Der Begriff "Workflow" oder "Workflow-Prozess" ist in der Geschäftswelt zu einem Modewort geworden. Obwohl der Begriff häufig verwendet wird, besteht kein Konsens darüber, was er bedeutet und wie er sich von einem Geschäftsprozess unterscheidet.
Was ist ein Workflow-Prozess?
Ein Workflow-Prozess ist eine Reihe von aufeinander folgenden Aktivitäten, die durchgeführt werden müssen, um eine Aufgabe zu erledigen. Er ist wiederholbar und in der Regel linear; er wird nach vorher festgelegten Aktionen oder Geschäftsregeln entwickelt.
Ein Workflow-Prozess besteht im Allgemeinen aus vier Hauptkomponenten:
- Schauspieler. Die Personen oder Technologien, die für die Durchführung der Arbeit verantwortlich sind.
- Aktivitäten. Die Aktionen, die durchgeführt werden. Wenn Aktivitäten in einer vordefinierten Art und Weise ausgeführt werden, nennt man das eine Aktion.
- Ergebnisse. Der Output oder das Ergebnis eines jeden Schritts.
- Staat. Wenn sich ein Projekt zwischen zwei Prozessen befindet.
Wenn man von einem Workflow-Prozess spricht, meint man in der Regel eine visuelle Darstellung. Dies wird in der Regel durch die Erstellung eines Workflow-Diagramm. Workflow-Diagramme gibt es in verschiedenen Formen, darunter Flussdiagramme und Wertstromkarten. Es ist möglich, ein Workflow-Diagramm manuell zu erstellen, aber es ist weitaus effizienter, es mit einem Workflow-Management-System. Darüber hinaus können Unternehmen mit einem Workflow-Management-System alle ihre Arbeitsabläufe leicht verfolgen, Ineffizienzen erkennen und Verbesserungen einführen.
Wie unterscheidet sich ein Workflow-Prozess von einem Geschäftsprozess?
Ein Workflow-Prozess konzentriert sich auf die Erledigung einer Aufgabe. Ein Geschäftsprozess hingegen ist breiter angelegt und auf das Erreichen eines Unternehmensziels ausgerichtet. So ist zum Beispiel das Onboarding von Mitarbeitern in vielen Unternehmen eine gängige Praxis der Personalabteilung. Das Ziel besteht darin, den neuen Mitarbeiter erfolgreich einzuführen. Die zur Erreichung dieses Ziels erforderlichen Aktivitäten stellen einen Geschäftsprozess dar. Eine bestimmte Aufgabe wie die Zuweisung einer E-Mail-Adresse für einen neuen Mitarbeiter ist ein Workflow-Prozess.
10 Vorteile eines Workflow-Prozesses
Ineffizienzen aufdecken
Durch die Erstellung eines Workflow-Prozesses erhalten die Beteiligten einen besseren Überblick über die täglichen Aktivitäten eines Unternehmens von Anfang bis Ende. Sie können Redundanzen und Verschwendung leicht erkennen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf aufzeigen.
Kosten senken und Rentabilität steigern
Wenn die Arbeitsabläufe standardisiert sind und die Arbeit schneller erledigt wird, stellen Unternehmen in der Regel fest, dass sie weniger Ressourcen benötigen. Mehr mit weniger zu tun, spart Geld und erhöht die Rentabilität.
Ermittlung von Möglichkeiten zur Automatisierung
Ein Workflow-Prozess hilft Unternehmen, Möglichkeiten zur Automatisierung zu erkennen. Beispielsweise löst ein neuer Mitarbeiter während des Onboarding-Prozesses eine Reihe von Aktionen aus, wie die Gewährung von Systemzugriff und die Zuweisung von Unternehmensressourcen. Diese zeitaufwändigen Aufgaben können automatisiert werden, so dass sich die Mitarbeiter der Personalabteilung auf höherwertige Aufgaben wie die Schulung neuer Mitarbeiter konzentrieren können.
Mehr Transparenz
Mit einem Workflow-Prozess werden die Aufgaben jeder Tätigkeit klar festgelegt. Die Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben und was sie erwarten können, was das Vertrauen und die Arbeitszufriedenheit erhöht.
