Qu'est-ce qu'un BPMS ? Guide des systèmes de gestion des processus d'entreprise

Table des matières

Un système de gestion des processus métier peut améliorer considérablement l'efficacité de votre entreprise. Il vous permet de mettre en place des processus pour faciliter des tâches telles que l'amélioration de la précision, la réduction des coûts, l'amélioration du service à la clientèle et une meilleure communication entre les employés. 

Il permet également de réduire les erreurs et d'améliorer la collaboration entre les différents départements de votre entreprise. Les systèmes de gestion des processus métier doivent être modulaires et flexibles. Les caractéristiques essentielles d'un BPMS comprennent la capacité de concevoir, d'exécuter, de surveiller et d'optimiser les processus métier. Si vous souhaitez que votre BPMS soit hautement personnalisable, vous voudrez également qu'il s'intègre parfaitement à votre infrastructure informatique existante et qu'il traite une grande variété de types de données.

Une suite BPM et un BPMS ont des usages différents

Une suite BPM est un ensemble d'outils intégrés, tandis qu'un BPMS est une plate-forme qui exécute des processus. Un BPMS est une base pour une suite BPM, mais il ne possède pas toutes les capacités dont vous pourriez avoir besoin pour gérer efficacement votre entreprise.

Une suite BPM offre un large éventail de fonctionnalités qui peuvent vous aider à gérer l'ensemble du cycle de vie de vos processus métier - de la planification à l'exécution, en passant par le suivi, l'amélioration et l'optimisation. Plus important encore, ils offrent des fonctionnalités telles que l'automatisation et l'analyse qui peuvent vous aider à personnaliser les expériences des clients sur tous les canaux (par exemple, les applications mobiles).

La différence entre ces deux technologies n'est pas seulement sémantique : Il est important de savoir ce qu'elles signifient pour décider en connaissance de cause de la solution qui convient le mieux aux besoins de votre entreprise aujourd'hui - et de la direction qu'elle prendra demain !

Une suite BPM est une collection d'outils qui intègrent

Une suite BPM est une collection d'outils intégrés. Chaque outil aborde une fonction métier spécifique, comme le flux de travail, la gestion des documents ou l'analyse. Il peut être utilisé à différentes fins, notamment pour

  • Mise en œuvre des processus d'affaires
  • Amélioration des processus
  • Automatisation des processus

Le BPMS est la plateforme qui exécute les processus

Les systèmes de gestion des processus métier (BPMS) sont les plateformes qui exécutent les processus. Ils fournissent les outils nécessaires à la gestion et à l'automatisation des processus métier, vous permettant ainsi de profiter des avantages du BPM.

Un BPMS n'est pas un outil, c'est une plateforme pour la gestion des processus métier. Un BPMS est chargé de fournir une infrastructure qui supporte le BPM et les outils associés. Un BPMS robuste prend en charge les éléments suivants :

  • Modélisation des processus - La capacité de créer et de modifier des processus dans un logiciel, ce qui inclut des tâches telles que l'identification des éléments du flux de travail et l'attribution d'attributs à ces éléments.
  • Automatisation du flux de travail - Capacité d'exécuter automatiquement des tâches dans un processus selon des règles ou des déclencheurs spécifiques.
  • Traitement des événements complexes (CEP) - La capacité de surveiller les événements et de déclencher des actions en fonction de critères spécifiques.

La principale différence entre un BPMS et une suite BPM réside dans leur mode de fonctionnement :

  • Un BPMS fournit des outils pour gérer le développement et la maintenance des modèles de processus métier. Il vous permet de concevoir et de déployer de nouveaux processus et de maintenir les processus existants grâce à des initiatives d'amélioration continue.
  • Une suite BPM intègre les deux systèmes pour créer une solution de bout en bout qui automatise le flux de travail de toute votre organisation.

Une plateforme BPMS optimise et automatise les processus d'entreprise.

  • Optimiser et automatiser les processus d'entreprise.
  • Utilisez l'automatisation des flux de travail et la réingénierie des processus.
  • Identifiez les inefficacités ou les goulets d'étranglement avant qu'ils ne deviennent un problème.
  • Améliorer l'intégration car ils peuvent connecter vos différents systèmes afin que les informations soient accessibles dans toute l'organisation. Les gens ont ainsi une meilleure visibilité sur leur travail et sur ce que font leurs collègues à tout moment, ce qui nous amène à...

