Die Definition und Durchführung einer Workflow-Analyse wird in der Regel durchgeführt, um alte Geschäftsprozesse zu verbessern. Es handelt sich dabei um eine Reihe von aufeinanderfolgenden Aufgaben, die auf der Grundlage von benutzerdefinierten Bedingungen ausgeführt werden, um einen Geschäftsprozess zu implementieren. Darüber hinaus ist eine Workflow-Analyse ein Portal von Regeln, Aufgaben und Daten, die berücksichtigt werden müssen, um ein bestimmtes Geschäftsziel zu erreichen.
Workflows vs. Geschäftsprozesse
Es kann jedoch zu Verwirrung kommen, wenn man die Unterschiede zwischen Arbeitsabläufen und Prozessen erkennt. Auf den ersten Blick scheinen sie relativ ähnlich zu sein, aber es gibt konzeptionelle Unterschiede. Das Verständnis dieser Unterschiede ist der Schlüssel zu einer besseren Organisation Ihres Unternehmens.
So kann es beispielsweise sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, alte Geschäftsprozesse abzuschließen, da es in den gesamten Prozessen und Schritten zahlreiche Redundanzen gibt, die beseitigt werden können und sollten. Ganz zu schweigen davon, dass es bei bestimmten Entscheidungen möglicherweise keine alternativen Wege gibt und der Prozess nicht flexibel genug ist, um sich an Veränderungen im Unternehmen anzupassen. Es kann aber auch wesentliche Elemente geben, wie z. B. den aktuellen Weg, dem der Prozess folgen muss - dies wird als Workflow bezeichnet: Ein Workflow sagt dem Prozess, wohin er gehen soll. Der Geschäftsprozess selbst umfasst alles, was erforderlich ist, um von Punkt A nach Punkt B zu gelangen.
Ein Geschäftsprozess umfasst alle miteinander verbundenen Schritte, die von einer Gruppe von Beteiligten ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Darüber hinaus können die Teilnehmer für den Abschluss eines bestimmten Schrittes im Geschäftsprozess verantwortlich gemacht werden. Sie können den Prozess sogar durch intelligente Automatisierung effizienter gestalten.
Workflows hingegen sind Abfolgen von Aufgaben. Sie können einen Workflow erstellen, indem Sie jeden Schritt und jede Aufgabe dokumentieren, da der Schwerpunkt darauf liegt, die Aufgabe zum Abschluss zu bringen.
Während ein Arbeitsablauf als taktisch betrachtet werden kann, wird ein Geschäftsprozess als strategisch angesehen. Der Geschäftsprozess umfasst nicht nur den Arbeitsablauf, sondern auch die Ausführenden, Daten, Formulare und alle anderen Komponenten, die zur Erreichung eines wichtigen Geschäftsziels erforderlich sind. In diesem Sinne ist es von entscheidender Bedeutung, alte Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
Die Vorteile der Workflow-Analyse
Die Analyse von Arbeitsabläufen ist von entscheidender Bedeutung für die Verbesserung der Effizienz, die dann auch bei Änderungen die Kosten senken kann. Ohne Frage geht es darum, sicherzustellen, dass Ihre Arbeitsabläufe nicht nur auf Ihre Geschäftsprozesse abgestimmt sind, sondern auch wie vorgesehen ausgeführt werden. Danach können Sie damit beginnen, Bereiche zu untersuchen, in denen Verbesserungsmöglichkeiten bestehen und auch manuelle, wiederholbare Aufgaben automatisiert werden können. Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe mithilfe der Workflow-Analyse so genau überprüfen können, verschaffen Sie Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil.
Was sind nun die drei Hauptziele der Workflow-Analyse? Das erste besteht darin, einen Arbeitsablauf genau abzubilden. Zweitens geht es um die Suche nach verbesserungsbedürftigen Bereichen. Drittens geht es darum, einen Arbeitsablauf durch Automatisierung zu optimieren.
