Una guía para el mapeo de procesos empresariales

El mapeo de procesos de negocios es la base de todas las operaciones de negocios centrales, ya sea que usted se dé cuenta o no. Cuanto más entienda cómo funcionan los procesos y el potencial que tienen para transformar su negocio, mejor será la salud organizativa y operativa de su empresa.

Ser capaz de diseñar claramente sus procesos de negocio le ayuda a entender cómo funciona su proceso de negocio. El mapeo de procesos le ayuda a aprender lo que necesita mejorar, junto con sus puntos fuertes. Conocerlas le ayudará a gestionar su negocio de manera más efectiva para avanzar.

A continuación, cubriremos una guía estándar de la industria para ayudarle a mejorar su propia empresa.

¿Qué es un proceso comercial?

Los procesos son la forma en que las personas dentro de una empresa trabajan juntas para lograr un objetivo. En las palabras de Adán Lázaro de Buoy Ventures"El mapeo de procesos de negocios pone a todos en la misma página".

El mapeo de procesos es el acto de crear un diagrama de procesos (también conocido como flujo de trabajo) que muestre las acciones necesarias para completar el resultado deseado, como la compra de un artículo o la solicitud de vacaciones. Utilizando un mapa de procesos, los empleados pueden comprender fácilmente a nivel macro cómo funcionan en la práctica estos flujos de trabajo. Pueden utilizar esa información para encontrar lo que funciona frente a lo que puede mejorarse, y lo que hay que hacer para corregir eficazmente el rumbo.

¿Para qué se utiliza la cartografía de los procesos empresariales?

Mapeo de procesos se ejecuta para establecer un orden para los procedimientos, un requisito previo necesario para cualquier Procedimiento Operativo Estándar (SOP). Algunas empresas utilizan de procesos como plantillas, directrices o diagramas de tareas. Su finalidad es orientar a los empleados sobre cómo llevar a cabo los procedimientos. Confiar únicamente en los mapas de procesos sin una plataforma de gestión de procesos de negocio (BPM) suele traducirse en la pérdida de oportunidades de mejora debido a la falta de seguimiento de las métricas y los indicadores clave de rendimiento (KPI). El mapa de procesos es anterior a una plataforma BPM y constituye la base de todo el motor de flujos de trabajo.

Con una plataforma BPM, su empresa puede hacer un seguimiento de la cantidad de tiempo que tarda en completar un proceso, detectar los cuellos de botella o las tareas que consumen tiempo, reforzar los estándares de ejecución definidos, automatizar el trabajo y más.

Cómo crear un mapa de procesos empresariales

A continuación se presenta una guía paso a paso que le ayudará a mapear sus procesos de negocio.

1. Reunirse con todos los interesados en el proceso

Antes de comenzar el mapeo del proceso, es conveniente reunir a todos los interesados que se verán afectados por un proceso. Dado que los procesos son flujos de trabajo, los cambios en los procesos afectarán a la forma en que las personas trabajan juntas. Asegúrese de que su personal esté preparado mentalmente para la transición y que usted esté estableciendo flujos de trabajo que sean propicios para su trabajo.

2. 2. Defina los puntos de partida y de llegada

Establecer dónde comienza y dónde se detiene un proceso. Algunos procesos son más complejos que otros y por lo tanto tienen múltiples puntos finales. Es fundamental pensar en todos los posibles resultados para evitar confusiones más adelante.

3. Enumere las acciones que hacen que el proceso funcione realmente

Enumere los pasos que impulsan su proceso hacia adelante. Se debe usar una voz activa con verbos de acción para describir cada tarea, como "llenar el formulario de solicitud" o "contactar al proveedor". 

4. Determinar un orden de secuencia

Después de definir las tareas que mueven el proceso de principio a fin, ahora hay que ponerlas en orden cronológico. Se supone que cada acción debe desencadenar el siguiente paso de la secuencia.

Símbolos comunes de BPMN. Procedente de Lucidchart.

