Implementación de un sistema de automatización de oficinas

Michael Eisner 24 de julio de 2020 Automatización Oficina

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Cada vez más organizaciones están recurriendo a la automatización en el lugar de trabajo para aumentar la productividad y reducir los costos. Muchas de esas organizaciones son conscientes de los beneficios de la automatización, habiendo descargado algunas aplicaciones o software que automatizan una o más tareas de oficina. Sin embargo, esto no significa que una organización haya logrado la automatización. La automatización a gran escala se logra mediante la aplicación de un sistema de automatización de oficinas.

En este artículo exploramos lo que es un sistema de automatización de oficinas y los beneficios que ofrece. A partir de ahí, veremos el proceso de implementación y destacaremos algunas características importantes que debe buscar en un sistema de automatización de oficinas.

¿Qué es un sistema de automatización de oficinas?

El sistema consta de soluciones tanto de hardware como de software que permiten la transferencia de datos entre sistemas sin contribuciones o intervenciones humanas. La automatización de las oficinas facilita la carga de trabajo de la organización al simplificar y automatizar procesos como la contabilidad, la gestión de datos, la capacitación, la gestión de instalaciones y diversas tareas administrativas.

Un sistema de automatización de oficina no consiste en ir sin papel. Por ejemplo, mantener todo el producto de trabajo y la correspondencia con los clientes en un sistema de gestión de documentos. Sin embargo, un sistema de automatización de oficinas ofrece a las organizaciones mucho más que ser ecológico reduciendo el papel. Es una herramienta poderosa que puede utilizarse para eliminar los procesos manuales, identificar los flujos de trabajo ineficientes y facilitar la adopción de decisiones informadas.

Beneficios de un sistema de automatización de oficinas

La implantación de un sistema de automatización de oficinas ofrece a las organizaciones una amplia gama de beneficios. Entre esos beneficios figuran los siguientes:

  • Mejora de la precisión
  • Reducción de costos
  • Reducción de tiempo y recursos
  • Almacenamiento y gestión de datos
  • Datos y decisiones más informadas
  • Mejora de los procesos empresariales

Mejora de la precisión

Los humanos cometen errores, los sistemas automatizados debidamente implementados no lo hacen. Los errores humanos no sólo son ineficientes en el sentido de que deben ser corregidos y conducen a retrasos en la productividad, sino que pueden ser costosos. Por ejemplo, añadir demasiados dígitos cuando se paga a un empleado o proveedor. Los errores graves pueden dar lugar a problemas de seguridad y cumplimiento, y potencialmente a multas y penalizaciones. Un sistema de automatización de oficinas limita la intervención humana en la transferencia de datos, lo que minimiza la aparición de errores.

Reducción de costos

Al automatizar los procesos empresariales complejos, las organizaciones no necesitan invertir tanto en la contratación para esas tareas. Como resultado, los costos operacionales son más bajos, mientras que la productividad y los márgenes de beneficio son significativamente más altos.

Reducción de tiempo y recursos

A través de la automatización, las organizaciones pueden lograr más con menos. Al eliminar los procesos tediosos y que consumen mucho tiempo, los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas de mayor valor. Por ejemplo, volviendo al popular beneficio sin papel, con software de automatización de oficinas Los empleados no necesitan pasar tanto tiempo reuniendo documentación importante, introduciendo esa información o archivando voluminosas copias en papel. El sistema lo hace por ellos. De hecho, el 78% de los líderes anticipan que la automatización podría liberar 3 horas al día del tiempo de un empleado.

Almacenamiento y gestión de datos

Los sistemas de automatización de oficinas simplifican el almacenamiento de datos, a la vez que dan a las organizaciones la posibilidad de vigilar y controlar los datos mediante un sistema de gestión electrónica de documentos. Entre las características comunes figuran cosas como la gestión de tareas y los sistemas de recordatorio, así como el fácil acceso a la información por parte de los principales interesados.

Datos y decisiones más informadas

Los sistemas de automatización de oficinas dan a las organizaciones acceso a grandes conjuntos de datos, informes y análisis. El acceso a los datos permite tomar decisiones más informadas. Además, al analizar los datos y los indicadores clave de rendimiento, las organizaciones pueden implementar mejoras en sus procesos para eliminar los cuellos de botella y otras ineficiencias.

