Prozessoptimierung erklärt - Methoden, Vorteile und Werkzeuge

Die Prozessoptimierung ist ein Kernelement eines effektiven Geschäftsprozessmanagements. Sie ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft, bei der Best Practices in verschiedenen Geschäftsarten implementiert werden können, aber jedes Unternehmen hat einzigartige Faktoren zu berücksichtigen.

In diesem Artikel befassen wir uns mit den verschiedenen Arten von Prozessoptimierungstechniken, den Schritten zur Optimierung eines Prozesses und den Herausforderungen, die mit Initiativen zur Prozessverbesserung verbunden sind.

Was ist Geschäftsprozessoptimierung?

Prozessoptimierung ist der systematische Ansatz zur Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen, um maximale Effizienz, Effektivität und Qualität zu erreichen. Das Ziel der Prozessoptimierung ist die kontinuierliche Verringerung von Verschwendung, die Steigerung der Produktivität und letztlich die Verbesserung des Endergebnisses einer Organisation.

Die Prozessoptimierung spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass ein Unternehmen effizient arbeitet, hohe Qualitätsstandards in der Produktion oder bei Dienstleistungen aufrechterhält und die Erwartungen der Kunden erfüllt. Durch die Optimierung von Prozessen und die Verringerung von Ineffizienzen können Unternehmen Ressourcen zuweisen und sich auf strategische Initiativen konzentrieren, die Wachstum und Rentabilität fördern.

Schritte zur Optimierung eines Prozesses

Prozessoptimierung ist selten eine einmalige Angelegenheit. Stattdessen ist die Prozessoptimierung in der Regel ein kontinuierlicher Prozess, der von Fachleuten für Operational Excellence vorangetrieben wird, die methodische Verfahren zur Planung, Analyse und Durchführung von Prozessverbesserungen anwenden.

Bei der Optimierung eines Prozesses in einer Unternehmensorganisation sind mehrere Schritte zu beachten.

1. Ziele identifizieren. Der erste Schritt besteht darin, die Ziele der Prozessoptimierung zu ermitteln. Auf diese Weise lässt sich der beste Weg zur Optimierung des Prozesses ermitteln.
2. Analysieren Sie die aktuellen Prozesse. Analysieren Sie als Nächstes die aktuellen Prozesse, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln. Dies kann durch Prozessabbildung oder durch Datenanalyse geschehen.
3. Entwickeln Sie einen optimierten Prozess. Nachdem Sie die verbesserungswürdigen Bereiche ermittelt haben, erstellen Sie einen optimierten Prozess, der auf den Zielen der Optimierung basiert. Achten Sie darauf, die für die Optimierung des Prozesses erforderliche Automatisierung und Technologie einzubeziehen. ‍
4. Testen Sie den optimierten Prozess. Sobald der optimierte Prozess entwickelt ist, testen Sie ihn, um sicherzustellen, dass er die Ziele der Prozessoptimierung erfüllt. Auf diese Weise lassen sich etwaige Probleme oder Bereiche, die verbessert werden müssen, ermitteln. ‍
5. Prozessoptimierung umsetzen. Sobald Sie die gewünschte Prozessverbesserung validiert haben, ist es an der Zeit, den Prozess im gesamten Unternehmen zu implementieren. In dieser Phase kann eine zusätzliche Überwachung und Messung erforderlich sein, um sicherzustellen, dass die Optimierung die gewünschten Ergebnisse erzielt.‍
6. Evaluieren und kontinuierlich verbessern. Prozessverbesserungen sind nur selten eine einmalige Angelegenheit. In vielen Unternehmen erwarten Sie eine kontinuierliche Analyse und Verfeinerung der Kernprozesse, um schrittweise Verbesserungen zu erzielen.

Arten und Methoden der Prozessoptimierung

Es gibt verschiedene Arten von Prozessoptimierungstechniken.

