El tiempo es un factor crítico para los estudiantes transferidos que buscan universidades potenciales. Los días de las solicitudes en persona que llevaban semanas o incluso meses han quedado atrás. En nuestro mundo digitalizado, los estudiantes esperan respuestas y servicios instantáneos. Cuando estas expectativas no se cumplen, es más probable que busquen opciones alternativas.
Los estudios demuestran que más de un tercio de los futuros solicitantes prefieren realizar sus trámites de admisión y ayuda financiera en línea. Los estudiantes desean una mayor claridad en cuanto a los documentos requeridos, actualizaciones puntuales sobre el estado de su solicitud y un proceso de toma de decisiones más rápido.
Entonces, ¿cómo podemos reducir la duración del proceso de traslado y, en última instancia, aumentar las tasas de matriculación?
Las tasas de matriculación se ven afectadas por la rapidez de los procesos de transferencia
Las decisiones de admisión, la concesión de ayudas económicas y la matriculación en los cursos dependen a menudo de la transferencia de cursos, tanto para los estudiantes nuevos como para los que regresan.
Un estudio de DocuSign revela que las universidades que siguen confiando en los procesos manuales corren el riesgo de perder el 66% de los estudiantes que optan por otras instituciones mientras esperan las decisiones. Además, el 82% de los estudiantes habría vuelto a su primera opción si hubiera recibido una comunicación oportuna. Sorprendentemente, el 47 % de los estudiantes se abstiene de solicitar plaza en instituciones con procesos de solicitud complicados.
Estos resultados subrayan la importancia crítica de una comunicación interna y externa eficaz, así como de unos procesos de transferencia ágiles. Las deficiencias en estos ámbitos pueden llevar a los estudiantes a replantearse sus opciones en cuanto a instituciones educativas.
¿Cómo se realizan históricamente los procesos de transferencia de créditos?
Históricamente, los procesos de equivalencia de créditos por transferencia se han llevado a cabo manualmente, lo que a menudo puede dar lugar a ineficiencias y errores. En el pasado, estos procesos solían implicar mucho papeleo y los registros se mantenían íntegramente en papel.
Algunas universidades, en un esfuerzo por modernizarse, han empezado a utilizar sistemas de gestión de documentos para registrar las equivalencias de los cursos. Sin embargo, incluso con estos sistemas en funcionamiento, la dependencia de las hojas de cálculo y la práctica de enviar la información por correo electrónico han sustituido en gran medida a los registros manuscritos. Este método, aunque supone una mejora, sigue sin ser una solución digital totalmente integrada que podría agilizar el proceso, aumentar la precisión y mejorar la comunicación entre instituciones.
A medida que el panorama de la enseñanza superior sigue evolucionando, crece la necesidad de sistemas más eficientes y automatizados para gestionar eficazmente la equivalencia de créditos de transferencia.
Una nueva generación de automatización del flujo de trabajo
Las herramientas de automatización de procesos empresariales como ProcessMaker reducen significativamente la duración de los procesos de transferencia de créditos. Este innovador software aprovecha el aprendizaje automático y la inteligencia artificial para que la experiencia de automatización sea fluida y fácil de usar, incluso para el personal sin formación técnica.
Los flujos de trabajo automáticos agilizan la correspondencia entre los cursos antiguos y los nuevos de la universidad, dirigiendo eficazmente los cursos pertinentes a los profesores adecuados para su rápida revisión y selección de cursos equivalentes, todo ello en cuestión de segundos en sus teléfonos inteligentes. Esta transformación acorta todo el proceso a menos de una semana, una mejora notable respecto al método manual tradicional de 4 a 6 semanas.
Además, la plataforma es altamente personalizable para satisfacer las necesidades específicas de cada institución. Cuenta con un panel de evaluación de créditos de transferencia fácil de usar y vistas sencillas adaptadas a los encargados de aprobar las transferencias, como los profesores.
Ventajas de automatizar los procesos de transferencia de estudiantes
- Ahorrar tiempo. Al agilizar los procesos y aprovechar la tecnología, las tareas pueden realizarse de forma más eficiente. Esto permite a los educadores y administradores concentrarse en la enseñanza y la participación de los estudiantes en lugar de en las cargas administrativas. Al mismo tiempo, los estudiantes recibirán respuestas más rápidas, lo que también les facilitará la experiencia.
- Reducir errores. La aplicación de enfoques sistemáticos y soluciones automatizadas minimiza la probabilidad de cometer errores, garantizando la precisión en la gestión de datos y la comunicación.
- Optimizar los recursos. La gestión eficaz de los recursos, incluidos el tiempo, el personal y los materiales, permite a las instituciones sacar el máximo partido de sus activos disponibles.
- Mejorar la satisfacción de los estudiantes y del personal. La creación de un entorno en el que los procesos de inscripción y transferencia sean eficientes contribuye a aumentar los niveles de satisfacción tanto de los estudiantes como del personal. Esto creará una experiencia positiva duradera
Ejemplos de instituciones educativas que mejoraron sus procesos con la automatización
1. Facultad de Derecho de la CUNY
La Facultad de Derecho de CUNY digitalizó y automatizó eficazmente sus flujos de trabajo de la Oficina de Admisiones y Recursos Humanos mediante la plataforma basada en la nube de ProcessMaker a través de Amazon Web Services. Esta transformación se tradujo en una mayor transparencia, responsabilidad y un importante ahorro de costes. La universidad es ahora más ágil a la hora de responder a las solicitudes de los estudiantes y el personal, lo que proporciona una experiencia mejorada en todo el campus.
2. Universidad Nacional de Colombia
La Universidad Nacional de Colombia revolucionó su División de Recursos Humanos mediante la implementación de la plataforma de automatización de ProcessMaker. Esta integración permitió la unificación de los procesos de negocio a través de cinco áreas distintas dentro de la institución, fomentando un flujo de trabajo más ágil y eficiente. La solución no sólo mejoró el control y la seguridad de los procesos, sino que también abordó cuestiones relativas a la gestión de las solicitudes, la contratación y la incorporación de nuevos empleados, y el almacenamiento de documentos - en última instancia, impulsando un cambio positivo significativo en su excelencia operativa global.
Tulsa Community College transformó sus operaciones a través de la plataforma de automatización de ProcessMaker, sustituyendo los anticuados métodos basados en papel por procesos digitales eficientes en todos sus sistemas y departamentos multicampus. Como resultado, TCC disfruta ahora de procedimientos simplificados para las solicitudes de graduación, las peticiones de acceso al sistema, las revisiones del personal y las aprobaciones de permisos, lo que supone un importante ahorro de tiempo. La perfecta integración de ProcessMaker con los sistemas existentes de TCC ha mejorado los flujos de trabajo interdepartamentales, influyendo positivamente en la carga de trabajo del personal y enriqueciendo la experiencia general de los estudiantes.
Conclusión
La automatización de los procesos de transferencia de créditos es crucial para las instituciones educativas que pretenden aumentar la satisfacción de los estudiantes y mejorar las tasas de matriculación. La solución de ProcessMaker no sólo simplifica estos complejos procedimientos, sino que también fomenta una experiencia más eficiente y transparente tanto para los administradores como para los estudiantes. Al automatizar la evaluación de créditos de transferencia, las instituciones pueden ahorrar tiempo y recursos valiosos, lo que les permite centrarse en lo que realmente importa: apoyar el éxito de los estudiantes y facilitar transiciones más fluidas. Descubra cómo la solución de ProcessMaker puede agilizar los procesos de transferencia de créditos explorando nuestro webinar informativo.