¿Qué es un BPMS? Guía de sistemas de gestión de procesos empresariales

Un sistema de gestión de procesos empresariales puede mejorar considerablemente la eficiencia de su empresa. Esto le permite poner en marcha procesos que le ayuden en tareas como la mejora de la precisión, la reducción de costes, el aumento del servicio al cliente y una mejor comunicación entre los empleados. 

También ayuda a reducir los errores y a mejorar la colaboración entre los distintos departamentos de la empresa. Los sistemas de gestión de procesos empresariales deben ser modulares y flexibles. Las características principales de un BPMS incluyen la capacidad de diseñar, ejecutar, supervisar y optimizar los procesos empresariales. Si quiere que su BPMS sea altamente personalizable, también querrá que se integre perfectamente con su infraestructura de TI existente y que maneje una amplia variedad de tipos de datos.

Una suite BPM y un BPMS tienen usos diferentes

Una suite BPM es un conjunto de herramientas integradas, mientras que un BPMS es una plataforma que ejecuta procesos. Un BPMS es la base de una suite de BPM, pero no tiene todas las capacidades que puede necesitar para dirigir su empresa con eficacia.

Una suite BPM ofrece una amplia gama de capacidades que pueden ayudarle a gestionar todo el ciclo de vida de sus procesos de negocio, desde la planificación hasta la ejecución y el seguimiento, la mejora y la optimización. Y lo que es más importante, ofrecen funciones como la automatización y el análisis que pueden ayudarle a personalizar las experiencias de los clientes en todos los canales (por ejemplo, las aplicaciones móviles).

La diferencia entre estas dos tecnologías no es sólo semántica: Es importante saber lo que significan para tomar decisiones informadas sobre qué solución es la adecuada para las necesidades actuales de su organización, y hacia dónde se dirigirá mañana.

Una suite BPM es un conjunto de herramientas que integran

Una suite BPM es una colección de herramientas integradas. Cada herramienta aborda una función empresarial específica, como el flujo de trabajo, la gestión de documentos o la analítica. Ie puede utilizar para diferentes propósitos, incluyendo:

• Implementación de procesos de negocio
• Mejora de los procesos
• Automatización de procesos

BPMS es la plataforma que ejecuta los procesos

Los sistemas de gestión de procesos empresariales (BPMS) son las plataformas que ejecutan los procesos. Proporcionan las herramientas para gestionar y automatizar los procesos empresariales, lo que permite aprovechar las ventajas de la BPM.

Un BPMS no es una herramienta; es una plataforma para la gestión de procesos de negocio. Un BPMS se encarga de proporcionar una infraestructura que soporte el BPM y las herramientas asociadas. Un BPMS robusto soportará lo siguiente:

• Modelado de procesos - La capacidad de crear y modificar procesos en el software, que incluye tareas como la identificación de los elementos del flujo de trabajo y la asignación de sus atributos
• Automatización de flujos de trabajo: capacidad de ejecutar automáticamente tareas dentro de un proceso de acuerdo con reglas o desencadenantes específicos.
• Procesamiento de eventos complejos (CEP) - La capacidad de supervisar eventos y desencadenar acciones basadas en el cumplimiento de criterios específicos.

La principal diferencia entre un BPMS y una suite BPM radica en su funcionamiento:

• Un BPMS proporciona herramientas para gestionar el desarrollo y el mantenimiento de los modelos de procesos empresariales. Permite diseñar y desplegar nuevos procesos y mantener los existentes mediante iniciativas de mejora continua.
• Una suite BPM integra ambos sistemas para crear una solución integral que automatiza todo el flujo de trabajo de su organización.

Una plataforma BPMS optimiza y automatiza los procesos empresariales

• Optimizar y automatizar los procesos empresariales.
• Utilizar la automatización del flujo de trabajo y la reingeniería de procesos.
• Identifique las ineficiencias o los cuellos de botella antes de que se conviertan en un problema.
• Mejoran la integración porque pueden conectar sus diferentes sistemas para que la información sea accesible en toda la organización. Esto da a las personas más visibilidad de su trabajo, así como de lo que hacen sus compañeros en cada momento, lo que nos lleva a...

