Comment améliorer les anciens processus d'entreprise grâce à l'analyse des flux de travail
La définition et la réalisation d'une analyse de flux de travail sont généralement effectuées pour améliorer les anciens processus d'entreprise. Il s'agit d'un ensemble de tâches séquentielles avec des exécutions basées sur des conditions définies par l'utilisateur pour déployer un processus commercial. En outre, une analyse de flux de travail est un portail de règles, de tâches et de données qui doivent être traitées afin d'atteindre un objectif commercial spécifique.
Flux de travail et processus d'entreprise
La confusion peut cependant survenir lorsqu'il s'agit de discerner les différences entre les flux de travail et les processus. Ils semblent relativement similaires à l'examen initial, mais il existe des différences conceptuelles. La compréhension de ces différences est la clé pour vous aider à mieux organiser votre entreprise.
Par exemple, l'achèvement des anciens processus d'entreprise peut prendre beaucoup de temps, car il peut y avoir de multiples redondances dans l'ensemble des processus et des étapes qui peuvent et doivent être éliminées. Sans compter qu'il peut ne pas y avoir de solutions de rechange en fonction de certaines décisions et que le processus n'est pas assez souple pour s'adapter aux changements au sein de l'entreprise. Mais il peut aussi y avoir des éléments essentiels tels que le cheminement actuel que le processus doit suivre - c'est ce qu'on appelle le workflow : un Le flux de travail indique au processus où il faut aller. Le processus de travail lui-même comprend tout ce qui est nécessaire pour se rendre du point A au point B.
Pour aller plus loin, un processus commercial comprend toutes les étapes connexes - exécutées par un groupe de parties prenantes - pour atteindre un objectif spécifique. En outre, les participants peuvent être tenus responsables de l'accomplissement d'une étape spécifique du processus d'entreprise. Vous pouvez même rendre le processus plus efficace grâce à une automatisation intelligente.
D'autre part, les flux de travail sont des séquences de tâches. Vous pouvez créer un flux de travail en documentant chaque étape et chaque tâche, car l'objectif est de pousser la tâche vers son achèvement.
Lorsqu'un flux de travail peut être considéré comme tactique, un processus de travail serait considéré comme stratégique. Le processus opérationnel ne contient pas seulement le flux de travail, mais il intègre également les exécutants, les données, les formulaires et tout autre élément permettant d'atteindre un objectif opérationnel clé. Dans cette optique, il est essentiel d'améliorer continuellement les anciens processus commerciaux.
Les avantages de l'analyse des flux de travail
L'analyse des flux de travail est cruciale pour améliorer l'efficacité qui peut ensuite réduire les coûts même lorsque des changements sont apportés. Il ne fait aucun doute que ce que vous faites réellement, c'est vous assurer que vos flux de travail sont non seulement alignés sur vos processus commerciaux, mais qu'ils sont également exécutés comme prévu. Après cela, vous pouvez commencer à examiner les domaines qui présentent des possibilités d'amélioration et aussi d'automatisation des tâches manuelles et répétitives. Si vous pouvez utiliser l'analyse des flux de travail pour les examiner de près, vous donnez à votre entreprise un avantage concurrentiel.
Quels sont donc les trois principaux objectifs de l'analyse des flux de travail ? Le premier est de décrire avec précision un flux de travail. Deuxièmement, il s'agit de rechercher les domaines nécessitant des améliorations. Troisièmement, l'objectif est d'optimiser un flux de travail par l'automatisation.
Lorsque vous analysez les flux de travail, vous ne cherchez pas seulement une documentation exacte, mais vous voulez aussi déterminer où et comment optimiser vos processus d'entreprise. Examinez les données. Combien de temps prend chaque tâche ? Combien de tâches sont nécessaires ? Y a-t-il un minimum et un maximum de temps requis pour chaque tâche ? En posant ces questions et en trouvant une solution pertinente, vous pouvez améliorer de manière exponentielle les anciens processus commerciaux.
Analyse des flux de travail ou gestion de projet
Il ne fait aucun doute que l'analyse des flux de travail englobe des concepts similaires qui constituent la base de la gestion de projet. Si l'analyse des flux de travail et le projet sont liés, il existe des différences. Par exemple, l'analyse recherche les domaines clés où les flux de travail peuvent être automatisés. En outre, l'analyse des flux de travail cherche des moyens d'appliquer des améliorations de manière cohérente, ce qui aboutit à un processus appelé optimisation des flux de travail.
En revanche, la gestion de projet implique la coordination, la planification et le flux qui se produit au cours de projets spécifiques. En termes d'aide à une organisation, l'analyse des flux de travail fournit une méthode pour réaliser et mettre en œuvre des améliorations.
Lorsque vous améliorez d'anciens processus d'entreprise, vos ressources peuvent être utilisées plus efficacement et votre les employés peuvent travailler de manière plus stratégique. Cela est particulièrement vrai dans les scénarios de goulets d'étranglement. En particulier avec les anciens processus d'entreprise, de nombreuses parties prenantes pourraient effectuer des tâches qui ne sont plus nécessaires. Lorsque votre entreprise se raréfie, les coûts liés aux tâches peuvent également diminuer. De même, les pertes de temps coûtent également de l'argent et peuvent être éliminées en participant à l'analyse des flux de travail.
