Cómo optimizar los procesos de trabajo

Katherine Manning 3 de diciembre de 2020 Procesos de flujo de trabajo

Optimización del proceso de trabajo

Cuando se puede mejorar la eficiencia de los procesos de trabajo y al mismo tiempo reducir los costos, se lograr la optimización de los procesos de trabajo. El objetivo es asegurar que los procesos de trabajo fluyan con la máxima eficiencia. Debe aplicar la automatización, pero sólo cuando sus procesos se ejecuten como se pretende. Antes de hacerlo, optimice sus procesos de trabajo. Siga leyendo para aprender más sobre los procesos de trabajo y varias técnicas de optimización.

¿Qué son los procesos de trabajo?

Un proceso de trabajo implica tareas repetitivas que deben continuar para alcanzar un objetivo organizativo. Un flujo de trabajo también implica tareas repetibles que se necesitan para ejecutar un trabajo específico. Los procesos y los flujos de trabajo deben diseñarse de forma exclusiva para alcanzar sus objetivos y tareas asociadas.

¿Por qué debería optimizar sus procesos de trabajo?

Con la optimización del flujo de trabajo, puede disminuir la carga de trabajo y también ahorrar tiempo. A continuación se enumeran algunos otros beneficios:

  1. Ahorre en costos: Cuando pueda racionalizar sus procesos de trabajo, requerirá menos tiempo de su personal y reducirá los recursos necesarios para completar los procesos. Como resultado, es probable que su organización ahorre dinero y recursos que pueden utilizarse en otros lugares y de manera más estratégica.
  2. Reforzar la productividad: Si los empleados participan en procesos de trabajo más eficientes, podrán gestionar mejor sus horarios, ya que tendrán una idea más precisa de cuánto tiempo se necesita y dónde se requiere su aporte. En lugar de perder el tiempo en tareas redundantes, pueden centrarse en un trabajo de mayor valor y más estratégico.
  3. Mejorar las comunicaciones: Los procesos de trabajo optimizados mejoran la comunicación porque los empleados tendrán más tiempo para colaborar y completar sus procesos a tiempo. No se verán atascados con actividades innecesarias.
  4. Mejorar la gestión del tiempo: Como los procesos de trabajo serán menos tediosos, los empleados pueden mejorar la gestión de su tiempo, priorizando sus tareas más importantes.
  5. Mitigar el riesgo: Los procesos de trabajo optimizados allanan el camino para una mayor transparencia, de modo que los empleados puedan detectar los errores más rápidamente. Además, los procesos de trabajo optimizados también pueden contribuir a un mejor cumplimiento de las normas relacionadas con la industria.

¿Cómo puedes saber cuándo es el momento de optimizar tus procesos de trabajo? Bueno, responda a las siguientes preguntas para obtener la respuesta:

  • ¿Los procesos toman mucho más tiempo de lo esperado?
  • ¿Se cometen errores constantemente? 
  • ¿Hay cuellos de botella?
  • ¿Sus procesos de trabajo tienen pasos tediosos y dispendiosos?
  • ¿Está cumpliendo sus objetivos deseados?
  • ¿Ayudaría si se optimizan sus procesos de trabajo?

Si ha respondido "sí" a cualquiera de las preguntas anteriores, entonces quizás sea el momento de mirar seriamente y dar pasos reales hacia la optimización de sus procesos de trabajo de una manera impactante. De hecho, es probable que ya pueda pensar en muchas opciones de mejora. Ahora, revisemos las tácticas para optimizar sus procesos de trabajo.

Conecta tus datos maestros

Un ejemplo de un proceso que se beneficiaría de la optimización es la apertura de una nueva cuenta. Parece bastante sencillo. Un nuevo cliente rellena un sinfín de formularios; un empleado de la empresa revisa los formularios y hace la aprobación. Sin embargo, se complica cuando los formularios no se envían al departamento correcto o necesitan múltiples aprobaciones. El equipo de aprobación necesita introducir manualmente todos los datos de la solicitud, como los números de la seguridad social, los números de teléfono y las direcciones de los domicilios.

