Comment optimiser les processus de travail

Lorsque vous pouvez améliorer l'efficacité de vos processus de travail tout en réduisant les coûts, vous optimiser les processus de travail. L'objectif est de garantir que les processus de travail se déroulent avec une efficacité maximale. Vous devez appliquer l'automatisation, mais uniquement lorsque vos processus se déroulent comme prévu. Avant cela, optimisez vos processus de travail. Continuez à lire pour en savoir plus sur les processus de travail et sur les différentes techniques d'optimisation.

Que sont les processus de travail ?

Un processus de travail implique des tâches répétitives qui doivent continuer à atteindre un objectif organisationnel. Un flux de travail implique également des tâches répétitives qui sont nécessaires pour exécuter un travail spécifique. Les processus et les flux de travail doivent être conçus uniquement pour atteindre les objectifs et les tâches qui leur sont associés.

Pourquoi devriez-vous optimiser vos processus de travail ?

L'optimisation des flux de travail permet de réduire la charge de travail et de gagner du temps. Voici quelques autres avantages énumérés ci-dessous :

1. Économisez sur les coûts : Lorsque vous pouvez rationaliser vos processus de travail, vous exigez moins de temps de votre personnel et réduisez les ressources nécessaires pour mener à bien les processus. Par conséquent, votre organisation économisera probablement de l'argent et des ressources qui pourront être utilisées ailleurs et de manière plus stratégique.
2. Renforcer la productivité : Si les employés prennent part à des processus de travail plus efficaces, ils peuvent mieux gérer leurs horaires, car ils auront une idée plus précise du temps nécessaire et de l'endroit où leur contribution est requise. Au lieu de perdre du temps à des tâches redondantes, ils peuvent se concentrer sur un travail de plus grande valeur et plus stratégique.
3. Améliorer les communications : L'optimisation des processus de travail améliore la communication, car les employés auront plus de temps pour collaborer et terminer leurs processus à temps. Ils ne s'enliseront pas dans des activités inutiles.
4. Améliorer la gestion du temps : Comme les processus de travail seront moins fastidieux, les employés peuvent améliorer leur gestion du temps, en donnant la priorité à leurs tâches les plus importantes.
5. Atténuer les risques : L'optimisation des processus de travail ouvre la voie à une plus grande transparence afin que les employés puissent détecter les erreurs plus rapidement. En outre, l'optimisation des processus de travail peut également contribuer à un meilleur respect des réglementations liées au secteur.

Comment savoir quand il est temps d'optimiser vos processus de travail ? Eh bien, répondez aux questions suivantes pour obtenir la réponse :

• Les processus sont-ils plus longs que prévu ?
• Les erreurs se produisent-elles régulièrement ? 
• Y a-t-il des goulets d'étranglement ?
• Vos processus de travail comportent des étapes fastidieuses et inutiles ?
• Atteignez-vous les objectifs souhaités ?
• Cela vous aiderait-il si vos processus de travail étaient optimisés ?

Si vous avez répondu "oui" à l'une des questions ci-dessus, il est peut-être temps d'examiner sérieusement et de prendre des mesures concrètes pour optimiser vos processus de travail de manière efficace. En fait, vous pouvez probablement déjà penser à de nombreuses possibilités d'amélioration. Passons maintenant en revue les tactiques d'optimisation de vos processus de travail.

Connectez vos données de base

L'ouverture d'un nouveau compte est un exemple de processus qui gagnerait à être optimisé. Cela semble assez simple. Un nouveau client remplit une myriade de formulaires ; un employé de l'entreprise examine les formulaires et donne son accord. Cependant, la situation se complique lorsque les formulaires ne sont pas envoyés au bon service ou nécessitent plusieurs approbations. L'équipe d'approbation doit saisir manuellement toutes les données de la demande, telles que le numéro de sécurité sociale, le numéro de téléphone et l'adresse du domicile.

