10 Características que necesita su sistema de gestión de flujo de trabajo

¿Qué es un sistema de gestión del flujo de trabajo?

Un sistema de gestión del flujo de trabajo (WMS) ayuda a su empresa a reducir los procesos repetitivos o a simplificar un conjunto de tareas. Es una infraestructura para un conjunto de tareas que fluirá automáticamente de una a otra hasta que el proceso (un flujo de trabajo) se realice de la manera más eficiente posible.

Para establecer un flujo de trabajo, su equipo debe primero trazar la tarea como debe hacerse. Luego establecer los desafíos que se interponen en el camino, y eliminar los procesos redundantes. Por último, determinar qué miembros del equipo o departamentos deben participar. Este trabajo no debería centrarse en quién o cómo se hacen las cosas ahora. Para ahorrar tiempo y dinero, las empresas están recurriendo al software de gestión de flujos de trabajo para automatizar sus procesos y mejorar los informes de sus indicadores clave de rendimiento (KPI).

En otros casos, puede aplicarse un nuevo sistema de gestión del flujo de trabajo en torno a la optimización del flujo de trabajo. A menudo, después de que una organización haya realizado un análisis del flujo de trabajo.

Hay numerosas herramientas que pregonan los beneficios de un sistema de gestión del flujo de trabajo, por lo que hemos proporcionado una guía de 10 cosas importantes que hay que buscar para obtener un sistema de la más alta calidad. 

10 Características de un sistema de gestión del flujo de trabajo

1. Diseño fácil de la forma

Un sistema de gestión del flujo de trabajo necesita una forma muy fácil para que los usuarios creen nuevos formularios sin la ayuda de un ingeniero de sistemas. El diseño debe ser arrastrado y soltado y rápido de construir o modificar. La interfaz debe ser intuitiva para añadir diferentes tipos de campos como campos de texto, campos numéricos, desplegables, multiselecciones, cálculos, carga de archivos y más. 

La interfaz debería facilitar la pre-población de las formas también. Como resultado, esta característica de ahorro de tiempo permite al usuario introducir los datos una sola vez y utilizarlos en varios formularios diferentes. 

2. 2. Comunicación incorporada

Cuando los empleados necesitan asignar un formulario, una tarea o una consulta a otra persona, deben poder hacerlo directamente en la herramienta de gestión del flujo de trabajo. Tener que enviar un correo electrónico desde fuera del sistema con enlaces a los lugares donde se debe realizar el trabajo puede resultar torpe y una pérdida de tiempo. Un gran sistema permite a su equipo discutir los procesos, etiquetar a otros miembros del equipo, añadir documentos, archivos e imágenes directamente en la interfaz.

3. 3. Procesos automatizados

Su WMS debería facilitar la creación de procesos automatizados y repetibles que puedan utilizar varios miembros del equipo. Un ejemplo es el proceso de incorporación de un nuevo empleado que comienza con una evaluación previa a la contratación. Luego envía un correo electrónico al prospecto para programar entrevistas, y le pide que llene los papeles de la nueva contratación. Finalmente, informa al departamento de TI para que configure una nueva cuenta y un ordenador portátil para su primer día. Además, esta información se compartiría entre múltiples departamentos, y su proceso automatizado podría notificar a cada miembro del equipo los pasos del flujo de trabajo relevantes para sus funciones y enviar recordatorios cuando sea necesario.

4. Fácil integración con otras herramientas

Una herramienta de gestión del flujo de trabajo bien diseñada podrá ayudar a su equipo más allá de las tareas o los procesos automatizados. Idealmente, podrá trabajar con otras herramientas que utilice como su CRM, software de propuestas, sistema de contabilidad, calendarios o incluso correos electrónicos de empleados.

La herramienta debe incluir la integración incorporada con aplicaciones populares o permite la integración a través de API o herramientas como Zapier para conectar sus sistemas. Verifique con su equipo de a bordo para asegurarse de que la herramienta que elija se integra con todas sus aplicaciones existentes.

5. Informes personalizables

Los informes son una herramienta esencial para ver lo bien que funciona su equipo y el WMS. Debe ser fácil crear informes de numerosos tipos: gráficos, diagramas circulares, financieros y KPI en la interfaz. Necesitas la capacidad de autoejecutar los informes en un horario establecido y establecer un sistema de distribución para que sean compartidos con los miembros apropiados del equipo. Debería ser fácil para cualquier usuario modificar los informes existentes, hacer nuevas versiones de los mismos, o cambiar un conjunto de datos para adaptarse a sus necesidades.

También debe verificar que los niveles de permiso sean fáciles de establecer para la presentación de informes, de modo que ponga un límite a los informes y datos que todos los empleados pueden ver (esto es especialmente importante para la información de recursos humanos y contabilidad).

