Implementación de un sistema de automatización de oficinas
¿Su empresa se enfrenta a un descenso de la productividad? ¿Se está planteando su organización implantar la automatización en el lugar de trabajo? He aquí por qué debería hacerlo.
En este artículo analizaremos qué es un sistema ofimático y qué ventajas ofrece. A partir de ahí, evaluaremos el proceso de implantación y destacaremos algunas características importantes que debe buscar en un sistema ofimático.
¿Qué es un sistema de automatización de oficinas?
¿Qué es un sistema ofimático? Vivimos en un mundo cada vez más automatizado, pero eso no significa que el concepto se explique por sí solo. Para empezar, el sistema consta de soluciones de hardware y software.
Estas integraciones permiten la transferencia de datos entre sistemas que carecen de contribución o intervención humana. Además, la ofimática alivia la carga de trabajo de las organizaciones al simplificar y automatizar los procesos. Estos procesos incluyen la contabilidad, la gestión de datos, la formación, la gestión de instalaciones y diversas tareas administrativas.
También es importante tener en cuenta que un sistema ofimático no significa simplemente "prescindir del papel". Las ventajas de un sistema ofimático van más allá del respeto por el medio ambiente. Es una poderosa herramienta que puede eliminar procesos manuales, identificar flujos de trabajo ineficientes y facilitar la toma de decisiones informadas.
Beneficios de un sistema de automatización de oficinas
Hablemos ahora de ventajas. La implantación de un sistema ofimático ofrece a las organizaciones una amplia gama de ventajas. Estas mejoras incluyen:
- Mejora de la precisión
- Reducción de costos
- Reducción de tiempo y recursos
- Almacenamiento y gestión de datos
- Datos y decisiones más informadas
- Mejora de los procesos empresariales
Mejora de la precisión
No es ningún secreto que el error humano existe, pero los sistemas automatizados correctamente implantados no. Los errores humanos exigen correcciones, lo que atrofia la eficacia y retrasa la productividad, a menudo con costosas consecuencias.
Imagine añadir demasiados dígitos al pagar a un empleado o a un proveedor. Los errores graves pueden dar lugar a problemas de seguridad y cumplimiento de la normativa, y potencialmente a multas y sanciones. Un sistema ofimático limita la intervención humana en la transferencia de datos, lo que minimiza la aparición de errores.
Reducción de costos
Al automatizar los complejos procesos empresariales, las organizaciones ya no necesitan invertir tanto en contratación. Como resultado, los costes operativos se reducen, mientras que la productividad y los márgenes de beneficio aumentan considerablemente.
Reducción de tiempo y recursos
Mediante la automatización, las organizaciones pueden conseguir más con menos.
Al eliminar procesos tediosos y lentos, los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas de mayor valor. Con la ofimática, los empleados del software no pierden tiempo recopilando documentación importante, introduciendo esa información o archivando voluminosas copias en papel.
El sistema lo hace por ellos. De hecho, el 78% de los directivos prevé que la automatización podría liberar 3 horas al día del tiempo de un empleado.
Almacenamiento y gestión de datos
Los sistemas ofimáticos simplifican el almacenamiento de datos, ofreciendo a las organizaciones la posibilidad de supervisar y controlar los datos a través de un sistema electrónico de gestión de documentos. Entre sus características más comunes se encuentran la gestión de tareas y los sistemas de recordatorio, así como el fácil acceso a la información por parte de los principales interesados.
Datos y decisiones más informadas
Los sistemas ofimáticos proporcionan a las organizaciones acceso a grandes conjuntos de datos, informes y análisis. El acceso a los datos permite tomar decisiones más informadas. Además, al analizar los datos y los indicadores clave de rendimiento, las organizaciones pueden implementar mejoras en sus procesos para eliminar cuellos de botella y otras ineficiencias.
Mediante la automatización de procesos empresariales(BPA), las organizaciones optimizan el rendimiento, mejoran la calidad de sus productos o servicios y garantizan un mayor nivel de cumplimiento. La capacidad de mejorar los procesos empresariales es lo que separa a los sistemas ofimáticos de la tecnología de automatización fragmentaria.