Abschaffung des Mikromanagements
Mikromanagement mindert die Leistung der Mitarbeiter und nutzt ihre Talente nicht ausreichend aus. Mit einem Workflow-Prozess führen die Mitarbeiter vordefinierte Aufgaben konsequent aus und erledigen sie zu dem Zeitpunkt, zu dem sie erledigt werden müssen. Manager können weniger Zeit mit Mikromanagement verbringen und haben mehr Zeit, wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Akzentuieren Sie das Positive
Mit einem Workflow-Prozess können den Mitarbeitern Aufgaben auf der Grundlage ihrer Stärken und besonderen Fähigkeiten zugewiesen werden. Dies verbessert die Produktivität und stärkt die Arbeitsmoral.
Verbesserung der Kommunikation
Mit einem etablierten Arbeitsablauf kennen die Mitarbeiter die richtigen Kommunikationskanäle und wissen, an wen sie sich wenden müssen, um Antworten auf ihre Fragen zu erhalten. Die Mitarbeiter sind produktiver und haben ein besseres Verhältnis zum Management.
Hervorragender Kundenservice
Durch Automatisierung können Unternehmen manuelle Aufgaben eliminieren, so dass die Mitarbeiter mehr Zeit für die Kundenbetreuung haben. Darüber hinaus können Unternehmen die Arbeitsabläufe in der Kundenkommunikation optimieren, um das Kundenerlebnis zu verbessern.
Verbesserte Einhaltung der Vorschriften
Mit etablierten Workflow-Prozessen reduzieren automatisierte Aufgaben und standardisierte Verfahren menschliche Fehler und minimieren so kostspielige menschliche Fehler.
Messung der Leistung
Ohne etablierte Arbeitsabläufe erheben Unternehmen oft manuell Daten auf Abteilungsebene. Dieser Ansatz ist zeitaufwändig und verhindert einen Blick auf die Leistung auf Makroebene. Ein Workflow-Prozess und Workflow-Tools erleichtern das Sammeln, Analysieren und Weitergeben von Daten innerhalb einer Organisation, um die Leistung zu bewerten und zu verbessern.
Beispiele für Workflow-Prozesse
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Bedürfnisse und Herausforderungen. Ein Workflow-Prozess ist keine Einheitslösung, die für alle passt. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Workflow-Prozesse, die Ihnen zeigen, wie Sie effizientere Systeme zur Verbesserung Ihrer Abläufe schaffen können.
Neue Einstellung
Unternehmen gehen bei der Rekrutierung und dem Onboarding von Mitarbeitern Prozess unterschiedlich. Fast jeder Einstellungsprozess beginnt jedoch mit dem Eingang einer Bewerbung. Danach wird die Bewerbung geprüft und es wird entschieden, ob ein Vorstellungsgespräch anberaumt oder die Bewerbung abgelehnt wird.
Im Anschluss an das Vorstellungsgespräch erhält der Bewerber ein Angebot oder ein Ablehnungsschreiben. Sobald der Bewerber das Angebot erhält, kann er die Stelle entweder annehmen oder ablehnen. Wird das Angebot angenommen, wird der nächste Schritt im Onboarding-Prozess eingeleitet.
Neues Kundenkonto
Neue Kontoeröffnungen sind traditionell mit zeitaufwändigen manuellen Aufgaben verbunden. In einer Branche, die umfangreichen Vorschriften unterliegt, wie dem Bankwesen, kann ein Workflow-Prozess sicherstellen, dass der Prozess so schnell wie möglich abläuft und gleichzeitig kostspielige Compliance-Probleme vermieden werden.
Der Workflow-Prozess für ein neues Kundenkonto beginnt mit einem Antrag. Der Antrag wird geprüft und entweder abgelehnt oder der Kunde erhält eine Aufforderung zur Vorlage von Unterlagen. Die Unterlagen werden geprüft, und das Konto wird entweder genehmigt oder abgelehnt. Bei Genehmigung wird eine Kontonummer vergeben, eine Bankkarte ausgestellt und dem Kunden ein Begrüßungspaket zugesandt.
ProcessMaker bietet eine preisgekrönte Workflow-Management-Software, die Unternehmen bei der nahtlosen Erstellung, Implementierung und Auswertung ihrer Workflow-Prozesse unterstützt.
