Le guide des processus d'entreprise

processus d'entreprise

Table des matières

  1. Qu'est-ce qu'un processus commercial ?
  2. Pourquoi un processus commercial est-il important ?
  3. Effectuer une analyse des processus d'entreprise
  4. Concevoir un processus d'entreprise
  5. Amélioration des processus d'entreprise
  6. À propos de ProcessMaker

Qu'est-ce qu'un processus commercial ?

Un processus d’affaires est un ensemble de tâches effectuées par des personnes et/ou une technologie, comme l’automatisation, qui, une fois terminée, permettront d’atteindre un objectif organisationnel. Chaque tâche du processus est confiée à un intervenant ou à une équipe. L’efficacité et le succès global d’un processus d’affaires dépendent de l’exécution de leurs fonctions de façon normalisée et optimisée.

Pourquoi un processus commercial est-il important ?

Les processus métier sont importants car ils spécifient comment les tâches sont exécutées au sein d’une organisation. La conception et la mise en œuvre des processus d’affaires garantissent que les organisations fonctionnent efficacement.  Le résultat final est d’économiser du temps précieux, de l’argent et des ressources.

Plus important encore, les processus d’affaires fournissent aux organisations un cadre d’amélioration continue. Grâce à la gestion des processus d’affaires, les organisations peuvent apporter des changements progressifs à leurs processus pour devenir plus efficaces et rentables au fil du temps.

Comment créer un processus commercial efficace

Les processus opérationnels efficaces sont spécifiques, flexibles, mesurables et reproductibles. La spécificité exige des étapes et une attribution des rôles bien développées, ainsi que des points de départ et d'arrivée clairement définis. La flexibilité facilite l'amélioration continue. La mesurabilité garantit que les organisations sont en mesure d'identifier les domaines à améliorer.

Enfin, les organisations doivent être en mesure de reproduire leurs processus dans leurs opérations quotidiennes si elles doivent être efficaces et évolutives.

Des quatre attributs, la méasurabilité peut être la plus difficile pour les organisations. Il peut être difficile et long de repérer manuellement des zones et/ou des individus spécifiques où les flux de travail ralentissent. Il ya, signes avant-coureurs communs à surveiller, y compris:

  • Tâches spécifiques qui sont souvent bloquées au sein d'un service donné ou avec une personne particulière.
  • Déséquilibre de la charge de travail organisationnelle. Certains services et personnes sont occupés alors que d'autres ont des temps d'arrêt excessifs.
  • Les travaux réalisés par un service donné ou par une certaine personne sont souvent retournés en raison d'erreurs et de problèmes de qualité.

Les processus d'approbation inefficaces sont également des sources courantes de goulots d'étranglement. Par exemple, les procédures de remboursement des frais qui nécessitent la signature de nombreux décideurs. Si une ou plusieurs personnes ne sont pas disponibles, l'ensemble du processus peut s'effondrer.

De nombreuses organisations ne parviennent pas à trouver la cause profonde des goulets d'étranglement car leurs processus existants ne sont pas suffisamment détaillés. Pourtant, il est possible d'effectuer manuellement une analyse des processus d'entreprise grâce aux techniques de cartographie des processus d'entreprise. Les logiciels avancés de cartographie des processus d'entreprise permettent toutefois aux organisations d'identifier facilement les points chauds. Cela est possible grâce à des fonctionnalités telles qu'un tableau de bord personnalisé qui donne aux organisations un accès instantané aux principaux indicateurs de performance et leur permet d'apporter des modifications aux processus en temps réel.

Les logiciels aident également les organisations à améliorer leurs processus commerciaux en les éloignant des processus papier qui prennent beaucoup de temps et sont source de gaspillage. Par exemple, des tâches comme le remplissage manuel de formulaires ou le classement de documents sont à la fois fastidieuses et sujettes à l'erreur humaine. Le logiciel ProcessMaker permet à la fois de stocker facilement vos documents et d'extraire automatiquement des données.

tcc tulsa community collegeCollège communautaire de Tulsa - une étude de cas

Le Tulsa Community College (TCC) est l'une des nombreuses grandes institutions que ProcessMaker a aidé à passer au numérique. TCC, une institution à campus multiples, s'appuyait sur des processus 100% manuels qui dépendaient fortement des demandes et des formulaires de demande sur papier. Leurs processus d'approbation étaient inefficaces, nécessitant des formulaires papier pour aller d'un campus à l'autre pour de multiples signatures. Les goulets d'étranglement dans leurs flux de travail administratif étaient devenus inefficaces et insoutenables.

Grâce au logiciel de gestion des processus d'entreprise ProcessMaker, TCC a pu numériser ses processus les plus fastidieux. Leur processus d'approbation des diplômes est devenu électronique, ce qui permet d'approuver les demandes infiniment plus rapidement. Leur processus de demande d'accès au système sur papier a été entièrement remplacé par un processus numérique. Le TCC peut désormais prendre les données saisies dans les formulaires web de ProcessMaker et les transmettre automatiquement au système demandé pour accès. Le TCC a également pu numériser ses processus de ressources humaines et les processus des professeurs dans ses centres d'examen. Les opérations de TCC sont devenues plus efficaces, moins coûteuses et le travail et l'apprentissage sont plus agréables.

