Was ist ein Workflow-Management-System?
Ein Workflow-Management-System (WMS) hilft Ihrem Unternehmen, sich wiederholende Prozesse zu reduzieren oder eine Reihe von Aufgaben zu vereinfachen. Es handelt sich um eine Infrastruktur für eine Reihe von Aufgaben, die automatisch ineinander übergehen, bis der Prozess (ein Arbeitsablauf) auf die effizienteste Art und Weise erledigt ist.
Um einen Arbeitsablauf einzurichten, sollte Ihr Team zunächst die Aufgabe so darstellen, wie sie erledigt werden sollte. Dann sollten Sie die Hindernisse ermitteln, die sich Ihnen in den Weg stellen, und überflüssige Prozesse beseitigen. Schließlich sollten Sie festlegen, welche Teammitglieder oder Abteilungen beteiligt sein sollen. Diese Arbeit sollte sich nicht darauf konzentrieren, wer oder wie die Dinge jetzt erledigt werden. Um Zeit und Geld zu sparen, wenden sich Unternehmen an Workflow-Management-Software, um ihre Prozesse zu automatisieren und bessere Berichte über ihre KPIs zu erstellen.
In anderen Szenarien kann ein neues Workflow-Management-System zur Optimierung der Arbeitsabläufe eingeführt werden. Oftmals nachdem eine Organisation eine Workflow-Analyse durchgeführt hat.
Es gibt zahlreiche Tools, die die Vorteile eines Workflow-Management-Systems anpreisen. Wir haben daher einen Leitfaden mit 10 wichtigen Punkten zusammengestellt, auf die Sie achten sollten, um das qualitativ beste System zu erhalten.
10 Merkmale eines Workflow-Management-Systems
1. Einfache Formulargestaltung
Ein System zur Verwaltung von Arbeitsabläufen muss den Benutzern die Erstellung neuer Formulare ohne die Hilfe eines Systemingenieurs sehr leicht machen. Das Layout sollte per Drag-and-Drop schnell zu erstellen oder zu ändern sein. Die Schnittstelle sollte intuitiv sein, um verschiedene Feldtypen wie Textfelder, Zahlenfelder, Dropdowns, Mehrfachauswahlen, Berechnungen, Datei-Uploads und mehr hinzuzufügen.
Die Schnittstelle sollte auch die Vorbefüllung von Formularen erleichtern. Diese zeitsparende Funktion ermöglicht es dem Benutzer, die Daten nur einmal einzugeben und sie in einer Reihe von Formularen zu verwenden.
2. Eingebaute Kommunikation
Wenn Mitarbeiter ein Formular, eine Aufgabe oder eine Anfrage einer anderen Person zuweisen müssen, sollten sie dies direkt im Workflow-Management-Tool tun können. Das Versenden einer E-Mail von außerhalb des Systems mit Links zu den Stellen, an denen die Arbeit erledigt werden muss, kann umständlich und zeitaufwändig werden. Ein gutes System ermöglicht es Ihrem Team, Prozesse zu besprechen, andere Teammitglieder zu markieren und Dokumente, Dateien und Bilder direkt in der Benutzeroberfläche hinzuzufügen.
3. Automatisierte Prozesse
Ihr WMS sollte es einfach machen, automatisierte, wiederholbare Prozesse zu erstellen, die von mehreren Teammitgliedern genutzt werden können. Ein Beispiel dafür ist ein Einführungsprozess für neue Mitarbeiter, der mit einer Bewertung vor der Einstellung beginnt. Anschließend wird der potenzielle Mitarbeiter per E-Mail aufgefordert, Vorstellungsgespräche zu vereinbaren und die Unterlagen für die Neueinstellung auszufüllen. Schließlich wird Ihre IT-Abteilung informiert, um ein neues Konto und einen Laptop für den ersten Arbeitstag einzurichten. Darüber hinaus werden diese Informationen von mehreren Abteilungen gemeinsam genutzt, und Ihr automatisierter Prozess kann jedes Teammitglied über die für seine Aufgaben relevanten Schritte im Arbeitsablauf informieren und bei Bedarf Erinnerungen versenden.
