Wenn Sie die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe verbessern und gleichzeitig die Kosten senken können, haben Sie Optimierung des Arbeitsprozesses. Das Ziel ist es, Arbeitsabläufe mit maximaler Effizienz zu gestalten. Sie sollten die Automatisierung nur dann einsetzen, wenn Ihre Prozesse wie vorgesehen ablaufen. Zuvor sollten Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren. Lesen Sie weiter, um mehr über Arbeitsprozesse und verschiedene Techniken zur Optimierung zu erfahren.
Was sind Arbeitsprozesse?
Ein Arbeitsprozess umfasst wiederholbare Aufgaben, die fortgesetzt werden müssen, um ein Unternehmensziel zu erreichen. Ein Arbeitsablauf umfasst auch wiederholbare Aufgaben, die zur Ausführung eines bestimmten Auftrags erforderlich sind. Prozesse und Arbeitsabläufe sollten so gestaltet sein, dass sie die mit ihnen verbundenen Ziele und Aufgaben erreichen.
Warum sollten Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren?
Mit der Workflow-Optimierung können Sie die Arbeitsbelastung verringern und Zeit sparen. Nachfolgend sind einige weitere Vorteile aufgeführt:
- Sparen Sie Kosten: Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe rationalisieren können, benötigen Sie weniger Zeit von Ihren Mitarbeitern und weniger Ressourcen für die Durchführung der Prozesse. Infolgedessen wird Ihr Unternehmen wahrscheinlich Geld und Ressourcen einsparen, die an anderer Stelle und strategischer eingesetzt werden können.
- Steigerung der Produktivität: Wenn die Mitarbeiter an effizienteren Arbeitsprozessen beteiligt sind, können sie ihre Zeit besser einteilen, da sie besser einschätzen können, wie viel Zeit benötigt wird und wo ihr Beitrag erforderlich ist. Anstatt Zeit mit überflüssigen Aufgaben zu verschwenden, können sie sich auf höherwertige und strategischere Arbeiten konzentrieren.
- Verbessern Sie die Kommunikation: Optimierte Arbeitsabläufe verbessern die Kommunikation, da die Mitarbeiter mehr Zeit für die Zusammenarbeit haben und ihre Aufgaben rechtzeitig erledigen können. Sie werden nicht mehr mit unnötigen Aktivitäten aufgehalten.
- Verbessertes Zeitmanagement: Da die Arbeitsabläufe weniger langwierig sind, können die Mitarbeiter ihr Zeitmanagement verbessern und ihre wichtigsten Aufgaben nach Prioritäten ordnen.
- Risiken mindern: Optimierte Arbeitsprozesse ermöglichen eine bessere Transparenz, so dass die Mitarbeiter Fehler schneller erkennen können. Darüber hinaus können optimierte Arbeitsprozesse auch zu einer besseren Einhaltung von branchenbezogenen Vorschriften beitragen.
Woran können Sie erkennen, dass es an der Zeit ist, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren? Beantworten Sie die folgenden Fragen, um die Antwort zu erhalten:
- Dauert ein Prozess viel länger als erwartet?
- Treten immer wieder Fehler auf?
- Gibt es Engpässe?
- Gibt es in Ihren Arbeitsabläufen langwierige und verschwenderische Schritte?
- Erreichen Sie Ihre gewünschten Ziele?
- Würde es helfen, wenn Ihre Arbeitsabläufe optimiert würden?
Wenn Sie eine der obigen Fragen mit "ja" beantwortet haben, dann ist es vielleicht an der Zeit, sich ernsthaft mit der Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe auseinanderzusetzen und konkrete Schritte zu unternehmen. Wahrscheinlich fallen Ihnen sogar schon viele Verbesserungsmöglichkeiten ein. Lassen Sie uns nun Taktiken zur Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse besprechen.
Verbinden Sie Ihre Stammdaten
Ein Beispiel für einen Prozess, der von einer Optimierung profitieren würde, ist die Eröffnung eines neuen Kontos. Sie scheint ziemlich einfach zu sein. Ein neuer Kunde füllt eine Unzahl von Formularen aus; ein Mitarbeiter des Unternehmens überprüft die Formulare und erteilt die Genehmigung. Kompliziert wird es jedoch, wenn die Formulare nicht an die richtige Abteilung weitergeleitet werden oder mehrere Genehmigungen erforderlich sind. Das Genehmigungsteam muss alle Antragsdaten wie Sozialversicherungsnummern, Telefonnummern und Wohnadressen manuell eingeben.
