Tutorial y ejemplos de BPMN 2.0

Este artículo es parte de un tutorial de BPMN 2. 0, que incluye uderstanding BPMN Symbols and Diagrams.

Modelado y Notación de Procesos de Negocio 2.0 (BPMN 2.0) se diseñó para ayudar a eliminar la confusión a la hora de entender los mapas de procesos, tanto si un empleado como un consultor intentan calibrar su significado. Parte del secreto reside en la utilización de símbolos normalizados.

Desde el punto de vista de un analista de negocios, los modelos de procesos visuales ayudan a contextualizar los diversos procesos de manera que todos los interesados pertinentes puedan comprenderlos. En otros casos, los diagramas de flujo pueden ser el instrumento de visualización preferido. No obstante, en los entornos que utilizan la automatización de procesos, el BPMN 2.0 es significativo en términos de valor para ayudar a los participantes a comprender el proceso sin un conocimiento técnico extenso, a la vez que permite la solución de problemas con un propósito determinado antes de pasar a los siguientes pasos.

El objetivo de BPMN 2.0 es utilizar el modelado para mejorar la eficacia y obtener potencialmente una ventaja competitiva. El diagrama utilizado comparte algunas similitudes con un diagrama de flujo. BPMN fue creado inicialmente por la Business Process Management Initiative (BPMI). Además, ofrece una notación estándar que no requiere una formación elaborada para comprenderlo. BPMN 2.0 también puede utilizarse para garantizar que los documentos XML puedan visualizarse utilizando una notación común.

Desglose de BPMN 2.0

Para crear un diagrama BPMN 2.0, se utiliza un conjunto de elementos básicos que se clasifican en estos tres grupos principales:

• Objetos de flujo (Círculos, rectángulos y diamantes que describen eventos o actividades específicas)
• Conectando objetos (Vinculado con objetos de flujo para denotar la dirección)
• Los carriles de natación (parecidos a los carriles de una piscina olímpica, organizan los objetos de flujo en varias categorías).
• Piscinas (Puede describir diferentes departamentos o empresas)

Las planchas de natación pueden ser producidas en múltiplos para representar a cada participante y su responsabilidad asociada. Entre las planicies de natación, se pueden encontrar tareas y datos. Invariablemente, los diferentes componentes de una empresa nunca son completamente independientes. 

BPMN 2.0 ayuda a ilustrar las conexiones para transmitir una perspectiva clara de cómo funcionan las cosas y dónde se pueden hacer los impactos. Además, ayuda a demostrar cómo se combinan los datos y las actividades para completar un proceso. Entonces, tienes varios aspectos que dan forma al modelo, incluyendo: 

• Eventos - Envía un desencadenante para comenzar como la recepción de una alerta o un aviso de problema.
• Actividades- Estas son tareas realizadas como bucles, varias instancias, e incluso subprocesos.
• Puertas de enlace - Un punto en el que los caminos pueden cambiar en función de la decisión tomada. La dirección puede ir por el Camino A, o si se toma una decisión diferente, entonces se tomará el Camino B.
• Flujo de secuencia - Dirige el orden de las actividades.
• Flujo de mensajes - La dirección que toman los mensajes.
• Asociados - Texto dentro de una actividad, evento o portal.
• Objeto de datos - Explica qué datos se necesitan antes de que una actividad pueda proceder.
• Grupo de datos - Estos no alteran el flujo de un diagrama, pero denotan un grupo de actividad.
• Anotación - Explicación adicional del modelo.
• Artefactos - Estos incluyen grupos de datos y anotaciones.

Los beneficios de usar BPMN 2.0

Al ofrecer una visualización fácil de usar de un proceso comercial, los interesados obtienen una mejor comprensión. Además, los detalles ayudan a garantizar el uso de un lenguaje común que no requiere conocimientos técnicos. Así pues, los analistas de negocios, los participantes, los gerentes y otros pueden comprender los conceptos. Además, la claridad que se proporciona ayuda a mejorar la precisión de la aplicación.

¿Cuándo deberías usar BPMN 2.0? Realmente, puede ser usado en cualquier momento durante el ciclo de vida de un proyecto. Por ejemplo, BPMN 2.0 puede ayudar a describir la El estado de As-Is al principio de un proyecto. Después de alguna progresión, puedes usar BPMN 2.0 para crear un modelo To-Be. Los modelos creados durante las últimas etapas de un proyecto a menudo también incorporan un mayor nivel de detalle. En resumen, BPMN 2.0 puede ser utilizado en cualquier momento necesario cuando es crítico entender los pasos necesarios para completar un proceso y qué partes interesadas son responsables.