4. Einfache Integration mit anderen Tools
Ein gut konzipiertes Workflow-Management-Tool kann Ihr Team nicht nur bei Aufgaben oder automatisierten Prozessen unterstützen. Im Idealfall kann es mit anderen von Ihnen verwendeten Tools wie CRM, Angebotssoftware, Buchhaltungssystem, Kalendern oder sogar E-Mails von Mitarbeitern zusammenarbeiten.
Das Tool sollte über eine integrierte Integration mit gängigen Anwendungen verfügen oder die Integration über eine API oder Tools wie Zapier ermöglichen, um Ihre Systeme zu verbinden. Überprüfen Sie gemeinsam mit Ihrem Onboarding-Team, ob das von Ihnen gewählte Tool mit all Ihren bestehenden Anwendungen integriert werden kann.
5. Anpassbare Berichte
Berichte sind ein wichtiges Instrument, um zu sehen, wie gut Ihr Team und das WMS laufen. Es muss einfach sein, Berichte zahlreicher Arten zu erstellen: Diagramme, Kuchendiagramme, Finanzdaten und KPIs in der Schnittstelle. Sie müssen in der Lage sein, die Berichte nach einem festgelegten Zeitplan automatisch auszuführen und ein Verteilungssystem einzurichten, damit sie an die entsprechenden Teammitglieder weitergeleitet werden. Es sollte für jeden Benutzer einfach sein, bestehende Berichte zu modifizieren, neue Versionen zu erstellen oder einen Datensatz nach seinen Bedürfnissen zu ändern.
Sie sollten auch sicherstellen, dass die Berechtigungsstufen für die Berichterstattung einfach festzulegen sind, so dass Sie die Berichte und Daten, die alle Mitarbeiter einsehen können, einschränken können (dies ist besonders wichtig für Personal- und Buchhaltungsinformationen).
6. Mobiler Zugang
Ihre Mitarbeiter sollten jederzeit und von jedem Gerät aus auf das Workflow-Management-System zugreifen können. Es sollte so optimiert sein, dass es auf einem Tablet oder Smartphone leicht zu bedienen ist. Außerdem sollte es sowohl auf Android- als auch auf iOS-Geräten gut funktionieren. Die Ladegeschwindigkeit auf einem mobilen Gerät und die Datenmenge auf der Seite müssen berücksichtigt werden, so dass die responsive Version Ihrer Schnittstelle absichtlich weniger Funktionen als die vollständige Desktop-Version haben kann. Testen Sie unbedingt, wie das WMS auf einem Smartphone aussieht, bevor Sie sich für das Tool entscheiden.
7. Erlaubniskontrolle
Es ist wichtig, den Zugang für die richtige Gruppe von Personen in Ihrem Unternehmen zu erleichtern. Sensible Personal- oder Finanzdaten sollten nur in sehr begrenztem Umfang eingesehen oder bearbeitet werden können. Daten wie Kundeninformationen und Verträge hingegen sollten von allen Mitarbeitern eingesehen werden können. Sie sollten auch festlegen können, auf welche Prozesse und Aktionen verschiedene Abteilungen Zugriff haben.
Es ist besonders wichtig, dass es einige hochrangige Systemadministratoren gibt, die diese Berechtigungen schnell ändern können, einschließlich der Möglichkeit, den gesamten Systemzugang eines Mitarbeiters zu sperren, wenn dieser das Unternehmen verlässt.
8. Automatische System-Updates
Nur wenige Unternehmen verfügen über eine Flotte von IT-Mitarbeitern, die in der Lage sind, Systemaktualisierungen vorzunehmen oder Computer zu reparieren. Die Teammitglieder sollten in der Durchführung von Aktualisierungen, Sicherheitsverfahren und der Beschaffung von Support geschult werden. Der ideale Partner bietet Schulungen und fortlaufenden Support für mehrere Teammitglieder an, falls die ursprünglich geschulte Person im Urlaub ist oder Ihr Unternehmen verlässt.
Wenn Sie die Hilfe des WMS-Supportteams benötigen, sollte es innerhalb weniger Stunden zur Verfügung stehen und nicht bis zu einem Tag auf eine Antwort oder Unterstützung warten.
9. Cloud-Hosting
Es gibt viele bekannte Gründe für das Hosting von Software oder Anwendungen in der Cloud. Cloud-Hosting ist skalierbar, ermöglicht einen einfachen Zugriff von jedem Standort außerhalb Ihres Büros, erlaubt redundante Backups und kostet im Allgemeinen weniger als Hosting vor Ort.
10. Leicht verständliche Preisgestaltung
Bevor Sie sich für ein Workflow-Management-System entscheiden, sollten Sie sich über alle Kosten im Klaren sein, die mit dem Tool verbunden sind. Fallen Gebühren für das Hosting an? Pro Benutzer? Für den Automatisierungsprozess? Wie werden sich die Kosten ändern, wenn Ihr Unternehmen stark wächst oder schrumpft? Sind Sie an ein bestimmtes Paket gebunden?
Der Anbieter, mit dem Sie zusammenarbeiten möchten, sollte in der Lage sein, alle Ihre Fragen zur Preisgestaltung im Voraus zu beantworten und Ihnen eine klare Vorstellung davon geben, was Sie für Ihr Preisniveau erhalten. Im Idealfall wird der Plan auf monatlicher Basis erstellt, und Sie können das Dienstleistungsniveau anpassen, wenn sich Ihre Unternehmensgröße oder Ihre Bedürfnisse ändern.
Was Sie bei der Auswahl von Workflow-Management-Software beachten sollten
1. Komplexität der Arbeitsabläufe
Berücksichtigen Sie die Komplexität Ihrer Prozesse, die automatisiert werden müssen, und die Größe Ihres Unternehmens. Vielleicht brauchen Sie eine Lösung, die für Tausende von Mitarbeitern geeignet ist. Vielleicht brauchen Sie aber auch nur eine einfache Lösung für weniger komplexe Prozesse.
2. Must-Have-Merkmale
Die meisten Workflow-Management-Systeme sind ähnlich, unterscheiden sich aber stark in ihren Funktionen und ihrer Skalierbarkeit. Braucht das Unternehmen ein BPM-System in der Cloud oder vor Ort? Welchen Umfang hat die Berichterstattung? Gibt es bestimmte Formulare und Funktionen, die das Unternehmen unbedingt benötigt?
3. Anzahl der Nutzer
Wie viele Benutzer und Abteilungen können die Workflow-Management-Software nutzen? Kalkulieren Sie diesen Preis unbedingt mit ein. Einige Softwareunternehmen bieten kostenlose Software an, doch die Anzahl der Benutzer wird am Ende teurer sein.
4. Geschwindigkeit der Umsetzung
Die Implementierungsgeschwindigkeit ist entscheidend, wenn die Prozesse die gesamte Organisation betreffen. Einige On-Premise-BPMs sind umständlich und langwierig zu implementieren, aber ProcessMaker ist auf Geschwindigkeit in der Cloud ausgelegt.
Seien wir ehrlich. Die Auswahl eines Tools für das Workflow-Management in Ihrem Unternehmen ist nicht einfach. Sie müssen so viele Faktoren berücksichtigen, die Ihnen unter Umständen entgehen. Wie bereits erwähnt, gibt es so viele Funktionen, die Sie verwirren und Ihnen die Entscheidung erschweren können.
Abschließende Überlegungen zu Workflow-Management-Systemen
Wenn Sie sich nach einem neuen Workflow-Management-System für Ihr Unternehmen umsehen, sollten Sie die oben aufgeführten Funktionen berücksichtigen. Enthält das Tool alle diese Funktionen, oder gibt es Elemente, die fehlen, und warum? Workflows sollen Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen. Achten Sie bei dieser wichtigen Entscheidung darauf, dass Sie Ihr Geld sinnvoll einsetzen.