Une solution BPMS aide les organisations à améliorer leur efficacité et leur productivité

Un BPMS est un outil essentiel pour les entreprises qui cherchent à améliorer leurs processus métier. Ils aident les entreprises à accroître l'efficacité, la productivité, la qualité, le service à la clientèle et la réduction des coûts.

Cette solution peut également vous aider à augmenter vos revenus. En automatisant les tâches et processus manuels dans le flux de travail de votre organisation, elle permet aux équipes de vente de générer plus de prospects et de conclure plus d'affaires plus rapidement, ce qui se traduit par une augmentation des revenus de votre entreprise.

Types de solutions BPMS

Tenez compte de ces principaux types lorsque vous choisissez le bon outil pour votre organisation :

  • BPMS d'entreprise : Une solution sur site généralement utilisée par les grandes organisations ayant des processus et des exigences complexes au niveau de l'entreprise. Cette solution présente un degré élevé de flexibilité et de personnalisation et nécessite plus de temps et d'efforts pour sa mise en œuvre et sa maintenance.
  • BPMS à code source ouvert : Une alternative open-source aux produits commerciaux, qui peut coûter moins de la moitié si vous l'achetez directement plutôt que de payer des frais de licence par utilisateur annuellement ou des frais d'abonnement mensuel. Les solutions open-source sont souvent plus personnalisables que leurs homologues commerciaux car elles sont construites à partir de zéro au lieu d'être dérivées de composants pré-construits comme ceux utilisés dans les plateformes logicielles propriétaires.

Pourquoi un nouveau BPMS peut être bénéfique

Les avantages d'un BPMS sont les suivants :

  • Une efficacité accrue. Un BPMS peut vous aider à gérer vos processus plus efficacement et à les rendre plus faciles à comprendre et à mettre en œuvre.
  • Réduction des coûts. En mettant en œuvre un BPMS, vous pouvez réduire le temps que vos employés consacrent à la gestion des processus métier, ce qui entraînera une réduction globale des coûts pour l'organisation. En effet, il est beaucoup moins coûteux d'exécuter un processus automatisé qu'un processus manuel (et encore moins coûteux si vous utilisez une automatisation alimentée par l'IA).
  • Augmentation de la rentabilité. Si votre entreprise a actuellement des marges bénéficiaires faibles en raison de mauvaises relations avec les clients ou d'opérations inefficaces, la mise en œuvre d'un BPMS pourrait être ce dont elle a besoin pour réaliser des bénéfices plus élevés grâce à une efficacité accrue et à des coûts d'exploitation réduits - sans sacrifier la qualité !

Les fonctionnalités incontournables des solutions BPMS

  • Automatisation des flux de travail. Il s'agit de la capacité d'un BPMS à automatiser les flux de travail et les processus, qui peuvent inclure des tâches telles que l'approbation des rapports de dépenses ou la planification des réunions.
  • Gestion des processus. La plate-forme BPMS doit vous aider à gérer vos processus d'entreprise, notamment à les définir et à suivre leur évolution.
  • Tableaux de bord. Les tableaux de bord sont des représentations visuelles des données qui permettent aux utilisateurs d'accéder en un clin d'œil à des informations cruciales sur l'évolution de leur entreprise en temps réel (ou presque).
  • Outils d'analyse. Vous aurez besoin d'outils d'analyse intégrés à votre BPMS pour suivre les données de l'ensemble de votre organisation dans un emplacement central - et utiliser ces informations pour prendre des décisions sur les stratégies essentielles pour aller de l'avant et améliorer les opérations actuelles en général !
  • Capacités d'intégration avec d'autres systèmes tels que les plateformes SIRH/GHR, les suites logicielles CRM et les plateformes ERP.