Por no mencionar que un diagrama suele ser mucho más fácil de entender que un texto extenso y facilita la colaboración. Los usuarios tienen entonces un mayor sentido de la perspectiva que puede ayudar a mejorar también la productividad. Por ejemplo, BPMN 2.0 puede ayudar al departamento de TI a comprender mejor dónde encajan dentro del espectro más amplio de los profesionales de los negocios. 

Además, cuando los interesados comprenden mejor los vínculos entre los procesos comerciales, pueden contribuir a aumentar la eficiencia operacional y reducir las redundancias.

Por lo tanto, los cambios pueden hacerse más rápidamente ya sea siguiendo una nueva iniciativa o aplicando nuevas tecnologías. 

BPMN 2.0 puede eliminar muchas de las conjeturas que rodean a las decisiones de negocios. Además, está la rápida transferencia de conocimientos ya que la documentación de BPMN 2.0 es fácil de descifrar. Sin embargo, BPMN 2.0 también es lo suficientemente fluido para adaptarse a nuevos procesos, marcos y tecnologías.

La recompensa puede ser inmensa

BPMN 2.0 se basa en iteraciones anteriores permitiendo un aumento de los detalles. Luego, puede crear un estándar basado en la opción de mejora continua. Este detalle adicional puede venir en forma de submodelos que permiten a cualquier interesado determinar qué sección del modelo es más relevante para su línea de responsabilidad dentro del proceso. Los diferentes tipos de submodelos incluyen:

• Procesos empresariales privados - Estos no cruzan departamentos u organizaciones.
• Procesos comerciales abstractos - Se utiliza para transmitir el proceso al mundo exterior, pero omite las actividades de los procesos privados.
• Procesos empresariales de colaboración - Se utilizan para describir las actividades entre múltiples entidades empresariales.

Dentro del modelo BPMN 2.0 también hay varios tipos de diagramas:

• Diagrama de coreografía - Muestra las interacciones entre dos o más participantes. También puede ampliarse con subcoreografías.
• Diagrama de colaboración - Muestra las interacciones entre dos o más procesos, usando más de un grupo. Todas las combinaciones de piscinas, procesos y coreografías pueden utilizarse en un diagrama de colaboración.
• Diagrama de conversación - En general, esta es una versión simplificada de un diagrama de colaboración. Muestra un grupo de intercambios de mensajes relacionados en un proceso de negocios. Puede ampliarse con subconversaciones.

Profundiza en los tipos de puertas de enlace

Como puedes imaginar en BPMN 2.0, hay diferentes tipos de puertas de enlace. Vamos a echar un vistazo más profundo a continuación: 

• Exclusivo: La desviación sólo puede ocurrir en una de las vías de salida.
• Inclusive: El flujo puede desviarse de uno o más flujos de salida dependiendo de la decisión tomada. Pero, en la siguiente puerta de entrada, todos los flujos deben ser finalizados de forma inclusiva. La única excepción es cuando una acción o disparador no está definido.
• Paralelo: Esto permite múltiples flujos en paralelo, con cualquier condición, pero los flujos deben ser finalizados dentro de otra puerta de entrada a menos que no haya una acción o un disparador definido.
• Inicio exclusivo: Esto es cuando se crea un proceso a través de una puerta con múltiples opciones.
• Inicio paralelo: Un proceso puede iniciarse cuando se produce cada evento subsiguiente.
• Eventos: El portal permanecerá en pausa hasta que un flujo de salida desencadene un evento.
• Complejo: Una rara puerta de entrada que sólo se utiliza para representar escenarios complejos donde la sincronización y la división son necesarias.

Principios de modelación de BPMN 2.0 

• Antes de empezar, quieres asegurarte de que el proceso está claramente definido de principio a fin. Compruebe si hay alguna ineficiencia actual. 
• Asegúrate de que el diagrama encaje en la página que estás usando - el tamaño de la página no importa. Cuando diseñes los flujos de la secuencia, colócalos horizontalmente. 
• Coloca los flujos y asociaciones de datos en posición vertical. 
• Si las partes interesadas desempeñan diferentes funciones en el proceso, se pueden crear diferentes versiones que resuenen mejor. 