Una solución BPMS ayuda a las organizaciones a mejorar la eficiencia y la productividad

Un BPMS es una herramienta esencial para las empresas que buscan mejorar sus procesos empresariales. Ayudan a las empresas a aumentar la eficiencia, la productividad, la calidad, el servicio al cliente y la reducción de costes.

Esta solución también puede ayudarle a aumentar los ingresos. Al automatizar las tareas y los procesos manuales en el flujo de trabajo de su organización, facilita que los equipos de ventas generen más clientes potenciales y cierren más acuerdos con mayor rapidez, lo que se traduce en mayores ingresos para su empresa.

Tipos de soluciones BPMS

Tenga en cuenta estos tipos destacados a la hora de elegir la herramienta adecuada para su organización:

• BPMS empresarial: Una solución local que suelen utilizar las grandes organizaciones con procesos y requisitos empresariales complejos. La solución tiene un alto grado de flexibilidad y personalización y requiere más tiempo y esfuerzo para su implantación y mantenimiento.
• BPMS de código abierto: Una alternativa de código abierto a los productos comerciales, que puede costar menos de la mitad si se adquiere directamente en lugar de pagar cuotas de licencia por usuario anualmente o costes de suscripción mensual. Las soluciones de código abierto suelen ser más personalizables que sus homólogas comerciales, ya que se construyen desde cero en lugar de derivar de componentes prefabricados como los utilizados en las plataformas de software propietario.

Por qué puede ser beneficioso un nuevo BPMS

Los beneficios de un BPMS incluyen:

• Mayor eficiencia. Un BPMS puede ayudarle a gestionar sus procesos de forma más eficiente y facilitar su comprensión y aplicación.
• Reducción de costes. Al implantar un BPMS, puede reducir la cantidad de tiempo que sus empleados dedican a la gestión de los procesos empresariales, lo que supondrá un ahorro global de costes para la organización. Esto se debe a que es mucho menos costoso ejecutar un proceso automatizado que uno manual (e incluso más barato aún si se utiliza la automatización impulsada por la IA).
• Aumento de la rentabilidad. Si su empresa tiene actualmente unos márgenes de beneficio bajos debido a una mala relación con los clientes o a unas operaciones ineficaces, la implantación de un BPMS podría ser justo lo que necesita para conseguir mayores beneficios gracias a la mejora de la eficiencia y a la reducción de los costes operativos, ¡sin sacrificar la calidad!

Las características imprescindibles que ofrecen las soluciones BPMS

• Automatización del flujo de trabajo. Se trata de la capacidad de un BPMS para automatizar los flujos de trabajo y los procesos, que podrían incluir tareas como la aprobación de informes de gastos o la programación de reuniones.
• Gestión de procesos. La plataforma BPMS debe ayudarle a gestionar sus procesos de negocio, incluyendo su definición y el seguimiento de su progreso.
• Cuadros de mando. Los cuadros de mando son representaciones visuales de los datos que permiten a los usuarios acceder de un vistazo a información crucial sobre la marcha de sus negocios en tiempo real (o casi).
• Herramientas de análisis. Querrá contar con herramientas de análisis integradas en su BPMS para hacer un seguimiento de los datos de toda la organización en una ubicación central, y utilizar esta información para tomar decisiones sobre estrategias críticas para avanzar y mejorar las operaciones actuales en general.
• Capacidades de integración con otros sistemas como las plataformas HRIS/HRM, las suites de software CRM y las plataformas ERP.

Otras funciones que puede desear de su BPMS

Si está interesado en un BPMS de nivel empresarial, aquí tiene otras características a tener en cuenta:

• Interfaz de usuario: La interfaz de usuario es la forma en que los usuarios interactúan con el sistema. Los sistemas suelen tener una interfaz de usuario basada en la web o un cliente enriquecido (para ordenadores de sobremesa).
• Gestión de datos: Este componente permite a los usuarios definir y mantener los elementos de datos utilizados durante toda la vida del sistema. También gestiona las relaciones entre las entidades de datos, que pueden ser complejas en determinados sistemas. Un ejemplo de ello son las bases de datos de CRM. Cada cliente tiene muchas cuentas relacionadas, contactos, etc. Todos ellos se definen como parte de su registro maestro dentro del propio sistema CRM en lugar de ser entidades separadas gestionadas en otro lugar.

Modelado centrado en el ser humano en relación con la programación

Modelado centrado en el ser humano

Elmodelado centrado en el ser humano es un método para construir modelos de procesos empresariales que pueden utilizarse para automatizar procesos o crear árboles de decisión. Es la opción más fácil de usar de las tres, ya que los usuarios de la empresa pueden hacerlo sin necesidad de grandes conocimientos técnicos. Sin embargo, dado que la mayoría de las personas de una empresa no son programadores ni desarrolladores y no dominan el código informático, el modelado centrado en el ser humano requiere más tiempo y esfuerzo que el BPMS o la programación.

Sólo debe considerar el modelado centrado en el ser humano si su proyecto tiene requisitos relativamente sencillos; de lo contrario, puede ser más fácil aprovechar una de las otras dos opciones.

BPMS

En el modelado centrado en el ser humano, el código lo proporciona el analista de negocio. Esto proporciona una solución sencilla para implantar normas o plataformas sin necesidad de que el desarrollador aprenda nuevas habilidades. Sin embargo, el BPMS requiere más experiencia que el modelado centrado en el ser humano y puede ser más difícil de implementar.

Una solución BPMS también requiere muchos más conocimientos que la programación, pero permite implementar procesos complejos sin tener que escribir ningún código.

Programación

La programación es el enfoque más difícil del BPMS, pero también es el más potente. Le permite entrar en los detalles de lo que debe ser su proceso de negocio y hacer que funcione exactamente como usted quiere. Por ejemplo, si hay un paso en su proceso que requiere que un usuario introduzca su contraseña antes de continuar, la programación le permitirá hacerlo sin ningún problema.

Sin embargo, cuando se trabaja sólo con la programación (o incluso con el modelado centrado en el ser humano), hay varios aspectos de los procesos empresariales que son difíciles o imposibles de modelar:

• Un usuario puede necesitar ayuda para completar una acción. Esto se puede hacer a través de scripts dentro de una aplicación; sin embargo, el scripting por sí solo significa que esos scripts no son reutilizables a través de aplicaciones o procesos porque cada aplicación o proceso necesita su propio conjunto de scripts para cada caso de uso - ¡no se puede simplemente copiar y pegar un script en otra aplicación/proceso!
• La lógica utilizada por una tarea puede depender de que los datos de otra tarea se hayan completado con éxito primero; hacer esto en el desarrollo de software requeriría una compleja lógica de bifurcación, que puede ser complicada para los no desarrolladores como ustedes. Además, ¡nadie quiere que se cometan errores en situaciones críticas debido únicamente a un error humano!

La modelización centrada en el ser humano suele ser más sencilla que los otros enfoques

El modelado centrado en el ser humano es generalmente más accesible que los otros enfoques. Al tener poco código y no tener que codificar, puede ser realizado por usuarios empresariales o desarrolladores ciudadanos (no programadores). Puede utilizarse junto con la programación para crear una solución híbrida que aproveche tanto la potencia del software de alto rendimiento como la agilidad del modelado centrado en el ser humano.

Los modelos centrados en el ser humano representan las cosas que le importan al usuario, no sólo lo que el sistema necesita saber. Esto permite un enfoque ágil para la creación de aplicaciones que es mucho más sensible a los requisitos cambiantes, ya que no tiene que esperar a que el calendario o el proceso de otra persona antes de que pueda comenzar en algo nuevo.

Cómo seleccionar el sistema BPMS adecuado para su organización

He aquí algunas características rápidas para evaluar:

• Modelización: Puede crear un modelo para definir sus objetivos y procesos empresariales.
• Evaluar: Puede evaluar, medir y optimizar sus procesos.
• Seguimiento: Puede supervisar sus procesos en tiempo real y hacer un seguimiento del rendimiento.
• Seguimiento y medición: Puede realizar un seguimiento y medir los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo de ciclo, el tiempo de entrega y el coste por unidad, al tiempo que mejora la calidad de la prestación de servicios a los clientes.
• Gestión del flujo de trabajo interno: Utilice el BPMS para gestionar el flujo de trabajo interno con pasos de aprobación o puertas de aprobación que permitan a determinadas personas de una organización aprobar o rechazar solicitudes de cambios antes de que se implementen en los sistemas de producción o se liberen en los servidores activos.

Su empresa debe ser capaz de utilizar el BPMS para coordinar múltiples funciones y unidades de negocio dentro de su organización.

Es esencial considerar el tipo de comunicación que tendrá lugar entre sus unidades de negocio y cómo un BPMS puede ayudar a facilitarla. Los siguientes tipos de comunicación son buenos ejemplos de cómo debe pensar en ello:

• Comunicación entre los empleados de las distintas unidades de negocio. Un BPMS permite compartir datos entre departamentos para que todo el mundo tenga acceso a toda la información necesaria para realizar sus tareas. También facilita a los empleados que no trabajan directamente juntos pero que necesitan acceder a los datos y archivos de los demás porque ambos trabajan en proyectos o tareas relacionadas. Esto significa menos confusión y menos errores cuando alguien necesita algo de otro departamento o área dentro de la empresa.
• Comunicación entre diferentes funciones dentro de un departamento o área de responsabilidad (por ejemplo, ventas, RRHH). Un BPMS puede utilizarse como una red social interna en la que los empleados pueden compartir ideas sin tener que pasar primero por la dirección, lo que supone una mejora significativa respecto a los métodos tradicionales, como el envío de archivos adjuntos por correo electrónico durante todo el día.

El BPMS debe permitir la colaboración entre los empleados y las partes interesadas

Sería útil que evaluara el BPMS para asegurarse de que permite la colaboración entre empleados y partes interesadas. La colaboración es una parte esencial de cualquier suite de gestión de procesos empresariales porque es el acto de trabajar juntos hacia un objetivo o fin común. Es probable que quiera colaborar en diversas capacidades y situaciones a lo largo de las operaciones de su organización, por lo que es vital saber si su software puede satisfacer estas necesidades.

Los tipos de colaboración que pueden ser necesarios varían en función del tipo de procesos que necesite llevar a cabo en su empresa, pero algunos ejemplos son:

• Empleados internos que colaboran en proyectos conjuntos (por ejemplo, desarrollo de productos)
• Proveedores externos que realizan las entregas según las condiciones acordadas (por ejemplo, la planta de fabricación que recibe los envíos del proveedor de logística)

Una buena suite de gestión de procesos empresariales puede adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes de su empresa

Una buena suite de gestión de procesos empresariales debe ser flexible y escalable. Debe proporcionar un marco que le permita cambiar los flujos de trabajo según sea necesario, ya sea añadiendo más aplicaciones o eliminando otras. A veces, la decisión correcta es adoptar un sistema completamente nuevo; otras veces, es mejor quedarse con lo que se tiene y hacer cambios a nivel micro.

También quiere un BPMS que admita varios métodos de procesos de negocio -y uno que admita cualquier método que elija en el futuro- para que no tenga que preocuparse de invertir en varios sistemas en el futuro.