La forte probabilité d'erreurs manuelles se produit si l'équipe d'approbation ne dispose pas de toutes les données nécessaires ou si le client n'est pas disponible. Ils peuvent allonger le délai d'exécution, ce qui entraîne une frustration générale. En outre, l'approbation peut ou non être faite sur la base de données inexactes.

L'une des méthodes les plus efficaces pour remédier à ce scénario est d'ajouter des données de base. Par exemple, l'entreprise pourrait créer un formulaire automatisé qui exécute d'autres documents sur la base des réponses fournies. Cela permettra de réduire à la fois les erreurs manuelles et le délai d'exécution. En outre, le client appréciera le temps de réponse plus rapide.

Intégrer des mesures conditionnelles

Si vous avez un bon processus de travail mais que vous manquez encore quelques attentes, vous n'avez pas besoin de revoir tout le processus. Au lieu de cela, vous pouvez créer des tâches conditionnelles qui ne seront exécutées que dans un scénario spécifique. L'ajout d'une tâche conditionnelle permet d'économiser le temps nécessaire à la création de processus de travail entièrement nouveaux. Vous pouvez avoir des processus de travail qui fonctionnent généralement bien mais qui pourraient bénéficier de quelques ajustements ici et là. Donc, alors, maintenant le Les processus de travail ont plusieurs voies à suivre en fonction de la condition.

Créer des classements

Classez vos processus de travail par ordre d'importance, et utilisez une échelle de 1 à 10 - 1 serait le processus de travail le plus critique. L'utilisation d'un système de classement vous aidera à déterminer quel processus de travail nécessite une attention immédiate et créera un effet boule de neige pour parvenir à une optimisation globale des processus de travail.

Processus de cartographie

Il serait utile que vous n'essayiez pas de déployer tous vos processus de travail de mémoire seulement - c'est une recette pour l'erreur. Prenez le temps de planifier et de documenter chaque processus du début à la fin en tant que flux de travail. Cela permet non seulement d'apporter des preuves, mais aussi d'aider chaque partie prenante à se souvenir de chaque tâche.

Obtenir un retour d'information

N'oubliez pas que les parties prenantes jouent un rôle crucial dans l'accomplissement efficace de vos processus de travail. Ce sont les personnes qui ont une expérience pratique. Il y a généralement de nombreux petits détails qui gagneraient à être améliorés, mais qui sont souvent oubliés par tous, sauf par ceux qui ont de l'expérience. Par exemple, organisez une réunion pour discuter de la manière d'améliorer chaque processus de travail de votre liste et demandez aux employés de soumettre leurs suggestions de manière anonyme.

Automatisez vos processus

Le transformateur est un solution de flux de travail primée qui contribue à optimiser vos processus de travail. Processmaker permet de récupérer et de stocker facilement des données à partir d'un dépôt central et automatise les étapes du processus de travail avec une visibilité par le biais de tableaux, de rapports et de graphiques.

Apporter des améliorations

Les processus de travail devraient être affinés de manière cohérente, à mesure que les attentes changent et que les demandes des consommateurs évoluent. Travailler sur le processus d'optimisation vous permettra de vous exercer et de savoir comment vous comptez procéder aux améliorations à l'avenir. Gardez à l'esprit toutes les étapes ci-dessus pour garantir le résultat le plus bénéfique et le plus pertinent.

En conclusion

N'est-il pas temps de comprendre pourquoi vos processus de travail ralentissent vos activités quotidiennes au lieu d'améliorer vos résultats ? Au fur et à mesure que vos opérations s'intensifient, vos processus de travail devraient également s'améliorer pour garantir que tous les goulets d'étranglement et les tâches fastidieuses sont éliminés, ce qui vous permettra de gagner du temps et de réduire vos coûts. L'ouverture de vos processus de travail à des tactiques d'optimisation contribue non seulement à renforcer l'engagement des employés, mais aussi à améliorer l'expérience client, ce qui peut, à son tour, renforcer la rentabilité.