Es gibt zahlreiche Beispiele von Unternehmen, die sich mit Aufgaben und Arbeit überfordert fühlen. Die allgemeine Erfahrung ist, dass der Tag nicht genug Stunden hat, um alles zu erledigen. Trotz aller Theorien und Praktiken zur Rationalisierung von Abläufen ist es notwendig, die richtigen Schritte zu unternehmen und zu organisieren. Die Entwicklung effizienter Arbeitsabläufe kann jedoch dazu beitragen, Zeit und die mit überflüssigen Prozessen verbundenen Kosten zu sparen. Doch nicht jeder Arbeitsablauf ist gleich - er muss evaluiert werden.
In diesem Artikel befassen wir uns mit der Bewertung von Arbeitsabläufen mittels Flussdiagrammen. Wir werden die Vorteile von Flussdiagrammen untersuchen und beschreiben, wie man den Prozess einleitet.
Definition des Arbeitsablaufs
Ein Workflow kann als Überblick über einen bestimmten Geschäftsprozess beschrieben werden. Er beschreibt detailliert, wie Aufgaben von Anfang bis Ende erledigt werden. In der Regel wird auch angegeben, welcher Mitarbeiter an verschiedenen Stellen des Prozesses für die verschiedenen Aufgaben zuständig ist. Bevor ein Arbeitsablauf definiert wird, muss er bewertet werden, um kritische Komponenten innerhalb des Geschäftsprozesses zu identifizieren.
Inwiefern sind Arbeitsabläufe hilfreich? Nun, sie helfen den Teammitgliedern zu verstehen, welche Rolle sie bei der Sicherstellung der Fertigstellung der Arbeit spielen. Workflows tragen auch zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Abteilungen bei. Einst hauptsächlich in der Fertigungsindustrie eingesetzt, werden Workflows heute überall verwendet, von Behörden bis zum Einzelhandel.
Arbeitsabläufe wurden mit Flussdiagrammen verwechselt, die die eigentliche Darstellung eines Arbeitsablaufs und eines Diagramms sind, das zur Darstellung eines Prozesses verwendet wird. Oft sind die Diagramme so gestaltet, dass sie durch Formen wie Ovale, Rauten und Rechtecke leicht verständlich sind. Diese Formen werden durch Pfeile verbunden, um die Reihenfolge und den Fluss zu vermitteln. Darüber hinaus können sie handgezeichnet oder digital animiert sein und mehrere Sequenzen und Routen enthalten.
Flussdiagramme werden häufig sowohl von technischen als auch von nichttechnischen Personen verwendet. Andere Namen, die zur Beschreibung eines Flussdiagramms verwendet wurden, sind Prozesskarte, Prozessflussdiagramm, Aktivitätsdiagramm und Prozessflussdiagramm.
Vorteile des Flowcharting
Es ist wichtig, alle erforderlichen Schritte einer Aufgabe zu visualisieren, und dabei kann ein Flussdiagramm helfen. Jedes Flussdiagramm besteht aus spezifischen Aktionen und den Personen, die für die Durchführung dieser Aktionen verantwortlich sind. Außerdem gibt es Eingaben und Ausgaben. Hier sind einige weitere Vorteile:
Transparenz
Einer der wichtigsten Vorteile von Flussdiagrammen ist die Fähigkeit, den Arbeitsablauf anhand von einfachen Formen und Pfeilen zu verstehen.
Zeitnahe Kommunikation
Anstatt langwierige Sitzungen abzuhalten und zu versuchen, jeden Schritt eines Geschäftsprozesses zu erklären, können Flussdiagramme sofort Klarheit schaffen.
Aktive Koordinierung
Für die an den Geschäftsprozessen Beteiligten und die Planer dient ein Flussdiagramm der Abfolge von Ereignissen und hilft, unnötige Aufgaben mit dem Ziel der Zeitersparnis zu minimieren.
Verbesserung der betrieblichen Effizienz
Flussdiagramme sind ein Segen für die Effizienz, da sie jeden einzelnen Schritt auflisten, der zum Abschluss eines Prozesses erforderlich ist. Gleichzeitig können Sie auch Schritte und Fehler entfernen, um den Prozess so effizient wie möglich zu gestalten.
Effektive Bewertung
Mit Hilfe der visuellen Darstellung eines Flussdiagramms können Probleme effizienter analysiert werden. Anhand der Symbole kann der Betrachter den Anfang und das Ende eines Prozesses erkennen, den Punkt, an dem eine Entscheidung getroffen werden muss, und welche Maßnahmen ergriffen werden. Ein Flussdiagramm kann auch vermitteln, welche Daten gespeichert werden sollen und wie sie gespeichert werden sollen.
Schnelles Lösen von Problemen
Mit einem Flussdiagramm können Sie ein Problem in verständliche Teile zerlegen. Es macht ein anstehendes Problem deutlicher, so dass es entsprechend angegangen werden kann.
Konzentration auf die Strategie
Da die Prozesse gestrafft werden, müssen sich Manager und Mitarbeiter weniger um das Tagesgeschäft kümmern und können sich stattdessen mehr auf die strategische Arbeit konzentrieren, die zum Wachstum des Unternehmens beiträgt.
