BPMN 2.0 Tutorial und Beispiele

Dieser Artikel ist Teil eines BPMN 2.0-Tutorials, das das Verständnis von BPMN-Symbolen und -Diagrammen beinhaltet.

Geschäftsprozessmodellierung und Notation 2.0 (BPMN 2.0) wurde entwickelt, um die Verwirrung beim Verständnis von Prozesslandkarten zu beseitigen, unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter oder ein Berater versucht, die Bedeutung zu erfassen. Ein Teil des Geheimrezepts liegt in der Verwendung von standardisierten Symbolen.

Aus der Sicht eines Unternehmensanalysten helfen visuelle Prozessmodelle dabei, verschiedene Prozesse so zu kontextualisieren, dass jeder Beteiligte sie verstehen kann. In anderen Fällen könnten Flussdiagramme das Visualisierungswerkzeug der Wahl sein. In Umgebungen, in denen Prozessautomatisierung zum Einsatz kommt, ist BPMN 2.0 jedoch von großem Wert, da es den Beteiligten hilft, den Prozess auch ohne umfassendes technisches Wissen zu verstehen, und gleichzeitig eine gezielte Fehlersuche ermöglicht, bevor die nächsten Schritte eingeleitet werden.

Das Ziel von BPMN 2.0 ist es, die Modellierung zur Verbesserung der Effizienz und zur Erlangung eines Wettbewerbsvorteils zu nutzen. Das verwendete Diagramm weist einige Ähnlichkeiten mit einem Flussdiagramm auf. Die BPMN wurde ursprünglich von der Business Process Management Initiative (BPMI) entwickelt. Außerdem bietet sie eine Standardnotation, für deren Verständnis keine aufwändige Ausbildung erforderlich ist. Mit BPMN 2.0 kann auch sichergestellt werden, dass XML-Dokumente mit einer einheitlichen Notation visualisiert werden können.

Aufschlüsselung von BPMN 2.0

Zur Erstellung eines BPMN 2.0-Diagramms wird ein Kernsatz von Elementen verwendet, die in diese drei Hauptgruppen eingeteilt sind:

• Flussobjekte (Kreise, Rechtecke und Rauten, die bestimmte Ereignisse oder Aktivitäten beschreiben)
• Verbindungsobjekte (mit Flussobjekten verknüpft, um die Richtung anzugeben)
• Swimlanes (Ähnlich wie die Bahnen eines olympischen Schwimmbeckens ordnen diese die Fließobjekte in verschiedene Kategorien ein).
• Pools (können verschiedene Abteilungen oder Unternehmen beschreiben)

Die Swimlanes können in mehrfacher Ausführung erstellt werden, um jeden Teilnehmer und die damit verbundene Verantwortung darzustellen. Zwischen den Swimlanes können sich Aufgaben und Daten befinden. Die verschiedenen Komponenten eines Unternehmens sind nie völlig unabhängig voneinander. 

BPMN 2.0 hilft bei der Veranschaulichung der Zusammenhänge, um eine klare Perspektive zu vermitteln, wie die Dinge funktionieren und wo Auswirkungen erzielt werden können. Darüber hinaus hilft es zu zeigen, wie Daten und Aktivitäten kombiniert werden, um einen Prozess abzuschließen. Es gibt also mehrere Aspekte, die das Modell prägen, darunter: 

• Ereignisse - Sendet einen Auslöser für den Start, z. B. den Erhalt eines Alarms oder einer Problemwarnung.
• Aktivitäten - Dies sind ausgeführte Aufgaben wie Schleifen, verschiedene Instanzen und sogar Unterprozesse.
• Gateways - Ein Punkt, an dem sich die Wege je nach Entscheidung ändern können. Die Richtung kann auf Weg A gehen, oder wenn eine andere Entscheidung getroffen wird, wird Weg B genommen.
• Sequenzfluss - Bestimmt die Reihenfolge der Aktivitäten.
• Nachrichtenfluss - Die Richtung, die Nachrichten nehmen.
• Assoziiert - Text innerhalb einer Aktivität, eines Ereignisses oder eines Gateways.
• Datenobjekt - Erläutert, welche Daten benötigt werden, bevor eine Aktivität fortgesetzt werden kann.
• Datengruppe - Sie verändern den Fluss eines Diagramms nicht, bezeichnen aber eine Aktivitätsgruppe.
• Anmerkung - Zusätzliche Erklärung des Modells.
• Artefakte - Dazu gehören Datengruppen und Anmerkungen.