Autres fonctionnalités que vous souhaitez obtenir de votre BPMS

Si vous êtes intéressé par un BPMS de niveau entreprise, voici d'autres caractéristiques à prendre en compte :

  • Interface utilisateur : L'interface utilisateur est la manière dont les utilisateurs interagissent avec le système. Les systèmes ont généralement une interface utilisateur basée sur le Web ou un client riche (pour les ordinateurs de bureau).
  • Gestion des données : Ce composant permet aux utilisateurs de définir et de maintenir les éléments de données utilisés tout au long de la vie du système. Il gère également les relations entre les entités de données, qui peuvent être complexes dans certains systèmes. Les bases de données CRM en sont un exemple. Chaque client a de nombreux comptes, contacts, etc. qui lui sont liés. Tous sont définis comme faisant partie de leur fiche dans le système CRM lui-même, au lieu d'être des entités distinctes gérées ailleurs.

Modélisation centrée sur l'homme par rapport à la programmation

Modélisation centrée sur l'homme

Lamodélisation centrée sur l'humain est une méthode permettant de construire des modèles de processus d'entreprise qui peuvent être utilisés pour automatiser des processus ou créer des arbres de décision. Il s'agit de la plus conviviale des trois options, car les utilisateurs professionnels peuvent la réaliser sans connaissances techniques approfondies. Cependant, étant donné que la plupart des personnes dans une entreprise ne sont pas des programmeurs ou des développeurs et ne parlent pas couramment le code informatique, la modélisation centrée sur l'humain demande plus de temps et d'efforts que le BPMS ou la programmation.

Vous ne devriez envisager la modélisation centrée sur l'humain que si votre projet a des exigences relativement simples ; sinon, il peut être plus facile de tirer parti de l'une des deux autres options.

BPMS

Dans la modélisation centrée sur l'humain, le code est fourni par l'analyste métier. Cela offre une solution simple pour la mise en œuvre de normes ou de plates-formes sans que le développeur ait à acquérir de nouvelles compétences. Cependant, le BPMS requiert plus d'expertise que la modélisation centrée sur l'humain et peut être plus difficile à mettre en œuvre.

Une solution BPMS requiert également beaucoup plus d'expertise que la programmation, mais elle vous permet de mettre en œuvre des processus complexes sans écrire vous-même le moindre code.

Programmation

La programmation est l'approche la plus difficile du BPMS, mais c'est aussi la plus puissante. Elle vous permet d'entrer dans les moindres détails de ce à quoi votre processus d'entreprise doit ressembler et de le faire fonctionner exactement comme vous le souhaitez. Par exemple, si une étape de votre processus exige qu'un utilisateur saisisse son mot de passe avant de poursuivre, la programmation vous permettra de le faire sans problème.

Cependant, lorsqu'on travaille uniquement avec la programmation (ou même avec une modélisation centrée sur l'homme), plusieurs aspects des processus d'entreprise sont difficiles, voire impossibles, à modéliser :

  • Un utilisateur peut avoir besoin d'aide pour effectuer une action. Cela peut se faire par l'intermédiaire de scripts dans une application ; toutefois, si l'on utilise uniquement des scripts, ceux-ci ne sont pas réutilisables d'une application ou d'un processus à l'autre, car chaque application ou processus a besoin de son propre ensemble de scripts pour chaque cas d'utilisation.
  • La logique utilisée par une tâche peut dépendre des données d'une autre tâche qui a d'abord été accomplie avec succès ; dans le cadre du développement de logiciels, cela nécessiterait une logique de branchement complexe, ce qui peut être délicat pour des non-développeurs comme vous. En outre, personne ne souhaite que des erreurs soient commises lors de scénarios critiques en raison d'une simple erreur humaine !

La modélisation centrée sur l'homme est généralement plus simple que les autres approches.

La modélisation centrée sur l'humain est généralement plus accessible que les autres approches. Avec peu ou pas de code, elle peut être réalisée par des utilisateurs professionnels ou des développeurs citoyens (non-programmeurs). Elle peut être utilisée conjointement avec la programmation pour créer une solution hybride qui tire parti à la fois de la puissance des logiciels performants et de l'agilité de la modélisation centrée sur l'humain.