También es importante recordar que BMPN 2.0 no es un diagrama de flujo de datos. 

Entonces, sigue estos principios clave:

1. Crear un flujo simple y fácil de entender
2. Utilizar los estándares de BPMN
3. Agregar etiquetado donde sea necesario
4. Incluir diagramas claros

En términos de un flujo claro, se trata de tener un claro comienzo y final del proceso. Quieres mantenerte alejado de cualquier potencial de mala interpretación. Además, la dirección del flujo debe ser consistente y lógica. Evitar las líneas cruzadas y atenerse a una secuencia temporal.

Si agregas un escenario alternativo, asegúrate de que sea claramente comprensible. Utilice eventos que estén vinculados a las tareas. Si adjuntas un evento al límite de una actividad, cambiará un flujo normal en un flujo de excepción. Cree eventos finales separados para transmitir cuando un proceso se ha completado con éxito y cuando no.

Una buena práctica a seguir es usar los estándares y directrices del BPMN 2.0:

• Piscinas: Sólo un proceso debe ser modelado en cada piscina expandida. A lo largo de toda su longitud, mostrar las piscinas una encima de la otra. Los pools colapsados sólo deben tener un flujo de mensajes salientes.
• Líneas: Si se realiza una tarea en un carril, entonces deberías crear uno. No diagrame las puertas, eventos o tareas entre dos carriles.
• Actividades: No crear varias de las mismas tareas para varios actores. Sólo coloque una tarea en un área. Utilice las condiciones de asignación para denotar a los actores.
• Las puertas de entrada: Sólo usa las puertas de enlace para ramificar los flujos. No unan y dividan una puerta de enlace. Únanse a cualquier división por igual. Mantengan las puertas de enlace equilibradas. Usen el mismo tipo de puerta para unir el flujo y para dividir.
• Conectores: Conecta todos los portales, eventos y actividades usando flujos secuenciales. No utilice flujos de mensajes para conectar actividades dentro del mismo grupo. Asegúrate de que las formas estén siempre conectadas. No conecte elementos de diferentes piscinas con flujos de secuencia. Utilice los flujos de mensajes para conectar los intercambios de datos entre los procesos.
• Etiquetado: Los procesos deben estar siempre claramente etiquetados sin nombres abreviados ni abreviaturas. Las actividades deben ser etiquetadas usando un sustantivo y un verbo. No utilice nombres repetitivos. Continúe usando el etiquetado para múltiples eventos de inicio y final. Cualquier entrada de divergencia debe tener un nombre claro. Si los nombres no se aplican a determinadas vías de acceso, se pueden utilizar abreviaturas o números. 
• Diagramas: Deberían ser fáciles de leer y simplificados. 

Para mantener claros los datos y el modelado, es crucial definir el alcance correcto de las tareas. Utilice estos consejos como ayuda: 

• Limitar la redundancia en torno a las tareas. Considere la perspectiva del usuario final. Si la misma persona realiza actividades consecutivas, entonces deben ser consolidadas para mantener la simplicidad.
• Busca formas de integrar las actividades. Hay tal cosa como demasiado detalle e incluso desalineación.
• Utilice los subprocesos sólo para agrupar actividades que sirvan al mismo proceso. Si necesita entrar en más detalles, puede ampliar los subprocesos designados.
• Asegúrate de enviar mensajes a los procesos donde sea necesario antes de llegar al evento final.
• La mayoría de los eventos finales son de un final normal que transmiten el estado final de un proceso.
• Un final múltiple puede tener varios eventos finales que se ejecutan simultáneamente.
• Algunos procesos pueden inducir el lanzamiento de un mensaje al final para desencadenar un intercambio entre dos grupos.
• La escalada puede ocurrir al final de un proceso para iniciar los flujos de eventos de captura.
• Se utiliza una señal de error para terminar el proceso. 
• El terminador terminará el proceso cerrando cualquier ficha activa.
• La compensación deshará cualquier acción realizada anteriormente a través de un flujo de compensación.

En resumen 

BPMN 2.0 es la notación optimizada de modelado de negocios que utiliza elementos gráficos simplificados para explicar varios aspectos de un proceso de negocios. Ayuda a cerrar la brecha entre el diseño y la implementación, al tiempo que es comprensible para todos los usuarios finales. Al final, se trata de la simplicidad.