Die Vorteile der Verwendung von BPMN 2.0

Durch eine benutzerfreundliche Visualisierung eines Geschäftsprozesses erhalten die Beteiligten ein besseres Verständnis. Außerdem tragen die Details dazu bei, dass eine gemeinsame Sprache verwendet wird, für die kein technischer Hintergrund erforderlich ist. So können Business-Analysten, Teilnehmer, Manager und andere die Konzepte verstehen. Außerdem trägt die Klarheit dazu bei, die Präzision der Umsetzung zu verbessern.

Wann sollten Sie BPMN 2.0 verwenden? Sie kann eigentlich zu jedem Zeitpunkt im Lebenszyklus eines Projekts eingesetzt werden. BPMN 2.0 kann zum Beispiel helfen, den Ist-Zustand zu Beginn eines Projekts zu beschreiben. Nach einer gewissen Zeit können Sie BPMN 2.0 verwenden, um ein Soll-Modell zu erstellen. Modelle, die in den späteren Phasen eines Projekts erstellt werden, weisen oft auch einen höheren Detaillierungsgrad auf. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass BPMN 2.0 jederzeit dort eingesetzt werden kann, wo es wichtig ist, die Schritte zu verstehen, die für die Durchführung eines Prozesses erforderlich sind, und welche Akteure dafür verantwortlich sind.

Ganz abgesehen davon, dass ein Diagramm oft viel leichter zu verstehen ist als ein langer Text und die Zusammenarbeit erleichtert. Die Benutzer haben dann einen besseren Überblick, was ebenfalls zur Verbesserung der Produktivität beitragen kann. So kann BPMN 2.0 beispielsweise der IT-Abteilung helfen, besser zu verstehen, wo sie sich im breiteren Spektrum der geschäftlichen Prioritäten einordnet. 

Wenn die Beteiligten die Zusammenhänge zwischen den Geschäftsprozessen besser verstehen, können sie außerdem die betriebliche Effizienz steigern und gleichzeitig Redundanzen abbauen.

Daher können Änderungen schneller vorgenommen werden, sei es bei der Durchführung einer neuen Initiative oder bei der Einführung neuer Technologien. 

Mit BPMN 2.0 kann ein Großteil des Rätselraten bei Geschäftsentscheidungen beseitigt werden. Hinzu kommt der schnelle Wissenstransfer, da die BPMN 2.0-Dokumentation leicht zu entziffern ist. BPMN 2.0 ist aber auch flexibel genug, um sich an neue Prozesse, Frameworks und Technologien anzupassen.

Der Nutzen kann immens sein

BPMN 2.0 baut auf früheren Iterationen auf, indem es mehr Details zulässt. Dann können Sie einen Standard schaffen, der auf der Option der kontinuierlichen Verbesserung basiert. Diese zusätzliche Detaillierung kann in Form von Teilmodellen erfolgen, die es jedem Stakeholder ermöglichen, zu bestimmen, welcher Abschnitt des Modells für seinen Verantwortungsbereich innerhalb des Prozesses am relevantesten ist. Zu den verschiedenen Arten von Teilmodellen gehören:

• Private Geschäftsprozesse - Diese sind nicht abteilungs- oder organisationsübergreifend.
• Abstrakte Geschäftsprozesse - Diese werden verwendet, um den Prozess nach außen hin darzustellen, lassen aber die privaten Prozessaktivitäten aus.
• Geschäftsprozesse der Zusammenarbeit - Diese werden verwendet, um die Aktivitäten zwischen mehreren Geschäftseinheiten zu beschreiben.