El BPMS debería ayudarle a identificar qué pasos de sus procesos empresariales están tardando demasiado y a realizar los ajustes necesarios

• Identificar los cuellos de botella. Un BPMS debería ayudarle a identificar qué pasos de sus procesos empresariales están tardando demasiado y a realizar los ajustes necesarios.
• Defina el problema antes de empezar a buscar una solución. Al identificar las áreas problemáticas de tus procesos, puedes empezar a centrarte en resolverlas con las herramientas de software adecuadas e implementar cambios que las hagan más eficientes.

El BPMS debe ser compatible con las soluciones móviles

Las soluciones móviles le permiten interactuar con su BPMS sobre la marcha, dándole acceso a todos los procesos empresariales ejecutados por la suite. Esto significa que es fácil para los empleados obtener la información que necesitan para hacer mejor su trabajo, centrándose en hacer las cosas en lugar de preocuparse por cómo van a encontrar lo que hay que hacer.

Algunas ventajas de las soluciones móviles:

• Son fáciles de aprender y utilizar. A los empleados no les costará entender cómo funcionan las cosas cuando pueden acceder a ellas desde cualquier parte del mundo y a cualquier hora del día o de la noche. Esto lo hace posible tanto para las empresas grandes como para las pequeñas.
• Mejoran los niveles de satisfacción de los empleados en todos los departamentos de su organización. Por ejemplo, los miembros del personal de la trastienda, como yo, que no tenemos una interacción directa con los clientes, tenemos acceso a nuestros iPads cuando lo necesitamos en determinadas situaciones en las que podemos necesitar información rápidamente sin tener experiencia de primera mano disponible de inmediato debido a la falta de ella, y a que estamos ocupados trabajando horas extras durante la temporada alta, lo que hace que se celebren reuniones frecuentes durante todo el día en lugar de poder llegar tarde, lo que provoca retrasos debido a una mala planificación.

Asegúrese de que la interfaz de usuario es intuitiva para que sus empleados puedan adaptarla fácil y rápidamente

Uno de los factores más importantes a la hora de elegir el BPMS adecuado es la interfaz de usuario. Debes asegurarte de que sea intuitiva para que tus empleados puedan adaptarla fácil y rápidamente.

También es fundamental que tenga en cuenta cómo van a utilizar el sistema sus empleados y qué necesitan de él. Si no están familiarizados con un determinado tipo de software, es posible que no sepan lo que están haciendo cuando empiecen a utilizarlo. Esto puede hacer que pasen más tiempo averiguando cómo funcionan las cosas en lugar de hacer el trabajo de forma eficiente.

Un buen BPMS ayuda a las empresas a aumentar la eficiencia, reducir los costes, mejorar la visibilidad y estar a la altura de las mayores expectativas de servicio de los consumidores

• Un buen BPMS ayuda a las organizaciones a aumentar su eficiencia. Puede reducir el tiempo y los costes de la gestión de los procesos empresariales.
• Un BPMS bien diseñado ayuda a las empresas a reducir costes. La automatización elimina las tareas manuales repetitivas y permite una resolución más rápida de los problemas.
• Un buen BPMS ayuda a las empresas a mejorar la visibilidad de sus operaciones para cumplir mejor las expectativas de los clientes en cuanto a la prestación de servicios, el aumento de la productividad y la satisfacción de los empleados.

Con esta nueva ola de soluciones BPMS, es muy probable que tenga al menos unas cuantas opciones para satisfacer sus necesidades. Será usted quien tenga que evaluarlas en función de sus criterios y de si ofrecen lo que el proyecto requiere. 

Sin embargo, es importante darse cuenta de que la solución correcta o mejor de BPMS suele ser individualizada y específica para cada circunstancia; hay demasiadas variables en cualquier industria o empresa como para elegir algo de la estantería. El número y la naturaleza de sus transacciones y los procesos de su organización probablemente determinarán qué solución de software es la mejor para usted.