Cómo mejorar los antiguos procesos comerciales con el análisis de flujo de trabajo

Katherine Manning 14 de agosto de 2020 Flujo de trabajo Procesos de flujo de trabajo

Análisis del flujo de trabajo

La definición y la realización de un análisis del flujo de trabajo se hace típicamente para mejorar los viejos procesos de negocio. Se trata de un conjunto de tareas secuenciales con ejecuciones basadas en condiciones definidas por el usuario para desplegar un proceso de negocios. Además, un análisis del flujo de trabajo es un portal de reglas, tareas y datos que deben abordarse para lograr un objetivo empresarial específico.

Flujos de trabajo vs. Procesos de negocios

Sin embargo, puede surgir confusión al discernir las diferencias entre los flujos de trabajo y los procesos. Parecen relativamente similares en el examen inicial, pero hay diferencias conceptuales. La comprensión de estas diferencias es la clave para ayudar a organizar mejor su negocio.

Por ejemplo, puede llevar mucho tiempo completar los procesos comerciales antiguos, ya que puede haber múltiples redundancias a lo largo de todos los procesos y pasos que pueden y deben ser eliminados. Por no mencionar que puede no haber rutas alternativas basadas en ciertas decisiones y que el proceso no es lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios dentro de la empresa. Pero, también puede haber elementos esenciales como el camino actual que el proceso debe seguir - esto se llama el flujo de trabajo: un El flujo de trabajo le dice al proceso adónde ir. El proceso de negocios en sí mismo incluye todo lo necesario para ir del punto A al punto B.

Para profundizar un poco más, un proceso comercial incluye todos los pasos conectados - ejecutados por un grupo de interesados - para lograr un objetivo específico. Además, los participantes pueden ser considerados responsables de completar un paso específico del proceso comercial. Incluso puede hacer que el proceso sea más eficiente mediante una automatización inteligente.

Por otro lado, los flujos de trabajo son secuencias de tareas. Se puede crear un flujo de trabajo documentando cada paso y tarea, ya que el objetivo es empujar la tarea hacia su finalización. 

Cuando un flujo de trabajo puede considerarse táctico, un proceso empresarial se consideraría estratégico. El proceso comercial no sólo contiene el flujo de trabajo, sino que también incorpora a los ejecutantes, los datos, los formularios y cualquier otro componente para lograr un objetivo comercial clave. Con esto en mente, es crítico mejorar continuamente los viejos procesos de negocios.

Los beneficios del análisis del flujo de trabajo

El análisis de los flujos de trabajo es crucial para mejorar la eficiencia que puede entonces reducir los costos incluso cuando se realizan cambios. Sin duda, lo que realmente está haciendo es asegurarse de que sus flujos de trabajo no sólo están alineados con sus procesos de negocio, sino que también se ejecutan según lo previsto. Después de eso, puede empezar a examinar las áreas que presentan oportunidades de mejora y también la automatización de tareas manuales y repetitivas. Si puede utilizar el análisis de flujos de trabajo para revisar los flujos de trabajo tan de cerca, le dará a su empresa una ventaja competitiva.

Entonces, ¿cuáles son los tres objetivos principales del análisis del flujo de trabajo? El primero es representar con precisión un flujo de trabajo. El segundo es buscar áreas que necesiten mejoras. Tercero, el objetivo es optimizar un flujo de trabajo a través de la automatización. 

Cuando se analizan los flujos de trabajo, no sólo se busca la documentación exacta, sino que también se desea determinar dónde y cómo optimizar los procesos de negocio. Mire los datos. ¿Cuánto tiempo lleva cada tarea? ¿Cuántas tareas son necesarias? ¿Hay una cantidad mínima y máxima de tiempo requerido para cada tarea? Hacerse estas preguntas y encontrar una solución relevante puede mejorar exponencialmente los antiguos procesos empresariales. 

Análisis del flujo de trabajo frente a la gestión de proyectos

No cabe duda de que el análisis del flujo de trabajo abarca conceptos similares que sirven de base para la gestión de proyectos. Si bien el análisis del flujo de trabajo y el proyecto están relacionados, existen diferencias. Por ejemplo, el análisis busca áreas clave en las que los flujos de trabajo puedan automatizarse. Además, el análisis del flujo de trabajo busca formas de aplicar mejoras de manera consistente que resulten en un proceso llamado optimización del flujo de trabajo. 

En cambio, la gestión de proyectos implica la coordinación, la planificación y el flujo que se produce durante proyectos específicos. En términos de ayuda a una organización, el análisis del flujo de trabajo proporciona un método para realizar e implementar mejoras.

Cuando se mejoran los procesos comerciales antiguos, los recursos pueden ser utilizados más eficientemente y su los empleados pueden trabajar más estratégicamente. Esto es especialmente cierto en los escenarios de cuello de botella. Particularmente con los procesos comerciales antiguos, muchos interesados podrían estar realizando tareas que ya no son necesarias. Cuando su negocio se hace más eficiente, entonces los costos asociados a las tareas también pueden disminuir. Del mismo modo, las pérdidas de tiempo también cuestan dinero y pueden eliminarse participando en el análisis del flujo de trabajo.