• Prozessmapping. Prozessmapping ist eine Methode zur visuellen Dokumentation eines gesamten Prozesses von Anfang bis Ende. Sie hilft, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und den Prozess zu optimieren.
• Process Mining. Process Mining ist eine Technik, die dazu dient, Geschäftsprozesse mit Hilfe von Data-Mining-Methoden zu entdecken, zu analysieren und zu verbessern. Es kann die Datenerfassungsphase der Prozessanalyse beschleunigen und automatisieren.
• Analyse der Grundursachen. Vertiefung der Prozessanalyse, indem nicht nur untersucht wird, was passiert ist, sondern auch die Ursachen für wichtige Herausforderungen und Prozessprobleme.
• Workflow-Analyse. Neben der Überprüfung von Prozessen oder Aufgaben kann die Workflow-Analyse auch dazu verwendet werden, End-to-End-Workflows zu überprüfen und zu verbessern.
• Wertstrom-Kartierung. Die Wertstromanalyse ist eine Methode zur Erstellung einer grafischen Darstellung der Materialien, Daten oder Informationen, die für ein Projekt oder eine Initiative von Bedeutung sind.

Zusätzlich zu den prozessspezifischen Techniken gibt es viele analytische Rahmenwerke, die für die Prozessoptimierung relevant sind.

• DMAIC. Die DMAIC-Methode ist eine Methode der datengesteuerten Optimierung, die sich aus den Akronymen (D) define, (M) measure, (A) analyze, (I) improve und (C) control zusammensetzt.
• Kaizen. Eine in Japan entwickelte Methode der kontinuierlichen Verbesserung, die aufzeigt, wie kleine inkrementelle Änderungen zu einer kumulativen Leistungsverbesserung führen können.
• PDSA. Eine weitere Optimierungsmethode, die aus vier Phasen besteht: (P) Planen, (D) Tun, (S) Studieren und (A) Handeln.
• Six Sigma. Six Sigma ist eine datengesteuerte Methodik zur Verbesserung von Prozessen. Sie hilft, Fehler zu erkennen und zu reduzieren, was zu effizienteren Prozessen führt.
• Sipoc. Eine Diagrammtechnik, die die (S) Lieferanten, (I) Inputs, (P) Prozesse, (O) Outputs und (C) Kunden von Schlüsselprozessen darstellt.

Vorteile der Prozessoptimierung

Die Optimierung von Prozessen innerhalb einer Organisation bietet zahlreiche Vorteile. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Kostensenkung. Eines der Hauptziele der Prozessoptimierung ist es, Verschwendung zu beseitigen und Kosten zu senken. Durch die Ermittlung von Ineffizienzen in bestehenden Prozessen und die Umsetzung von Änderungen können Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld sparen. Dadurch können sie effizienter arbeiten und ihre Ressourcen effektiver einsetzen.‍
• Verbesserte Effizienz. Die Prozessoptimierung hilft Unternehmen, Engpässe, Redundanzen und andere Hindernisse zu erkennen, die die Produktivität beeinträchtigen. Durch die Straffung von Arbeitsabläufen und die Implementierung von Best Practices können Unternehmen ihre Effizienz verbessern und die Gesamtleistung steigern.‍
• Bessere Qualität und Konsistenz. Durch die Standardisierung von Prozessen und die Beseitigung von Abweichungen kann die Prozessoptimierung zu einer verbesserten Qualität und Konsistenz von Produkten und Dienstleistungen führen. Dies wiederum kann die Kundenzufriedenheit und -loyalität erhöhen.‍
• Größerer Wettbewerbsvorteil. Unternehmen, die in die Prozessoptimierung investieren, können sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren Konkurrenten verschaffen. Durch Effizienzsteigerung, Kostensenkung und Qualitätsverbesserung können sich Unternehmen auf dem Markt differenzieren und neue Kunden gewinnen.

