Was ist ein BPMS? Ein Leitfaden für Geschäftsprozess-Management-Systeme

Ein Geschäftsprozessmanagementsystem kann die Effizienz Ihres Unternehmens erheblich verbessern. Damit können Sie Prozesse einrichten, die Ihnen bei Aufgaben wie der Verbesserung der Genauigkeit, der Kostensenkung, der Verbesserung des Kundendienstes und der besseren Kommunikation zwischen den Mitarbeitern helfen. 

Es trägt auch dazu bei, Fehler zu reduzieren und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Geschäftsprozessmanagementsysteme müssen modular und flexibel sein. Zu den Kernfunktionen eines BPMS gehört die Fähigkeit, Geschäftsprozesse zu entwerfen, auszuführen, zu überwachen und zu optimieren. Wenn Ihr BPMS in hohem Maße anpassbar sein soll, muss es sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen und eine Vielzahl von Datentypen verarbeiten können.

Eine BPM-Suite und BPMS haben unterschiedliche Verwendungszwecke

Eine BPM-Suite besteht aus einer Reihe integrierter Tools, während ein BPMS eine Plattform ist, auf der Prozesse ablaufen. Ein BPMS ist eine Grundlage für eine BPM-Suite, verfügt aber nicht über alle Funktionen, die Sie für eine effiziente Unternehmensführung benötigen.

Eine BPM-Suite bietet eine breite Palette von Funktionen, mit denen Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Geschäftsprozesse verwalten können - von der Planung über die Ausführung und Überwachung bis hin zur Verbesserung und Optimierung. Vor allem aber bieten sie Funktionen wie Automatisierung und Analysen, die Ihnen helfen, die Kundenerfahrungen kanalübergreifend zu personalisieren (z. B. bei mobilen Apps).

Der Unterschied zwischen diesen beiden Technologien ist nicht nur eine Frage der Semantik: Es ist wichtig zu wissen, was sie bedeuten, um fundierte Entscheidungen darüber treffen zu können, welche Lösung für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens heute die richtige ist - und wohin sie sich morgen entwickeln wird!

Eine BPM-Suite ist eine Sammlung von Tools, die Folgendes integrieren

Eine BPM-Suite ist eine Sammlung von integrierten Tools. Jedes Tool ist auf eine bestimmte Geschäftsfunktion ausgerichtet, z. B. Workflow, Dokumentenmanagement oder Analysen. Iie Suite kann für verschiedene Zwecke eingesetzt werden, darunter:

• Implementierung von Geschäftsprozessen
• Prozessverbesserung
• Prozessautomatisierung

BPMS ist die Plattform, auf der Prozesse ablaufen

Geschäftsprozessmanagementsysteme (BPMS) sind die Plattformen, auf denen Prozesse ablaufen. Sie stellen die Werkzeuge für die Verwaltung und Automatisierung von Geschäftsprozessen bereit und ermöglichen es Ihnen, die Vorteile von BPM zu nutzen.

Ein BPMS ist kein Werkzeug, sondern eine Plattform für das Geschäftsprozessmanagement. Ein BPMS ist für die Bereitstellung einer Infrastruktur verantwortlich, die BPM und damit verbundene Tools unterstützt. Ein robustes BPMS unterstützt die folgenden Punkte:

• Prozessmodellierung - Die Fähigkeit, Prozesse in Software zu erstellen und zu ändern, was Aufgaben wie die Identifizierung von Workflow-Elementen und deren Zuweisung von Attributen umfasst
• Workflow-Automatisierung - Die Fähigkeit, Aufgaben innerhalb eines Prozesses automatisch nach bestimmten Regeln oder Auslösern auszuführen
• Komplexe Ereignisverarbeitung (CEP) - Die Fähigkeit, Ereignisse zu überwachen und Aktionen auszulösen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.