5. Marque con los símbolos apropiados

Al marcar los flujos de trabajo, deberá asegurarse de seguir BPMN 2.0la notación universal para el modelado de procesos de negocio. BPMN consta de tres elementos principales: eventos, actividades y pasarelas. Para conectar estos tres elementos principales, se puede utilizar un cuarto elemento, algo llamado "flujo de secuencia". Son las líneas negras con flechas que lo conectan todo.

6. Pruebe y reitere

Una vez que su diagrama esté completo, asegúrese de que cada proceso funcione como se diseñó originalmente. ¿Sus empleados están siguiendo los pasos correctos? ¿Hay inconsistencias o tareas repetitivas que añaden tiempo adicional que de otra manera podría ahorrarse? Aplicar constantemente una mentalidad de mejora garantizará que su empresa funcione de la forma más fluida y eficiente posible.

Beneficios del mapeo de procesos comerciales

Hay muchas ventajas en el mapeo de sus procesos de negocios. Estos son algunos de los que nuestros clientes han experimentado después del mapeo de procesos con nuestro software BPM.

Comprender su papel con ayuda visual. Un mapa de procesos empresariales proporciona un visual para determinar la responsabilidad de cada tarea, facilitando la detección de errores humanos o del sistema.

Resolver problemas e implementar soluciones. Encontrar problemas en los flujos de trabajo es simple, pero encontrar la raíz del problema puede ser difícil. El mapeo de procesos visualiza toda la secuencia de eventos que crearon la ineficiencia, lo que hace que sea muy fácil ver lo que salió mal y arreglarlo.

Manténgase conforme y mitigue el riesgo. El mapeo de procesos es una gran herramienta para detectar los posibles riesgos que, si no se resuelven, podrían tener repercusiones legales. Podrían surgir multas y acciones legales como resultado, lo que puede empañar la reputación de una empresa además de ser costoso y llevar mucho tiempo manejarlo. Los procesos de mapeo también ayudan a la presentación de informes, facilitando las cosas para que su auditor llegue a la próxima auditoría.

Crear un SOP. Estandarizar lo que funciona mejor y cómo se deben hacer las cosas ayuda a una empresa a seguir un estándar de rendimiento uniforme. Una empresa puede entonces operar como una máquina bien engrasada con amplia claridad en torno a los roles definidos, las tareas, los sprints y la estrategia a largo plazo - ayudando a su empresa a alcanzar sus objetivos de crecimiento empresarial.

Desarrollar una cultura de empresa más saludable. Trabajar con una plataforma BPM puede poner a todos en un estado mental de eficiencia, permitiendo que su negocio funcione sin problemas. Cuando todos colaboran, se detectan más discrepancias y se arreglan fácilmente. El mapeo de procesos también ayuda a sus empleados a sentirse capacitados para crear cambios que realmente afectan directamente a la salud de la empresa, además de darles una visión a vista de pájaro de los procesos de toda una organización. Este tipo de visibilidad y responsabilidad conduce a una mayor productividad a largo plazo, según McKinsey.

Una salud operativa máxima significa un negocio más fuerte. El mapeo de procesos puede ser una manera poderosa de ayudar a usted y a su empresa a comprender cómo funciona su negocio. Con este conocimiento, usted puede manejar mejor su negocio para avanzar, mejorando así el bienestar general de la empresa y la rentabilidad en general.

¿Está buscando una solución integral de flujo de trabajo que lleve su mapeo de procesos al siguiente nivel? Aprenda más sobre cómo nuestro plataforma BPM inteligente está ayudando a los bancos, las instituciones de educación superior y las empresas a transformar sus operaciones comerciales básicas.

Acerca de ProcessMaker

ProcessMaker es un software de procesos empresariales BPM de bajo código. ProcessMaker facilita a los analistas de negocios la colaboración con TI para automatizar procesos de negocios complejos que conectan a las personas y los sistemas existentes de la empresa. Con sede en Durham, Carolina del Norte en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios en 35 países de los cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas de la lista Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos empresariales básicos, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento.