Les 4 étapes de la migration de votre entreprise vers un flux de travail numérique

Si votre entreprise a du mal à accomplir efficacement les tâches et les objectifs, vous n'êtes pas seul. perdent en moyenne 20 à 30 % de leurs revenus annuels en raison de l'inefficacité de leurs processus de travail. Pendant longtemps, les flux de travail physiques ont été la solution optimale pour de nombreuses entreprises, car ils aidaient les membres de l'équipe à organiser, normaliser et communiquer chaque étape du processus pour accomplir leurs tâches. En fait, de nombreuses organisations utilisent encore des flux de travail manuels en documentant les opérations de flux de travail sur des papiers et des formulaires.
Cependant, les nouvelles technologies d'entreprise qui cherchent à combler cet écart d'inefficacité de 20 à 30 % posent la question suivante : existe-t-il un moyen d'accomplir le travail de manière plus simple, plus sûre et, en définitive, plus efficace ? Pour beaucoup, l'une des réponses est un processus de flux de travail numérique.

Pourquoi numériser votre flux de travail ?

Pour les entreprises qui disposent déjà d'un système pour mener à bien leur travail, le passage à une plate-forme numérique peut sembler être une transition longue et pénible. Les petites entreprises, où les tâches sont exécutées par un nombre limité de personnes sélectionnées, peuvent également avoir du mal à voir les avantages que peuvent offrir les nouveaux systèmes numériques. Mais lorsqu'ils sont correctement mis en œuvre, les les points positifs l'emportent de loin sur les points négatifs éventuels.

Lesflux de travail numériques fournissent un emplacement central pour le stockage de toutes les données nécessaires à l'accomplissement des missions, alors que les systèmes manuels trient souvent ces informations entre documents papier, feuilles de calcul et courriers électroniques. La collecte et l'organisation de ces informations ne sont plus un problème lorsqu'elles sont numérisées sur un disque facile à localiser sur votre ordinateur. Une fois ces informations stockées dans votre flux de travail numérique, vous n'aurez plus besoin de les copier ou de les dupliquer pour effectuer votre travail, ce qui peut contribuer à rationaliser vos processus de travail.

Les flux de travail physiques laissent souvent une trace écrite, ce qui signifie que vous devrez investir dans un espace de stockage de documents, qui prend de la place dans votre bureau et nécessite le déchiquetage de documents sensibles pour assurer la sécurité. À l'inverse, les systèmes de flux de travail numériques vous aident à stocker plus efficacement les informations afin qu'elles soient consultables et faciles à localiser sans compromettre les documents confidentiels de l'entreprise. Cela est particulièrement précieux pour les équipes de recrutement et de ressources humaines de votre organisation, qui ont tendance à travailler quotidiennement avec des informations sensibles sur les employés. 

La différence la plus marquante entre les flux de travail physiques et numériques est peut-être la possibilité d'automatiser avec certains outils en ligne, tels que la gestion des processus d'entreprise ou BPM. L'automatisation permet d'alléger la charge de travail de vos équipes en effectuant des tâches répétitives ou monotones, ce qui donne à chacun plus de temps dans sa journée de travail pour traiter les problèmes ou les projets de haut niveau. L'automatisation du flux de travail réduit par la suite le nombre d'erreurs humaines potentielles, car vos équipes n'auront plus besoin de remplir manuellement les informations répétées qui sont nécessaires à la réalisation du flux de travail.

Attentes concernant les flux de travail numériques

Les flux de travail numérisés peuvent accroître l'efficacité et la productivité de votre entreprise, et c'est souvent le cas, mais il est important de ne pas oublier de traiter votre flux de travail numérique comme n'importe quel autre outil commercial : s'il est mal utilisé, il peut entraver les performances plus qu'il n'aide. Nous vous présentons ci-dessous un plan en quatre étapes pour vous aider à migrer correctement vos flux de travail vers des systèmes numériques.

Étape 1 : Effectuer un audit des flux de travail des structures existantes

La première étape de toute transformation numérique pour votre organisation devrait consister à évaluer les systèmes manuels que vous utilisez actuellement et les moyens de les améliorer. Il y a de fortes chances que vous ne disposiez pas des ressources ou de la bande passante humaine nécessaires pour effectuer une migration vers les flux de travail numériques à l'échelle de l'entreprise. De plus, il sera plus facile d'obtenir l'adhésion de la direction après avoir prouvé une fois son efficacité. Une fois que votre équipe dirigeante aura reconnu le potentiel des flux de travail numériques, vous aurez beaucoup plus de facilité à mettre en œuvre cet outil dans les différents services et équipes.
Un audit des flux de travail est la première étape du processus de processus de transformation numérique car il vous permet d'examiner quels sont les flux de travail les plus inefficaces (et donc ceux qui ont le plus besoin d'être mis à jour). Les audits de flux de travail vous aident également à découvrir à la fois comment ces systèmes de travail inefficaces peuvent être améliorés et les points spécifiques où la numérisation pourrait optimiser les flux de travail manuels en question.
Pour vous aider dans votre audit des flux de travail, voici quelques indicateurs spécifiques qui vous aideront à mettre en évidence les processus qui pourraient le plus bénéficier d'une migration numérique :