Les modèles centrés sur l'humain représentent les choses qui intéressent l'utilisateur, et pas seulement ce que le système doit savoir. Cela permet une approche agile de la création d'applications, beaucoup plus réactive à l'évolution des besoins, puisque vous n'avez pas besoin d'attendre le calendrier ou le processus de quelqu'un d'autre avant de pouvoir commencer quelque chose de nouveau.

Comment choisir le bon système BPMS pour votre organisation ?

Voici quelques caractéristiques rapides à évaluer :

  • Modélisation : Vous pouvez créer un modèle pour définir vos objectifs et processus d'entreprise.
  • Évaluer : Vous pouvez évaluer, mesurer et optimiser vos processus.
  • Suivi : Vous pouvez surveiller vos processus en temps réel et suivre les performances.
  • Suivi et mesure : Vous pouvez suivre et mesurer les indicateurs clés de performance (ICP) tels que le temps de cycle, le délai d'exécution et le coût unitaire, tout en améliorant la qualité de la prestation de services aux clients.
  • Gestion du flux de travail interne : Utilisez le BPMS pour gérer le flux de travail interne avec des étapes d'approbation ou des portes d'approbation qui permettent à certaines personnes au sein d'une organisation d'approuver ou de rejeter les demandes de changement avant qu'elles ne soient mises en œuvre dans les systèmes de production ou publiées sur des serveurs actifs.

Votre entreprise doit être en mesure d'utiliser le BPMS pour coordonner plusieurs fonctions et unités commerciales au sein de votre organisation.

Il est essentiel de réfléchir au type de communication qui aura lieu entre vos unités commerciales et à la manière dont un BPMS peut contribuer à la faciliter. Les types de communication suivants sont de bons exemples de la manière dont vous devez y réfléchir :

  • la communication entre les employés de différentes unités commerciales. Un BPMS vous permet de partager les données entre les différents services afin que chacun ait accès à toutes les informations nécessaires à l'accomplissement de ses tâches. Il facilite également la tâche des employés qui ne travaillent pas directement ensemble mais qui ont besoin d'accéder aux données et aux fichiers de l'autre parce qu'ils travaillent tous deux sur des projets ou des missions connexes. Cela signifie moins de confusion et moins d'erreurs lorsque quelqu'un a besoin de quelque chose provenant d'un autre service ou d'un autre secteur de l'entreprise.
  • Communication entre différentes fonctions au sein d'un même service ou d'un même domaine de responsabilité (par exemple, les ventes, les RH). Un BPMS peut être utilisé comme un réseau social interne où les employés peuvent partager leurs idées sans qu'elles soient d'abord filtrées par la direction - une amélioration significative par rapport aux méthodes traditionnelles comme l'envoi de pièces jointes par courriel à longueur de journée !

Le BPMS doit permettre la collaboration entre les employés et les parties prenantes.

Il serait utile que vous évaluiez le BPMS pour vous assurer qu'il vous permet de collaborer entre employés et parties prenantes. La collaboration est un élément essentiel de toute suite de gestion des processus métier, car il s'agit de l'action de travailler ensemble vers un objectif ou une fin commune. Vous serez probablement amené à collaborer à divers titres et dans diverses situations tout au long des opérations de votre organisation. Il est donc essentiel de savoir si votre logiciel peut répondre à ces besoins.

Les types de collaboration qui peuvent être nécessaires varient en fonction du type de processus que vous devez exécuter dans votre entreprise, mais voici quelques exemples :

  • Employés internes travaillant ensemble sur des projets communs (par exemple, le développement de produits)
  • Les fournisseurs externes effectuent des livraisons sur la base des conditions convenues (par exemple, l'usine de fabrication reçoit des livraisons du fournisseur de logistique).

Une bonne suite de gestion des processus métier peut s'adapter rapidement à l'évolution des besoins de votre entreprise.

Une bonne suite de gestion des processus métier doit être flexible et évolutive. Elle doit fournir un cadre qui vous permet de modifier les flux de travail en fonction des besoins, qu'il s'agisse d'ajouter des applications ou d'en supprimer d'autres. Parfois, la bonne décision consiste à adopter un système entièrement nouveau ; d'autres fois, il est préférable de s'en tenir à ce que vous avez et d'apporter des changements au niveau micro.

