Cómo evaluar los flujos de trabajo mediante diagramas de flujo

Hay numerosos ejemplos de empresas que se sienten abrumadas por las tareas y el trabajo. La experiencia general es que no hay suficientes horas en el día para conseguir todo. Incluso con todas las teorías y prácticas sobre la racionalización de los procedimientos, se necesita acción y organización para poner los pasos correctos en su lugar. Sin embargo, el desarrollo de flujos de trabajo eficientes puede ayudar a ahorrar tiempo y los costos asociados de los procesos redundantes. Sin embargo, no todos los flujos de trabajo se crean de la misma manera, sino que deben ser evaluados.

En este artículo, veremos la evaluación del flujo de trabajo mediante diagramas de flujo. Exploraremos los beneficios de los diagramas de flujo y describiremos cómo iniciar el proceso.

Definiendo el flujo de trabajo

Un flujo de trabajo puede describirse como una visión general de un proceso empresarial específico. Detallará cómo se completan las tareas de principio a fin. Por lo general, también designa qué empleado es responsable de varias tareas en diferentes puntos del proceso. Antes de definir un flujo de trabajo, es necesario evaluarlo para identificar los componentes críticos dentro del proceso empresarial.

¿Cómo son útiles los flujos de trabajo? Bueno, ayudan a los miembros del equipo a comprender qué papel desempeñan para asegurar que el trabajo se complete. Los flujos de trabajo también ayudan a crear una mayor colaboración entre los departamentos participantes. Los flujos de trabajo, que antes se utilizaban principalmente en el sector manufacturero, ahora se utilizan en todas partes, desde los organismos gubernamentales hasta el comercio minorista.

Los flujos de trabajo se han confundido con los diagramas de flujo que son las ilustraciones reales de un flujo de trabajo y un diagrama utilizado para representar un proceso. A menudo, los diagramas se diseñan para ser fácilmente comprensibles utilizando formas como óvalos, rombos y rectángulos. Estas formas están conectadas por flechas para transmitir la secuencia y el flujo. Además, pueden ser dibujadas a mano o animadas digitalmente con múltiples secuencias y rutas. 

Los diagramas de flujo son utilizados habitualmente tanto por técnicos como por no técnicos. Otros nombres que se han utilizado para describir un diagrama de flujo son mapa de procesos, diagrama de flujo de procesos, diagramas de actividades y diagrama de flujo de procesos. 

Beneficios de los diagramas de flujo

Es importante visualizar todos los pasos requeridos de una tarea, y aquí es donde un diagrama de flujo puede ayudar. Cada diagrama de flujo se compone de acciones específicas, junto con las personas responsables de desplegar esas acciones. También hay entradas y salidas. He aquí algunos otros beneficios:

Transparencia

Uno de los beneficios más significativos de los diagramas de flujo es la habilidad inherente de entender el flujo de trabajo basado en formas y flechas simples. 

Comunicación inmediata

En lugar de celebrar reuniones prolongadas, tratando de explicar cada paso en un proceso de negocios - los diagramas de flujo pueden ofrecer una claridad inmediata.

Coordinación activa

Para los interesados en los procesos empresariales y los planificadores, un diagrama de flujo secuencializa los eventos y ayuda a mitigar las tareas innecesarias con el objetivo de ahorrar tiempo.

Mejorar la eficiencia operacional

Los diagramas de flujo son una bendición para la eficiencia ya que enumeran cada uno de los pasos necesarios para completar un proceso. Al mismo tiempo, también puede eliminar pasos y errores para que el proceso sea lo más eficiente posible.

Evaluación efectiva

Usando la representación visual que proporciona un diagrama de flujo, los problemas pueden ser analizados más eficientemente. Basándose en los símbolos, los espectadores pueden ver el principio y el final de un proceso, el punto en el que se debe tomar una decisión y las acciones que se llevan a cabo. Un diagrama de flujo también puede transmitir qué datos deben ser guardados y cómo deben ser almacenados. 

Resolver los problemas rápidamente

Con un diagrama de flujo, puedes descomponer un asunto en partes comprensibles. Hace que cualquier problema inminente sea más claro para que pueda ser abordado en consecuencia. 

