Un guide d'introduction aux flux de travail numériques
Entre 2020 et 2024, les organisations vont investiront 7,8 trillions de dollars dans la transformation numérique. Près d'un tiers de ce total sera réalisé en 2024 seulement. Les cadres supérieurs signalent généralement avantages significatifs de leurs initiatives de transformation numérique, tels que l'amélioration de l'efficacité opérationnelle (40 %), l'accélération des délais de commercialisation (36 %) et la capacité à répondre aux attentes des clients.
Malgré l'injection massive de capitaux dans les technologies numériques, de nombreuses organisations ne parviennent pas à réaliser une transformation d'envergure. Selon Forrester, plus de 50 % des efforts de transformation numérique achoppent. Une autre étude a révélé que sur les 1 300 milliards de dollars consacrés à la transformation numérique en 2018, quelque 900 milliards de dollars ont été gaspillés lorsque les organisations n'ont pas réussi à atteindre leurs objectifs.
De nombreuses organisations échouent simplement parce qu'elles essaient de faire trop de choses à la fois. Les organisations qui réussissent commencent petit à petit et s'appuient sur leurs premiers succès. Une façon d'y parvenir est de remplacer les flux de travail manuels inefficaces par des flux de travail numériques.
Qu'est-ce qu'un flux de travail numérique ?
Un flux de travail fait référence à une séquence de tâches qui doivent être exécutées pour atteindre un objectif commercial reproductible. Un flux de travail numérique implique l'automatisation des tâches du flux de travail. En réduisant le nombre de tâches manuelles dans un flux de travail, les processus sont achevés plus rapidement, demandent moins d'efforts et entraînent moins d'erreurs coûteuses.
Avantages
Les flux de travail numériques offrent d'innombrables avantages. Bien que les types d'avantages puissent varier selon les organisations et les secteurs, voici quelques avantages généraux que toutes les organisations peuvent retirer des flux de travail numériques.
Amélioration de l'efficacité
L'automatisation d'une partie ou de la totalité d'un flux de travail réduit les étapes répétitives et inutiles. Cela améliore l'efficacité opérationnelle et réduit les coûts. Un système de gestion des flux de travail permet d'identifier et d'éliminer facilement les goulets d'étranglement.
Une plus grande transparence
Les solutions de flux de travail numériques aident la direction en facilitant le suivi du statut du flux de travail. Ils peuvent voir quel employé est responsable de l'exécution de chaque tâche et à quelle date elle sera terminée. En outre, les hiérarchies d'approbation sont clairement indiquées.
Amélioration de la conformité
La réduction du nombre de tâches manuelles répétitives permet d'éliminer les erreurs humaines. Cela permet d'économiser un temps et des ressources précieux.
Processus d'affaires rationalisés
Les flux de travail numériques permettent de connecter et de rationaliser les transitions entre les flux de travail. Cela améliore l'efficacité des processus d'entreprise.
Évolutivité
Les flux de travail et les processus automatisés sont plus faciles à adapter en fonction des besoins de l'entreprise.
Une collaboration efficace
Grâce aux flux de travail numériques, les employés n'ont plus besoin de notifier manuellement les membres de l'équipe ou la direction lorsque les tâches sont terminées. En outre, il est facile pour la direction d'informer les employés des questions administratives telles que les changements de calendrier ou de flux de travail.
2 exemples courants de flux de travail numériques
Il existe un nombre potentiellement illimité de cas d'utilisation d'un flux de travail numérique. Voici deux exemples courants qui illustrent comment les flux de travail numériques peuvent accroître l'efficacité des processus commerciaux quotidiens.
Accueil des nouveaux clients
Un processus d'accueil du client sans heurts améliore l'expérience client et augmente la valeur du client à vie. Les processus d'accueil traditionnels, basés sur le papier, peuvent impliquer qu'un représentant rencontre un client, recueille des informations, transmette ces informations à la partie suivante pour examen, assure le suivi du client et effectue un certain nombre de tâches d'accueil qui prennent du temps.
Avec un flux de travail numérique, le client peut saisir ses informations dans un formulaire numérique personnalisé. Les informations sont automatiquement transmises à la partie désignée pour examen. Une fois approuvées, un dossier de bienvenue automatisé est envoyé au client. Le flux de travail numérique a permis d'éliminer plusieurs étapes et de libérer les employés pour qu'ils se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l'information du client sur les offres de produits et de services.
Processus d'approbation
Les demandes d'approbation comptent parmi les tâches les plus chronophages de toute organisation. La personne qui demande l'approbation est souvent obligée de rechercher un ou plusieurs superviseurs pour obtenir leur signature. La productivité en pâtit souvent, car le flux de travail ne peut avancer tant que l'approbation n'est pas reçue. En outre, les processus d'approbation manuels sont sujets à des erreurs coûteuses.
Un flux de travail numérique simplifie le processus d'approbation. Il suffit à un employé de se connecter au système de gestion des flux de travail et soumettre une demande par voie électronique. La demande est acheminée à la partie désignée. Des notifications et des rappels par courriel sont envoyés pour accélérer l'approbation. Le demandeur peut facilement suivre l'état d'avancement de la demande et peut se concentrer sur l'exécution d'autres tâches dans l'intervalle.
Les initiatives de transformation numérique échouent souvent, mais ce n'est pas une fatalité. L'astuce consiste à commencer modestement en se concentrant sur les flux de travail inefficaces et en les remplaçant par un flux de travail numérique. À partir de là, vous pouvez passer à l'échelle supérieure pour des processus d'entreprise entiers. Le système de gestion des flux de travail à faible code de ProcessMaker, leader du secteur, permet aux entreprises de concevoir et de mettre en œuvre des flux de travail numériques en toute simplicité.
