Zeit ist ein entscheidender Faktor für Studierende, die sich an einer anderen Universität bewerben wollen. Die Zeiten persönlicher Bewerbungen, die Wochen oder sogar Monate dauerten, sind längst vorbei. In unserer digitalisierten Welt erwarten die Studierenden sofortige Antworten und Dienstleistungen. Wenn diese Erwartungen nicht erfüllt werden, suchen sie eher nach alternativen Möglichkeiten.
Untersuchungen zeigen, dass mehr als ein Drittel der Studieninteressierten es vorzieht, ihre Zulassungs- und Finanzhilfeunterlagen online auszufüllen. Die Studierenden wünschen sich mehr Klarheit über die erforderlichen Dokumente, zeitnahe Informationen über den Stand ihrer Bewerbung und einen schnelleren Entscheidungsprozess.
Wie können wir also die Dauer des Überweisungsprozesses verkürzen und letztendlich die Einschreibungsraten erhöhen?
Die Einschreibungsquoten werden durch die Geschwindigkeit der Transferprozesse beeinflusst
Entscheidungen über die Zulassung, die Gewährung von Finanzhilfen und die Anmeldung zu Kursen hängen häufig von der Kursübertragung ab, sowohl für neue als auch für zurückkehrende Studierende.
Eine Studie von DocuSign zeigt, dass Hochschulen, die noch immer auf manuelle Verfahren setzen, Gefahr laufen, 66 % der Studierenden zu verlieren, die sich für andere Einrichtungen entscheiden, während sie auf eine Entscheidung warten. Darüber hinaus wären 82 % der Studierenden zu ihrer ersten Wahl zurückgekehrt, wenn sie eine rechtzeitige Mitteilung erhalten hätten. Schockierenderweise verzichten 47 % der Studierenden auf eine Bewerbung bei Hochschulen mit komplizierten Bewerbungsverfahren.
Diese Ergebnisse unterstreichen die entscheidende Bedeutung einer effizienten internen und externen Kommunikation sowie schlanker Transferprozesse. Unzulänglichkeiten in diesen Bereichen können dazu führen, dass Studierende ihre Wahl der Bildungseinrichtung überdenken.
Wie werden Anrechnungsverfahren in der Vergangenheit durchgeführt?
Verfahren zur Anrechnung von Studienleistungen wurden in der Vergangenheit manuell durchgeführt, was oft zu Ineffizienz und Fehlern führte. In der Vergangenheit waren diese Prozesse in der Regel mit umfangreichem Papierkram verbunden, wobei die Aufzeichnungen ausschließlich auf Papier geführt wurden.
Einige Universitäten haben in ihrem Bemühen um Modernisierung begonnen, Dokumentenmanagementsysteme zur Erfassung von Kursäquivalenzen einzusetzen. Doch auch mit diesen Systemen haben die Verwendung von Tabellenkalkulationen und der Versand von Informationen per E-Mail die handschriftlichen Aufzeichnungen weitgehend ersetzt. Diese Methode stellt zwar eine Verbesserung dar, reicht aber noch nicht an eine vollständig integrierte digitale Lösung heran, die den Prozess rationalisieren, die Genauigkeit erhöhen und die Kommunikation zwischen den Einrichtungen verbessern könnte.
Da sich die Hochschullandschaft ständig weiterentwickelt, besteht ein wachsender Bedarf an effizienteren und automatisierten Systemen zur effektiven Verwaltung von Anrechnungsmöglichkeiten.
Eine neue Generation der Workflow-Automatisierung
Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen wie ProcessMaker verkürzen die Dauer von Überweisungsprozessen erheblich. Diese innovative Software nutzt maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz und macht die Automatisierung nahtlos und benutzerfreundlich, auch für Mitarbeiter ohne technischen Hintergrund.
Automatische Arbeitsabläufe rationalisieren die Zuordnung alter Kurse zu neuen Kursen an der Universität und leiten relevante Kurse effizient an die entsprechenden Professoren weiter, die diese schnell prüfen und gleichwertige Kurse auswählen können - und das alles innerhalb von Sekunden auf ihren Smartphones. Durch diese Umstellung verkürzt sich der gesamte Prozess auf weniger als eine Woche - eine bemerkenswerte Verbesserung gegenüber der herkömmlichen manuellen Methode von 4-6 Wochen.
Darüber hinaus ist die Plattform in hohem Maße anpassbar, um die individuellen Bedürfnisse jeder Einrichtung zu erfüllen. Sie verfügt über ein benutzerfreundliches Dashboard für die Bewertung von Studienleistungen und übersichtliche Ansichten, die auf die für die Genehmigung von Studienleistungen zuständigen Personen (z. B. Fakultätsmitglieder) zugeschnitten sind.