Erstellen Sie einen Prüfpfad
Vor allem bei Verwendung einer Softwarelösung können Aufzeichnungen digital geführt werden, zusammen mit Aktualisierungen zum Fortschritt und zur Fertigstellung, z. B. wer die Aufgabe erledigt hat, wann sie abgeschlossen wurde und ob Änderungen vorgenommen wurden. Diese Art von Prüfpfad ist nützlich für die Bewertung von Arbeitsabläufen und für die Einhaltung von Vorschriften.
Bei der Verwendung eines Flussdiagramms geht es um Transparenz. Die im Flussdiagramm verwendete Terminologie sollte so einfach wie möglich gehalten werden, um mögliche Verwechslungen zu vermeiden. Dann sollte sie standardisiert und einheitlich verwendet werden, um eine optimale Wirkung zu erzielen. Durch die Darstellung von Prozessen und die Zuweisung von Zuständigkeiten wird es für jeden viel einfacher, seine Rolle zu verstehen.
Flussdiagramme sind in jedem Wirtschaftszweig von Vorteil, da sie es ermöglichen:
- Analysieren Sie Prozesse
- Standardisierung von Geschäftsprozessen
- Hilfe bei der Ermittlung von Engpässen
- Unterstützung der Mitarbeiter beim Verständnis anderer Komponenten des Unternehmens
- Beseitigung von Redundanzen
Flussdiagramme in der Industrie
Werfen wir nun einen Blick darauf, wie ein Flussdiagramm in verschiedenen Branchen eingesetzt werden kann.
Verkäufe:
- Diagramm einer Umfrage
- Diagramm des gesamten Verkaufszyklus
- Plotten von Kundenregistrierungsabläufen
- Organisieren Sie einen PR-Plan für den Fall eines Notfalls
- Forschungsprozesse vermitteln
Herstellung:
- Vermittlung der chemischen und physikalischen Bestandteile eines Produkts
- den Beginn und das Ende eines Fertigungsprozesses darstellen
- Ineffizienzen im Detail
Bildung:
- Detaillierte Angaben zu den erforderlichen Kursen und Abschlussanforderungen
- Plot-Lehrpläne
- Synthese von Gruppenprojekten
- Strukturierung der Prozesse im Klassenzimmer
- Demonstration der Schritte verschiedener Experimente
- Wissenschaftliche Prozesse klären
- Biologische Prozesse abbilden
- Theorien erläutern
Unternehmen:
- Definition von Beschaffungsprozessen
- den täglichen Aufgabenbereich eines Mitarbeiters aufzeichnen
- Zeichnen Sie die Customer Journey
- Detaillierte aktuelle Geschäftspläne
- Dokumentieren Sie die Schritte, die für die Einhaltung von Vorschriften erforderlich sind.
- Präsentieren Sie jede Komponente, die an einem Verkauf beteiligt ist
Technik:
- Vermittlung eines Reverse-Engineering-Workflows
- Anlagenprozesse gestalten
- Koordinierung des Lebenszyklus einer Struktur
- Entwurf eines Prototyps
Bei der Modellierung eines Flussdiagramms werden Sie vier Komponenten haben: Aktivitäten, Akteure, Zustände und Ergebnisse.
Zu den Akteuren gehören die Mitarbeiter, die für bestimmte Aufgaben zuständig sind. Aktionen stellen jeden Schritt des Prozesses dar. Aktivitäten beschreiben die Aufgaben, die erledigt werden müssen, bevor man zum nächsten Schritt im Prozess übergehen kann. Außerdem hat jeder Schritt einen "Zustand" und ein Ergebnis, also die Resultate.
Die Dokumentation des Arbeitsablaufs ist für Projektmanager, Fachleute und Forscher gleichermaßen wichtig, denn sie bietet einen Fahrplan für die Zukunft, erhöht die Transparenz und Reproduzierbarkeit und ermöglicht die Datenanalyse innerhalb des Datenlebenszyklus. Für Unternehmen ist das Flussdiagramm eine entscheidende Komponente zur Erleichterung von Fahrplänen, Prozesstransparenz, Prozessbewertung und Prozessreproduzierbarkeit.
Symbole in einem Flussdiagramm
Bei der Erstellung eines Flussdiagramms ist es üblich, vier spezifische Symbole zu verwenden, die durch Pfeile verbunden sind, um die Abfolge zu verdeutlichen:
- Langgestreckte Kreise werden am Anfang und am Ende eines Prozesses verwendet.
- Die Rechtecke stehen für Aktionen und Anweisungen.
- Diamanten betonen, wann eine Entscheidung getroffen werden muss.
- Parallelogramme werden verwendet, um sowohl Input als auch Output zu beschreiben, die aus Materialien, Dienstleistungen oder Mitarbeitern bestehen können.
