Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, Aufgaben und Ziele effizient zu erfüllen, sind Sie nicht allein - Unternehmen verlieren im Durchschnitt verlieren durchschnittlich 20 bis 30 Prozent ihres Jahresumsatzes aufgrund von Ineffizienzen in ihren Arbeitsabläufen. Lange Zeit waren physische Arbeitsabläufe für viele Unternehmen die optimale Lösung, da sie den Teammitgliedern dabei halfen, jeden Schritt des Prozesses zu organisieren, zu standardisieren und zu kommunizieren, um ihre Aufgaben zu erledigen. Tatsächlich verwenden viele Unternehmen immer noch manuelle Workflows, indem sie Arbeitsabläufe auf Papieren und Formularen dokumentieren.
Neue Unternehmenstechnologien, die diese 20-30%ige Ineffizienzlücke schließen sollen, werfen jedoch die Frage auf: Gibt es eine Möglichkeit, die Arbeit einfacher, sicherer und letztendlich effektiver zu erledigen? Eine Antwort ist für viele ein digitaler Workflow-Prozess.
Warum sollten Sie Ihren Workflow digitalisieren?
Für Unternehmen, die bereits über ein System zur Erledigung ihrer Arbeit verfügen, kann die Umstellung der Arbeitsabläufe auf eine digitale Plattform als zeitraubend und überwältigend erscheinen. Kleine Unternehmen, in denen Aufgaben von einer ausgewählten, begrenzten Anzahl von Mitarbeitern ausgeführt werden, haben vielleicht auch Schwierigkeiten, die Vorteile zu erkennen, die neue digitale Systeme bieten können. Aber wenn sie richtig implementiert werden, überwiegen die überwiegen die positiven Aspekte bei weitem die möglichen negativen.
Digitale Workflows bieten einen zentralen Speicherort für alle Daten, die für die Erledigung von Aufgaben benötigt werden, während manuelle Systeme diese Informationen oft in Papierdokumenten, Tabellenkalkulationen und E-Mails verstreuen. Das Sammeln und Organisieren dieser Informationen ist nicht mehr mühsam, wenn sie auf einem leicht zu findenden Laufwerk auf Ihrem Computer digitalisiert wurden. Sobald diese Informationen in Ihrem digitalen Arbeitsablauf gespeichert sind, müssen Sie sie nicht mehr kopieren oder duplizieren, um Ihre Arbeit zu erledigen, was zur Rationalisierung Ihrer Arbeitsabläufe beitragen kann.
Physische Arbeitsabläufe hinterlassen oft eine Papierspur, was bedeutet, dass Sie in die Aufbewahrung von Dokumenten investieren müssen, was Platz in Ihrem Büro kostet und die Vernichtung sensibler Dokumente erfordert, um die Sicherheit zu gewährleisten. Digitale Workflow-Systeme hingegen helfen Ihnen, Informationen effizienter zu speichern, so dass sie durchsuchbar und leicht auffindbar sind, ohne vertrauliche Unternehmensunterlagen zu gefährden. Dies ist besonders wertvoll für die Personalabteilung Ihres Unternehmens, die tagtäglich mit sensiblen Mitarbeiterdaten zu tun hat.
Der vielleicht wichtigste Unterschied zwischen physischen und digitalen Arbeitsabläufen ist die Möglichkeit, mit bestimmten Online-Tools zu automatisieren, z. B. Geschäftsprozessmanagement oder BPMs. Die Automatisierung trägt dazu bei, die Arbeitsbelastung Ihrer Teams durch die Ausführung sich wiederholender oder monotoner Aufgaben zu verringern, so dass alle Beteiligten mehr Zeit haben, um sich mit Problemen oder anspruchsvollen Projekten zu befassen. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen wird auch die Gefahr menschlicher Fehler verringert, da Ihre Teams die für den Arbeitsablauf erforderlichen Informationen nicht mehr manuell eingeben müssen.
Erwartungen an digitale Arbeitsabläufe
Digitalisierte Arbeitsabläufe können die Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen steigern und tun dies oft auch. Dabei ist es jedoch wichtig, dass Sie Ihren digitalen Arbeitsablauf wie jedes andere Geschäftswerkzeug behandeln - bei unsachgemäßer Verwendung kann er die Leistung mehr behindern als fördern. Im Folgenden stellen wir Ihnen einen 4-Schritte-Plan vor, der Sie bei der korrekten Umstellung Ihrer Arbeitsabläufe auf digitale Systeme unterstützt.
Schritt 1: Prüfung der Arbeitsabläufe in den bestehenden Strukturen
Der erste Schritt bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens sollte darin bestehen, die manuellen Systeme, die Sie derzeit verwenden, zu bewerten und zu prüfen, wie sie verbessert werden können. Wahrscheinlich haben Sie nicht die Ressourcen oder die personelle Bandbreite, um eine unternehmensweite Umstellung auf digitale Arbeitsabläufe durchzuführen. Außerdem wird es leichter sein, die Zustimmung der oberen Führungsebene zu erhalten, wenn Sie die Effektivität einmal unter Beweis gestellt haben. Wenn Ihre Führungsebene das Potenzial digitaler Workflows erkannt hat, wird es Ihnen viel leichter fallen, dieses Tool in allen Abteilungen und Teams zu implementieren.
Ein Workflow-Audit ist der erste Schritt im Prozess der digitalen Transformation denn es ermöglicht Ihnen zu untersuchen, welche Ihrer Arbeitsabläufe am ineffizientesten sind (und daher am dringendsten eine Aktualisierung benötigen). Workflow-Audits helfen Ihnen auch dabei, herauszufinden, wie diese ineffizienten Arbeitssysteme verbessert werden können und an welchen Stellen die Digitalisierung die fraglichen manuellen Arbeitsabläufe optimieren könnte.