Top 10 Prozessoptimierungs-Tools

Tools zur Prozessoptimierung sollen Unternehmen dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse zu verbessern, Ineffizienzen zu erkennen und Automatisierungslösungen zu implementieren. Hier sind einige der wichtigsten Tools zur Prozessoptimierung:

1. ProcessMaker: ProcessMaker ist eine Plattform für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, mit der Sie Prozesse durch die Automatisierung komplexer funktionsübergreifender Arbeitsabläufe optimieren können. Ergänzt wird dies durch ProcessMaker PI - ein Prozessintelligenz-Tool - das Unternehmen hilft, eine vollständige 360°-Sicht auf alle ihre Prozesse in Echtzeit zu erhalten. Die gesamte Suite verfolgt einen No-Code-Ansatz, der es Teams ermöglicht, Abläufe mühelos zu rationalisieren und die Gesamtproduktivität zu verbessern.
2. Blue Prism: Blue Prism ist eine bekannte RPA-Software, die Unternehmen in die Lage versetzt, manuelle, regelbasierte Aufgaben in verschiedenen Abteilungen zu automatisieren, was zu mehr Effizienz und Kosteneinsparungen führt.
3. Celonis: Celonis ist eine führende Process Mining Software, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Prozesse zu analysieren und zu visualisieren. Sie hilft bei der Identifizierung von Engpässen, Ineffizienzen und verbesserungswürdigen Bereichen und erleichtert die datengesteuerte Entscheidungsfindung.
4. Kissflow: Kissflow ist eine Cloud-basierte BPM- und Workflow-Automatisierungsplattform, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Prozesse durch anpassbare Workflows, Formulare und Berichte zu rationalisieren. Die intuitive Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche von Kissflow macht es Anwendern leicht, Prozesse zu erstellen und zu ändern, auch ohne technische Kenntnisse.
5. UiPath: UiPath ist eine bekannte Plattform für die Automatisierung von Roboterprozessen (RPA), die es Unternehmen ermöglicht, sich wiederholende, zeitraubende Aufgaben zu automatisieren. Durch die Freisetzung von Mitarbeitern, die sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können, kann UiPath die betriebliche Effizienz und Produktivität erheblich verbessern.
6. Minit: Minit ist ein weiteres beliebtes Process-Mining-Tool, das Unternehmen einen detaillierten Überblick über ihre Prozesse bietet und es ihnen ermöglicht, Bereiche mit Optimierungsbedarf zu ermitteln und Prozessverbesserungen umzusetzen.
7. ARIS: ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) ist eine umfassende Business Process Management (BPM)-Suite, die Unternehmen bei der Gestaltung, Dokumentation und Analyse ihrer Prozesse unterstützt. Mit seinen fortschrittlichen Modellierungsfunktionen ermöglicht ARIS Unternehmen die Erstellung von Prozesslandkarten, die Simulation von Änderungen und die Ermittlung von Optimierungsmöglichkeiten.
8. Nintex: Nintex ist eine Prozessmanagement- und Automatisierungslösung, mit der Unternehmen ihre Arbeitsabläufe erstellen, verwalten und optimieren können. Mit seiner breiten Palette an Funktionen, einschließlich Formularerstellung, Prozesszuordnung und Automatisierung, hilft Nintex Unternehmen, ihre Effizienz und Produktivität zu steigern.
9. Bizagi: Bizagi ist eine BPM-Suite, die Prozessmodellierung, Automatisierung und Analysefunktionen bietet. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zu entwerfen, auszuführen und zu überwachen, um eine kontinuierliche Verbesserung und Optimierung zu erreichen.
10. Bonita: Bonita ist eine Open-Source-Plattform für BPM und Workflow-Automatisierung, die eine Reihe von Tools für die Gestaltung, Ausführung und Überwachung von Geschäftsprozessen bietet. Mit seiner anpassbaren Benutzeroberfläche und den umfangreichen Integrationsoptionen kann Bonita an verschiedene geschäftliche Bedürfnisse und Anforderungen angepasst werden.

Beispiele für Prozessoptimierung

Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist ein entscheidender Schritt bei der breiteren Anwendung von Business Process Automation (BPA). Sehen wir uns einige Beispiele aus der Praxis an, die zeigen, wie die Optimierung von Geschäftsprozessen die Effizienz in verschiedenen Bereichen des Unternehmens steigern kann.