Die Wahrscheinlichkeit manueller Fehler ist hoch, wenn dem Genehmigungsteam nicht alle benötigten Daten vorliegen oder der Kunde nicht erreichbar ist. Dadurch kann sich die Durchlaufzeit verlängern, was zu Frustration auf allen Seiten führt. Darüber hinaus kann es vorkommen, dass die Genehmigung auf der Grundlage ungenauer Daten erfolgt oder nicht.
Eine der wirksamsten Methoden, um diesem Szenario abzuhelfen, ist das Hinzufügen von Stammdaten. So könnte das Unternehmen beispielsweise ein automatisiertes Formular erstellen, das auf der Grundlage der eingegebenen Antworten andere Dokumente ausführt. Dadurch werden sowohl manuelle Fehler als auch die Bearbeitungszeit verringert. Außerdem wird der Kunde die schnellere Reaktionszeit zu schätzen wissen.
Bedingte Schritte einbeziehen
Wenn Sie einen guten Arbeitsprozess haben, aber immer noch ein paar Erwartungen nicht erfüllen, müssen Sie nicht den gesamten Prozess überarbeiten. Stattdessen können Sie bedingte Aufgaben erstellen, die nur in einem bestimmten Szenario ausgeführt werden. Das Hinzufügen einer bedingten Aufgabe erspart Ihnen die Zeit, die Sie für die Erstellung völlig neuer Arbeitsabläufe benötigen. Vielleicht haben Sie Arbeitsabläufe, die im Allgemeinen gut funktionieren, aber hier und da ein paar Verbesserungen vertragen könnten. Dann können die Arbeitsprozesse mehrere Wege, die auf der Bedingung basieren.
Ranglisten erstellen
Ordnen Sie Ihre Arbeitsprozesse nach der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit und verwenden Sie eine Skala von 1 bis 10 - 1 wäre der kritischste Arbeitsprozess. Die Verwendung eines Rankingsystems hilft Ihnen zu bestimmen, welcher Arbeitsprozess sofortige Aufmerksamkeit erfordert, und schafft einen Schneeballeffekt für eine umfassende Optimierung der Arbeitsprozesse.
Prozesse kartieren
Es wäre hilfreich, wenn Sie nicht versuchen würden, alle Ihre Arbeitsprozesse allein aus dem Gedächtnis heraus einzusetzen - das ist ein Rezept für Fehler. Nehmen Sie sich die Zeit, jeden Prozess von Anfang bis Ende als Arbeitsablauf abzubilden und zu dokumentieren. Das ist nicht nur ein Beweis, sondern hilft auch allen Beteiligten, sich an jede Aufgabe zu erinnern.
Feedback einholen
Denken Sie daran, dass die Beteiligten eine entscheidende Rolle bei der effizienten Abwicklung Ihrer Arbeitsprozesse spielen. Das sind die Personen, die über praktische Erfahrungen verfügen. In der Regel gibt es viele kleine Details, die verbessert werden könnten, die aber oft von allen außer denen mit Erfahrung übersehen werden. Veranstalten Sie z. B. eine Sitzung, um zu besprechen, wie jeder Arbeitsvorgang auf Ihrer Liste verbessert werden kann, und bitten Sie die Mitarbeiter, ihre Vorschläge anonym einzureichen.
Automatisieren Sie Ihre Prozesse
Processmaker ist eine preisgekrönte Workflow-Lösung die Ihnen hilft, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Processmaker erleichtert das Abrufen und Speichern von Daten in einem zentralen Repository und automatisiert die Arbeitsschritte, die durch Diagramme, Berichte und Grafiken sichtbar werden.
Verfeinerungen vornehmen
Die Arbeitsprozesse sollten ständig verfeinert werden, wenn sich die Erwartungen und die Anforderungen der Verbraucher ändern. Durch die Arbeit am Optimierungsprozess erhalten Sie Übung und einen Ansatz dafür, wie Sie in Zukunft Verfeinerungen vornehmen wollen. Behalten Sie alle oben genannten Schritte im Auge, um ein möglichst vorteilhaftes und relevantes Ergebnis zu erzielen.
Zusammenfassend
Ist es nicht an der Zeit herauszufinden, warum Ihre Arbeitsprozesse Ihre täglichen Abläufe verlangsamen, anstatt Ihr Endergebnis zu verbessern? Wenn Ihr Unternehmen expandiert, sollten auch Ihre Arbeitsprozesse verbessert werden, um sicherzustellen, dass alle Engpässe und lästigen Aufgaben beseitigt werden, um Zeit und Kosten zu sparen. Wenn Sie Ihre Arbeitsprozesse für Optimierungsmaßnahmen öffnen, tragen Sie nicht nur dazu bei, das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu erhöhen, sondern verbessern auch das Kundenerlebnis, was wiederum die Rentabilität steigern kann.