Enfoque en la estrategia

A medida que los procesos se van racionalizando, tanto los directivos como los empleados pueden dedicar menos tiempo a preocuparse por las operaciones cotidianas y, en cambio, dedicar más tiempo a la labor estratégica que contribuye al crecimiento de la empresa.

Crear una pista de auditoría

Especialmente cuando se utiliza una solución de software, los registros pueden mantenerse digitalmente junto con actualizaciones sobre el progreso y la finalización, tales como quién completó la tarea, cuándo se completó y si se hizo alguna modificación. Este tipo de registro de auditoría es útil para evaluar los flujos de trabajo y para el cumplimiento de la normativa.

Cuando se utiliza un diagrama de flujo, el objetivo es la transparencia. La terminología utilizada en el diagrama de flujo debe ser lo más simple posible para evitar cualquier confusión potencial. Luego, debe ser estandarizada y utilizada de manera consistente para un efecto óptimo. El mapeo de los procesos y la asignación de los propietarios, hace mucho más fácil que todos comprendan su papel.

Los diagramas de flujo son beneficiosos en cualquier sector comercial ya que pueden:

• Analizar los procesos
• Estandarizar los procesos empresariales
• Ayudar a determinar los cuellos de botella
• Ayudar a los empleados a comprender otros componentes del negocio
• Eliminar la redundancia

Diagrama de flujo en las industrias

Ahora, veamos cómo aplicar un diagrama de flujo en varias industrias. 

Ventas:

• Gráficos de una encuesta
• Diagrama del ciclo de ventas completo
• Trazar los flujos de registro de clientes
• Organizar un plan de relaciones públicas en caso de emergencia
• Transmitir los procesos de investigación

Fabricación:

• Transportar los componentes químicos y físicos de un producto
• Diagrama del inicio y el final de un proceso de fabricación
• Detalle las ineficiencias

Educación:

• Detallar los requisitos de los cursos y los títulos requeridos
• Planos de lecciones
• Sintetizar los proyectos de grupo
• Estructurar los procesos del aula
• Demostrar los pasos de varios experimentos 
• Aclarar los procesos científicos
• Trazar los procesos biológicos 
• Explica las teorías

Negocios:

• Definir los procesos de adquisición
• Gráficos de las tareas diarias de un empleado
• Planea el viaje del cliente...
• Detallar los planes de negocios actuales
• Documentar las medidas necesarias para lograr el cumplimiento de la reglamentación
• Mostrar cada componente involucrado en una venta

Ingeniería:

• Transmitir un flujo de trabajo de ingeniería inversa
• Diseñar los procesos de la planta
• Coordinar el ciclo de vida de una estructura
• Diseñar un prototipo 

Cuando se modela un diagrama de flujo, se tienen cuatro componentes: Actividades, actores, estados y resultados.

Los actores incluyen a los empleados que son responsables de tareas específicas. Las acciones representan cada paso del proceso. Las actividades describen las tareas que deben ser completadas antes de pasar al siguiente paso del proceso. Además, cada paso tiene un "estado" y un resultado, que son los resultados.

Documentar el proceso de flujo de trabajo es fundamental para los gestores de proyectos, los profesionales y los investigadores por igual, ya que ofrece una hoja de ruta para el futuro, aumenta la transparencia y la reproducibilidad, y permite el análisis de datos dentro del ciclo de vida de los datos. Para las empresas, el diagrama de flujo es un componente fundamental para facilitar las hojas de ruta, la transparencia del proceso, la evaluación del proceso y la reproducibilidad del proceso.

Símbolos en un diagrama de flujo

Cuando se crea un diagrama de flujo, es común utilizar cuatro símbolos específicos - conectados por flechas - para demostrar la secuencia: 

1. Los círculos alargados se utilizan al principio y al final de un proceso. 
2. Los rectángulos significan acciones e instrucciones.
3. Los diamantes enfatizan cuándo se debe tomar una decisión.
4. Los paralelogramos se utilizan para describir tanto la entrada como la salida que puede consistir en materiales, servicios o empleados. 