La alta probabilidad de errores manuales se produce si el equipo de aprobación no tiene todos los datos que necesita o el cliente no está disponible. Podrían extender el tiempo de respuesta, lo que llevaría a la frustración de todos. Además, la aprobación puede o no basarse en datos inexactos.

Uno de los métodos más eficaces para remediar este escenario es añadir datos maestros. Por ejemplo, la empresa podría crear un formulario automatizado que ejecute otros documentos basados en las respuestas presentadas. Esto disminuirá tanto los errores manuales como el tiempo de respuesta. Además, el cliente apreciará el tiempo de respuesta más rápido.

Incorporar pasos condicionales

Si tienes un buen proceso de trabajo pero aún así fallas en algunas expectativas, no tienes que revisar todo el proceso. En su lugar, podrías crear tareas condicionales que sólo se ejecutarían bajo un escenario específico. Añadir una tarea condicional ayuda a ahorrar el tiempo necesario para crear procesos de trabajo completamente nuevos. Es posible que tenga procesos de trabajo que funcionen bien en general, pero que podrían beneficiarse de algunos ajustes aquí y allá. Así que entonces, ahora el Los procesos de trabajo tienen varios caminos a seguir basados en la condición.

Crear clasificaciones

Clasifique sus procesos de trabajo en función del orden de importancia, y utilice una escala entre 1 y 10 - 1 sería el proceso de trabajo más crítico. El uso de un sistema de clasificación le ayudará a determinar qué proceso de trabajo requiere atención inmediata y crea un efecto de bola de nieve para lograr una optimización integral del proceso de trabajo.

Procesos de mapeo

Ayudaría si no intentaras desplegar todos tus procesos de trabajo desde la memoria solamente - esta es una receta para el error. Tómese el tiempo para trazar y documentar cada proceso de principio a fin como un flujo de trabajo. Esto no sólo ofrece una prueba, sino que ayuda a todos los interesados a recordar cada tarea.

Obtener retroalimentación

Recuerde que las partes interesadas desempeñan un papel crucial para completar sus procesos de trabajo de manera eficiente. Estas son las personas que tienen experiencia práctica. Normalmente hay muchos pequeños detalles que se beneficiarían de una mejora, pero a menudo se pasan por alto por todos, excepto por los que tienen experiencia. Para ilustrarlo, organice una reunión para discutir cómo mejorar cada proceso de trabajo de su lista y pida a los empleados que envíen sus sugerencias de forma anónima.

Automatizar sus procesos

Processmaker es un galardonada solución de flujo de trabajo que ayuda a optimizar sus procesos de trabajo. Processmaker facilita la recuperación y el almacenamiento de datos desde un repositorio central y automatiza los pasos del proceso de trabajo con visibilidad a través de tablas, informes y gráficos.

Hacer refinamientos

Los procesos de trabajo deben perfeccionarse constantemente a medida que cambien las expectativas y evolucionen las demandas de los consumidores. Trabajar en el proceso de optimización le dará práctica y un comienzo para la forma en que pretende hacer los refinamientos en el futuro. Tenga en cuenta todos los pasos anteriores para asegurar el resultado más beneficioso y relevante.

En conclusión

¿No es hora de que averigües por qué tus procesos de trabajo están ralentizando tus operaciones diarias en lugar de mejorar tus resultados? A medida que sus operaciones aumentan de escala, sus procesos de trabajo también deberían mejorar para asegurar que todos los cuellos de botella y las tareas tediosas se eliminen para mejorar el ahorro de tiempo y costes. Abrir sus procesos de trabajo a las tácticas de optimización no sólo ayuda a mejorar el compromiso de los empleados, sino que también mejora la experiencia del cliente, lo que puede, a su vez, fortalecer la rentabilidad.

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