Tutoriel BPMN 2.0 et exemples

Katherine Manning 13 août 2020 BPMN

BPMN-Tutoriel

Cet article fait partie d'un tutoriel BPMN 2.0, qui comprend des symboles et des diagrammes BPMN compréhensibles.

Modélisation et notation des processus d'entreprise 2.0 (BPMN 2.0) a été conçu pour aider à dissiper la confusion qui règne dans la compréhension des schémas de processus, qu'un employé ou un consultant tente d'en évaluer le sens. Une partie de la sauce secrète réside dans l'utilisation de symboles standardisés.

Du point de vue d'un analyste commercial, les modèles visuels de processus aident à contextualiser les différents processus afin que chaque partie prenante puisse les comprendre. Dans d'autres cas, les organigrammes peuvent être l'outil de visualisation de choix. Néanmoins, dans les environnements qui utilisent l'automatisation des processus, BPMN 2.0 est important en termes de valeur pour aider les participants à comprendre le processus sans connaissances techniques approfondies tout en permettant un dépannage ciblé avant de passer aux étapes suivantes.

L'objectif de BPMN 2.0 est d'utiliser la modélisation pour améliorer l'efficacité et pour obtenir potentiellement un avantage concurrentiel. Le diagramme utilisé présente quelques similitudes avec un organigramme. BPMN a été initialement créé par la Business Process Management Initiative (BPMI). En outre, il offre une notation standard qui ne nécessite pas de formation approfondie pour être comprise. BPMN 2.0 peut également être utilisé pour s'assurer que les documents XML peuvent être visualisés en utilisant une notation commune.

Démanteler le BPMN 2.0

Pour créer un diagramme BPMN 2.0, un ensemble d'éléments de base est utilisé et classé dans ces trois grands groupes :

  • Les objets de flux (cercles, rectangles et diamants qui décrivent des événements ou des activités spécifiques)
  • Objets de connexion (liés aux objets de flux pour indiquer la direction)
  • Swimlanes (ressemblant aux couloirs d'une piscine olympique, ils organisent les objets de flux en différentes catégories).
  • Pools (peuvent décrire différents services ou entreprises)

bpmn-2.0-tutorial-exemplesLes nages peuvent être produites en multiples pour représenter chaque participant et la responsabilité qui lui est associée. Entre les plans de nage, vous pouvez trouver des tâches et des données. Invariablement, les différentes composantes d'une entreprise ne sont jamais complètement indépendantes. 

BPMN 2.0 aide à illustrer les liens pour donner une perspective claire de la façon dont les choses fonctionnent et des endroits où les impacts peuvent être faits. En outre, il permet de démontrer comment les données et les activités sont combinées pour mener à bien un processus. Ainsi, vous avez plusieurs aspects qui façonnent le modèle, notamment 

  • Événements - Envoi d'un déclencheur pour démarrer, par exemple pour recevoir une alerte ou émettre un avertissement.
  • Activités - Il s'agit de tâches exécutées telles que des boucles, des instances diverses et même des sous-processus.
  • Passerelles - Un point où les chemins peuvent changer en fonction de la décision prise. La direction peut aller sur le chemin A, ou si une décision différente est prise, alors le chemin B sera pris.
  • Flux de séquences - Dirige l'ordre des activités.
  • Flux de messages - La direction que prennent les messages.
  • Associés - Texte au sein d'une activité, d'un événement ou d'une passerelle.
  • Objet de données - Explique quelles données sont nécessaires avant qu'une activité ne puisse se dérouler.
  • Groupe de données - Elles ne modifient pas le déroulement d'un diagramme, mais désignent un groupe d'activités.
  • Annotation - Explication complémentaire du modèle.
  • Artefacts - Il s'agit de groupes de données et d'annotations.

Les avantages de l'utilisation de BPMN 2.0

En offrant une visualisation conviviale d'un processus d'entreprise, les parties prenantes acquièrent une meilleure compréhension. De plus, les détails aident à garantir l'utilisation d'un langage commun qui ne nécessite pas de connaissances techniques. Ainsi, les analystes commerciaux, les participants, les gestionnaires et d'autres personnes peuvent comprendre les concepts. De plus, la clarté fournie contribue à améliorer la précision de la mise en œuvre.

Quand faut-il utiliser BPMN 2.0 ? En fait, elle peut être utilisée à tout moment du cycle de vie d'un projet. Par exemple, BPMN 2.0 peut aider à décrire les État tel quel au début d'un projet. Après une certaine progression, vous pouvez utiliser BPMN 2.0 pour créer un modèle To-Be. Les modèles créés au cours des dernières étapes d'un projet incorporeront souvent aussi un niveau de détail plus élevé. Pour résumer, BPMN 2.0 peut être utilisé à tout moment nécessaire lorsqu'il est essentiel de comprendre les étapes nécessaires à l'achèvement d'un processus et de savoir quelles sont les parties prenantes responsables.

