresas desperdician hasta 5 billones de dólares al año en tareas repetitivas. 5 billones de dólares al año en tareas repetitivas que carecen de productividad. Si los miembros del equipo dedican menos tiempo a tareas administrativas de poca importancia, como solicitar un nuevo teclado, presentar un reembolso o solicitar días de vacaciones, pueden centrarse en objetivos más importantes, como crear una experiencia memorable para el cliente. La gestión del flujo de trabajo libera las mesas de trabajo para que el personal pueda centrarse en los grandes proyectos que son mejores para el resultado final.

Mejora del cumplimiento

Un potente sistema de gestión de flujos de trabajo es un centinela del cumplimiento de la normativa. Así es como ayuda a organizaciones como la banca y la sanidad a mantener registros infalibles: 

• Genera un registro de auditoría paso a paso que muestra con precisión cómo se realizó un proceso.
• Elimina el peaje de saltarse un paso vital del proceso. Las tareas se asignan, se ejecutan automáticamente y se rastrean, por lo que es casi imposible saltarse una de las más importantes. 
• Reduce los errores humanos. Casi 90% de las hojas de cálculo contienen erroreslo que obliga a los equipos a pasar horas (a veces semanas) buscando la única celda defectuosa. La gestión del flujo de trabajo elimina los costosos errores, como las pulsaciones de teclas y los cálculos erróneos.
• Reduce el copiar y pegar para rellenar formularios y bases de datos. Los sistemas intercambian datos automáticamente, creando una "única fuente de verdad" no empañada por los riesgos de las transferencias manuales. 

Los sistemas de gestión de flujos de trabajo están siempre en guardia, detectando errores que fácilmente pasarían desapercibidos si sus operaciones no están a la altura.

Mayor colaboración

A diferencia de los equipos que dedican su tiempo a buscar información enterrada en diapositivas, canales de Slack u hojas de cálculo, las organizaciones que se centran en la gestión del flujo de trabajo mantienen conversaciones más reflexivas. Los miembros del equipo no tienen que pasar horas comprobando las aprobaciones, sino que pueden hacer una lluvia de ideas sobre nuevas funciones de la aplicación o formas creativas de arreglar las pérdidas de ingresos. Gracias a la gestión del flujo de trabajo, cada paso se establece, las tecnologías adecuadas se vinculan y las personas adecuadas se conectan, siempre. 

También es una extraordinaria inyección de moral. La gestión del flujo de trabajo establece exactamente cómo encaja cada tarea -incluso la más insignificante- en los objetivos generales de la empresa. La gente disfrutan de los trabajos en los que entienden cómo su contribución La gente disfruta de los trabajos en los que entiende cómo su contribución influye en el éxito de la organización, y la gestión de los flujos de trabajo ayuda a dibujar esa imagen vívida. Puede utilizar estos datos para realizar análisis del flujo de trabajo y descubrir formas de mejorar continuamente los procesos y reforzar la colaboración.

Por qué es el momento de implantar prácticas de gestión del flujo de trabajo en su organización

La gestión del flujo de trabajo no es nueva: los industriales lo utilizaron por primera vez en el siglo XX para documentar las formas más eficientes de fabricar rodamientos metálicos. A mediados de siglo, ayudó a escribir el manual dogmático para el cableado manual de los sistemas de guiado del Apolo. Ahora, la gestión del flujo de trabajo ha experimentado un renacimiento. Gracias a la automatización, es un mercado mundial de 6.850 millones de dólares y una herramienta esencial para casi todos los sectores: comercio minorista, petróleo y gas, desarrollo de software, educación superior y banca.

La inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la magia del Internet de las Cosas (IoT) están introduciendo rápidamente estrategias aún más automatizadas. Los expertos del mercado predicen que el campo se expandirá otro 30,6% para 2028. Nunca ha sido tan fácil, eficiente y práctico empezar a gestionar el flujo de trabajo.