Der Hauptunterschied zwischen einem BPMS und einer BPM-Suite liegt in ihrer Funktionsweise:

• Ein BPMS bietet Werkzeuge zur Verwaltung der Entwicklung und Pflege von Geschäftsprozessmodellen. Es ermöglicht Ihnen, neue Prozesse zu entwerfen und zu implementieren und bestehende Prozesse durch kontinuierliche Verbesserungsinitiativen zu pflegen.
• Eine BPM-Suite integriert beide Systeme, um eine End-to-End-Lösung zu schaffen, die den gesamten Workflow Ihres Unternehmens automatisiert.

Eine BPMS-Plattform optimiert und automatisiert die Geschäftsprozesse

• Optimieren und Automatisieren von Geschäftsprozessen.
• Nutzen Sie die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Umgestaltung von Prozessen.
• Erkennen Sie Ineffizienzen oder Engpässe, bevor sie zu einem Problem werden.
• Sie verbessern die Integration, weil sie Ihre verschiedenen Systeme miteinander verbinden können, so dass die Informationen im gesamten Unternehmen zugänglich sind. Dadurch erhalten die Mitarbeiter mehr Einblick in ihre Arbeit und in das, was ihre Kollegen gerade tun...

Eine BPMS-Lösung hilft Unternehmen, ihre Effizienz und Produktivität zu steigern

Ein BPMS ist ein wichtiges Instrument für Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse verbessern wollen. Sie helfen Unternehmen, ihre Effizienz, Produktivität, Qualität und ihren Kundenservice zu verbessern und Kosten zu senken.

Diese Lösung kann Ihnen auch helfen, Ihren Umsatz zu steigern. Durch die Automatisierung manueller Aufgaben und Prozesse in den Arbeitsabläufen Ihres Unternehmens wird es für die Vertriebsteams einfacher, mehr Leads zu generieren und mehr Geschäfte schneller abzuschließen, was zu höheren Einnahmen für Ihr Unternehmen führt.

Arten von BPMS-Lösungen

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl des richtigen Tools für Ihr Unternehmen diese herausragenden Typen:

• Unternehmens-BPMS: Eine Vor-Ort-Lösung, die in der Regel von großen Organisationen mit komplexen Geschäftsprozessen und Anforderungen auf Unternehmensebene eingesetzt wird. Die Lösung weist ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassung auf und erfordert mehr Zeit und Aufwand für die Implementierung und Wartung.
• Open-Source-BPMS: Eine Open-Source-Alternative zu kommerziellen Produkten, die weniger als die Hälfte kosten kann, wenn Sie sie direkt kaufen, anstatt jährliche Lizenzgebühren pro Benutzer oder monatliche Abonnementkosten zu zahlen. Open-Source-Lösungen sind oft besser anpassbar als ihre kommerziellen Gegenstücke, da sie von Grund auf neu entwickelt werden und nicht wie bei proprietären Softwareplattformen aus vorgefertigten Komponenten bestehen.

Warum ein neues BPMS von Vorteil sein kann

Zu den Vorteilen eines BPMS gehören:

• Gesteigerte Effizienz. Ein BPMS kann Ihnen helfen, Ihre Prozesse effizienter zu verwalten und sie leichter verständlich und umsetzbar zu machen.
• Geringere Kosten. Durch die Implementierung eines BPMS können Sie die Zeit, die Ihre Mitarbeiter mit der Verwaltung von Geschäftsprozessen verbringen, reduzieren, was zu allgemeinen Kosteneinsparungen für das Unternehmen führt. Denn ein automatisierter Prozess ist wesentlich kostengünstiger als ein manueller Prozess (und sogar noch günstiger, wenn Sie eine KI-gestützte Automatisierung verwenden).
• Gesteigerte Rentabilität. Wenn Ihr Unternehmen aufgrund schlechter Kundenbeziehungen oder ineffizienter Abläufe derzeit nur geringe Gewinnspannen erzielt, könnte die Einführung eines BPMS genau das Richtige sein, um durch verbesserte Effizienz und niedrigere Betriebskosten höhere Gewinne zu erzielen - ohne Qualitätseinbußen!