Vous pouvez supprimer ou automatiser les tâches redondantes. Un ancien processus d'entreprise qui avait peut-être du sens il y a dix ans peut ne pas sembler logique aujourd'hui, mais il est toujours répété parce que "c'est comme ça qu'il a toujours été fait". Il y a aussi l'avantage supplémentaire de processus d'entreprise efficaces qui permettent de réduire les temps d'attente des clients. Vos employés peuvent se sentir plus motivés parce qu'ils ont moins de travail manuel et peuvent en faire plus tout au long de la journée.
Il ne fait aucun doute que l'automatisation des processus d'entreprise permet non seulement de réduire les délais d'exécution, mais aussi d'accroître l'efficacité opérationnelle. En outre, l'automatisation garantit la reproductibilité, car chaque tâche peut être effectuée de manière identique, ce qui contribue à la conformité et au contrôle de la qualité.
En outre, si vous pouvez simplifier et automatiser les anciens processus commerciaux, il peut faciliter l'embarquement des nouveaux employés sur site et à distance. Si votre organisation effectue plusieurs fois certains processus, de petites améliorations peuvent permettre de réaliser d'importantes économies. Les exigences des consommateurs évoluent, tout comme les flux de travail et les anciens processus commerciaux.
6 étapes pour améliorer les processus d'entreprise grâce à l'analyse des flux de travail
Pour aligner les anciens processus commerciaux sur les objectifs commerciaux actuels, il faut analyser les flux de travail. Vous pouvez commencer par exécuter les étapes suivantes :
- Interroger les parties prenantes du personnel : Posez des questions aux participants qui doivent effectuer des tâches spécifiques dans le cadre d'un processus d'entreprise. Vous devez également rechercher l'ordre dans lequel les questions sont posées. Qui sont les participants et quelles sont leurs responsabilités ? Quelles sont les données générées par le processus ?
- Analyser les modèles de processus : Pourquoi le processus commercial est-il nécessaire ? Quel est le résultat souhaité ? Quels sont les systèmes utilisés ? En quoi cela apporte-t-il une valeur ajoutée ? La performance est-elle optimisée ? Comment les indicateurs clés de performance sont-ils mesurés ? Y a-t-il des interactions avec les clients pendant le déroulement du travail ? Si oui, quelles sont-elles ? Qui sont les clients ? De quoi les clients ont-ils besoin ? Sont-ils satisfaits du processus ? Y a-t-il des interactions inutiles ? Combien de transferts sont effectués ? Quels sont les transferts ?
- Déterminez les règles de fonctionnement : Les règles de gestion créent-elles des obstacles ? Quels étaient les critères d'origine ? Pouvez-vous éliminer les anciens critères sans nuire au processus d'affaires ?
- Recherchez les goulets d'étranglement : Il est important de découvrir quels facteurs, le cas échéant, créent des obstacles au cours du processus. Il peut s'agir des employés, de l'organisation du processus ou de systèmes spécifiques.
- Déterminez si le processus commercial peut être modifié : L'automatisation aiderait-elle à la variation ?
- Examinez le coût global : C'est le moment de comprendre les coûts moyens de processus commerciaux comparables sur le marché actuel.
Pour garantir une analyse adéquate du flux de travail, vous devez répondre à toutes ces questions. L'étape suivante consisterait à documenter l'ancien processus de travail du début à la fin. Il s'agit de la État tel quelet cela peut inclure des listes de contrôle, des manuels et les réactions des participants.
Comprendre comment le processus se déroule. Se concentrer sur les tâches qui génèrent des revenus pour l'entreprise et sur les domaines où elles peuvent être améliorées. Ensuite, apportez des réponses à ces questions essentielles :
- Que faisons-nous ?
- Comment l'exécuter ?
- Pourquoi le faisons-nous ?
- Comment chaque département participe-t-il ?
- Que faisons-nous concrètement (tâches principales) ?
Lorsque vous essayez de comprendre comment vous l'exécutez, il faut revoir en profondeur chaque étape du processus.
En ce qui concerne le "pourquoi", vous voulez savoir si chaque tâche est nécessaire. S'il n'y a pas de raison d'effectuer une tâche spécifique, alors peut-être faut-il la supprimer ou l'automatiser. Si une tâche n'apporte pas de valeur ajoutée, elle doit être supprimée.
Quel est le rôle de chaque département ? Certains processus commerciaux peuvent ne concerner qu'un seul service, tandis que d'autres englobent plusieurs, voire tous les services. Grâce à l'analyse des flux de travail, vous pouvez déterminer si le rôle de chaque service a toujours un sens et s'il existe des tâches intra-services qui peuvent être automatisées.
Outils d'analyse des flux de travail
Une fois que vous avez trouvé des licenciements dans vos anciens processus d'entreprise, il est temps d'apporter des améliorations. Pour ce faire, vous avez peut-être utilisé divers outils, tels que des outils d'enquête, des logiciels de gestion des flux de travail ou même des tableurs. Au lieu d'engager un consultant externe, utilisez le logiciel de gestion des flux de travail de ProcessMaker pour rechercher et traiter chaque domaine qui limite la productivité non seulement de votre personnel, mais aussi de toute votre organisation.
Dernière réflexion
L'un des moyens les plus simples d'améliorer vos anciens processus commerciaux est d'utiliser le logiciel de gestion des flux de travail de ProcessMaker. Ainsi, vos employés peuvent se concentrer sur la création d'une réelle valeur ajoutée pour votre entreprise.