Es gibt jedoch auch andere fortschrittliche Formen, wie z. B. ein Rechteck mit parallelen Linien an den Seiten, um einen bereits bestehenden Arbeitsablauf zu kennzeichnen, der bereits an anderer Stelle aufgezeichnet wurde. Außerdem kann ein Rechteck mit quadratischen Oberkanten den Beginn oder das Ende eines sich wiederholenden Schritts innerhalb des Geschäftsprozesses anzeigen. Und Sie können ein Rechteck mit einer gebogenen rechten Kante verwenden, um eine Verzögerung zu kennzeichnen.
Es ist hilfreich zu beachten, dass das Flussdiagramm einfach gehalten werden sollte, um sicherzustellen, dass die Botschaft so klar wie möglich vermittelt wird. Sie können zwar eine Vielzahl verschiedener Symbole verwenden, aber mehr ist nicht immer besser oder unbedingt effizient.
Erstellen des Flussdiagramms
Sie müssen das Flussdiagramm zeichnen. Und wie? Nun, es gibt drei gängige Methoden:
Die manuelle Methode mit Stift und Papier. Diese Option ist recht einfach, kann aber schlampig und zeitaufwändig sein. Sie können auch intelligente Geschäftsprozessmanagement-Software (iBPMS) verwenden, um digitale Prozesse für eine detailliertere Bewertung Ihrer Arbeitsabläufe zu erstellen - komplett mit automatisierter Prozessausführung.
Nun ist es an der Zeit, Ihr Flussdiagramm anhand der folgenden Schritte zu erstellen:
Identifizieren Sie alle Aufgaben
Zerlegen Sie jede Aufgabe in einem Geschäftsprozess in chronologischer Reihenfolge. Was geschieht an jedem Punkt? Muss eine Entscheidung getroffen werden, oder sind Genehmigungen erforderlich, um zum nächsten Schritt überzugehen? Denken Sie an die Mitarbeiter, die den Prozess zum ersten Mal in Gang setzen werden. Wie können Sie ein Flussdiagramm erstellen, das für Neulinge leicht verständlich ist? Vergewissern Sie sich, dass jeder Beteiligte die Formen und Abläufe nachvollziehen kann.
Organisieren Sie jede Aufgabe
Beginnen Sie nun Ihr Flussdiagramm, indem Sie die längliche Kreisform zeichnen und mit "Start" beschriften.
Zeichnen Sie die längliche Kreisform als Ausgangspunkt. Gehen Sie dann den gesamten Prozess durch. Dokumentieren Sie jede Aktion der Reihe nach. Verwenden Sie Pfeile, um die Formen zu verbinden und den Ablauf darzustellen. Wenn eine Entscheidung getroffen werden muss, zeichnen Sie bei jeder möglichen Lösung einen Pfeil in Richtung eines Entscheidungsdiamanten. Ordnen Sie dann jeden Pfeil der jeweiligen Entscheidung zu. Verwenden Sie die längliche Kreisform noch einmal am Ende des Prozesses mit dem Wort "Beenden".
Testen Sie den Prozess
Sobald Sie Ihr Flussdiagramm erstellt haben, ist es an der Zeit, seine Gültigkeit zu prüfen. Sie wollen sicherstellen, dass Sie keine Schritte übersehen haben und dass die Reihenfolge der Schritte korrekt ist. Sind alle Entscheidungen korrekt? Gibt es weitere Entscheidungen, die benannt werden sollten? Sie sollten Ihr Flussdiagramm auch mit anderen Beteiligten teilen, um deren Feedback zu erhalten. Dies ist der richtige Zeitpunkt, um etwaige Auslassungen oder Probleme zu korrigieren.
Verwenden Sie das Flussdiagramm zur Bewertung von Arbeitsabläufen
Nachdem Sie nun Ihre Prozesse dokumentiert haben, sollten Sie durch eine gründliche Bewertung stets nach Bereichen suchen, die verbessert werden können. Gibt es Schritte, die unnötig sind und gestrichen werden sollten? Gibt es fehlende Schritte, die hinzugefügt werden sollten? Gibt es Engpässe, die angegangen und beseitigt werden können? Sind die richtigen Akteure beteiligt? Gibt es Aufgaben und Entscheidungen, die von einer Automatisierung profitieren würden? Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, und verwenden Sie Ihr Flussdiagramm weiterhin zur Bewertung von Arbeitsabläufen. Denken Sie daran, dass dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Erwarten Sie nicht, dass sich Prozesse und Gewohnheiten über Nacht ändern.
Starten Sie mit leistungsstarken, automatisierten Workflows
Sie müssen Ihre Arbeitsabläufe ständig bewerten, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Das Zeichnen des Flussdiagramms ist nur der Anfang. Sobald Sie Ihre Formen und Abläufe erstellt haben, sollten Sie eine automatisierte Plattform nutzen, die die Reibung zwischen Ihren Geschäftswerkzeugen und -prozessen beseitigt, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen. Erstellen Sie automatisierte Genehmigungsprozesse, ohne dass eine komplexe Kodierung oder die Unterstützung der IT-Abteilung erforderlich ist. Durch die Automatisierung von Aufgaben, Entscheidungen und Genehmigungsanfragen können Sie sofort erhebliche Verbesserungen der Geschäftsprozesse erzielen.
