Cómo crear flujos de trabajo del proceso de aprobación

Las soluciones de automatización permiten a las organizaciones sustituir los procesos manuales ineficientes. Entre los más largos y costosos se encuentran los procesos de aprobación. Estos incluyen tareas que son comunes en todas las industrias, como la facturación y las órdenes de compra, así como cualquier proceso de aprobación específico de una organización.

Estos flujos de trabajo de los procesos de aprobación no sólo son ineficaces, sino que conllevan importantes costes ocultos. En esta entrada del blog exploraremos con más detalle algunos de los costes de los procesos de aprobación manuales. A continuación, examinaremos los elementos importantes de un flujo de trabajo de procesos automatizados, cómo crearlos y ofreceremos algunos consejos para elegir un software de procesos de aprobación.  

Los verdaderos (y ocultos) costes de un proceso de aprobación manual

Los verdaderos costos de los procesos de aprobación manual consisten en tres tipos diferentes de gastos: directos, indirectos y ocultos. Los gastos directos son los costos duros como el material de oficina (es decir, bolígrafos, tóner), los costos de envío e incluso los costos de almacenamiento para asegurar los voluminosos registros. Los gastos indirectos son los gastos intangibles del proceso de aprobación. Incluyen cosas como el apoyo administrativo para rellenar los sobres y la introducción de datos.

Y luego están los costos ocultos de un proceso de aprobación. Por ejemplo, no es raro que los clientes paguen las facturas manuales con retraso o que los pedidos de compra se retrasen durante días o semanas sin la aprobación de un supervisor. Mientras tanto, las organizaciones pueden experimentar problemas de flujo de caja y no poder pagar otras facturas. O un proyecto puede retrasarse porque la contabilidad no pudo obtener una aprobación para pagar a un proveedor.

Muchas organizaciones no comprenden los verdaderos costos de sus procesos de aprobación. La razón es que puede ser difícil determinar con precisión incluso los costos más elevados. Por ejemplo, consideremos un empleado de oficina que realiza múltiples tareas. Para calcular los costos, necesitaríamos saber el porcentaje de su tiempo que se dedica a un proceso de aprobación específico.

Podemos tener una idea general de los costos promedio de los procesos de aprobación específicos mirando algunas estadísticas. Considere eso:

• Según datos de la APQC, el coste medio de las cuentas por pagar por factura procesada es de 7,75 dólares. coste medio de las cuentas a pagar por factura procesada es de 7,75 dólaresuna cifra que está muy sesgada por las organizaciones con mejores resultados. Las organizaciones con peores resultados gastan una media de 12,44 dólares por factura procesada.
• Según datos del Centro de Estrategia Avanzada de Adquisición (CAPS)el coste medio por pedido oscila entre los 50 y los 1.000 dólares, en función del sector y el vertical.

Mirando estas cifras, es fácil ver cómo los procesos manuales ineficientes corroen los resultados de una organización. Afortunadamente, al automatizar los procesos de aprobación, las organizaciones pueden reducir significativamente sus costos.

Elementos importantes

Cada organización tiene sus propias necesidades y desafíos. Hay varios componentes básicos de un proceso de aprobación automatizado:

• Presentaciones. El proceso de aprobación comienza con algún tipo de solicitud o presentación (por ejemplo, una orden de compra).
• Ruta de aprobación. Decida quién es el responsable de dar el visto bueno a la solicitud y que los envíos se dirijan automáticamente a él.
• Permisos. Asigne niveles de autoridad a cada usuario y decida quién puede editar o aprobar los envíos.
• Plazos y notificaciones. Los plazos de aprobación deben establecerse y las notificaciones/recordatorios deben enviarse automáticamente para aumentar la eficiencia de un flujo de trabajo.
• Registros y registros. A través de la automatización, las organizaciones pueden mantener registros del proceso de aprobación, mejorando la transparencia y el cumplimiento a través de una pista de auditoría.

Cómo diseñar un proceso de aprobación

El primer paso en el diseño de un proceso de aprobación es trazar un mapa completo del proceso. El mapeo de procesos empresariales se utiliza para crear representaciones visuales de un proceso específico, detallar las responsabilidades de tareas concretas e incluir orientaciones sobre cómo se puede medir el progreso.

Tenga en cuenta que para los flujos de trabajo del proceso de aprobación normalmente sólo hay dos puntos finales: aprobación o rechazo. Sin embargo, normalmente hay muchos pasos que deben completarse para llegar del punto A al punto B. Enumere e incluya cada paso en su mapa entre la presentación y la aprobación o el rechazo. Identifique a los interesados y sus responsabilidades. Especifique la parte interesada con autoridad para aprobar cada paso.

Considere si las aprobaciones o rechazos automatizados son permisibles en caso de que una presentación esté dentro de los parámetros definidos. Las decisiones que requieren interacción humana deben tener vías claras. Por ejemplo, es posible que las solicitudes de compra por debajo de una determinada cantidad sólo necesiten la aprobación de un jefe de sección. En el caso de las solicitudes por encima de esa cantidad especificada, se podría encaminar automáticamente la solicitud a otro supervisor o departamento.  

Por último, considere cómo su proceso de aprobación encaja con otros procesos. En otras palabras, ¿cómo se lleva a cabo una solicitud una vez que recibe la aprobación? Software de gestión de procesos empresariales (BPM) hace que sea fácil ver el panorama general y que las organizaciones optimicen todos sus procesos.

Automatizar el proceso de aprobación con un software de flujo de trabajo

La forma más eficiente de diseñar, probar e implementar un proceso de aprobación es con software de flujo de trabajo. Para sacar el máximo partido a su software de proceso de aprobación, asegúrese de que ofrece las siguientes funciones:

• Personalización. El diseño de un proceso requiere pasos definidos y repetibles. Su software debe tener un diseño intuitivo que facilite la creación de un número ilimitado de pasos.
• Prueba. Antes de desplegar el flujo de trabajo de su proceso de aprobación, su software debería permitirle validar el proceso para identificar los caminos rotos o los bucles lógicos interminables.
• Enrutamiento basado en la aprobación. Dirija las solicitudes a la parte interesada adecuada.
• Plantillas. Las plantillas facilitan la creación de flujos de trabajo para casos de uso específicos sin tener que empezar desde cero.
• Aprobación por correo electrónico. Permite a los interesados tomar decisiones rápidas para agilizar el proceso de aprobación.
• Notificaciones por correo electrónico. Notifica a las partes interesadas una nueva solicitud o la aprobación o denegación de una presentación para permitir una acción inmediata.
• Registro. Crea una pista de auditoría manteniendo registros detallados de las solicitudes de aprobación.

ProcessMaker es código bajo wsoftware de flujo de trabajo que le permite crear procesos de aprobación usando una de las muchas plantillas personalizadas incorporadas o completamente desde cero. Organizaciones localizadas en todo el mundo han usado El software de ProcessMaker para mejorar la eficiencia de sus procesos de aprobación y al mismo tiempo reducir significativamente los costos.