Vorteile der Automatisierung von Überweisungsprozessen für Studenten
- Sparen Sie Zeit. Durch die Rationalisierung von Prozessen und den Einsatz von Technologie können Aufgaben effizienter erledigt werden. So können sich Lehrkräfte und Verwaltungsangestellte auf den Unterricht und das Engagement der Schüler konzentrieren, anstatt sich mit Verwaltungsaufgaben zu beschäftigen. Gleichzeitig erhalten die Schülerinnen und Schüler schnellere Antworten, was auch für sie zu einer reibungsloseren Erfahrung führt.
- Reduzieren Sie Fehler. Die Einführung systematischer Ansätze und automatisierter Lösungen minimiert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und gewährleistet Genauigkeit bei der Datenverwaltung und -kommunikation.
- Optimieren Sie Ihre Ressourcen. Eine effektive Verwaltung der Ressourcen, einschließlich Zeit, Personal und Material, ermöglicht es den Institutionen, das Beste aus ihren verfügbaren Mitteln zu machen.
- Verbesserung der Zufriedenheit von Studierenden und Mitarbeitern. Die Schaffung eines Umfelds, in dem die Immatrikulations- und Transferprozesse effizient ablaufen, trägt zu einer höheren Zufriedenheit von Studierenden und Mitarbeitern bei. Dies wird eine dauerhafte positive Erfahrung schaffen
Beispiele von Bildungseinrichtungen, die ihre Prozesse durch Automatisierung verbessert haben
Die CUNY School of Law hat ihre Arbeitsabläufe in der Zulassungsstelle und der Personalabteilung mithilfe der cloudbasierten Plattform von ProcessMaker über Amazon Web Services effektiv digitalisiert und automatisiert. Diese Transformation führte zu mehr Transparenz, Verantwortlichkeit und erheblichen Kosteneinsparungen. Die Universität kann nun flexibler auf Anfragen von Studenten und Mitarbeitern reagieren und bietet eine verbesserte, campusübergreifende Erfahrung.
2. Die Nationale Universität von Kolumbien
Die Nationale Universität von Kolumbien revolutionierte ihre Personalabteilung durch die Implementierung der Automatisierungsplattform von ProcessMaker. Diese Integration ermöglichte die Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen in fünf verschiedenen Bereichen innerhalb der Institution und förderte einen strafferen und effizienteren Arbeitsablauf. Die Lösung verbesserte nicht nur die Kontrolle und Sicherheit der Prozesse, sondern löste auch Probleme bei der Verwaltung von Anträgen, der Einstellung und dem Onboarding neuer Mitarbeiter und der Dokumentenablage - und führte so zu einer signifikanten positiven Veränderung der gesamten operativen Exzellenz.
Das Tulsa Community College hat seine Abläufe mit Hilfe der Automatisierungsplattform von ProcessMaker umgestaltet und veraltete papierbasierte Methoden durch effiziente digitale Prozesse in seinen Systemen und Abteilungen auf mehreren Campussebenen ersetzt. Das Ergebnis ist, dass das TCC nun optimierte Verfahren für Anträge auf Abschlussprüfungen, Systemzugriffsanfragen, Mitarbeiterüberprüfungen und Urlaubsgenehmigungen einsetzt und dadurch erheblich Zeit spart. Die nahtlose Integration von ProcessMaker in die bestehenden Systeme von TCC hat die abteilungsübergreifenden Arbeitsabläufe verbessert, was sich positiv auf die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter auswirkt und das Gesamterlebnis der Studenten bereichert.
Unterm Strich
Die Automatisierung von Überweisungsprozessen ist für Bildungseinrichtungen von entscheidender Bedeutung, um die Zufriedenheit der Studierenden zu erhöhen und die Einschreibequoten zu verbessern. Die Lösung von ProcessMaker vereinfacht nicht nur diese komplexen Verfahren, sondern fördert auch eine effizientere und transparentere Erfahrung sowohl für Administratoren als auch für Studierende. Durch die Automatisierung der Bewertung von Transferleistungen können Institutionen wertvolle Zeit und Ressourcen einsparen, so dass sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist: den Erfolg der Studierenden zu unterstützen und einen reibungsloseren Übergang zu ermöglichen. Entdecken Sie, wie die Lösung von ProcessMaker die Anrechnungsprozesse rationalisieren kann indem Sie sich unser informatives Webinar ansehen.