Um Sie bei Ihrem Workflow-Audit zu unterstützen, finden Sie hier einige spezifische Indikatoren, die Ihnen helfen, die Prozesse aufzuzeigen, die am meisten von einer digitalen Migration profitieren könnten:
- Der Arbeitsablauf erfordert eine manuelle Dateneingabe.
- Der Arbeitsablauf ist repetitiv.
- Der Arbeitsablauf benötigt Unterschriften oder Genehmigungen von mehreren Abteilungen.
- Der Arbeitsablauf muss von einer großen Zahl von Personen gemeinsam genutzt und aktualisiert werden.
- Der Arbeitsablauf erfordert die Unterstützung durch entfernte oder externe Mitarbeiter.
- Der Arbeitsablauf beinhaltet manuelle Berechnungen.
- Der Arbeitsablauf wird häufig durch menschliches Versagen fehlerhaft abgeschlossen.
- Der Arbeitsablauf und seine vielen Phasen lassen sich nur schwer nachverfolgen, wiederholen oder über den Fortschritt berichten.
Schritt 2: Beginnen Sie mit einem digitalen Arbeitsablauf
Sobald Sie entschieden haben, welche Arbeitsabläufe Priorität haben, beschränken Sie sich auf einen, der am meisten von einer digitalen Verbesserung profitieren könnte. Wenn Sie noch nicht direkt mit diesem System gearbeitet haben, sollten Sie sich mit den Personen treffen, die mit den einzelnen Aufgaben betraut sind, um herauszufinden, wie Ihr Team seine Arbeit erledigt. In der Regel sind die besten Arbeitsabläufe für den Anfang diejenigen, die technisch nicht sehr komplex sind, da sie möglicherweise zusätzliche externe Ressourcen wie Softwaretechnik erfordern.
Schließlich sollten Sie, bevor Sie digitalisieren, Daten über den Zeit- und Ressourcenaufwand sammeln, sind für die Erledigung der Aufgabe bzw. den Output, um zu berechnen, wie sich der Arbeitsablauf auf die Arbeitsproduktivität. Viele digitale Arbeitsabläufe enthalten integrierte Analysetools, mit denen Sie vergleichen können, wie viel effizienter diese bestimmte Aufgabe geworden ist.
Schritt 3: Integration von Kommunikationsmitteln
Während des Digitalisierungsprozesses kann es in Ihrem Unternehmen zu Komplikationen kommen, wenn andere Bereiche des Unternehmens nicht technikfreundlich sind. Es liegt auf der Hand, dass Sie für die Einführung eines digitalen Arbeitsablaufs ein Tool benötigen, das diese Aufgabe erfüllt. Workflow-Software wird oft mit einer Vielzahl von Funktionen und Vorteilen angeboten, damit Sie eine Lösung finden, die zu Ihrer Größe und Branche passt.
Kombinieren Sie Ihre Workflow-Management-Software mit einem Cloud-gestützten Unified Communications-Tool ist nur ein Beispiel dafür, wie eine digitale Tool-Suite Prozesse rationalisieren kann. Während digitale Workflows die Teamkonnektivität verstärken und eine einheitliche Vision für die Ziele fördern, hilft Unified Communications dabei, den Teamdialog auszurichten, indem es die Notwendigkeit mehrerer Kanäle eliminiert.
Ähnlich, Chat-Kanäle wie Slackdie dafür bekannt sind, dass sie sich in eine Reihe anderer digitaler Geschäftswerkzeuge integrieren lassen, sind ein weiteres Instrument, das Unternehmen einsetzen sollten, um ihre digitalen Arbeitsabläufe zu rationalisieren. E-Mails sind zeitaufwändig und erleichtern nicht gerade die Konversation zwischen mehr als zwei Personen. Chats hingegen ermöglichen es allen an einem Arbeitsablauf beteiligten Teammitgliedern, zusammenzuarbeiten und sich gegenseitig schnell auf den neuesten Stand zu bringen, vom Senden von Fehlerwarnungen bis zum Austausch von Dokumenten und Screenshots. Diese Art von Kommunikationstools stellt sicher, dass Sie sowohl über die Ressourcen als auch über den Fahrplan verfügen, die Sie benötigen, um den Ihnen zugewiesenen Teil des Projekts abzuschließen.
Schritt 4: Optimieren, automatisieren und erweitern Sie digitale Arbeitsabläufe
Jetzt ist es an der Zeit für den spannenden Teil: Ihr digitaler Arbeitsablauf soll schneller funktionieren - und mehr Arbeit für Sie erledigen - als seine aktuelle Leistung. In diesem letzten Schritt besteht eine gute Chance, dass Sie die Schritte in Ihrem Arbeitsablauf vereinfachen oder einige ganz eliminieren können, wenn Sie lernen, wie Sie den besten Nutzen aus Automatisierungstechnik. Am besten beginnen Sie den Automatisierungsprozess mit den Aspekten Ihres Arbeitsablaufs, die sich am häufigsten wiederholen und wiederholbar sind, da diese zu Beginn weniger technische Kenntnisse erfordern.
Nach der Automatisierung sollten Sie prüfen, inwieweit sich die Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeiter geändert oder verlagert haben, und neue Erwartungen festlegen, die besser auf Ihr neues digitales System abgestimmt sind. Auch nach der erfolgreichen Implementierung Ihres digitalen Workflows sollten Sie den Erfolg weiter überwachen, um Ihrem Führungsteam Bericht zu erstatten und neue Wege zur Verbesserung des Prozesses zu finden. Wenn Sie den Prozess der Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe erst einmal verstanden haben, wird es Ihnen viel leichter fallen, dieses Instrument auch auf andere Abteilungen und Bereiche Ihres Unternehmens auszuweiten.