1. Genehmigung der Rechnung

In vielen Unternehmen ist der Prozess der Rechnungsfreigabe umständlich und zeitaufwändig. Rechnungen stapeln sich, da Mitarbeiter aus verschiedenen Teams auf manuelle Genehmigungen warten, was zu Verzögerungen führt. Um diesen Prozess zu optimieren, könnte ein Unternehmen ein automatisiertes Rechnungsstellungssystem einsetzen, das Rechnungen automatisch an die zuständigen Manager zur Genehmigung weiterleitet. Das System kann den Prozess beschleunigen, Fehler reduzieren und rechtzeitige Zahlungen sicherstellen.

2. Bearbeitung von Kundenaufträgen

In den Vertriebsabteilungen kommt es häufig zu Engpässen bei der Auftragsabwicklung, die auf manuelle Dateneingabe und Genehmigungen zurückzuführen sind. Um diesen Prozess zu optimieren, kann ein Unternehmen ein System implementieren, das Kundenaufträge aus verschiedenen Kanälen automatisch erfasst, die Kundeninformationen validiert und sie zur Genehmigung weiterleitet. Durch die Reduzierung manueller Eingriffe kann das Unternehmen die Auftragsabwicklung beschleunigen, Fehler reduzieren und die Kundenzufriedenheit verbessern.

3. Kundensupport-Ticketing

Eine Prozessoptimierung kann insbesondere in Kundendienstabteilungen sinnvoll sein, die häufig mit einem hohen Anfrageaufkommen konfrontiert sind. Um diesen Prozess zu optimieren, kann ein Unternehmen ein Ticketing-System einführen, das Kundenanfragen automatisch kategorisiert und an die entsprechende Abteilung weiterleitet.

Herausforderungen bei der Prozessoptimierung

Die Prozessoptimierung kann zwar zu einer verbesserten Effizienz und Produktivität führen, ist aber auch mit einigen Herausforderungen verbunden.

• Begrenzte Ressourcen. Die Prozessoptimierung erfordert Ressourcen wie Zeit und Geld. Wenn die Ressourcen begrenzt sind, kann es schwierig sein, einen Prozess zu optimieren.
• Abneigung gegen Veränderungen. Veränderungsmanagement ist eine weitere Herausforderung bei der Optimierung eines Prozesses. Menschen sind resistent gegen Veränderungen, daher ist es wichtig, den Veränderungsprozess effektiv zu steuern.
• Führung. In Unternehmen erfordert die Prozessoptimierung eine engagierte Führungsposition, die sich um die Optimierung der Geschäftsprozesse kümmert.
• Unzureichende Schulung. Prozessoptimierung funktioniert selten, wenn die Arbeitsabläufe und Gewohnheiten der wichtigsten Mitarbeiter ohne ausreichende Schulung geändert werden.
• Unrealistische Erwartungen. Bei Prozessoptimierungen ist es nicht ungewöhnlich, dass man sich sehr hohe Ziele setzt, um Effizienz zu erreichen, aber viele komplexe Prozesse können nicht mit einer einzigen großen Änderung verbessert werden.

Schlussfolgerung

Bei der Prozessoptimierung handelt es sich um eine Reihe von Methoden und Werkzeugen, die dazu dienen, Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten. Es gibt mehrere Arten von Prozessoptimierungstechniken, darunter Prozessmapping, Process Mining und Six Sigma.

Bei der Optimierung eines Prozesses ist es wichtig, die Ziele zu ermitteln, die aktuellen Arbeitsabläufe zu analysieren, einen optimierten Prozess zu entwickeln und diesen optimierten Prozess zu testen. Zu den Herausforderungen bei der Prozessoptimierung gehören begrenzte Ressourcen und das Änderungsmanagement.

ProcessMaker hilft Ihnen, alle bestehenden Prozesse mit Hilfe von Prozessintelligenz nahtlos zu erkennen, zu analysieren und mit den integrierten Automatisierungsfunktionen zu optimieren .