Puede eliminar o automatizar las tareas redundantes. Un antiguo proceso de negocios que puede haber tenido sentido hace una década puede no parecer lógico hoy en día, pero sigue repitiéndose porque "así es como siempre se ha hecho". También existe la ventaja añadida de los procesos empresariales eficientes que conducen a tiempos de espera más cortos para los clientes, sus empleados pueden sentirse más motivados porque tienen menos trabajo manual y pueden hacer más a lo largo del día. 

Sin duda, cuando se incorpora la automatización de los procesos empresariales no sólo se reducen los tiempos de entrega, sino que también se aumenta la eficiencia operativa. Además, la automatización asegura la replicabilidad ya que cada tarea puede realizarse de forma idéntica cuando entonces ayuda al cumplimiento y al control de calidad. 

Además, si se pueden simplificar y automatizar los viejos procesos de negocios puede facilitar la incorporación de nuevos empleados in situ y a distancia. Si su organización lleva a cabo ciertos procesos muchas veces, pequeñas mejoras pueden conducir a un ahorro de costes significativo. A medida que las demandas de los consumidores cambian, también deben cambiar los flujos de trabajo y los viejos procesos de negocios.

6 pasos para mejorar el proceso de negocios con el análisis de flujo de trabajo

Para alinear los antiguos procesos comerciales con los objetivos comerciales actuales se requiere un análisis del flujo de trabajo. Puede comenzar ejecutando los siguientes pasos: 

  1. Entrevistar al personal interesado: Hacer preguntas a los participantes que tienen que realizar tareas específicas dentro de un proceso empresarial. También hay que buscar la secuencia. ¿Quiénes son los participantes y cuáles son sus responsabilidades? ¿Qué datos genera el proceso?
  2. Analizar los modelos de proceso: ¿Por qué se necesita el proceso de negocios? ¿Cuál es el resultado deseado? ¿Qué sistemas se utilizan? ¿Cómo añade valor? ¿Se optimiza el rendimiento? ¿Cómo se miden los KPI? ¿Hay alguna interacción con los clientes durante el flujo de trabajo? Si es así, ¿cuáles son? ¿Quiénes son los clientes? ¿Qué necesitan los clientes? ¿Están contentos con el proceso? ¿Hay alguna interacción innecesaria? ¿Cuántas entregas se hacen? ¿Qué son los traspasos? 
  3. Determinar las reglas del negocio: ¿Las reglas de negocio crean obstáculos? ¿Cuáles fueron los criterios originales? ¿Se pueden eliminar los criterios antiguos sin perjudicar el proceso comercial?
  4. Busca los cuellos de botella: Es importante averiguar qué factores, si los hay, crean obstáculos durante el proceso. Pueden ser los empleados, la organización del proceso o sistemas específicos.
  5. Averiguar si el proceso comercial puede ser modificado: ¿Ayudaría la automatización con la variación?
  6. Examine el costo total: Este es el momento de entender los costos promedio de procesos comerciales comparables en el mercado actual.

Para asegurar un análisis adecuado del flujo de trabajo, debe abordar todas estas cuestiones. El siguiente paso sería documentar el antiguo proceso de negocios de principio a fin. Se trata de la El estado de As-Isy esto puede incluir listas de control, manuales y comentarios de los participantes.

Comprender cómo se produce el proceso. Concentrarse en las tareas que generan ingresos comerciales y donde pueden ser mejoradas. A continuación, proporcione respuestas a estas preguntas vitales:

  • ¿Qué estamos haciendo?
  • ¿Cómo lo ejecutamos?
  • ¿Por qué lo hacemos?
  • ¿Cómo participa cada departamento?
  • ¿Qué hacemos específicamente (tareas principales)? 

Cuando intentas averiguar cómo lo ejecutas, esto requiere revisar a fondo cada paso del flujo de trabajo. 

En términos del "por qué", quieres averiguar si cada una de las tareas es necesaria. Si no hay razón para realizar una tarea específica, entonces quizás debería ser eliminada o automatizada. Si una tarea no añade valor, debería ser eliminada. 

¿Qué papel juega cada departamento? Algunos procesos empresariales pueden implicar sólo a un departamento, mientras que otros incorporan varios o incluso todos los departamentos. Con el análisis del flujo de trabajo, se puede determinar si el papel de cada departamento sigue teniendo sentido y si hay tareas intradepartamentales que se pueden automatizar.

Herramientas de análisis de flujo de trabajo

Una vez que haya encontrado redundancias dentro de sus antiguos procesos de negocios, es hora de hacer mejoras. Puede que haya utilizado una variedad de herramientas para hacerlo, como herramientas de encuestas, software de flujo de trabajo o incluso hojas de cálculo. En lugar de contratar a un consultor externo, utilice el software de flujo de trabajo de ProcessMaker para buscar y abordar cada una de las áreas que limitan la productividad no sólo de su personal sino de toda su organización.

Pensamiento final

Una de las formas más fáciles de mejorar sus antiguos procesos de negocio es utilizando el software de gestión de flujos de trabajo de ProcessMaker. Como resultado, sus empleados pueden centrarse en la creación de valor real para su negocio.

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