10 avantages et exemples d'un processus de flux de travail

Le terme de flux de travail, ou processus de flux de travail, est devenu un mot à la mode dans le monde des affaires. Bien que le terme soit couramment utilisé, il n'y a pas de consensus sur ce qu'il signifie et sur ce qui le différencie d'un processus d'entreprise.

Qu'est-ce qu'un processus de flux de travail ?

Un processus de flux de travail est un ensemble d'activités séquentielles qui doivent être réalisées pour accomplir une tâche. Il est répétable et typiquement linéaire ; développé selon des actions ou des règles d'affaires prédéterminées.   

Un processus de flux de travail se compose généralement de quatre éléments clés :

  • Acteurs. Les personnes ou la technologie responsables de la réalisation du travail.
  • Activités. Les actions qui sont réalisées. Lorsque les activités sont exécutées d'une manière prédéfinie, on parle d'une action.
  • Résultats. La production ou le résultat de chaque étape.
  • État. Lorsqu'un projet se trouve entre deux processus.

Lorsque les gens font référence à un processus de flux de travail, ils veulent généralement parler d'une représentation visuelle. Pour ce faire, on crée généralement un diagram de de travail. Les diagrammes de flux de travail prennent différentes formes, notamment les organigrammes et les cartes de flux de valeur. Il est possible de créer un diagramme de flux de travail manuellement, mais il est beaucoup plus efficace d'en créer un en utilisant un système de gestion du flux de travail. En outre, avec un système de gestion des flux de travail, les organisations peuvent facilement suivre tous leurs flux de travail, identifier les inefficacités et mettre en œuvre des améliorations.

En quoi un processus de flux de travail est-il différent d'un processus d'entreprise ?

Un processus de travail se concentre sur l'achèvement d'une tâche. Un processus métier, en revanche, est plus large et vise à atteindre un objectif organisationnel. Par exemple, l'intégration d'un employé est une pratique RH courante dans de nombreuses organisations. L'objectif est de réussir l'intégration du nouvel employé. Les activités requises pour atteindre cet objectif constituent un processus d'entreprise. Une tâche spécifique telle que l'attribution d'une adresse électronique à un nouvel employé est un processus de flux de travail.  

10 avantages d'un processus de flux de travail

Identifier les inefficacités

La création d'un processus de flux de travail permet aux parties prenantes de mieux comprendre les activités quotidiennes d'une organisation, du début à la fin. Elles peuvent facilement identifier les redondances et le gaspillage et mettre en évidence les domaines à améliorer.

Réduire les coûts et augmenter la rentabilité

Lorsque les processus de flux de travail sont normalisés et que le travail est effectué plus rapidement, les organisations découvrent généralement qu'elles ont besoin de moins de ressources. Faire plus avec moins permet d'économiser de l'argent et d'augmenter la rentabilité.

Identifier les possibilités d'automatisation

Un processus de workflow aide les organisations à identifier les possibilités d'automatisation. Par exemple, au cours du processus d'accueil d'un employé, une nouvelle recrue déclenche une série d'actions telles que l'octroi d'un accès au système et l'affectation des actifs de l'entreprise. Ces tâches chronophages peuvent être automatisées, ce qui permet au personnel des RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la formation des nouveaux employés.

Augmenter la transparence

Avec un processus de flux de travail, les tâches de chaque emploi sont clairement spécifiées. Les employés savent ce qu'ils doivent faire et ce à quoi ils doivent s'attendre, ce qui accroît la confiance et la satisfaction au travail.

Éliminer la microgestion

La microgestion diminue les performances des employés et sous-utilise leurs talents. Avec un processus de flux de travail, les employés effectuent systématiquement des tâches prédéfinies et les terminent au moment voulu. Les managers peuvent passer moins de temps à faire de la microgestion et plus de temps à prendre des décisions commerciales cruciales.

Accentuez les points positifs

Grâce à un processus de flux de travail, les tâches peuvent être attribuées aux employés en fonction de leurs points forts et de leurs compétences uniques. Cela améliore la productivité et renforce le moral des employés.

Améliorer la communication

Avec un processus de travail établi, les employés savent quels sont les canaux de communication appropriés et où aller pour obtenir des réponses à leurs questions. Les employés sont plus productifs et entretiennent de meilleures relations avec la direction.

Un service clientèle de qualité supérieure

Grâce à l'automatisation, les organisations peuvent éliminer les tâches manuelles, ce qui permet aux employés de consacrer plus de temps à l'assistance aux clients. De plus, les organisations peuvent rationaliser les flux de communication avec les clients afin d'améliorer l'expérience client.

Amélioration de la conformité

Avec des processus de flux de travail établis, les tâches automatisées et les procédures standardisées réduisent les erreurs humaines, ce qui minimise les erreurs humaines coûteuses.

Mesurer la performance

Sans flux de travail établis, les organisations collectent souvent manuellement des données au niveau départemental. Cette approche prend beaucoup de temps et empêche d'avoir une vue d'ensemble des performances. Un processus de flux de travail et des outils de flux de travail facilitent la collecte, l'analyse et le partage des données au sein d'une organisation pour évaluer et améliorer les performances.

Exemples de processus de flux de travail

Chaque organisation a des besoins et des défis qui lui sont propres. Un processus de flux de travail n'est pas une solution unique. Voici plusieurs exemples de processus de flux de travail qui illustrent comment vous pouvez créer des systèmes plus efficaces pour améliorer vos opérations.

Nouvelle embauche

Les organisations abordent le recrutement et le l'intégration des employés différemment. Cependant, presque tous les processus de recrutement commencent par la réception d'une candidature. Ensuite, la candidature est examinée et la décision est prise de fixer un entretien ou de rejeter la candidature.

Après l'entretien d'embauche, une offre d'emploi ou une lettre de refus sont envoyées au candidat. Lorsque le candidat reçoit l'offre, il peut soit accepter, soit refuser le poste. S'il accepte, il passera à l'étape suivante du processus d'intégration.

Nouveau compte client

L'ouverture de nouveaux comptes ont traditionnellement nécessité des tâches manuelles fastidieuses. Dans un secteur soumis à de nombreuses réglementations, comme le secteur bancaire, un processus de flux de travail peut garantir que le processus se déroule aussi rapidement que possible tout en évitant les problèmes de conformité coûteux.

Le processus de gestion des nouveaux comptes clients commence par une demande. La demande est évaluée, et soit elle est rejetée, soit une demande de pièces justificatives est envoyée au client. Les pièces justificatives sont examinées, et le compte est soit approuvé, soit rejeté. En cas d'approbation, un numéro de compte est attribué, une carte bancaire est émise et le client reçoit un dossier de bienvenue.

ProcessMaker fournit un logiciel de gestion de flux de travail primé qui aide les organisations à créer, mettre en œuvre et évaluer leurs processus de flux de travail de manière transparente. 

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