Sin embargo, hay otras formas avanzadas como un rectángulo marcado con líneas paralelas en el lateral para identificar un flujo de trabajo preexistente que ya ha sido trazado en otro lugar. Además, un rectángulo con bordes superiores cuadrados transmite el comienzo o el final de un paso repetido dentro del proceso de negocios. Y, puedes usar un rectángulo con un borde derecho curvado para significar un retraso.

Es útil señalar que el diagrama de flujo debe ser simple para asegurar que el mensaje se transmita lo más claramente posible. Aunque se puede utilizar una multitud de varios símbolos, más no siempre es mejor o necesariamente eficiente. 

Crear el diagrama de flujo

Tendrás que dibujar el diagrama de flujo. ¿Cómo? Bueno, hay tres métodos comunes:

Tome el enfoque manual usando un bolígrafo y papel. Esta opción es bastante sencilla, aunque puede ser descuidada y consumir mucho tiempo. También puede utilizar el software de gestión de procesos empresariales inteligentes (iBPMS) para crear procesos digitales para una evaluación más detallada de sus flujos de trabajo, con una ejecución de procesos automatizada. 

Ahora es el momento de crear finalmente su diagrama de flujo usando los siguientes pasos: 

Identificar todas las tareas

Desglosar cada tarea en un proceso de negocios basado en el orden cronológico. ¿Qué sucede en cada punto? ¿Es necesario tomar una decisión o se necesitan aprobaciones para pasar al siguiente paso? Piense en los empleados que iniciarán el proceso por primera vez. ¿Cómo se puede trazar un diagrama de flujo para los novatos que sea fácil de entender? Asegúrate de que todos los interesados puedan comprender las formas y secuencias.

Organizar cada tarea

A continuación, inicia tu diagrama de flujo dibujando la forma de un círculo alargado y etiquetándolo como "Inicio".

Dibuja la forma de un círculo alargado como punto de partida. A continuación, pasar por el proceso completo. Documenta cada acción en orden. Usen las flechas para conectar las formas y para representar el flujo. Cuando haya que tomar una decisión, dibuja una flecha hacia un diamante de decisión con cada solución potencial. Luego, clasifica cada flecha con la decisión específica tomada. Utiliza la forma de círculo alargado una vez más al final del proceso con la palabra "Terminar". 

Pruebe el proceso

Una vez que haya creado su diagrama de flujo, es hora de probar su validez. Quieres asegurarte de que no has perdido ningún paso y que están secuenciados correctamente. ¿Son todas las decisiones exactas? ¿Hay otras decisiones que deban ser designadas? También quieres compartir tu diagrama de flujo con otras partes interesadas para recibir sus comentarios. Este es el momento de corregir cualquier omisión o problema.

Utilice el diagrama de flujo para evaluar los flujos de trabajo

Ahora que tiene sus procesos documentados, siempre debe buscar áreas para mejorar a través de una evaluación exhaustiva. ¿Hay algún paso que no sea necesario y que deba ser eliminado? ¿Hay algún paso que falte y que deba ser añadido? ¿Hay cuellos de botella que puedan ser abordados y eliminados? ¿Participan los interesados adecuados? ¿Existen tareas y decisiones que se beneficiarían de la automatización? Realice los cambios necesarios y siga utilizando su diagrama de flujo para evaluar los flujos de trabajo. Recuerde que esto puede llevar tiempo. No fije expectativas exageradas de cambio de procesos y hábitos de la noche a la mañana. 

Comienza con poderosos flujos de trabajo automatizados

Invariablemente, usted necesita evaluar constantemente sus flujos de trabajo para determinar las oportunidades de mejora. Dibujar el diagrama de flujo es sólo el comienzo. Una vez que haya creado sus formas y secuencias, querrá utilizar una plataforma automatizada que elimine la fricción entre sus herramientas y procesos empresariales para inducir una colaboración perfecta. Construya procesos de aprobación automatizados sin necesidad de una codificación compleja o de la asistencia del departamento de TI. Inmediatamente, puede lograr mejoras significativas en los procesos empresariales mediante la automatización de tareas, decisiones y solicitudes de aprobación.