Bei der Analyse von Arbeitsabläufen geht es nicht nur um eine exakte Dokumentation, sondern auch um die Frage, wo und wie Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren können. Schauen Sie sich die Daten an. Wie lange dauert jede Aufgabe? Wie viele Aufgaben sind notwendig? Gibt es einen minimalen und maximalen Zeitaufwand für jede Aufgabe? Wenn Sie sich diese Fragen stellen und eine entsprechende Lösung finden, können Sie alte Geschäftsprozesse erheblich verbessern.
Workflow-Analyse vs. Projektmanagement
Es steht außer Frage, dass die Workflow-Analyse ähnliche Konzepte umfasst, die die Grundlage für das Projektmanagement bilden. Obwohl Workflow-Analyse und Projekt verwandt sind, gibt es Unterschiede. Zum Beispiel sucht die Analyse nach Schlüsselbereichen, in denen Arbeitsabläufe automatisiert werden können. Außerdem sucht die Workflow-Analyse nach Möglichkeiten, Verbesserungen konsequent anzuwenden, was zu einem Prozess führt, der Workflow-Optimierung genannt wird.
Im Gegensatz dazu befasst sich das Projektmanagement mit der Koordinierung, der Planung und den Abläufen, die bei bestimmten Projekten auftreten. Im Hinblick auf die Unterstützung einer Organisation bietet die Workflow-Analyse eine Methode zur Realisierung und Umsetzung von Verbesserungen.
Wenn Sie alte Geschäftsprozesse verbessern, können Ihre Ressourcen effizienter genutzt werden und Ihre Mitarbeiter können strategischer arbeiten. Dies gilt insbesondere für Engpassszenarien. Gerade bei alten Geschäftsprozessen könnten viele Beteiligte Aufgaben ausführen, die nicht mehr benötigt werden. Wenn Ihr Unternehmen schlanker wird, dann können auch die mit den Aufgaben verbundenen Kosten sinken. Auch Zeitfresser kosten Geld und können durch die Teilnahme an einer Workflow-Analyse beseitigt werden.
Sie können überflüssige Aufgaben abschaffen oder automatisieren. Ein alter Geschäftsprozess, der vor einem Jahrzehnt noch sinnvoll war, erscheint heute vielleicht nicht mehr logisch, wird aber immer noch wiederholt, weil "das schon immer so gemacht wurde". Ein weiterer Vorteil effizienter Geschäftsprozesse besteht darin, dass die Wartezeiten für die Kunden kürzer werden und Ihre Mitarbeiter motivierter sind, weil sie weniger manuelle Arbeiten erledigen müssen und den ganzen Tag über mehr erledigen können.
Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen lassen sich nicht nur die Durchlaufzeiten verkürzen, sondern auch die betriebliche Effizienz steigern. Darüber hinaus gewährleistet die Automatisierung die Reproduzierbarkeit, da jede Aufgabe identisch ausgeführt werden kann, was wiederum die Einhaltung von Vorschriften und die Qualitätskontrolle erleichtert.
Wenn Sie außerdem alte Geschäftsprozesse vereinfachen und automatisieren können, kann dies die Einstellung neuer Mitarbeiter vor Ort und aus der Ferne erleichtern. Wenn Ihr Unternehmen bestimmte Prozesse häufig durchführt, können kleine Verbesserungen zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Wenn sich die Anforderungen der Verbraucher ändern, müssen sich auch die Arbeitsabläufe und alten Geschäftsprozesse ändern.
6 Schritte zur Verbesserung von Geschäftsprozessen mit der Workflow-Analyse
Um alte Geschäftsprozesse mit den aktuellen Geschäftszielen in Einklang zu bringen, ist eine Workflow-Analyse erforderlich. Sie können damit beginnen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Befragen Sie die beteiligten Mitarbeiter: Stellen Sie Fragen an die Beteiligten, die bestimmte Aufgaben innerhalb eines Geschäftsprozesses zu erledigen haben. Dabei sollten Sie auch auf die Reihenfolge achten. Wer sind die Beteiligten und was sind ihre Aufgaben? Welche Daten werden durch den Prozess erzeugt?