Auch innerhalb des BPMN 2.0-Modells gibt es verschiedene Arten von Diagrammen:

• Choreographiediagramm - Zeigt die Interaktionen zwischen zwei oder mehr Teilnehmern. Es kann auch mit Unterchoreographien erweitert werden.
• Kollaborationsdiagramm - Zeigt Interaktionen zwischen zwei oder mehr Prozessen unter Verwendung von mehr als einem Pool. Alle Kombinationen von Pools, Prozessen und Choreografie können in einem Kollaborationsdiagramm verwendet werden.
• Konversationsdiagramm - Im Allgemeinen ist dies eine vereinfachte Version eines Kollaborationsdiagramms. Es zeigt eine Gruppe von zusammenhängenden Nachrichtenaustauschen in einem Geschäftsprozess. Es kann durch Unterkonversationen erweitert werden.

Vertiefung der Gateway-Typen

Wie Sie sich vorstellen können, gibt es in der BPMN 2.0 verschiedene Arten von Gateways. Schauen wir uns das im Folgenden genauer an: 

• Ausschließlich: Die Umleitung kann nur auf einem der Ausgangspfade erfolgen.
• Einschließlich: Der Fluss kann je nach Entscheidung von einem oder mehreren Ausgangsflüssen abzweigen. Im nächsten Gateway müssen jedoch alle Bewegungen inklusiv abgeschlossen werden. Die einzige Ausnahme ist, wenn eine Aktion oder ein Auslöser undefiniert ist.
• Parallel: Dies ermöglicht mehrere parallele Abläufe mit beliebigen Bedingungen, aber die Abläufe müssen innerhalb eines anderen Gateways abgeschlossen werden, es sei denn, es gibt keine definierte Aktion oder einen Auslöser.
• Exklusiver Start: Dies ist der Fall, wenn Sie einen Prozess über ein Gateway mit mehreren Optionen erstellen.
• Paralleler Start: Ein Prozess kann gestartet werden, wenn jedes nachfolgende Ereignis eintritt.
• Ereignisse: Das Gateway bleibt angehalten, bis ein Ausgangsfluss ein Ereignis auslöst.
• Komplex: Ein seltenes Gateway, das nur zur Darstellung komplexer Szenarien verwendet wird, in denen Synchronisierung und Aufteilung erforderlich sind.

BPMN 2.0-Modellierungsprinzipien 

• Bevor Sie beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass der Prozess von Anfang bis Ende klar definiert ist. Prüfen Sie, ob es derzeit Unzulänglichkeiten gibt. 
• Vergewissern Sie sich, dass das Diagramm auf die von Ihnen verwendete Seite passt - die Größe der Seite spielt dabei keine Rolle. Legen Sie die Sequenzflüsse waagerecht aus. 
• Legen Sie Datenflüsse und Verknüpfungen vertikal an. 
• Wenn die Beteiligten unterschiedliche Rollen im Prozess haben, können Sie verschiedene Versionen erstellen, die besser ankommen. 

Es ist auch wichtig zu wissen, dass BMPN 2.0 kein Datenflussdiagramm ist. 

Befolgen Sie dann die folgenden Grundprinzipien:

1. Erstellen Sie einen einfachen und leicht verständlichen Ablauf
2. Verwendung von BPMN-Standards
3. Bei Bedarf Beschriftung hinzufügen
4. Klare Diagramme einbeziehen

Im Sinne eines klaren Ablaufs geht es darum, einen eindeutigen Anfang und ein eindeutiges Ende des Prozesses zu haben. Sie wollen vermeiden, dass es zu Fehlinterpretationen kommt. Außerdem sollte die Richtung des Ablaufs konsistent und logisch sein. Vermeiden Sie gekreuzte Linien und halten Sie eine zeitliche Abfolge ein.

Wenn Sie ein alternatives Szenario hinzufügen, stellen Sie sicher, dass es klar verständlich ist. Verwenden Sie Ereignisse, die mit Aufgaben verbunden sind. Wenn Sie ein Ereignis an die Grenze einer Aktivität anhängen, verwandelt es einen normalen Ablauf in einen Ausnahmeablauf. Erstellen Sie getrennte Endereignisse, um zu vermitteln, wann ein Prozess erfolgreich abgeschlossen wurde und wann er nicht erfolgreich war.