Sans compter qu'un diagramme est souvent beaucoup plus facile à comprendre que ce long texte et facilite la collaboration. Les utilisateurs ont alors un meilleur sens de la perspective, ce qui peut également contribuer à améliorer la productivité. Par exemple, BPMN 2.0 peut aider le département informatique à mieux comprendre sa place dans le spectre plus large des professionnels de l'entreprise. 

En outre, lorsque les parties prenantes comprennent mieux les liens entre les processus d'entreprise, elles peuvent contribuer à accroître l'efficacité opérationnelle tout en réduisant les licenciements.

Par conséquent, les changements peuvent être apportés plus rapidement, qu'il s'agisse de suivre une nouvelle initiative ou de mettre en œuvre de nouvelles technologies. 

BPMN 2.0 peut éliminer une grande partie des conjectures entourant les décisions des entreprises. En outre, le transfert de connaissances est rapide, car la documentation BPMN 2.0 est facile à déchiffrer. Cependant, BPMN 2.0 est également assez fluide pour s'adapter à de nouveaux processus, cadres et technologies.

Les bénéfices peuvent être immenses

BPMN 2.0 s'appuie sur des itérations antérieures en permettant d'augmenter le niveau de détail. Ensuite, vous pouvez créer une norme basée sur l'option d'amélioration continue. Ce détail supplémentaire peut se présenter sous la forme de sous-modèles qui permettent à toute partie prenante de déterminer quelle section du modèle est la plus pertinente pour sa ligne de responsabilité dans le processus. Les différents types de sous-modèles comprennent :

  • Processus d'affaires privés - Ils ne traversent pas les départements ou les organisations.
  • Processus commerciaux abstraits - Ce terme est utilisé pour transmettre le processus au monde extérieur, mais il omet les activités de processus privées.
  • Processus de collaboration - Ils sont utilisés pour décrire les activités entre plusieurs entités commerciales.

Dans le modèle BPMN 2.0, il existe également différents types de diagrammes :

  • Diagramme chorégraphique - Montre les interactions entre deux ou plusieurs participants. Il peut également être complété par des sous-chorégraphies.
  • Diagramme de collaboration - Montre les interactions entre deux ou plusieurs processus, en utilisant plus d'un pool. Toutes les combinaisons de groupes, de processus et de chorégraphies peuvent être utilisées dans un diagramme de collaboration.
  • Diagramme de conversation - En général, il s'agit d'une version simplifiée d'un diagramme de collaboration. Il montre un groupe d'échanges de messages connexes dans un processus commercial. Il peut être complété par des sous-conversations.

Creuser plus loin dans les types de passerelle

Comme vous pouvez l'imaginer dans BPMN 2.0, il existe différents types de passerelles. Voyons cela plus en détail ci-dessous : 

  • Exclusif : Le détournement ne peut se produire que sur l'un des chemins de sortie.
  • Inclusif : Le flux peut être détourné d'un ou plusieurs flux de sortie selon la décision prise. Mais, dans la porte suivante, tous les flux doivent être finalisés de manière inclusive. La seule exception est lorsqu'une action ou un déclencheur est indéfini.
  • Parallèle : Cela permet d'avoir plusieurs flux en parallèle, dans n'importe quelle condition, mais les flux doivent être finalisés dans une autre passerelle, à moins qu'il n'y ait pas d'action ou de déclencheur défini.
  • Démarrage exclusif : C'est le moment où vous créez un processus par le biais d'une passerelle à options multiples.
  • Démarrage parallèle : Un processus peut être lancé lorsque chaque événement ultérieur se produit.
  • Événements : La passerelle reste en pause jusqu'à ce qu'un flux de sortie déclenche un événement.
  • Complexe : Une passerelle rare utilisée uniquement pour représenter des scénarios complexes où la synchronisation et le fractionnement sont nécessaires.

Principes de modélisation BPMN 2.0 

  • Avant de commencer, vous voulez vous assurer que le processus est clairement défini du début à la fin. Vérifiez les éventuelles inefficacités actuelles. 
  • Assurez-vous que le diagramme s'adapte à la page que vous utilisez - la taille de la page n'a pas d'importance. Lorsque vous disposez les flux de la séquence, placez-les horizontalement. 
  • Disposez les flux de données et les associations verticalement. 
  • Si les parties prenantes ont des rôles différents dans le processus, vous pouvez créer des versions différentes qui résonneraient mieux. 