Die unverzichtbaren Funktionen von BPMS-Lösungen

• Automatisierung von Arbeitsabläufen. Dies ist die Fähigkeit eines BPMS, Arbeitsabläufe und Prozesse zu automatisieren, die Aufgaben wie die Genehmigung von Spesenabrechnungen oder die Planung von Besprechungen umfassen können.
• Prozessverwaltung. Die BPMS-Plattform sollte Ihnen helfen, Ihre Geschäftsprozesse zu verwalten, einschließlich ihrer Definition und der Verfolgung ihres Fortschritts.
• Dashboards. Dashboards sind visuelle Darstellungen von Daten, die den Nutzern auf einen Blick Zugang zu wichtigen Informationen darüber geben, wie sich ihr Unternehmen in Echtzeit (oder nahezu in Echtzeit) entwickelt.
• Analysewerkzeuge. Sie sollten Analysewerkzeuge in Ihr BPMS integrieren, um Daten aus dem gesamten Unternehmen an einem zentralen Ort zu verfolgen und diese Informationen zu nutzen, um Entscheidungen über wichtige Strategien für die Zukunft und die Verbesserung der aktuellen Abläufe insgesamt zu treffen!
• Integrationsmöglichkeiten mit anderen Systemen wie HRIS/HRM-Plattformen, CRM-Software-Suiten und ERP-Plattformen.

Andere Funktionen, die Sie von Ihrem BPMS erwarten können

Wenn Sie an einem BPMS der Unternehmensklasse interessiert sind, sollten Sie einige weitere Funktionen berücksichtigen:

• Benutzeroberfläche: Die Benutzeroberfläche ist die Art und Weise, wie Benutzer mit dem System interagieren. Systeme haben in der Regel eine webbasierte Benutzeroberfläche oder einen Rich Client (für Desktops).
• Datenverwaltung: Diese Komponente ermöglicht es den Benutzern, Datenelemente zu definieren und zu pflegen, die während der gesamten Lebensdauer des Systems verwendet werden. Sie verwaltet auch die Beziehungen zwischen den Dateneinheiten, die in bestimmten Systemen komplex sein können. Ein Beispiel hierfür sind CRM-Datenbanken. Jeder Kunde hat viele verwandte Konten, Kontakte, usw. Alle werden als Teil ihres Stammsatzes im CRM-System selbst definiert, anstatt als separate Einheiten an anderer Stelle verwaltet zu werden.

Menschenzentrierte Modellierung im Verhältnis zur Programmierung

Menschenzentrierte Modellierung

Die menschenzentrierte Modellierung ist eine Methode zur Erstellung von Geschäftsprozessmodellen, die zur Automatisierung von Prozessen oder zur Erstellung von Entscheidungsbäumen verwendet werden können. Sie ist die benutzerfreundlichste der drei Optionen, da Geschäftsanwender sie ohne umfassende technische Kenntnisse durchführen können. Da jedoch die meisten Mitarbeiter eines Unternehmens keine Programmierer oder Entwickler sind und keinen fließenden Computercode beherrschen, erfordert die menschenorientierte Modellierung mehr Zeit und Aufwand als BPMS oder Programmierung.

Sie sollten die menschenzentrierte Modellierung nur dann in Betracht ziehen, wenn Ihr Projekt relativ einfache Anforderungen hat; andernfalls ist es vielleicht einfacher, eine der beiden anderen Optionen zu nutzen.

BPMS

Bei der menschenzentrierten Modellierung wird der Code vom Unternehmensanalysten bereitgestellt. Dies bietet eine einfache Lösung für die Implementierung von Standards oder Plattformen, ohne dass ein Entwickler neue Fähigkeiten erlernen muss. BPMS erfordert jedoch mehr Fachwissen als die menschenzentrierte Modellierung und kann schwieriger zu implementieren sein.

Eine BPMS-Lösung erfordert auch deutlich mehr Fachwissen als die Programmierung, aber sie ermöglicht es Ihnen, komplexe Prozesse zu implementieren, ohne selbst Code zu schreiben.

Programmierung

Die Programmierung ist der anspruchsvollste Ansatz für BPMS, aber auch der leistungsfähigste. Sie ermöglicht es Ihnen, bis ins kleinste Detail festzulegen, wie Ihr Geschäftsprozess aussehen soll, und dafür zu sorgen, dass er genau so funktioniert, wie Sie es wollen. Wenn es zum Beispiel einen Schritt in Ihrem Prozess gibt, bei dem ein Benutzer sein Kennwort eingeben muss, bevor er fortfahren kann, können Sie das mit Hilfe der Programmierung ohne Probleme tun.

Bei der Arbeit mit der Programmierung allein (oder sogar mit der menschenzentrierten Modellierung) gibt es jedoch mehrere Aspekte von Geschäftsprozessen, die schwer oder gar nicht zu modellieren sind:

• Ein Benutzer benötigt möglicherweise Hilfe beim Ausführen einer Aktion. Dies kann durch Skripterstellung innerhalb einer Anwendung geschehen; allerdings bedeutet Skripterstellung allein, dass diese Skripte nicht anwendungsübergreifend oder prozessübergreifend wiederverwendet werden können, da jede Anwendung bzw. jeder Prozess einen eigenen Satz von Skripten für jeden Anwendungsfall benötigt - Sie können nicht einfach ein Skript in eine andere Anwendung/einen anderen Prozess kopieren und einfügen!
• Die von einer Aufgabe verwendete Logik könnte davon abhängen, dass die Daten einer anderen Aufgabe zuerst erfolgreich abgeschlossen werden; bei der Softwareentwicklung würde dies eine komplexe Verzweigungslogik erfordern, die für Nicht-Entwickler wie Sie schwierig sein kann. Außerdem möchte niemand, dass bei kritischen Szenarien Fehler gemacht werden, die nur auf menschliches Versagen zurückzuführen sind!

Die menschenzentrierte Modellierung ist im Allgemeinen einfacher als die anderen Ansätze

Die menschenzentrierte Modellierung ist im Allgemeinen leichter zugänglich als die anderen Ansätze. Sie kann von Geschäftsanwendern oder bürgerlichen Entwicklern (Nicht-Programmierern) mit geringem Code und ohne Programmierung durchgeführt werden. Sie kann in Verbindung mit der Programmierung verwendet werden, um eine hybride Lösung zu schaffen, die sowohl die Leistung von Hochleistungssoftware als auch die Flexibilität der menschenzentrierten Modellierung nutzt.

Menschenzentrierte Modelle stellen Dinge dar, die für den Benutzer wichtig sind, und nicht nur das, was das System wissen muss. Dies ermöglicht einen agilen Ansatz für die Erstellung von Anwendungen, der viel schneller auf sich ändernde Anforderungen reagieren kann, da man nicht auf den Zeitplan oder den Prozess eines anderen warten muss, bevor man mit etwas Neuem beginnen kann.

Wie Sie das richtige BPMS-System für Ihr Unternehmen auswählen

Hier sind einige Merkmale, die Sie schnell beurteilen können:

• Modellierung: Sie können ein Modell erstellen, um Ihre Geschäftsziele und -prozesse zu definieren.
• Beurteilen: Sie können Ihre Prozesse bewerten, messen und optimieren.
• Überwachung: Sie können Ihre Prozesse in Echtzeit überwachen und die Leistung verfolgen.
• Verfolgung und Messung: Sie können wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) wie Zykluszeit, Durchlaufzeit und Kosten pro Einheit verfolgen und messen und gleichzeitig die Qualität der Dienstleistungen für Kunden verbessern.
• Verwaltung interner Arbeitsabläufe: Verwenden Sie das BPMS für die Verwaltung interner Arbeitsabläufe mit Genehmigungsschritten oder Genehmigungsgates, die es bestimmten Personen innerhalb eines Unternehmens ermöglichen, Änderungsanträge zu genehmigen oder abzulehnen, bevor sie in Produktionssysteme implementiert oder auf Live-Servern freigegeben werden.

Ihr Unternehmen sollte in der Lage sein, mit dem BPMS mehrere Funktionen und Geschäftsbereiche innerhalb Ihrer Organisation zu koordinieren.

