10 beneficios y ejemplos de un proceso de flujo de trabajo

El término flujo de trabajo, o proceso de flujo de trabajo, se ha convertido en una palabra de moda en la comunidad empresarial. Aunque el término se utiliza comúnmente, hay una falta de consenso sobre lo que significa y en qué se diferencia de un proceso empresarial.

¿Qué es un proceso de flujo de trabajo?

Un proceso de flujo de trabajo es un conjunto de actividades secuenciales que deben realizarse para completar una tarea. Es repetible y normalmente lineal; se desarrolla según acciones predeterminadas o reglas empresariales.   

Un proceso de flujo de trabajo suele constar de cuatro componentes clave:

• Actores. Las personas o la tecnología responsables de la realización del trabajo.
• Actividades. Las acciones que se realizan. Cuando las actividades se realizan de forma predefinida se denomina acción.
• Resultados. El producto o resultado de cada paso.
• Estado. Cuando un proyecto está entre procesos.

Cuando la gente se refiere a un proceso de flujo de trabajo, normalmente se refiere a una representación visual. Esto se consigue normalmente creando un diagrama de flujo de trabajo. Los diagramas de flujo de trabajo adoptan diferentes formas, incluyendo diagramas de flujo y mapas de flujo de valor. Es posible crear un diagrama de flujo de trabajo manualmente, pero es mucho más eficiente crear uno utilizando un sistema de gestión de flujos de trabajo. Además, con un sistema de gestión de flujos de trabajo, las organizaciones pueden seguir fácilmente todos sus flujos de trabajo, identificar las ineficiencias e implementar mejoras.

¿En qué se diferencia un proceso de flujo de trabajo de un proceso empresarial?

Un proceso de flujo de trabajo se centra en la realización de una tarea. Un proceso empresarial, sin embargo, es más amplio y está orientado a la consecución de un objetivo organizativo. Por ejemplo, la incorporación de un empleado es una práctica común de RRHH en muchas organizaciones. El objetivo es incorporar con éxito al nuevo empleado. Las actividades requeridas para completar este objetivo son un proceso de negocio. Una tarea específica como la asignación de una dirección de correo electrónico a un nuevo empleado es un proceso de flujo de trabajo.  

10 Beneficios de un proceso de flujo de trabajo

Identificar las ineficiencias

La creación de un proceso de flujo de trabajo permite a las partes interesadas comprender mejor las actividades diarias de una organización de principio a fin. Pueden identificar fácilmente las redundancias y el despilfarro y destacar las áreas de mejora.

Reduzca los costes y aumente la rentabilidad

A medida que los procesos de flujo de trabajo se estandarizan y el trabajo se realiza más rápidamente, las organizaciones suelen descubrir que necesitan menos recursos. Hacer más con menos ahorra dinero y aumenta la rentabilidad.

Identificar las oportunidades de automatización

Un proceso de flujo de trabajo ayuda a las organizaciones a identificar las oportunidades de automatización. Por ejemplo, durante el proceso de incorporación de un empleado, una nueva contratación desencadena una serie de acciones como la concesión de acceso al sistema y la asignación de activos corporativos. Estas tareas, que consumen mucho tiempo, pueden automatizarse, permitiendo al personal de RRHH centrarse en tareas de mayor valor, como la formación de los nuevos empleados.

Aumentar la transparencia

Con un proceso de flujo de trabajo, las funciones de cada puesto están claramente especificadas. Los empleados saben lo que tienen que hacer y lo que pueden esperar, lo que aumenta la confianza y la satisfacción laboral.

Eliminar la microgestión

La microgestión disminuye el rendimiento de los empleados y subutiliza su talento. Con un proceso de flujo de trabajo, los empleados realizan sistemáticamente tareas predefinidas y las completan cuando deben hacerlo. Los directivos pueden dedicar menos tiempo a la microgestión y más a la toma de decisiones empresariales críticas.

Acentuar lo positivo

Con un proceso de flujo de trabajo, las tareas se pueden asignar a los empleados en función de sus puntos fuertes y sus habilidades únicas. Esto mejora la productividad y refuerza la moral de los empleados.

Mejorar la comunicación

Con un proceso de flujo de trabajo establecido, los empleados conocen los canales de comunicación adecuados y dónde acudir para obtener respuestas a sus preguntas. Los empleados son más productivos y tienen mejores relaciones con la dirección.

Un servicio de atención al cliente superior

Gracias a la automatización, las organizaciones pueden eliminar las tareas manuales y liberar a los empleados para que puedan dedicar más tiempo a la asistencia a los clientes. Además, las organizaciones pueden agilizar los flujos de trabajo de comunicación con el cliente para mejorar su experiencia.

Mejora del cumplimiento

Con los procesos de flujo de trabajo establecidos, las tareas automatizadas y los procedimientos estandarizados reducen el error humano, minimizando los costosos errores humanos.

Medición del rendimiento

Sin flujos de trabajo establecidos, las organizaciones suelen recoger manualmente los datos a nivel de departamento. Este enfoque lleva mucho tiempo y prohíbe una visión a nivel macro del rendimiento. Un proceso y unas herramientas de flujo de trabajo facilitan la recogida, el análisis y el intercambio de datos dentro de una organización para evaluar y mejorar el rendimiento.

Ejemplos de procesos de flujo de trabajo

Cada organización tiene sus propias necesidades y desafíos. Un proceso de flujo de trabajo no es una solución única. A continuación se presentan varios ejemplos de procesos de flujo de trabajo para ilustrar cómo puede crear sistemas más eficientes para mejorar sus operaciones.

Nueva contratación

Las organizaciones abordan la contratación y la incorporación de los empleados proceso de incorporación de los empleados es diferente. Sin embargo, casi todos los procesos de contratación comienzan con la recepción de una solicitud. A partir de ahí, se revisa la solicitud y se toma la decisión de programar una entrevista o rechazar la solicitud.

Tras la entrevista de trabajo, se envía al candidato una oferta de trabajo o una carta de rechazo. Una vez que el candidato recibe la oferta, puede aceptar o rechazar el puesto. Si lo acepta, se activará el siguiente paso en el proceso de incorporación.

Nueva cuenta de cliente

La apertura de nuevas cuentas tradicionalmente han implicado tareas manuales que consumen mucho tiempo. En un sector sujeto a una amplia normativa, como el bancario, un proceso de flujo de trabajo puede garantizar que el proceso se desarrolle con la mayor rapidez posible y evitar costosos problemas de cumplimiento.

El proceso de flujo de trabajo de una nueva cuenta de cliente comienza con una solicitud. La solicitud se evalúa y se rechaza o se envía al cliente una petición de documentación justificativa. Los documentos justificativos se revisan y la cuenta se aprueba o se rechaza. Si se aprueba, se asigna un número de cuenta, se emite una tarjeta bancaria y se envía al cliente un paquete de bienvenida.

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