Effectuer une analyse des processus d'entreprise

L'analyse des processus d'entreprise est une méthode par laquelle une organisation détermine dans quelle mesure un processus atteint l'objectif souhaité. Elle se concentre sur un processus spécifique, tandis que la gestion des processus d'entreprise implique l'examen et l'amélioration continus de tous les processus organisationnels.

L'analyse des processus d'entreprise repose sur une base de cartographie des processus. Elle examine chaque partie d'un processus donné afin d'en identifier les étapes, les parties concernées et l'échange d'informations. Une carte des processus est une représentation visuelle d'un processus conçue pour aider les organisations à identifier les problèmes. Par exemple, déterminer si un processus fonctionne au maximum de ses capacités et identifier les raisons des retards systématiques. Les parties prenantes peuvent alors identifier les domaines à améliorer.

L'analyse des processus d'entreprise peut sembler étrangère aux organisations qui ne sont pas familières avec le processus. Heureusement, il existe des procédures bien établies que vous pouvez suivre. Les étapes à suivre pour effectuer une analyse des processus d'entreprise sont les suivantes :

  • Identifiez et définissez vos objectifs
  • Identifier le processus à analyser
  • Recueillir des informations
  • Définir le processus
  • Analyser le processus
  • Identifier le potentiel d'amélioration des processus d'entreprise

Identifiez et définissez vos objectifs

C'est peut-être l'étape la plus importante du processus. Elle consiste à se demander ce que l'on espère obtenir. Y a-t-il un domaine spécifique de votre organisation qui vous préoccupe ou que vous cherchez à améliorer ? Ou vos efforts s'inscrivent-ils dans un objectif beaucoup plus vaste, comme la transformation numérique de toute votre organisation. Quels que soient vos objectifs, définissez-les clairement dès le départ. Non seulement cela vous permettra de mieux cibler vos efforts, mais cela servira aussi de mesure utile de vos progrès globaux.

Identifier le processus d'entreprise à analyser

Une fois que vous avez considéré vos objectifs généraux, vous pouvez identifier les processus par lesquels vous voulez commencer. Un bon point de départ est celui des processus critiques pour les petites entreprises. Il peut s'agir de processus individuels ou de petites parties de processus plus importants et interconnectés. Définissez clairement vos points de départ et d'arrivée afin de garantir que l'analyse des processus d'entreprise soit ciblée et gérable.

Recueillir des informations

Cette étape consiste à recueillir des informations pour vous aider à déterminer pourquoi le processus a été créé et quel est son objectif. Passez en revue toutes les sources d'information disponibles sur le processus. Interrogez les personnes ou les équipes concernées. Rassemblez le plus d'informations possible, cela vous permettra de mieux comprendre et de gagner du temps en cours de route.

Cartographier le processus d'entreprise

Les humains sont des créatures visuelles. Les diagrammes nous aident à mieux comprendre des informations et des concepts confus et dispersés. Les diagrammes de processus fournissent une visualisation des flux de travail. Elles peuvent être utilisées pour identifier les inefficacités et les possibilités d'amélioration des processus d'entreprise.

La création d'une carte de processus peut être aussi simple que l'esquisse d'un diagramme de flux de travail ou d'un organigramme. Vous pouvez également utiliser un logiciel de flux de travail pour concevoir des processus commerciaux détaillés en cliquant sur un bouton.

Analyser le processus d'entreprise

À l'aide des informations que vous avez recueillies, effectuez une analyse approfondie pour identifier les aspects du processus qui peuvent être améliorés. Concentrez votre analyse des processus d'entreprise sur :

  • Les éléments clés du processus. Examinez comment la modification d'un élément peut avoir un impact sur d'autres éléments et si cela suffit à améliorer le processus.
  • Goulots d'étranglement et/ou autres raisons de retard dans le processus. Identifiez leurs causes et les solutions possibles.
  • Composants inefficaces ou gaspilleurs. Si un ou plusieurs composants consomment une quantité disproportionnée de ressources, envisagez des alternatives.
  • Tout autre élément qui ressort de votre analyse

Identifier le potentiel d'amélioration des processus d'entreprise

Au cours de votre analyse, vous avez identifié des domaines problématiques et commencé à réfléchir à des solutions potentielles. Discutez des solutions avec les parties prenantes afin d'obtenir leur avis. Commencez à tester vos améliorations. Commencez à petite échelle et augmentez progressivement si vos tests sont concluants. Formez toutes les parties prenantes et assurez-vous qu'elles comprennent leur rôle. Après la mise en œuvre, mettez en place des systèmes permettant de contrôler et d'examiner régulièrement les résultats. Répétez le processus en fonction de vos résultats.

Concevoir un processus d'entreprise

La conception de processus d'entreprise est l'acte de créer un nouveau flux de travail ou processus à partir de zéro. Par exemple, pour les organisations qui démarrent, il est nécessaire de réfléchir à la manière dont elles vont produire et fournir leurs produits et services. Les organisations s'engagent également dans la conception de processus d'entreprise lorsqu'elles créent de nouveaux processus ou qu'elles reconçoivent des processus existants. En ce sens, la conception de processus d'entreprise suite à une analyse est un aspect d'un plan plus large de gestion des processus d'entreprise.

