4 pasos para migrar su negocio a un flujo de trabajo digital

Summer Kay 11 de julio de 2019 Flujo de trabajo

flujo de trabajo digital

Si su empresa lucha por cumplir eficientemente las tareas y objetivos, no está sola, las empresas en promedio pierden entre el 20 y el 30 por ciento de sus ingresos anuales debido a las ineficiencias en sus procesos de trabajo. Durante mucho tiempo, los flujos de trabajo físicos fueron la solución óptima para muchas empresas, ya que ayudaban a los miembros del equipo a organizar, estandarizar y comunicar cada paso del proceso para completar sus tareas. De hecho, muchas organizaciones siguen utilizando flujos de trabajo manuales al documentar las operaciones del flujo de trabajo en papeles y formularios.
Sin embargo, la tecnología empresarial emergente que busca cerrar esa brecha de ineficiencia del 20-30% plantea la siguiente pregunta: ¿hay alguna forma de realizar el trabajo que sea más simple, segura y, en última instancia, más eficaz? Una respuesta para muchos es un proceso de flujo de trabajo digital.

¿Por qué digitalizar su flujo de trabajo?

Para las empresas que ya cuentan con un sistema para completar su trabajo, el cambio de los flujos de trabajo a una plataforma digital podría parecer una transición abrumadora y que requiere mucho tiempo. Las pequeñas empresas, en las que las tareas son ejecutadas por un número selecto y limitado de personas, también pueden tener dificultades para ver los beneficios que pueden ofrecer los nuevos sistemas digitales. Pero cuando se implementa adecuadamente, el Los aspectos positivos superan con creces cualquier posible aspecto negativo..

Los flujos de trabajo digitales proporcionan una ubicación central para almacenar cualquier dato necesario para completar las tareas, mientras que los sistemas manuales a menudo analizan esta información entre documentos en papel, hojas de cálculo y correos electrónicos. La recopilación y organización de esta información ya no es una molestia cuando se ha digitalizado en una unidad de disco de fácil ubicación en su computadora. Una vez que esta información se ha almacenado en su flujo de trabajo digital, no necesitará copiarla o duplicarla para completar su trabajo, lo que puede ayudar a agilizar sus procesos de trabajo.

Los flujos de trabajo físicos suelen dejar un rastro de papel, lo que significa que tendrá que invertir en espacio de almacenamiento de documentos, lo que ocupa espacio en su oficina y requiere la destrucción de documentos sensibles para garantizar la seguridad. Por el contrario, los sistemas de flujo de trabajo digitales le ayudan a almacenar la información de forma más eficiente para que sea fácil de buscar y localizar sin comprometer la documentación confidencial de la empresa. Esto es especialmente valioso para los equipos de reclutamiento y recursos humanos de su organización, que suelen trabajar con información confidencial de los empleados a diario. 

Tal vez la diferencia más impactante entre los flujos de trabajo físicos y digitales es la capacidad de automatizar con ciertas herramientas en línea, como gestión de procesos empresariales o BPM. La automatización ayuda a aliviar la carga de trabajo de sus equipos realizando tareas repetitivas o monótonas, lo que da a todos más tiempo en sus días de trabajo para abordar cualquier asunto o proyecto de alto nivel. La automatización del flujo de trabajo reduce posteriormente la cantidad de posibles errores humanos, ya que sus equipos ya no necesitarán rellenar manualmente la información repetida que es necesaria para proceder en el flujo de trabajo.

Expectativas de los flujos de trabajo digitales

Los flujos de trabajo digitalizados pueden, y a menudo lo hacen, aumentar la eficiencia y la productividad de su empresa, pero es importante recordar que debe tratar su flujo de trabajo digital como cualquier otra herramienta empresarial: si se utiliza de forma incorrecta, puede obstaculizar el rendimiento más de lo que ayuda. A continuación, hemos compartido un plan de 4 pasos para ayudarle a migrar correctamente sus flujos de trabajo a sistemas digitales.

Paso 1: Realizar una auditoría del flujo de trabajo de las estructuras existentes

El primer paso de cualquier transformación digital para su organización debería ser evaluar los sistemas manuales que utiliza actualmente y las formas en que pueden mejorarse. Es probable que no tenga los recursos o el ancho de banda humano para ejecutar una migración de toda la empresa a los flujos de trabajo digitales. Además, conseguir la aceptación de la alta dirección será más fácil después de que haya probado su eficacia una vez. Después de que su suite de liderazgo reconozca el potencial de los flujos de trabajo digitales, le será mucho más fácil implementar esta herramienta en todos los departamentos y equipos.
Una auditoría del flujo de trabajo es el primer paso en la proceso de transformación digital porque le permite examinar cuáles de sus flujos de trabajo son los más ineficientes (y por lo tanto los más necesitados de una actualización). Las auditorías de los flujos de trabajo también le ayudan a descubrir tanto cómo se pueden mejorar estos sistemas de trabajo ineficientes como los puntos específicos en los que la digitalización podría optimizar los flujos de trabajo manuales en cuestión.
Para ayudarle en su auditoría de flujo de trabajo, aquí tiene algunos indicadores específicos que le ayudarán a señalar los procesos que más podrían beneficiarse de una migración digital:

  • El flujo de trabajo requiere la introducción manual de datos.
  • El flujo de trabajo es repetitivo.
  • El flujo de trabajo necesita firmas o la aprobación de múltiples departamentos.
  • El flujo de trabajo debe ser compartido y actualizado entre un gran número de personas.
  • El flujo de trabajo requiere la asistencia de personal remoto o externo.
  • El flujo de trabajo implica cálculos manuales.
  • El flujo de trabajo a menudo se completa incorrectamente debido a un error humano.
  • El flujo de trabajo y sus muchas etapas son difíciles de rastrear, replicar o reportar el progreso.

Paso 2: Comenzar con un flujo de trabajo digital

Una vez que haya decidido qué flujos de trabajo son prioritarios, limítese a uno que pueda utilizar más una mejora digital. Si no ha trabajado directamente dentro de este sistema, podría ser prudente reunirse con los individuos que están asociados con cada tarea para averiguar cómo su equipo completa su trabajo. Típicamente, los mejores flujos de trabajo para elegir inicialmente son aquellos que no son técnicamente complejos, ya que podrían requerir recursos externos adicionales como la ingeniería de software.

Por último, antes de digitalizar, recopilar datos sobre la cantidad de tiempo y recursos, o de entrada, son necesario para completar la tarea, o el resultado, para calcular cómo el flujo de trabajo impacta productividad laboral. Muchos flujos de trabajo digitales incluyen herramientas analíticas incorporadas, que pueden ser utilizadas para comparar cuán eficiente se ha vuelto esta tarea en particular.

Paso 3: Integrar las herramientas de comunicación

Durante el proceso de digitalización, una complicación que su empresa podría experimentar es la falta de cohesión si otras áreas de la empresa no son compatibles con la tecnología. Obviamente, para empezar a utilizar un flujo de trabajo digital, necesitas una herramienta diseñada para proporcionar este servicio. Software de flujo de trabajo a menudo viene con una variedad de características y beneficios para ayudarle a encontrar una solución que se ajuste a su tamaño y a su industria.

Emparejando su software de gestión de flujo de trabajo con un herramienta de comunicaciones unificadas impulsada por la nube es sólo un ejemplo de cómo un conjunto de herramientas digitales puede agilizar los procesos. A medida que los flujos de trabajo digitales amplían la conectividad de los equipos y promueven una visión unificada de los objetivos, las comunicaciones unificadas ayudan a alinear el diálogo de los equipos eliminando la necesidad de canales múltiples.

De manera similar, canales de chat como Slackque son conocidos por su capacidad de integrarse con otras herramientas comerciales digitales, son otra herramienta que las empresas deben equipar para racionalizar sus flujos de trabajo digitales. Los correos electrónicos consumen mucho tiempo y no facilitan fácilmente las conversaciones entre más de dos personas. Por otra parte, los chats permiten que todos los miembros del equipo que participan en un flujo de trabajo colaboren y se actualicen mutuamente con rapidez, desde el envío de alertas de errores hasta el intercambio de documentos y capturas de pantalla. Estos tipos de herramientas de comunicación aseguran que usted tenga tanto los recursos como la hoja de ruta necesarios para completar su parte asignada del proyecto.

Paso 4: Optimizar, automatizar y ampliar los flujos de trabajo digitales

Ahora es el momento de la parte emocionante: hacer que su flujo de trabajo digital funcione más rápido y haga más trabajo para usted que su rendimiento actual. Durante este paso final, hay una buena posibilidad de que pueda simplificar los pasos de su flujo de trabajo o eliminar algunos por completo a medida que aprende a hacer el mejor uso de tecnología de automatización. Es mejor comenzar el proceso de automatización con los aspectos de su flujo de trabajo que son los más repetitivos y replicables por naturaleza, ya que estos requerirán menos habilidad técnica para comenzar.

Después de la automatización, debe examinar cómo las responsabilidades individuales han cambiado o se han desplazado y establecer nuevas expectativas que se ajusten mejor a su nuevo sistema digital. Incluso después de que su flujo de trabajo digital se haya implementado con éxito, es posible que desee continuar supervisando su éxito para informar a su equipo de liderazgo, así como para encontrar nuevas formas de mejorar el proceso. Una vez que entienda el proceso de digitalización de sus flujos de trabajo, le resultará mucho más fácil continuar expandiendo esta herramienta a otros departamentos y áreas de su empresa. 

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