Mejorar la eficiencia empresarial con técnicas de mapeo de procesos
Cada negocio tiene miles de procesos, desde la presentación de documentos hasta la fabricación de productos. Sin embargo, la gran mayoría de estos procesos son indocumentados. Los nuevos contratados aprenden los procesos de los empleados fijos. Cualquier ajuste en el flujo de trabajo se transmite de boca en boca. Aunque este método de gestión de procesos puede parecer eficaz, hay un costo de oportunidad. No es posible revisar objetivamente los pasos de los procesos no registrados. Después de todo, esto limita la capacidad de una organización para mejorar la eficiencia. Sigue leyendo para aprender sobre las técnicas y herramientas de mapeo de procesos de negocios...
Los fundamentos de la cartografía de los procesos empresariales
No se puede manejar lo que no se mide.
Es difícil determinar qué y cómo medir si las expectativas no están documentadas. El mapeo de procesos de negocios es una representación visual de los procesos de trabajo que resultan del diseño de los procesos de negocios, definiendo con precisión lo que hace una empresa, cómo lo hace y quién es responsable de cada tarea del proceso. Los mapas definen métricas de calidad, y articulan medidas de éxito. Por ejemplo, el mapa de los procesos empresariales enumera los resultados previstos, así como las características del producto de trabajo que cumple las expectativas de calidad.
Muchas organizaciones empiezan con un mapa general que define los procesos empresariales a un alto nivel. Los usuarios documentan los subprocesos en sus propios mapas, desglosando los procesos más grandes en mayor detalle. En última instancia, el objetivo es crear guías paso a paso para cada actividad realizada por la empresa.
Ventajas de la cartografía de procesos
La documentación exhaustiva permite gestionar con precisión los procesos empresariales, comenzando por la capacidad de definir cuándo la operación funciona sin problemas. Saber cómo debe funcionar el proceso permite a los usuarios identificar las excepciones.
A continuación, los administradores examinan por qué se producen las excepciones, cómo las manejan y qué medidas deben aplicarse para evitar la necesidad de las excepciones.
El mapeo de procesos enumera específicamente qué roles dentro de la empresa son responsables de cada paso, suavizando los traspasos y previniendo los cuellos de botella a medida que las tareas se acumulan en el escritorio equivocado.
La naturaleza visual de la cartografía de los procesos comerciales simplifica las iniciativas de eficiencia. Esto permite a los líderes reconocer los pasos que necesitan ser racionalizados. A través de la ilustración, las redundancias y el retrabajo son más fáciles de detectar. Los gerentes pueden señalar las áreas exactas del proceso responsables de los problemas de calidad. Por último, las mejoras de los procesos se ponen en marcha para evitar errores, y los mapas aseguran la aplicación de cambios coherentes.
Técnicas y herramientas de mapeo de procesos empresariales
Existen varias técnicas eficaces de mapeo de procesos para utilizar dentro de las herramientas de mapeo de BPM. Por lo tanto, la mejor opción para su proyecto depende del tipo de proceso que ilustrará con su mapa. Aquí destacamos algunas de las técnicas más populares:
Diagramas del SIPOC
Muchas organizaciones eligen comenzar su proceso de mapeo con Diagramas del SIPOCque organizan la lluvia de ideas inicial en categorías: proveedores, entrada, proceso, salida y clientes. Los propietarios de los procesos y otras partes interesadas enumeran la información de alto nivel pertinente al proceso, desde los proveedores que suministran las materias primas hasta los que distribuyen los productos y servicios al usuario final.
Mapas de procesos BPMN
Los profesionales de los procesos tienden a preferir utilizar BPMNya que está estrechamente relacionado con los diagramas de flujo. Los mapas de procesos BPMN son ideales para desglosar los procesos para el manejo de errores y excepciones, ya que ofrecen oportunidades para perforar para obtener más información. Los que construyen con BPMN normalmente comenzarán por identificar el "camino feliz" de un proceso de negocios y luego procederán a incluir excepciones como un segundo paso en el proceso de diagramación.
Diagramas UML
Las industrias especializadas requieren herramientas cartográficas especializadas, como Diagramas UML (Lenguaje de Modelado Unificado). Esta técnica es ideal para trazar un mapa de la construcción de software. Sin embargo, no es tan útil para la diagramación del proceso. Hay 14 tipos de diagramas UML para satisfacer necesidades específicas:
- Diagrama de actividad
- Diagrama de clase
- Diagrama de comunicación
- Diagrama de componentes
- Diagrama de estructura compuesta
- Diagrama de despliegue
- Diagrama de la interacción
- Diagrama del objeto
- Diagrama del paquete
- Diagrama de perfil
- Diagrama de secuencia
- Diagrama de la máquina de estado
- Diagrama de tiempo
- Usar el diagrama de caso
Estos diagramas se dividen en dos categorías principales: diagramas de comportamiento y diagramas de estructura.
VSM (Value Stream Mapping)
Cuando tu objetivo es racionalizar un proceso ineficiente, el Técnica VSM es una excelente elección. Con el apoyo de los que actualmente trabajan en un proceso determinado, se crea un mapa paso a paso que muestra cómo se hacen las cosas hoy en día. Una vez que tienes una representación visual del proceso actual, puedes identificar retrasos, cuellos de botella y otras ineficiencias. Finalmente, se crea un mapa de procesos del estado futuro que elimina estos problemas, junto con un plan de transición para pasar del estado actual al estado futuro.
Modelo IPO (Input-Processs-Output)
La creación de mapas de proceso para el análisis de sistemas y la ingeniería de software suele utilizar la La técnica IPOque esencialmente divide los procesos en tres pasos:
- Aportes - información o datos del medio ambiente
- Proceso - tareas realizadas en los insumos para producir resultados
- Salidas - datos y materiales resultantes del proceso
5 Por qué
Descubrir la causa fundamental de un problema puede ser complicado, pero el 5 Por qué la técnica ofrece una solución sencilla. A través de la investigación y la experiencia, los que utilizan este método han descubierto que preguntando cinco veces "¿por qué?", pueden profundizar en la razón más fundamental por la que se producen los defectos de calidad. Esto allana el camino para la cartografía de procesos más eficaces.
Matriz de prioridades de la GUT
Otro problema comercial común es dedicar recursos a la solución de los problemas equivocados. A menudo, las preocupaciones de bajo impacto reciben más tiempo y dinero en comparación con las de alto impacto. En el sitio web Matriz de prioridades GUT (gravedad, urgencia, tendencia) proporciona una clara dirección sobre qué temas abordar primero:
- Gravedad - ¿Qué daño ocurrirá si no resuelven el problema?
- Urgencia - ¿Qué tan pronto ocurrirá el daño?
- Tendencia - ¿Cuál es el peor escenario posible si retrasan una solución?
El éxito de su iniciativa de mapeo de procesos empresariales depende de conseguir la aceptación de las partes interesadas, así que asegúrese de que el proyecto sea un esfuerzo de equipo. Involucre a todos los miembros del personal que utilicen el proceso. Al seleccionar las herramientas a utilizar, considere exactamente lo que necesita representar. Las técnicas varían según el proceso que se esté mapeando.
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