Es ist wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, welche Art von Kommunikation zwischen Ihren Geschäftseinheiten stattfinden soll und wie ein BPMS diese erleichtern kann. Die folgenden Arten der Kommunikation sind gute Beispiele dafür, wie Sie darüber nachdenken sollten:

• Kommunikation zwischen Mitarbeitern in verschiedenen Geschäftsbereichen. Mit einem BPMS können Sie Daten abteilungsübergreifend gemeinsam nutzen, so dass jeder auf alle Informationen zugreifen kann, die er zur Erledigung seiner Arbeitsaufgaben benötigt. Es erleichtert auch die Arbeit von Mitarbeitern, die nicht direkt zusammenarbeiten, aber auf die Daten und Dateien des anderen zugreifen müssen, weil sie beide an verwandten Projekten oder Aufgaben arbeiten. Das bedeutet weniger Verwirrung und weniger Fehler, wenn jemand etwas aus einer anderen Abteilung oder einem anderen Bereich des Unternehmens benötigt.
• Kommunikation zwischen verschiedenen Funktionen innerhalb einer Abteilung oder eines Zuständigkeitsbereichs (z. B. Vertrieb, HR). Ein BPMS kann als internes soziales Netzwerk genutzt werden, in dem Mitarbeiter Ideen austauschen können, ohne dass diese erst durch die Geschäftsleitung gefiltert werden müssen - eine erhebliche Verbesserung gegenüber herkömmlichen Methoden wie dem Hin- und Herschicken von Anhängen per E-Mail den ganzen Tag lang!

Das BPMS sollte die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Interessengruppen ermöglichen

Es wäre hilfreich, wenn Sie das BPMS evaluieren würden, um sicherzustellen, dass es die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Interessengruppen ermöglicht. Die Zusammenarbeit ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Business Process Management Suite, denn sie ist der Akt der Zusammenarbeit für ein gemeinsames Ziel. Sie werden wahrscheinlich in verschiedenen Funktionen und Situationen in Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten wollen, daher ist es wichtig zu wissen, ob Ihre Software diese Anforderungen erfüllen kann.

Welche Arten der Zusammenarbeit erforderlich sind, hängt davon ab, welche Art von Prozessen Sie in Ihrem Unternehmen durchführen müssen:

• Interne Mitarbeiter, die an gemeinsamen Projekten (z. B. Produktentwicklung) zusammenarbeiten
• Externe Lieferanten, die zu vereinbarten Bedingungen liefern (z. B. ein Produktionswerk, das Lieferungen von einem Logistikdienstleister erhält)

Eine gute Geschäftsprozessmanagement-Suite kann sich schnell an die sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen

Eine gute Geschäftsprozessmanagement-Suite sollte flexibel und skalierbar sein. Sie sollte einen Rahmen bieten, der es Ihnen ermöglicht, Arbeitsabläufe nach Bedarf zu ändern, sei es durch Hinzufügen weiterer Anwendungen oder durch Entfernen anderer. Manchmal ist es die richtige Entscheidung, ein völlig neues System einzuführen. In anderen Fällen ist es besser, bei dem zu bleiben, was man hat, und stattdessen Änderungen auf der Mikroebene vorzunehmen.

Außerdem sollten Sie sich für ein BPMS entscheiden, das verschiedene Geschäftsprozessmethoden unterstützt - und zwar jede Methode, für die Sie sich in Zukunft entscheiden -, damit Sie nicht in mehrere Systeme investieren müssen.

Das BPMS sollte Ihnen dabei helfen, zu erkennen, welche Schritte Ihrer Geschäftsprozesse zu lange dauern und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen

• Erkennen Sie Engpässe. Ein BPMS sollte Ihnen helfen, zu erkennen, welche Schritte Ihrer Geschäftsprozesse zu lange dauern, und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen.
• Definieren Sie das Problem, bevor Sie mit einer Lösung beginnen. Indem Sie die Problembereiche in Ihren Prozessen identifizieren, können Sie sich darauf konzentrieren, diese mit den richtigen Software-Tools zu lösen und Änderungen zu implementieren, die sie effizienter machen.