A través de mejora de los procesos empresarialesLas organizaciones optimizan el rendimiento, mejoran la calidad de sus productos o servicios y aseguran un mayor nivel de cumplimiento. La capacidad de mejorar los procesos empresariales es lo que separa los sistemas de automatización de la oficina de la tecnología de automatización poco sistemática.

Cómo implementar un sistema de automatización de oficinas

Los beneficios de un sistema de automatización de oficina son bastante fáciles de entender y apreciar. Casi todas las organizaciones del mundo agradecerían una mayor precisión, mayor eficiencia y mayores márgenes de beneficio. Sin embargo, muchas organizaciones no dan el salto a un sistema de automatización de oficinas porque el proceso parece abrumador. Sin embargo, con un enfoque ordenado, la implementación es tanto manejable como alcanzable.

Decidir qué automatizar

Antes de poner en marcha un sistema de automatización de oficinas, la organización tendrá que dedicar tiempo a estudiar qué procesos específicos deberán ser automatizados. Empiece por examinar los flujos de trabajo existentes para comprender los procesos, las partes interesadas y los recursos implicados. Una de las formas más fáciles de examinar los flujos de trabajo es a través del mapeo de procesos.

Mapeo de procesos empresariales implica la creación de una representación visual de los procesos de trabajo para definir lo que hace una organización, cómo lo hace y quién es responsable de cada tarea. Muchos procesos dentro de una organización no están documentados. Mediante la creación de representaciones visuales, los interesados pueden identificar los cuellos de botella en los flujos de trabajo y las tareas que necesitan ser racionalizadas. La creación de un mapa de procesos es simple con las características del modelador de procesos de arrastrar y soltar de la industria líder software de gestión de procesos empresariales.

Características principales de un sistema de automatización de oficinas

Hay innumerables aplicaciones y programas de software que prometen mejorar la eficiencia a través de la automatización. Sin embargo, como hemos discutido anteriormente, lograr la eficiencia organizacional a través de un sistema de automatización de oficinas requiere más que descargar unas pocas aplicaciones. Más bien, se necesita una solución de automatización de oficina completa que ofrezca las siguientes características:

Modelado de procesos y diseño de flujos de trabajo

Un beneficio importante de un sistema de automatización de oficinas es la capacidad de diseñar y mejorar los flujos de trabajo. La solución que elija debe darle la capacidad de crear flujos de trabajo detallados en cuestión de minutos. Las soluciones líderes ofrecen un diseño intuitivo e incluyen características como el arrastrar y soltar modelador de procesos.

Compatibilidad con el móvil

En la era de la economía doméstica y de la pandemia COVID-19, la movilidad es más importante que nunca. Los empleados deben ser capaces de realizar sus funciones desde cualquier lugar. A solución basada en la nube siempre es seguro y siempre accesible.

Integración

Uno de los mayores desafíos que enfrentan las organizaciones cuando intentan automatizar sus procesos es la integración de diversos programas o aplicaciones de terceros. Su sistema de automatización de oficinas debe funcionar perfectamente con sus otras herramientas como el marketing por correo electrónico y su sistema de CRM.

Gestionar las tareas y los plazos

Gestión de tareas es una característica importante de las soluciones de automatización de oficinas. Para que los procesos se desarrollen sin problemas, los empleados deben saber qué hacer y cuándo hacerlo. Su sistema de automatización de oficinas debe permitirle crear y ver las tareas pendientes y los plazos, así como redistribuir las tareas según sea necesario.

Control de acceso y seguridad

Para proteger la seguridad de sus sistemas, debe poder establecer privilegios de acceso en toda la organización. Las soluciones basadas en la nube también ofrecen características de seguridad avanzadas para proteger los datos de ser comprometidos.

Comunicación

Una característica importante de cualquier sistema de automatización es la capacidad de comunicarse sin problemas. Los interesados deben tener toda la información que necesitan para llevar a cabo cada tarea, así como la capacidad de comunicarse con otros para obtener más ayuda. Su sistema de automatización de oficinas debe ofrecer características como un formador de formularios. Constructores de formularios puede utilizarse para capturar datos, mostrar datos de otros sistemas e incluso diseñar pantallas de aprobación para que los administradores tomen decisiones.

Informes y análisis

Para evaluar y mejorar su sistema de automatización de oficinas, necesita tener acceso a datos e indicadores clave de rendimiento. Los principales sistemas de automatización de oficinas tienen incorporadas capacidades de información y análisis.

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