Cómo implementar un sistema de automatización de oficinas
Las ventajas de la hiperautomatización son fáciles de entender y apreciar. Casi todas las organizaciones del mundo agradecerían una mayor precisión, eficiencia y márgenes de beneficio más elevados. Sin embargo, muchas organizaciones no dan el salto al software de gestión de procesos empresariales porque el proceso parece abrumador. La curva de aprendizaje puede parecer desalentadora, pero por suerte, algunas plataformas están haciendo que el diseño de procesos de negocio sea más fácil que nunca.
Con un planteamiento ordenado, la aplicación es manejable y factible.
Decidir qué automatizar
Antes de implantar la automatización en el lugar de trabajo, la organización tendrá que dedicar tiempo a analizar qué procesos empresariales específicos deberán automatizarse de forma inteligente. Empiece por examinar los flujos de trabajo existentes para conocer los procesos, las partes interesadas y los recursos implicados.
Una de las formas más sencillas de examinar los flujos de trabajo es mediante el mapeo de procesos. El mapeo de procesos de negocio consiste en crear una representación visual de los procesos de trabajo para definir qué hace una organización, cómo lo hace y quién es responsable de cada tarea.
Muchos procesos de una organización no están documentados. Mediante la creación de representaciones visuales, las partes interesadas pueden identificar los cuellos de botella en los flujos de trabajo y las tareas repetitivas que necesitan racionalización. Diseñar un mapa de procesos es sencillo y puede hacerse en segundos. Pruébelo gratis y compruébelo usted mismo.
Características principales de un sistema de automatización de oficinas
Existen innumerables aplicaciones y programas de software que prometen mejorar la eficiencia mediante la automatización inteligente de procesos. Sin embargo, como ya hemos comentado, para lograr la eficiencia organizativa mediante un sistema de ofimática hace falta algo más que descargar unas cuantas aplicaciones. Más bien, necesita una solución ofimática integral que ofrezca las siguientes características:
Modelado de procesos y diseño de flujos de trabajo
Una ventaja importante de un sistema ofimático es la posibilidad de diseñar y mejorar los flujos de procesos. La solución que elija debe permitirle crear flujos de trabajo detallados en cuestión de segundos.
Integración
Uno de los mayores retos cotidianos a los que se enfrentan las organizaciones cuando intentan automatizar sus procesos es la integración de varios programas o aplicaciones de terceros. El sistema de ofimática debe funcionar a la perfección con otras herramientas, como el marketing por correo electrónico y el sistema CRM.
Gestionar las tareas y los plazos
La gestión de tareas es una característica importante de las soluciones ofimáticas. Para que los procesos funcionen sin problemas, los empleados deben saber qué hacer y cuándo hacerlo. Su sistema ofimático debe permitirle crear y ver las tareas pendientes y los plazos, así como redistribuir las tareas según sea necesario.
Control de acceso y seguridad
Para proteger la seguridad de sus sistemas, debe poder establecer privilegios de acceso en toda la organización. Las soluciones basadas en la nube también ofrecen características de seguridad avanzadas para proteger los datos de ser comprometidos.
Comunicación
Una característica importante de cualquier herramienta de automatización es la capacidad de comunicarse sin problemas. Las partes interesadas deben tener toda la información que necesitan para realizar operaciones empresariales, así como la posibilidad de ponerse en contacto con otras personas para obtener más ayuda. Su plataforma ofimática debe ofrecer funciones como un creador de formularios. Los creadores de formularios pueden utilizarse para capturar datos, mostrar datos de otros sistemas e incluso diseñar pantallas de aprobación para que los gestores tomen decisiones.
Informes y análisis
Para evaluar y mejorar su sistema de automatización de oficinas, necesita tener acceso a datos e indicadores clave de rendimiento. Los principales sistemas de automatización de oficinas tienen incorporadas capacidades de información y análisis.
¿Cómo genera hiperproductividad un sistema ofimático?
La implantación de un sistema de ofimática es un motor clave de la hiperproductividad en los centros de trabajo modernos. Estos sistemas agilizan las tareas administrativas rutinarias, como la gestión de documentos, la comunicación y el procesamiento de datos, lo que permite a los empleados dedicar su tiempo y energía a tareas más estratégicas y creativas. Al automatizar los flujos de trabajo y los procesos, los empleados pueden trabajar de forma más eficiente y con menos errores.
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