La cartographie des processus dans le cadre du processus d'analyse sert à donner aux parties prenantes une meilleure compréhension des processus existants. En termes de conception des processus d'entreprise, cependant, la cartographie a une fonction plus formelle qui consiste à définir la manière dont un processus va fonctionner.
La conception des processus d'entreprise comprend les étapes suivantes :

  • Identifier et définir le problème
  • Identifier les intrants, les extrants et les étapes
  • Description du processus
  • Tester le processus

Identifier et définir le problème

Cette étape consiste à répondre à la question "pourquoi établissons-nous le processus". Examinez si elle apporte une valeur ajoutée et quels seront ses avantages.

Identifier les intrants, les extrants et les étapes

Cette étape est en grande partie une séance de brainstorming. Identifiez le résultat du processus, qui est lié au problème que vous avez défini à la première étape. Identifier les principales parties prenantes. Impliquez-les dans vos séances de brainstorming afin d'identifier les moyens les plus efficaces et les meilleurs pour réaliser chaque étape.

Faites une liste de tous les intrants, extrants et étapes nécessaires pour atteindre vos objectifs. Si vous le faites manuellement, il suffit de les énumérer sur un post-it séparé.

Description du processus

Pour définir le processus, il faut rassembler les éléments de l'étape précédente. Si vous utilisez des post-it, disposez-les sur une table ou un tableau blanc. Utilisez les flèches pour montrer le cheminement d'une étape à l'autre. Une fois que vous avez trouvé la configuration idéale, dessinez votre processus sur papier. Un logiciel de gestion des processus d'entreprise peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'efforts. Vous pouvez simplement faire glisser et déposer des tâches sur un tableau de bord facile à utiliser.

Voyez comme il est facile de concevoir un processus d'entreprise dans ProcessMaker.

Tester le processus

Avant de mettre en œuvre votre nouveau processus, veillez à le tester de manière approfondie. Prenez note de tout problème, recueillez les réactions des parties prenantes et apportez des modifications jusqu'à ce que vous soyez convaincu que le processus est prêt à être mis en œuvre.

Amélioration des processus d'entreprise

L'amélioration des processus d'entreprise consiste à identifier, analyser et améliorer les processus d'entreprise existants afin d'optimiser les performances et/ou d'améliorer la qualité. En améliorant les processus d'entreprise, les organisations peuvent devenir plus efficaces, plus conformes et plus rentables.

L’amélioration du processus implique les étapes suivantes :

  • Cartographie du processus
  • Analyser le processus
  • Redéfinir le flux de travail
  • Affectation des ressources
  • Élaboration d'un plan de mise en œuvre
  • Exécution du plan
  • Suivi et optimisation

Cartographie du processus

Définissez les étapes du processus que vous vous efforcez d'améliorer. Vous pouvez esquisser un diagramme manuellement ou en utilisant un logiciel de flux de travail.

Analyser le processus

À l'aide de votre carte, identifiez les zones où des problèmes surviennent. Remontez à la source des problèmes pour identifier les causes des goulets d'étranglement.

Redéfinir le flux de travail

Discutez des problèmes que vous avez identifiés avec les principales parties prenantes. Identifiez les moyens de résoudre le problème, y compris le temps qu'il faudrait pour y parvenir et les risques potentiels.

Affectation des ressources

Déterminer les rôles que les principales parties prenantes joueront dans le processus. Informez-les de leurs rôles et expliquez-leur comment le nouveau flux de travail affectera les opérations en cours.

Élaboration d'un plan de mise en œuvre

Votre plan doit être aussi détaillé que possible. Incluez les parties prenantes que vous avez identifiées à l'étape précédente. Identifiez toutes les tâches et attribuez des dates d'achèvement à chacune d'entre elles.

Exécution du plan

Communiquez le plan à toutes les parties prenantes clés, puis suivez le plan que vous avez créé.

Suivi et optimisation

Surveiller et mesurer régulièrement les indicateurs de rendement clés. Si vous découvrez des goulots d’étranglement ou d’autres problèmes, travaillez avec votre équipe pour trouver des solutions. Continuez à suivre ces étapes d’amélioration pour optimiser les performances.

À propos de ProcessMaker

ProcessMaker est un logiciel de gestion des processus commerciaux et de flux de travail à faible code. Sa conception intuitive, avec son modeleur de processus et son générateur de formulaires par glisser-déposer, permet aux utilisateurs de se lancer dans l'automatisation en quelques minutes. Basé à Durham, en Caroline du Nord aux États-Unis, ProcessMaker dispose d'un réseau de partenaires répartis dans 35 pays sur les cinq continents. Des centaines de clients commerciaux, dont de nombreuses entreprises du classement Fortune 100, font confiance à ProcessMaker pour transformer numériquement leurs processus commerciaux de base, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapidement, d'améliorer la conformité et d'obtenir de meilleures performances.

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