• Le flux de travail nécessite une saisie manuelle des données.
• Le flux de travail est répétitif.
• Le flux de travail doit être signé ou approuvé par plusieurs services.
• Le flux de travail doit être partagé et mis à jour entre un grand nombre de personnes.
• Le flux de travail nécessite l'assistance de personnel à distance ou hors site.
• Le flux de travail implique des calculs manuels.
• Le flux de travail est souvent mal effectué en raison d'une erreur humaine.
• Le flux de travail et ses nombreuses étapes sont difficiles à suivre, à reproduire ou à rendre compte des progrès réalisés.

Étape 2 : Commencer par un flux de travail numérique

Une fois que vous avez décidé quels flux de travail sont prioritaires, limitez-vous à celui qui pourrait le plus utiliser une amélioration numérique. Si vous n'avez pas travaillé directement au sein de ce système, il serait prudent de rencontrer les personnes associées à chaque tâche pour savoir comment votre équipe effectue son travail. Généralement, les meilleurs flux de travail à choisir au départ sont ceux qui ne sont pas techniquement complexes, car ils pourraient nécessiter des ressources externes supplémentaires, comme le génie logiciel.

Enfin, avant de numériser, collectez des données sur la quantité de temps et de ressources, ou sur les entrées, sont nécessaires à la réalisation de la tâche, ou du résultat, pour calculer l'impact du flux de travail la productivité du travail. De nombreux flux de travail numériques comprennent des outils d'analyse intégrés, que vous pouvez utiliser pour comparer l'efficacité accrue de cette tâche particulière.

Étape 3 : Intégrer les outils de communication

Pendant le processus de numérisation, une des complications que votre entreprise pourrait rencontrer est le manque de cohésion si d'autres secteurs de l'entreprise ne sont pas adaptés à la technologie. Il est évident que pour commencer à utiliser un flux de travail numérique, vous avez besoin d'un outil conçu pour fournir ce service. Logiciel de flux de travail s'accompagne souvent d'une série de caractéristiques et d'avantages pour vous aider à trouver une solution adaptée à votre taille et à votre secteur d'activité.

Le couplage de votre logiciel de gestion des flux de travail avec un outil de communication unifiée fonctionnant dans le nuage n'est qu'un exemple de la manière dont une suite d'outils numériques peut rationaliser les processus. Alors que les flux de travail numériques amplifient la connectivité des équipes et favorisent une vision unifiée des objectifs, les communications unifiées aident à aligner le dialogue des équipes en éliminant le besoin de canaux multiples.

De même, des chaînes de chat comme Slackqui sont connus pour leur capacité d'intégration avec un certain nombre d'autres outils commerciaux numériques, sont un autre outil dont les entreprises devraient se doter pour rationaliser leurs flux de travail numériques. Les courriels prennent beaucoup de temps et ne facilitent pas facilement les conversations entre plus de deux personnes. Les chats, en revanche, permettent à chaque membre de l'équipe impliqué dans un flux de travail de collaborer et de se mettre à jour rapidement, de l'envoi d'alertes de bogue au partage de documents et de captures d'écran. Ces types d'outils de communication vous garantissent que vous disposez à la fois des ressources et de la feuille de route nécessaires pour mener à bien la part du projet qui vous a été attribuée.

Étape 4 : Optimiser, automatiser et développer les flux de travail numériques

Il est maintenant temps de passer à la partie passionnante : faire en sorte que votre flux de travail numérique fonctionne plus rapidement - et fasse plus de travail pour vous - que ses performances actuelles. Au cours de cette dernière étape, il y a de fortes chances que vous puissiez simplifier les étapes de votre flux de travail ou en éliminer certaines entièrement, car vous apprendrez à utiliser au mieux la technologie d'automatisation. Il est préférable de commencer le processus d'automatisation par les aspects de votre flux de travail qui sont les plus répétitifs et reproductibles par nature, car ils nécessiteront moins de compétences techniques au départ.

Après l'automatisation, vous devez examiner comment les responsabilités individuelles ont changé ou se sont déplacées et définir de nouvelles attentes qui s'alignent mieux sur votre nouveau système numérique. Même après la mise en œuvre réussie de votre flux de travail numérique, vous pouvez continuer à suivre son succès pour en rendre compte à votre équipe de direction et trouver de nouvelles façons d'améliorer le processus. Une fois que vous aurez compris le processus de numérisation de vos flux de travail, il vous sera beaucoup plus facile de continuer à étendre cet outil à d'autres services et domaines de votre entreprise.