Il est également important de rappeler que BMPN 2.0 n'est pas un diagramme de flux de données. 

Ensuite, suivez ces principes clés :

  1. Créer un flux simple et facile à comprendre
  2. Utiliser les normes BPMN
  3. Ajouter un étiquetage là où c'est nécessaire
  4. Inclure des diagrammes clairs

En termes de clarté du flux, il s'agit d'avoir un début et une fin distincts au processus. Vous voulez éviter tout risque de mauvaise interprétation. En outre, le sens du flux doit être cohérent et logique. Évitez les lignes croisées et respectez un ordre chronologique.

Si vous ajoutez un scénario alternatif, assurez-vous qu'il est clairement compréhensible. Utilisez des événements qui sont liés à des tâches. Si vous attachez un événement à la limite d'une activité, cela transformera un flux normal en un flux d'exception. Créez des événements de fin distincts pour indiquer quand un processus a été achevé avec succès et quand il a échoué.

Une bonne pratique à suivre consiste à utiliser les normes et lignes directrices de la BPMN 2.0 :

  • Piscines : Un seul processus doit être modélisé dans chaque pool élargi. Sur toute leur longueur, affichez les pools les uns sur les autres. Les pools effondrés ne doivent avoir qu'un seul flux de messages sortants.
  • Les voies : Si une tâche est effectuée dans un couloir, vous devez en créer un. Ne tracez pas de diagramme des passerelles, des événements ou des tâches entre deux couloirs.
  • Activités : Ne créez pas plusieurs tâches identiques pour plusieurs acteurs. Ne placez qu'une seule tâche dans un domaine. Utilisez les conditions d'attribution pour désigner les acteurs.
  • Passerelles : N'utilisez les passerelles que pour faire des branchements. Ne rejoignez pas et ne divisez pas une passerelle. Rejoignez toute division à parts égales. Veillez à ce que les passerelles soient équilibrées. Utilisez le même type de passerelle pour joindre le flux et pour le fractionnement.
  • Connecteurs : Connecter toutes les passerelles, les événements et les activités à l'aide de flux séquentiels. N'utilisez pas les flux de messages pour relier les activités à l'intérieur d'un même groupe. Veillez à ce que les formes soient toujours connectées. Ne connectez pas les éléments de différents groupes avec des flux séquentiels. Utilisez les flux de messages pour relier les échanges de données entre les processus.
  • Étiquetage : Les processus doivent toujours être clairement étiquetés, sans noms abrégés ni abréviations. Les activités doivent être étiquetées à l'aide d'un nom et d'un verbe. N'utilisez pas de noms répétitifs. Continuez à utiliser l'étiquetage pour les événements multiples de début et de fin. Toute passerelle de divergence doit avoir un nom clair. Si les noms ne s'appliquent pas à des passerelles spécifiques, des abréviations ou des chiffres peuvent être utilisés. 
  • Diagrammes : Ils doivent être faciles à lire et simplifiés. 

Pour que les données et la modélisation restent claires, il est essentiel de définir l'étendue correcte des tâches. Utilisez ces conseils pour vous aider : 

  • Limiter la redondance autour des tâches. Tenir compte du point de vue de l'utilisateur final. Si la même personne effectue des activités consécutives, il convient de les regrouper pour conserver la simplicité.
  • Cherchez des moyens d'intégrer les activités. Il peut y avoir trop de détails et même un mauvais alignement.
  • N'utilisez que les sous-processus pour regrouper les activités qui servent le même processus. Si vous souhaitez aller plus loin dans le détail, vous pouvez ensuite développer les sous-processus désignés.
  • Assurez-vous de poster des messages aux processus, si nécessaire, avant d'atteindre l'événement final.
  • La plupart des événements finaux sont des fins normales qui traduisent l'état final d'un processus.
  • Une fin multiple peut avoir plusieurs événements de fin qui sont exécutés simultanément.
  • Certains processus peuvent induire le lancement d'un message à la fin pour déclencher un échange entre deux pools.
  • L'escalade peut se produire à la fin d'un processus pour lancer les flux d'événements de capture.
  • Un signal d'erreur est utilisé pour mettre fin au processus. 
  • Le terminateur terminera le processus en fermant tout jeton actif.
  • La compensation annulera toute action précédemment exécutée par un flux de compensation.

En résumé 

BPMN 2.0 est la notation optimisée de la modélisation commerciale qui utilise des éléments graphiques simplifiés pour expliquer les différents aspects d'un processus commercial. Elle permet de combler le fossé entre la conception et la mise en œuvre tout en étant compréhensible pour tous les utilisateurs finaux. En fin de compte, tout est question de simplicité.

 

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