Vous voulez également un BPMS qui prenne en charge diverses méthodes de processus d'entreprise - et qui prenne en charge toute méthode que vous choisirez à l'avenir - afin de ne pas avoir à vous soucier d'investir dans plusieurs systèmes à l'avenir.

Le BPMS doit vous aider à identifier les étapes de vos processus d'entreprise qui prennent trop de temps et à effectuer les ajustements nécessaires.

  • Identifier les goulots d'étranglement. Un BPMS devrait vous aider à identifier les étapes de vos processus d'affaires qui prennent trop de temps et à faire les ajustements nécessaires.
  • Définissez le problème avant de vous lancer dans une solution. En identifiant les zones problématiques de vos processus, vous pouvez commencer à vous concentrer sur leur résolution avec les bons outils logiciels et mettre en œuvre les changements qui les rendront plus efficaces.

Le BPMS doit prendre en charge les solutions mobiles

Les solutions mobiles vous permettent d'interagir avec votre BPMS en déplacement, en vous donnant accès à tous les processus métier gérés par la suite. Cela signifie que les employés peuvent facilement obtenir les informations dont ils ont besoin pour mieux faire leur travail, en se concentrant sur l'accomplissement des tâches plutôt qu'en s'inquiétant de savoir comment ils vont trouver ce qui doit être fait.

Quelques avantages des solutions mobiles :

  • Ils sont faciles à apprendre et à utiliser. Les employés n'auront pas de mal à comprendre comment les choses fonctionnent lorsqu'ils peuvent y accéder de n'importe où dans le monde, à n'importe quelle heure du jour ou de la nuit. C'est donc possible pour les entreprises, petites ou grandes !
  • Ils améliorent le niveau de satisfaction des employés dans tous les services de votre organisation. Par exemple, les membres du personnel de l'arrière-boutique, comme moi, qui n'ont pas d'interaction directe avec les clients, ont tout de même accès à nos iPads en cas de besoin dans certaines situations où l'on peut avoir besoin d'informations rapidement sans avoir une expérience de première main à portée de main immédiatement en raison du manque d'expérience de l'employé.

Assurez-vous que l'interface utilisateur est intuitive afin que vos employés puissent l'adapter facilement et rapidement.

L'interface utilisateur est l'un des facteurs les plus importants dans le choix du bon BPMS. Vous devez vous assurer qu'elle est intuitive afin que vos employés puissent l'adapter facilement et rapidement.

Il est également essentiel que vous preniez en compte la manière dont vos employés utiliseront le système et ce dont ils ont besoin. S'ils ne sont pas familiarisés avec un type particulier de logiciel, ils risquent de ne pas savoir ce qu'ils font lorsqu'ils commencent à l'utiliser. Ils risquent alors de passer plus de temps à comprendre comment les choses fonctionnent qu'à effectuer un travail efficace.

Un bon BPMS permet aux entreprises de gagner en efficacité, de réduire les coûts, d'améliorer la visibilité et de répondre aux attentes plus élevées des consommateurs en matière de service.

  • Un bon BPMS aide les organisations à accroître leur efficacité. Il peut réduire le temps et les coûts liés à la gestion des processus métier.
  • Un BPMS bien conçu aide les entreprises à réduire leurs coûts. L'automatisation élimine les tâches manuelles répétitives et permet une résolution plus rapide des problèmes.
  • Un bon BPMS aide les entreprises à améliorer la visibilité de leurs opérations afin de mieux répondre aux attentes des clients en matière de prestation de services, d'augmentation de la productivité et de satisfaction des employés.

Avec cette nouvelle vague de solutions BPMS, il y a de fortes chances que vous ayez au moins quelques choix pour répondre à vos besoins. Il vous appartiendra de les évaluer en fonction de vos critères et de savoir si elles répondent aux exigences du projet. 

Cependant, il est important de réaliser que la bonne ou la meilleure solution BPMS est souvent individualisée et spécifique à chaque circonstance ; il y a trop de variables dans une industrie ou une entreprise pour choisir quelque chose sur étagère. Le nombre et la nature de vos transactions et les processus de votre organisation détermineront probablement la solution logicielle qui vous convient le mieux.

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