Das BPMS sollte mobile Lösungen unterstützen

Mit mobilen Lösungen können Sie unterwegs mit Ihrem BPMS interagieren und haben Zugriff auf alle von der Suite ausgeführten Geschäftsprozesse. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen, leicht abrufen können und sich auf die Erledigung ihrer Aufgaben konzentrieren können, anstatt sich Gedanken darüber zu machen, wie sie herausfinden können, was zu tun ist.

Einige Vorteile der mobilen Lösungen:

• Sie sind leicht zu erlernen und zu benutzen. Für die Mitarbeiter ist es nicht schwer herauszufinden, wie etwas funktioniert, wenn sie von überall auf der Welt zu jeder Tages- und Nachtzeit darauf zugreifen können. Das macht es für große und kleine Unternehmen gleichermaßen möglich!
• Sie verbessern die Mitarbeiterzufriedenheit in allen Abteilungen Ihres Unternehmens. Zum Beispiel haben Mitarbeiter im Backroom wie ich, die nicht direkt mit Kunden zu tun haben, über unsere iPads bei Bedarf Zugang zu bestimmten Situationen, in denen man schnell Informationen benötigt, aber keine Erfahrungen aus erster Hand zur Verfügung hat, weil sie in der Hochsaison anderweitig gebunden sind und Überstunden machen müssen, was dazu führt, dass häufige Besprechungen den ganzen Tag lang stattfinden, anstatt dass sie stattfinden können - was zu Verzögerungen führt, weil sie schlecht planen können und zu spät kommen.

Stellen Sie sicher, dass die Benutzeroberfläche intuitiv ist, damit Ihre Mitarbeiter sie leicht und schnell anpassen können.

Einer der wichtigsten Faktoren bei der Auswahl des richtigen BPMS ist die Benutzeroberfläche. Sie sollten darauf achten, dass sie intuitiv ist, damit Ihre Mitarbeiter sie leicht und schnell anpassen können.

Es ist auch wichtig, dass Sie sich überlegen, wie Ihre Mitarbeiter das System nutzen werden und was sie davon brauchen. Wenn sie mit einer bestimmten Art von Software nicht vertraut sind, wissen sie möglicherweise nicht, was sie tun, wenn sie mit der Anwendung beginnen. Dies könnte dazu führen, dass mehr Zeit damit verbracht wird, herauszufinden, wie die Dinge funktionieren, anstatt die Arbeit effizient zu erledigen.

Ein gutes BPMS hilft Unternehmen, die Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken, die Transparenz zu verbessern und mit den höheren Erwartungen der Verbraucher an den Service Schritt zu halten.

• Ein gutes BPMS hilft Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern. Es kann den Zeit- und Kostenaufwand für die Verwaltung von Geschäftsprozessen verringern.
• Ein gut durchdachtes BPMS hilft Unternehmen, Kosten zu senken. Durch die Automatisierung entfallen sich wiederholende manuelle Aufgaben und Probleme können schneller gelöst werden.
• Ein gutes BPMS hilft Unternehmen, die Transparenz ihrer Abläufe zu verbessern, um die Erwartungen der Kunden in Bezug auf eine bessere Leistungserbringung, höhere Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit zu erfüllen.

Bei dieser neuen Welle von BPMS-Lösungen ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie zumindest einige Auswahlmöglichkeiten haben, um Ihre Anforderungen zu erfüllen. Es wird an Ihnen liegen, diese anhand Ihrer Kriterien zu bewerten und festzustellen, ob sie den Anforderungen des Projekts gerecht werden. 

Es ist jedoch wichtig zu erkennen, dass die richtige oder beste BPMS-Lösung oft individuell und spezifisch für jede Situation ist; es gibt zu viele Variablen in jeder Branche oder jedem Unternehmen, um etwas von der Stange zu wählen. Die Anzahl und die Art Ihrer Transaktionen und Ihrer Unternehmensprozesse werden wahrscheinlich bestimmen, welche Softwarelösung für Sie am besten geeignet ist.