6. Acceso móvil

Sus empleados deben poder acceder al sistema de gestión del flujo de trabajo en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Debería ser optimizado para que sea fácil de usar en una tableta o un teléfono inteligente. También debería funcionar bien en dispositivos Android e iOS. La velocidad de carga en un dispositivo móvil y la cantidad de datos en la página debe ser una consideración, por lo que la versión de respuesta de su interfaz puede tener intencionadamente menos funciones que la versión completa de escritorio. Asegúrese de probar cómo se ve el WMS en un teléfono inteligente antes de comprometerse con la herramienta.

7. Control de permisos

Es importante facilitar el acceso al grupo adecuado de personas de su empresa. Los archivos sensibles de recursos humanos o financieros deben tener un acceso muy limitado para verlos o editarlos. Mientras que los datos como la información de los clientes y los contratos pueden ser algo que todos sus empleados deberían poder ver. También debería poder limitar los procesos y acciones a los que tienen acceso los diferentes departamentos. 

Es especialmente importante tener unos pocos administradores de sistemas de alto nivel que puedan cambiar estos permisos rápidamente, incluyendo la capacidad de cerrar todo el acceso al sistema para un empleado cuando deje la empresa.

8. Actualizaciones automáticas del sistema

Pocas empresas tienen una flota de personal informático capaz de hacer actualizaciones de sistemas o arreglar ordenadores. Los miembros del equipo deben ser entrenados para hacer actualizaciones, procedimientos de seguridad y adquirir soporte. El socio ideal proveerá entrenamiento y apoyo continuo a varios miembros de su equipo, en caso de que la persona inicial que fue entrenada esté de vacaciones o deje su compañía. 

Cuando necesite ayuda del equipo de apoyo de WMS, deberían estar disponibles para ayudar en unas pocas horas, en lugar de esperar hasta un día para obtener una respuesta o asistencia.

9. 9. Alojamiento en la nube

Hay muchas razones bien conocidas por ahí para alojar software o aplicaciones en la nube. El alojamiento en la nube es escalable, permite un fácil acceso desde cualquier lugar fuera de su oficina física, permite hacer copias de seguridad redundantes y generalmente cuesta menos que el alojamiento en el sitio.

10. Precios fáciles de entender

Antes de comprometerse con un sistema de gestión de flujos de trabajo, asegúrese de conocer todos los costes que conlleva la herramienta. ¿Hay que pagar por el alojamiento? ¿Por usuario? ¿Por proceso de automatización? ¿Cómo cambiarán los costes si el tamaño de su empresa aumenta o disminuye drásticamente? ¿Está comprometido con un paquete específico?

El proveedor que elija para asociarse debe ser capaz de responder a todas sus preguntas sobre precios por adelantado y darle una idea clara de lo que obtiene por su nivel de precios. Lo ideal es que el plan sea mensual, y que usted pueda ajustar el nivel de servicio si el tamaño o las necesidades de su empresa cambian.

Lo que hay que tener en cuenta al elegir el software de gestión del flujo de trabajo

1. Complejidad del flujo de trabajo

Considere la complejidad de sus procesos que necesitan automatización, y el tamaño de su empresa. Puede que necesite algo que pueda escalar a través de miles de empleados. Alternativamente, puede que sólo necesite una solución ligera para procesos menos complejos.

2. Características indispensables

La mayoría de los sistemas de gestión del flujo de trabajo son similares, pero varían enormemente en cuanto a sus características y su escalabilidad. ¿Necesita la organización un BPM en la nube o in situ? ¿Qué nivel de información? ¿Existen ciertas formas y funcionalidades que la organización necesita absolutamente?

3. Cantidad de usuarios

¿Cuántos usuarios y departamentos pueden utilizar el software de gestión del flujo de trabajo? Asegúrese de calcular en este precio. Algunas compañías de software serán gratuitas, pero el número de usuarios será más caro en el backend.

4. Velocidad de implementación

La velocidad de implementación es crítica cuando los procesos afectan a toda la organización. Algunos BPMs heredados en las instalaciones serán engorrosos y tediosos de implementar, pero ProcessMaker está construido para la velocidad en la nube.

Seamos realistas. Elegir una herramienta para la gestión del flujo de trabajo de su empresa no es fácil. Necesitas considerar tantos factores que pueden pasar desapercibidos. Como se mencionó anteriormente, hay tantas características que pueden confundirte y dificultar la decisión.

Reflexiones finales sobre los sistemas de gestión del flujo de trabajo

Cuando busque un nuevo sistema de gestión del flujo de trabajo para su empresa, considere las características enumeradas anteriormente. ¿Incluye la herramienta todas ellas, o faltan elementos y por qué? Los flujos de trabajo están diseñados para ahorrarle a su empresa tiempo y dinero. Asegúrese de gastar el suyo sabiamente cuando tome esta importante decisión.