Eine gute Praxis ist die Verwendung der BPMN 2.0-Standards und -Leitlinien:

• Pools: In jedem erweiterten Pool sollte nur ein Prozess modelliert werden. Die Pools sind über ihre gesamte Länge übereinander anzuordnen. Zusammengelegte Pools sollten nur einen ausgehenden Nachrichtenfluss haben.
• Fahrspuren: Wenn eine Aufgabe in einer Spur ausgeführt wird, sollten Sie eine Spur erstellen. Stellen Sie keine Gateways, Ereignisse oder Aufgaben zwischen zwei Lanes dar.
• Aktivitäten: Erstellen Sie nicht mehrere gleiche Aufgaben für mehrere Akteure. Legen Sie nur eine Aufgabe in einem Bereich an. Verwenden Sie Zuordnungsbedingungen, um die Akteure zu kennzeichnen.
• Gateways: Verwenden Sie Gateways nur zur Verzweigung von Flüssen. Verbinden und splitten Sie ein Gateway nicht. Verbinden Sie alle Splits gleichmäßig. Halten Sie die Gateways im Gleichgewicht. Verwenden Sie denselben Gateway-Typ für das Verbinden des Flusses und für das Splitten.
• Konnektoren: Verbinden Sie alle Gateways, Ereignisse und Aktivitäten über Sequenzflüsse. Verwenden Sie keine Nachrichtenflüsse, um Aktivitäten innerhalb desselben Pools zu verbinden. Stellen Sie sicher, dass Shapes immer verbunden sind. Verbinden Sie keine Elemente aus verschiedenen Pools mit Sequenzflüssen. Verwenden Sie Nachrichtenflüsse zur Verbindung des Datenaustauschs zwischen Prozessen.
• Kennzeichnung: Prozesse sollten immer eindeutig und ohne verkürzte Namen oder Abkürzungen beschriftet werden. Aktivitäten sollten mit einem Substantiv und einem Verb benannt werden. Verwenden Sie keine sich wiederholenden Namen. Verwenden Sie weiterhin Kennzeichnungen für mehrere Start- und Endereignisse. Alle Abzweigungspunkte sollten einen eindeutigen Namen haben. Wenn Namen für bestimmte Gateways nicht zutreffen, können Abkürzungen oder Nummern verwendet werden. 
• Diagramme: Sie sollten leicht zu lesen und vereinfacht sein. 

Um Daten und Modellierung übersichtlich zu halten, ist es wichtig, den richtigen Aufgabenbereich zu definieren. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei: 

• Begrenzen Sie die Redundanz von Aufgaben. Betrachten Sie die Perspektive des Endnutzers. Wenn ein und dieselbe Person aufeinanderfolgende Tätigkeiten ausführt, sollten sie der Einfachheit halber konsolidiert werden.
• Suchen Sie nach Möglichkeiten, Aktivitäten zu integrieren. Es gibt so etwas wie ein Zuviel an Details und sogar eine falsche Ausrichtung.
• Verwenden Sie Unterprozesse nur, um Aktivitäten zu gruppieren, die demselben Prozess dienen. Wenn Sie mehr ins Detail gehen müssen, können Sie die bezeichneten Unterprozesse erweitern.
• Vergewissern Sie sich, dass Sie vor Erreichen des Endereignisses bei Bedarf Nachrichten an die Prozesse senden.
• Die meisten End-Ereignisse haben ein normales Ende, das den Endzustand eines Prozesses vermittelt.
• Eine Mehrfachbeendigung kann mehrere Endereignisse haben, die gleichzeitig ausgeführt werden.
• Bei einigen Prozessen kann am Ende ein Nachrichtenstart erfolgen, um einen Austausch zwischen zwei Pools auszulösen.
• Die Eskalation kann am Ende eines Prozesses erfolgen, um den Fluss der Erfassungsereignisse zu starten.
• Ein Fehlersignal wird verwendet, um den Prozess zu beenden. 
• Der Terminator beendet den Prozess, indem er alle aktiven Token schließt.
• Die Kompensation macht alle zuvor durchgeführten Aktionen durch eine Kompensationsbewegung rückgängig.

Zusammengefasst 

BPMN 2.0 ist die optimierte Notation für die Geschäftsmodellierung, die vereinfachte grafische Elemente verwendet, um verschiedene Aspekte eines Geschäftsprozesses zu erklären. Sie hilft, die Lücke zwischen Entwurf und Umsetzung zu schließen und ist gleichzeitig für alle Endnutzer verständlich. Letztendlich geht es nur um Einfachheit.