- Analysieren Sie die Prozessmodelle: Warum wird der Geschäftsprozess benötigt? Was ist das gewünschte Ergebnis? Welche Systeme sind im Einsatz? Wie wird ein Mehrwert geschaffen? Ist die Leistung optimiert? Wie werden die KPIs gemessen? Gibt es während des Arbeitsablaufs Interaktionen mit Kunden? Wenn ja, wie sehen diese aus? Wer sind die Kunden? Was brauchen die Kunden? Sind sie mit dem Prozess zufrieden? Gibt es unnötige Interaktionen? Wie viele Übergaben gibt es? Was sind die Übergaben?
- Bestimmen Sie die Geschäftsregeln: Schaffen die Geschäftsregeln Hindernisse? Was waren die ursprünglichen Kriterien? Können Sie alte Kriterien eliminieren, ohne den Geschäftsprozess zu beeinträchtigen?
- Suchen Sie nach Engpässen: Es ist wichtig, herauszufinden, welche Faktoren, wenn überhaupt, Hindernisse während des Prozesses verursachen. Dabei kann es sich um Mitarbeiter, die Organisation des Prozesses oder bestimmte Systeme handeln.
- Finden Sie heraus, ob der Geschäftsprozess geändert werden kann: Würde eine Automatisierung bei der Variation helfen?
- Prüfen Sie die Gesamtkosten: Dies ist der richtige Zeitpunkt, um die durchschnittlichen Kosten vergleichbarer Geschäftsprozesse auf dem heutigen Markt zu verstehen.
Um eine angemessene Workflow-Analyse zu gewährleisten, sollten Sie alle diese Fragen beantworten. Der nächste Schritt wäre, den alten Geschäftsprozess von Anfang bis Ende zu dokumentieren. Dabei geht es um den Ist-Zustandund kann Checklisten, Handbücher und Rückmeldungen der Beteiligten umfassen.
Verstehen Sie, wie der Prozess abläuft. Konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben, die Geschäftseinnahmen generieren, und darauf, wo sie verbessert werden können. Beantworten Sie anschließend diese wichtigen Fragen:
- Was machen wir eigentlich?
- Wie führen wir sie aus?
- Warum tun wir das?
- Wie beteiligen sich die einzelnen Abteilungen?
- Was machen wir konkret (Kernaufgaben)?
Wenn Sie versuchen herauszufinden, wie Sie ihn ausführen, müssen Sie jeden Schritt innerhalb des Arbeitsablaufs gründlich überprüfen.
Bei der Frage nach dem "Warum" müssen Sie herausfinden, ob jede einzelne Aufgabe notwendig ist. Wenn es keinen Grund gibt, eine bestimmte Aufgabe auszuführen, dann sollte sie vielleicht entweder gestrichen oder automatisiert werden. Wenn eine Aufgabe keinen zusätzlichen Nutzen bringt, sollte sie gestrichen werden.
Welche Rolle spielen die einzelnen Abteilungen? An einigen Geschäftsprozessen ist vielleicht nur eine Abteilung beteiligt, während andere mehrere oder sogar alle Abteilungen einbeziehen. Mit einer Workflow-Analyse können Sie feststellen, ob die Rolle der einzelnen Abteilungen noch sinnvoll ist und ob es abteilungsinterne Aufgaben gibt, die automatisiert werden können.
Werkzeuge zur Workflow-Analyse
Sobald Sie Redundanzen in Ihren alten Geschäftsprozessen gefunden haben, ist es an der Zeit, Verbesserungen vorzunehmen. Möglicherweise haben Sie dafür eine Reihe von Tools verwendet, z. B. Umfrage-Tools, Workflow-Software oder sogar Tabellenkalkulationen. Anstatt einen externen Berater zu beauftragen, können Sie mit der Workflow-Software von ProcessMaker nach jedem einzelnen Bereich suchen, der die Produktivität nicht nur Ihrer Mitarbeiter, sondern Ihres gesamten Unternehmens einschränkt, und diesen angehen.
Letzter Gedanke
Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihre alten Geschäftsprozesse zu verbessern, ist der Einsatz der Workflow-Management-Software von ProcessMaker. So können sich Ihre Mitarbeiter darauf konzentrieren, echten Mehrwert für Ihr Unternehmen zu schaffen.
